人事檔案管理存在的問題與對(duì)策

劉敏

摘 要：人事檔案管理工作和人民的生活密切相關(guān)，是人事管理制度的重要內(nèi)容，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤。是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。在新時(shí)期，檔案管理還存在許多方面的問題，本文通過對(duì)當(dāng)前人事檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并簡(jiǎn)要提出解決對(duì)策，確保人事檔案管理水平提高。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;問題;改進(jìn)對(duì)策

引言

人事檔案管理作為人力資源管理中的重中之重，是對(duì)單位內(nèi)部所有人員信息資料的收集匯總，對(duì)于優(yōu)化人力資源配置，提高人力資源利用率都有著非常重要的作用和意義。不過，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，仍然存在著對(duì)檔案管理重視程度不夠、檔案管理法律法規(guī)不完善、人事檔案保管信息化建設(shè)程度較低、專業(yè)化檔案管理人才不足等幾個(gè)方面的問題，影響了人事檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

一、人事檔案管理的意義

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)光的變遷，檔案的種類和成份都在不斷地提高和豐富，另一方面檔案也處于日漸損毀的過程之中。對(duì)正在不斷建立和擴(kuò)大的人事檔案，可以通過做好收集存檔工作來緩解這一問題，而對(duì)欠缺規(guī)范管理的人事檔案，則可以通過做好對(duì)收集、整理、歸檔、保管、利用的規(guī)范管理來完善。

人事檔案資料記載了事業(yè)單位工作人員的三齡兩歷等情況。在對(duì)工作人員進(jìn)行晉級(jí)、調(diào)崗、辭退等情況時(shí)都需要人事檔案的有關(guān)資料作依據(jù)。所以，必須做好人事檔案的管理工作，同時(shí)對(duì)管理模式加以完善，促使人事檔案管理工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)、科學(xué)地發(fā)展。

二、當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題

1.人事檔案管理制度不健全。法律法規(guī)和規(guī)章制度一直不完善且部分內(nèi)容流于形式，不能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。單位的檔案管理規(guī)定，大多數(shù)是按照上級(jí)機(jī)關(guān)的管理規(guī)定和具體內(nèi)容而制定，而在具體執(zhí)行時(shí)沒有按照本單位的實(shí)際情況制定，致使管理體系出現(xiàn)了紊亂，也沒有統(tǒng)一的規(guī)范化管理機(jī)制。長(zhǎng)期的不重視及其內(nèi)部管理制度的不健全，使得檔案管理工作出現(xiàn)了相互錯(cuò)位與脫節(jié)，而歸檔的保管和機(jī)構(gòu)管理工作相互之間也不能建立相應(yīng)的關(guān)系閉環(huán)，甚至有些內(nèi)部管理制度落實(shí)不力，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的整體發(fā)展，不能發(fā)揮檔案的重要作用。

2.人事檔案沒有接軌現(xiàn)代化。傳統(tǒng)檔案的電子化比例一直非常低，但由于新媒體信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各檔案管理機(jī)關(guān)都已開始大力推行檔案的信息化管理工作，因此新型信息技術(shù)在檔案管理工作上的運(yùn)用也迫在眉睫。檔案管理的信息化建設(shè)也是新時(shí)代檔案管理工作的關(guān)鍵轉(zhuǎn)變節(jié)點(diǎn)，既要將新的歸檔技術(shù)進(jìn)行原件信息管理和電子存儲(chǔ)結(jié)合的新方法，要把原來的紙質(zhì)檔案制作為電子檔案，便于查閱。傳統(tǒng)的檔案管理方法大大降低了工作效率，也不利于和上級(jí)單位的信息化網(wǎng)絡(luò)銜接，嚴(yán)重制約著人事系統(tǒng)內(nèi)整體管理工作的發(fā)展，檔案管理工作跟不上信息化發(fā)展的需要。

3.對(duì)檔案管理人才的建設(shè)缺乏重視。人力資源是事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作發(fā)展的重要基石，而事業(yè)單位內(nèi)歸檔保管與管理等各項(xiàng)工作也同樣需要高素質(zhì)的人力資源人才。由于缺乏高素質(zhì)檔案管理的專業(yè)人才，在沒有基礎(chǔ)知識(shí)的前提下，就完全不能掌握檔案保管的基礎(chǔ)知識(shí)和技術(shù)手段，因此系統(tǒng)化的管理工作也就成無稽之談。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策

事業(yè)單位管理工作和一般企業(yè)管理工作有著根本的差異，主要體現(xiàn)在管理工作內(nèi)涵和效能評(píng)價(jià)層面，但在經(jīng)營(yíng)管理上卻有著較多的共同之處。事業(yè)單位檔案保管工作的進(jìn)一步提升與優(yōu)化，就必須自上而下地革新管理工作思想，通過借鑒了現(xiàn)代化公司內(nèi)部管理模式的一些理念，有機(jī)地滲透到檔案保管工作之中，從而形成現(xiàn)代化的檔案管理制度。

1.完善人事檔案管理制度。切實(shí)落實(shí)檔案管理的各種規(guī)章制度，是確保檔案管理工作高效進(jìn)行的基石。建立檔案管理資料收集、鑒別、檢查核對(duì)、保管保護(hù)、查借閱、轉(zhuǎn)遞、檔案資料接受登記等制度。建立紀(jì)委監(jiān)委、公務(wù)員、事業(yè)干部、事業(yè)專技干部、工勤人員、退休干部職工檔案查借閱臺(tái)賬，規(guī)范檔案日常管理。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?2.合理利用現(xiàn)代化硬件設(shè)備增強(qiáng)檔案管理。檔案保存的優(yōu)化也必須考慮具體的管理工作執(zhí)行層面，透過運(yùn)用現(xiàn)代化發(fā)展的信息管理設(shè)施和信息技術(shù)，以提升對(duì)檔案資料的收集、檢索與管理工作。以檔案的保存形式為例，由于紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，而數(shù)字檔案則是當(dāng)前的主要技術(shù)手段，因此怎樣平衡好二者的關(guān)系，是檔案管理工作中必須處理的重大課題。所以，把數(shù)字檔案管理水平提高到戰(zhàn)略層次，與紙質(zhì)檔案同等重要的水平，就有著重大意義。

3.加強(qiáng)對(duì)專業(yè)化檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。要做到事業(yè)單位內(nèi)控制度歸檔管理工作的高效優(yōu)化，就不可忽略對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)、培訓(xùn)。事業(yè)單位要加大對(duì)檔案保管專業(yè)人員的培訓(xùn)，通過進(jìn)行定期和不定期的訓(xùn)練，來增強(qiáng)檔案管理工作人員的檔案保管技術(shù)能力和專業(yè)性，使之能熟練掌握并運(yùn)用傳統(tǒng)和現(xiàn)代的二種檔案保管方法，以此促進(jìn)檔案管理工作順利開展。

四、總結(jié)

由于社會(huì)主義人才隊(duì)伍的蓬勃發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位人事檔案的管理也在進(jìn)一步規(guī)范，對(duì)管理中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)加以解決，并采取了合理科學(xué)的對(duì)策進(jìn)行處理。加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)的建設(shè)，建立檔案管理收集、鑒別、整理、歸檔、保管、利用規(guī)范化工作運(yùn)行機(jī)制，，配套建設(shè)好檔案管理信息化的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。按照制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求推動(dòng)人事檔案管理向更高方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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