關(guān)于加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的措施研究

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以及我國(guó)各企事業(yè)單位對(duì)規(guī)范體制機(jī)制工作的有序展開，為了能讓企事業(yè)單位能夠適應(yīng)時(shí)代變化，根據(jù)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展?fàn)顩r，改善更新能與單位現(xiàn)狀相適應(yīng)的固定資產(chǎn)檔案管理模式與方法。下面本文作者將依據(jù)當(dāng)前固定資產(chǎn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，深入探討研究加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理工作力度與工作效率的有效措施。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn);檔案管理;加強(qiáng)管理措施

一、固定資產(chǎn)檔案管理中的問(wèn)題

1.缺乏嚴(yán)格考核，監(jiān)督力度不足

部分企事業(yè)單位沒(méi)有較高的歸檔意識(shí)，檔案形成部門并不被重視，因此檔案部門及其工作人員在單位內(nèi)常常會(huì)處在被動(dòng)的地位，缺乏完善的管理制度，缺乏嚴(yán)格的考核，導(dǎo)致檔案部門在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中不具備一定的指導(dǎo)能力，未開展項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程文件資料監(jiān)督和檢查，甚至于項(xiàng)目竣工完成時(shí)不進(jìn)行相關(guān)的檔案驗(yàn)收，后期補(bǔ)錄或直接未留存建設(shè)過(guò)程形成的部分檔案。固定資產(chǎn)檔案工作缺乏相應(yīng)的管理手段和途徑，致使工程項(xiàng)目的檔案管理工作混亂，檔案部門的監(jiān)督管理力度不足，無(wú)法滿足項(xiàng)目驗(yàn)收對(duì)項(xiàng)目檔案工作的要求，無(wú)法為充分發(fā)揮自身項(xiàng)目檔案鎖定證據(jù)、監(jiān)控過(guò)程、規(guī)范管理、驗(yàn)證效果的作用。

2.整體意識(shí)缺乏，不及時(shí)歸檔

部分企事業(yè)單位固定資產(chǎn)檔案管理的工作人員缺乏整體意識(shí)，僅僅只考慮自身的工作便利，認(rèn)為固定資產(chǎn)的相關(guān)文件資料歸檔后會(huì)影響到自己今后使用文件資料不便利，而未及時(shí)地對(duì)相關(guān)文件資料進(jìn)行歸檔，未考慮到不及時(shí)歸檔的行為會(huì)對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)其他工作環(huán)節(jié)以及相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)程帶來(lái)多少不利影響，缺乏足夠的工作責(zé)任心。而部分形成項(xiàng)目檔案的相關(guān)人員，也缺乏對(duì)歸檔工作的整體認(rèn)知，使得一部分有價(jià)值的文件材料原件丟失，后續(xù)進(jìn)行歸檔整理時(shí)難以將文件資料補(bǔ)充完整。

3.片面追求歸檔率，檔案的利用率不高

部分企事業(yè)單位對(duì)于固定資產(chǎn)檔案的認(rèn)知程度不足，存在著片面追求歸檔率的現(xiàn)象。單位內(nèi)并未仔細(xì)考慮相關(guān)的文獻(xiàn)資料是否有歸檔的必要，僅僅為了追求表面的歸檔率而將這些文件資料交給了檔案部門，胡亂進(jìn)行了歸檔。這樣不僅容易導(dǎo)致檔案的利用率不高，而且也容易為一般人調(diào)取相關(guān)檔案帶來(lái)極大的不便，從而浪費(fèi)了大量的人力物力以及工作時(shí)間。比如信息化類等標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備儀器，盡管從要求上來(lái)看，存在于現(xiàn)行文件材料和保管期限表中，但是這些設(shè)備儀器結(jié)構(gòu)較為簡(jiǎn)單，而且經(jīng)常更換，因此其所形成的部分文件資料根本沒(méi)有歸檔的必要。

二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理工作力度與工作效率的有效措施

1.明確檔案管理的工作責(zé)任，增強(qiáng)檔案的法制意識(shí)

檔案部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)依據(jù)來(lái)對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，增強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)檔案的法制意識(shí)，并結(jié)合單位的實(shí)際狀況建立與之匹配的檔案管理制度，以進(jìn)一步規(guī)范固定資產(chǎn)檔案管理工作的有效開展，與其他部門的工作活動(dòng)相互協(xié)調(diào)、配合，確保單位項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的有序推進(jìn)，滿足項(xiàng)目建設(shè)對(duì)項(xiàng)目檔案的要求。企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理工作的關(guān)注，要讓單位領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到固定資產(chǎn)檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位的重要性，進(jìn)一步提高單位領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)。將企事業(yè)單位的固定資產(chǎn)檔案管理能力水平作為考核的重點(diǎn)內(nèi)容之一，也能一定程度上促使單位的領(lǐng)導(dǎo)以及管理工作人員提高自身的管理水平與管理意識(shí)，從而有效加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理工作力度與工作效率。

2.建立相關(guān)制度，強(qiáng)化制約方式

建立并健全相關(guān)制度，且嚴(yán)格按照制度內(nèi)容來(lái)對(duì)各級(jí)企事業(yè)單位的固定資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行制約與規(guī)范，明確檔案管理工作的要求標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相應(yīng)的工作責(zé)任加以落實(shí)，確保檔案歸還及時(shí)，不影響到企事業(yè)單位其他工作環(huán)節(jié)的正常工作流程，以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的工作效率與工作力度。當(dāng)然在這過(guò)程中，為了能更好地解決固定資產(chǎn)檔案管理工作中所存在的歸檔不及時(shí)、片面追求歸檔率等現(xiàn)象，就需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)對(duì)工作的流程進(jìn)行適當(dāng)?shù)馗倪M(jìn)與調(diào)整，對(duì)于不負(fù)責(zé)任、不及時(shí)完善或是歸還檔案的工作人員，要適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的懲罰措施。

3.加大監(jiān)督力度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)相關(guān)指導(dǎo)

企事業(yè)單位對(duì)于固定資產(chǎn)檔案管理工作中的各項(xiàng)工作內(nèi)容，要加大監(jiān)督的力度，確保相關(guān)工作內(nèi)容措施落實(shí)到位，特別是對(duì)于企事業(yè)單位內(nèi)固定資產(chǎn)檔案管理工作真實(shí)情況的監(jiān)督，要加強(qiáng)重視。檔案部門切莫畏手畏腳，要強(qiáng)硬地去克服畏難不前的思想與心理，敢于去執(zhí)行部門的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的業(yè)務(wù)相關(guān)指導(dǎo)，以更好地去做好文件資料的積累，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)的解決措施。

4.改善基建和設(shè)備儀器的檔案管理，堅(jiān)持實(shí)事求是

對(duì)于企事業(yè)單位內(nèi)基建和設(shè)備儀器的檔案管理，應(yīng)秉實(shí)事求是的態(tài)度，堅(jiān)持按單位工程代號(hào)和設(shè)備儀器產(chǎn)品編碼，來(lái)有序地進(jìn)行分類管理。其一，對(duì)單位工程形成的文件資料，應(yīng)遵循其建設(shè)過(guò)程，做到應(yīng)歸盡歸，其二，對(duì)單位工程建設(shè)過(guò)程中辦理的各類許可和驗(yàn)收文件，提交給相關(guān)部門的文件應(yīng)盡可能保留復(fù)制件，便于追溯。其三，對(duì)于精密大型或是珍稀珍貴的儀器設(shè)備所產(chǎn)生的文件資料，應(yīng)全部進(jìn)行歸檔，其使用說(shuō)明等文件也應(yīng)復(fù)制一份，以隨時(shí)提供至有使用需要的相關(guān)人員使用。其四，常用設(shè)備儀器的使用說(shuō)明等，應(yīng)存放在設(shè)備儀器管理部門的資料庫(kù)當(dāng)中，以便于隨時(shí)調(diào)取和有效管理。其五，對(duì)于同一型號(hào)的多臺(tái)設(shè)備儀器，只需歸檔一份使用說(shuō)明等文件資料，剩余的可以存放至常有使用需求的相關(guān)部門。其六，對(duì)于結(jié)構(gòu)較為簡(jiǎn)單，更換周期較為頻繁的設(shè)備儀器，可根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況來(lái)決定是否進(jìn)行歸檔。還有必須要注意的一點(diǎn)，那就是任何符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備儀器，其前期所產(chǎn)生的文件資料都要進(jìn)行歸檔，以便后續(xù)有需要的情況下進(jìn)行查看和使用。

總結(jié)

綜上所述，固定資產(chǎn)檔案作為記錄了企事業(yè)單位內(nèi)工程項(xiàng)目開展過(guò)程的真實(shí)記錄，要求賬、物、檔案相符，幾乎是不太可能辦得到的。即便如此，從事固定資產(chǎn)檔案管理的人員仍熱烈追求著它們的一致性，為企事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力。

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作者簡(jiǎn)介：程昕燁（1986.10-），男，漢族，遼寧沈陽(yáng)人，本科，工程師。研究方向：檔案管理體系建設(shè)、固定資產(chǎn)檔案管理、基建檔案、設(shè)備檔案50792258-F948-476C-AD10-11612DD7CB50