張潔

摘要：本文將對企業(yè)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行概述，并詳細(xì)分析相關(guān)對策，以有效提升企業(yè)的管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;問題;對策

一、企業(yè)檔案管理問題概述

目前，企業(yè)檔案的管理主要存在重視程度不高以及管理方法落后的問題。一方面，在市場經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，企業(yè)往往會(huì)將經(jīng)濟(jì)放在生產(chǎn)經(jīng)營上，而檔案管理并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，使其重視程度越來越被邊緣化;另一方面，在進(jìn)行實(shí)際管理的過程中，因缺乏相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，使得管理方法較為落后，對于檔案信息的管理與查詢都會(huì)產(chǎn)生不利影響。

此外，在檔案管理工作中，對于職責(zé)缺乏明確劃分以及保密意識的缺失的問題，使得企業(yè)檔案管理工作不但缺乏秩序，同時(shí)因潛在的泄密風(fēng)險(xiǎn)，使得企業(yè)檔案管理的安全性難以得到保障。因此，必須對相關(guān)問題進(jìn)行分析，并采取相應(yīng)的對策，從而有效解決相關(guān)問題。

二、企業(yè)檔案管理對策詳解

根據(jù)上述問題，為了提升企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，需要從多個(gè)方面提升檔案管理的質(zhì)量，從而解決檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題。由于檔案管理是一項(xiàng)需要長期進(jìn)行的工作，因此需要從內(nèi)到外對相關(guān)問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出相應(yīng)的對策，從而解決問題，并提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。

（一）遵循管理原則

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的過程中，必須遵循三項(xiàng)基本原則，即檔案管理工作的真實(shí)性、系統(tǒng)性和全面性。

檔案管理工作可以為企業(yè)提供有效信息，并提升企業(yè)在進(jìn)行決策時(shí)的準(zhǔn)確性，為此，需要確保企業(yè)檔案信息的真實(shí)性，避免因虛假信息而造成的損失與后續(xù)隱患。由于企業(yè)檔案為人為記錄的信息資料而非自然形成，使得其內(nèi)容本身存在人為記錄帶來的主觀性，因此，在進(jìn)行檔案管理的過程中必須確保記錄的真實(shí)性與內(nèi)容本身的真實(shí)性。

如今的信息化時(shí)代，人們對于信息有著越來越高的需求量，其中通過檔案獲取相關(guān)信息成為了用戶的重要信息渠道。因此，檔案的全面性與完整性就體現(xiàn)了其重要性。完整全面的檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)的客觀狀況進(jìn)行真實(shí)反饋，而存在缺損的檔案信息，不但會(huì)對用戶造成誤導(dǎo)，還會(huì)對企業(yè)的經(jīng)營造成不利影響。

（二）提升重視程度

目前，企業(yè)的檔案管理工作僅僅是簡單的信息錄入與記錄管理，并未對相關(guān)管理工作的開展投入足夠關(guān)注，其主要原因是企業(yè)的檔案管理人員并未經(jīng)過系統(tǒng)性的培訓(xùn)，使其專業(yè)素養(yǎng)較低，同時(shí)，因企業(yè)對于檔案管理方面并未投入足夠的資源，使得企業(yè)的檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以得到保障。

因此，為了提升對檔案管理的重視程度，需要對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。首先，必須建立一套規(guī)范的檔案管理資料歸檔制度，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的實(shí)際狀況，明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn);其次，對于設(shè)施的處置，必須重點(diǎn)關(guān)注涉及機(jī)密數(shù)據(jù)設(shè)施，不可擅自進(jìn)行操作;最后，檔案管理工作人員必須對檔案的借閱與歸還等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，從而提升檔案管理工作的效率。

（三）革新管理方式

為使得檔案管理工作更加符合法律法規(guī)，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的過程中通常會(huì)派遣專人甚至是成立相關(guān)部門負(fù)責(zé)，但在實(shí)際落實(shí)工作過程在，因缺乏詳細(xì)的制度與標(biāo)準(zhǔn)，使得管理工作的開展難以進(jìn)行，加之因各種條件的限制使得檔案并非統(tǒng)一管理，使得檔案管理的安全性難以得到保障。

為了改善這些問題，需要使用現(xiàn)代化的先進(jìn)管理方式對檔案管理進(jìn)行革新。首先，需要積極構(gòu)建企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理;其次，重視對管理網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)，使其能夠與企業(yè)內(nèi)部的信息平臺進(jìn)行無縫對接，提升管理工作的效率;最后，對于部分重要檔案，需要進(jìn)行獨(dú)立保存。

（四）轉(zhuǎn)變管理理念

由于傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)如今的信息化時(shí)代，因此面對各種問題，企業(yè)需要保持工作的平穩(wěn)開展，并做好相應(yīng)的工作。

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，需要將思想觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從認(rèn)知上了解檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入信息化的現(xiàn)實(shí)，對檔案信息的現(xiàn)代化管理具有充分重視，并加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。

此外，通過強(qiáng)化相關(guān)的宣傳工作，以提升企業(yè)上下對于檔案的現(xiàn)代化管理工作的重視程度，并從上至下將企業(yè)檔案管理工作的信息化進(jìn)行推進(jìn)，借助相應(yīng)的培訓(xùn)工作，從而培養(yǎng)出具備信息化管理能力的檔案管理人員，并將檔案信息化建設(shè)工作中落實(shí)每一項(xiàng)工作。

（五）完善設(shè)施建設(shè)

目前，檔案信息化管理間和工作缺乏完善的設(shè)施，無法適應(yīng)新的發(fā)展需求，且人工查閱仍舊是檔案調(diào)取的主要方式，儲(chǔ)存檔案信息的設(shè)施仍然是鐵皮柜之類的傳統(tǒng)設(shè)施，檔案存放的準(zhǔn)確性得不到有效保障，造成檔案的缺失，不但降低了工作效率，還為檔案管理工作中的各種風(fēng)險(xiǎn)埋下隱患。

為此，檔案的信息化管理必須將相關(guān)設(shè)施進(jìn)行完善，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，保障其安全性。在完善檔案管理設(shè)施的過程中，需要具有能夠方便獲取與共享的檔案管理系統(tǒng)與相應(yīng)的配套設(shè)施，同時(shí)為保護(hù)檔案的完好性，還需要配備諸如獨(dú)立庫房、滅火器、除濕機(jī)等設(shè)施，并搭配一套完善的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施，從而完善檔案管理設(shè)施的建設(shè)。

（六）確立監(jiān)管制度

檔案管理的信息化是與網(wǎng)絡(luò)深度融合的，在此狀態(tài)下，過去的檔案管理制度無法滿足當(dāng)下的需求，因此必須確立明確的管理制度，以提升企業(yè)檔案的管理水平與工作效率。

確立管理制度需要從檔案本身和檔案管理者兩方面切入。檔案資料管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，都必須做出明確規(guī)定，并明確相應(yīng)的追責(zé)制度，使得各項(xiàng)流程都能夠根據(jù)相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行;各級管理者必須對自身的職責(zé)具有清晰認(rèn)知，并強(qiáng)化自身的管理責(zé)任，根據(jù)制度落實(shí)情況，使得管理職責(zé)得以真正落實(shí)。

（七）提升保密素養(yǎng)

信息時(shí)代的到來，使得許多紙質(zhì)檔案得以通過掃描和拍照等手段實(shí)現(xiàn)電子化，為其傳輸與攜帶和使用帶來了諸多便利，卻也使得相關(guān)人員對于保密工作的重要性缺乏足夠認(rèn)知，外加黑客與病毒的攻擊，甚至是敵對勢力等別有用心者的竊取，使得檔案信息遭到泄露，為企業(yè)造成損失。

為此，企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識，使其具備過硬的思想素質(zhì)，同時(shí)，借助相關(guān)的培訓(xùn)教育工作，使得保密工作更加常態(tài)化與規(guī)范化，提升保密意識，并通過對保密意識的學(xué)習(xí)，對保密技術(shù)具有熟練地掌握，從而杜絕檔案泄密的安全隱患。

結(jié)論：企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中，需提升對相關(guān)工作的重視程度，同時(shí)采用更先進(jìn)的管理方式，建立完善的監(jiān)管制度，并提高保密素養(yǎng)，確保檔案工作的可持續(xù)性與科學(xué)性。

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