計算機信息化處理技術(shù)在辦公自動化中的運用分析

【摘要】? ? 本文將主要介紹辦公自動化中所用到的計算機信息處理技術(shù)類型，并提出企業(yè)與行政單位需要在辦公期間合理使用文字軟件處理、圖文制作以及文件檔案保存等計算機信息處理技術(shù)，確保日常辦公可以朝科技化、智能化與自動化的方向發(fā)展，通過分析計算機信息化處理技術(shù)在辦公自動化中的功能，為企業(yè)與行政單位發(fā)展提供可靠的保障。

【關(guān)鍵詞】? ? 計算機信息化處理技術(shù)? ? ?辦公自動化? ? 檔案管理? ? 文字軟件? ? 數(shù)據(jù)表格

引言：

隨著計算機信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞫及l(fā)生了巨大的變化，計算機信息處理技術(shù)成為了社會生活當中不可缺少的重要工具。同時，面對當前全球經(jīng)濟化的發(fā)展浪潮，各個行業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)客戶都遍布在海內(nèi)外，擺脫了空間的束縛。在這樣的發(fā)展背景下，要想解決企業(yè)運行模式和工作方式分散問題，就必須要以計算機信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建科學(xué)高效的自動化辦公系統(tǒng)，從而滿足企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實際需求，提高競爭實力和工作效率。而截至目前，辦公自動化并沒有一個準確的定義，主要就是將計算機網(wǎng)絡(luò)和辦公模式結(jié)合在一起。只要是在辦公模式中利用了新技術(shù)與新設(shè)備等科學(xué)技術(shù)，都可以被稱作為辦公自動化，很多企業(yè)都利用其中的自動化原理，充分發(fā)揮出了辦公自動化高效性能，并促使企業(yè)實現(xiàn)了可持續(xù)發(fā)展。

一、辦公自動化中所應(yīng)用的計算機信息處理技術(shù)

（一）B/S型結(jié)構(gòu)

在當前信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，辦公自動化系統(tǒng)也應(yīng)用了新型的B/S型結(jié)構(gòu)。常見的B/S型結(jié)構(gòu)應(yīng)用起來都十分方便，對計算機設(shè)備并沒有十分嚴格的要求，只需要安裝相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器即可完成辦公操作，并且B/S型結(jié)構(gòu)十分適合企業(yè)辦公人員進行自主操作。但此應(yīng)用模式對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境要求較為嚴格，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)中斷事故，那么就會對計算機系統(tǒng)的正常運行造成嚴重影響。除此之外，由于該技術(shù)屬于一種新型的計算機信息處理技術(shù)，所以B/S型結(jié)構(gòu)相關(guān)體系具體包括三種：接口、WED服務(wù)器以及數(shù)據(jù)服務(wù)器。其中，用戶和系統(tǒng)之間可以利用接口建立起相應(yīng)的聯(lián)系，在使用與B/S型結(jié)構(gòu)相關(guān)程序的基礎(chǔ)上，用戶能夠在瀏覽器上進行自主辦公。而在第一層服務(wù)發(fā)出之后，WED服務(wù)器就可以接收到相應(yīng)的信息，并在最短的時間將使用過的HTML代碼反饋給用戶。在使用B/S型結(jié)構(gòu)第三層體系之后，用戶可以將所獲取的數(shù)據(jù)存儲到相應(yīng)的服務(wù)器當中，整個體系可以看作是一個數(shù)據(jù)庫，能夠和WED服務(wù)器相配合完成工作，主要工作內(nèi)容就是協(xié)調(diào)并處理服務(wù)器所接收到的相關(guān)指令。

（二）WED2.0技術(shù)

在辦公自動化系統(tǒng)當中，計算機信息處理技術(shù)是其核心內(nèi)容，它可以有效提高辦公效率和辦公質(zhì)量?，F(xiàn)如今，辦公自動化系統(tǒng)中的計算機信息處理技術(shù)中，WED2.0技術(shù)應(yīng)用十分普遍，它屬于一種先進的新型計算機信息處理技術(shù)，能夠為辦公系統(tǒng)帶來一個全新的服務(wù)平臺。常見的WED2.0技術(shù)都是通過APP形式呈現(xiàn)給用戶的，在辦公自動化系統(tǒng)交流平臺當中，可以完成便捷化與高效化的溝通，每個行業(yè)的工作人員都可以采取WED2.0技術(shù)進行交流和溝通。并且，利用WED2.0技術(shù)所構(gòu)建的平臺，還能夠為客戶提供一個互相關(guān)聯(lián)的溝通交流平臺，從而能夠提供更高質(zhì)量的服務(wù)。在此技術(shù)應(yīng)用前提下，可以減少距離因素帶來的不利影響，為整體辦公效率提供保障。企業(yè)各個部門和員工都能夠與客戶之間展開高效溝通。

（三）視頻技術(shù)

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)視頻技術(shù)也成為辦公自動化系統(tǒng)中的重要組成部分，尤其是在辦公自動化過程中的視頻會議應(yīng)用，在未來辦公模式中必將成為主流發(fā)展方向。在視頻會議出現(xiàn)之后，可以讓辦公職員與客戶之間隨時隨地進行商討，滿足員工和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)之間的互動交流。此外，無線視頻技術(shù)的推廣和應(yīng)用，也可以幫助道路交通管理部門對道路交通進行實時監(jiān)管，從而全面了解路面上車輛的行駛情況，減少交通事故的發(fā)生。也就是說，將視頻技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化系統(tǒng)當中，可以有效避免企業(yè)辦公資源的浪費，提高辦公人員的整體工作效率。

二、計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用功能

（一）優(yōu)化辦公自動化管理機制

從當前企業(yè)與事業(yè)單位實際發(fā)展情況來看，在辦公自動化計算機信息處理技術(shù)方面投入的資金支持較少，這主要是因為辦公自動化計算機信息處理技術(shù)無法帶來直接的經(jīng)濟效益。同時，部分單位在計算機硬件和軟件方面技術(shù)應(yīng)用并不成熟，只能完成一些簡單的信息處理工作，無法對其中的重難點問題進行有效解決，進而大大降低了實際工作效率。而計算機操作人員技術(shù)應(yīng)用能力也側(cè)面反映出了對計算機信息處理技術(shù)的重視程度不夠。此外，在計算機應(yīng)用軟件選擇方面，由于對實際需求了解不充分并且國內(nèi)所研發(fā)的軟件價格偏貴，所以大部分企業(yè)與事業(yè)單位管理人員都將重點放在了價格上，忽略了軟件應(yīng)用的實際功能。對此，相關(guān)企業(yè)與部門一定要重視計算機技術(shù)的隱性作用，在計算機軟件應(yīng)用選擇方面從實際角度出發(fā)，挑選出合適的軟件，從而更好地推動辦公自動化的發(fā)展進程。

（二）為辦公自動化提供更加專業(yè)的服務(wù)

現(xiàn)如今，從各單位專業(yè)技術(shù)人才的職業(yè)素養(yǎng)來看，由于單位類型不同，所以從業(yè)人員在技術(shù)應(yīng)用方面存在很大差異，這種差異并不可調(diào)和，只能依靠后天的努力去進行調(diào)整。而企業(yè)或事業(yè)單位中的部分計算機專業(yè)人才，都存在應(yīng)用理論和方法掌握不充分的問題，這也阻礙著辦公自動化的順利發(fā)展。因此，通過科學(xué)合理的計算機信息處理技術(shù)，能夠有效提高計算機系統(tǒng)運行的安全性。

例如：通過安裝瑞星殺毒軟件、設(shè)置防火墻以及漏洞修補等等，都可以保證計算機維持在一個良好的運行狀態(tài)。從專業(yè)角度分析來看，各單位計算機專業(yè)技術(shù)人員還要不斷更新知識儲備，有效維護辦公自動化成果，并利用原有的條件來創(chuàng)設(shè)一個對企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)展更加有利的辦公自動化環(huán)境。

（三）自動化文件檔案管理

在辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用過程中，最重要的一項內(nèi)容就是對各項信息進行整理和收發(fā)。而在計算機信息處理技術(shù)的幫助下，這一項辦公活動就會變得更加便捷。從單位辦公管理角度分析來看，利用計算機信息處理技術(shù)可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)文件便捷瀏覽。管理人員結(jié)合自身的需求來設(shè)計工作流程，針對使用過程中所出現(xiàn)的情況以及后期出現(xiàn)的任何變動及時保存，從而能夠提供更加便捷的服務(wù)。并且管理人員在收到信息之后要做好保存歸檔。歸檔之后的文件也可以根據(jù)保密等級，由管理工作人員來設(shè)置訪問權(quán)限，查詢文檔工作可以不定期進行，以此來保證文件檔案信息不會被盜取利用。

除此之外，文檔的收發(fā)與整理工作也會在計算機技術(shù)的參與下實現(xiàn)自動化，這也代表著計算機技術(shù)會從以往的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，后期的檔案管理也可以實現(xiàn)自動化。

（四）自動化工作流程

目前，很多企業(yè)或單位對計算機構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并不陌生，在實際工作中也進行了大力推廣和應(yīng)用，這也滿足了現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的實際需求，同時也為企業(yè)與事業(yè)單位帶來了一定的挑戰(zhàn)。在單位內(nèi)部建立良好的信息交流平臺成為內(nèi)部信息交流溝通的重要途徑。通過單位內(nèi)部的信息化平臺，能夠讓員工及時了解企業(yè)單位的發(fā)展動態(tài)，從而有利于后期的培訓(xùn)工作，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源優(yōu)化，在市場環(huán)境中樹立起良好形象。此外，計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，不僅可以對整個工作流程進行自動化監(jiān)督，同時還可以協(xié)調(diào)各個部門當中的資源，從而使其整體維持在一個穩(wěn)定且健康的運行環(huán)境。

三、計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的具體應(yīng)用

（一）文字軟件處理

在企業(yè)日常辦公內(nèi)容中，文字是最為基礎(chǔ)的載體，職工通過文字可以進行信息傳遞，確保企業(yè)可以正常運行。所以，在辦公期間，工作人員必須要對文字處理工作給予高度重視。而文字處理軟件也是計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用期間最為關(guān)鍵的組成部分，當前我國文字處理軟件有很多種類，具體包括：Xournal++、Speaker、RJTextEd以及Inspire等等。在企業(yè)辦公室辦公環(huán)境中，工作人員一般會面對數(shù)量較多的合同、檔案以及文件，對這些文字資料需要進行一一審批，不僅花費了工作人員大量的時間和精力，同時也降低了員工的整體辦公效率。所以，必須要選擇科學(xué)合理的文字處理軟件來進行信息處理，使審批工作可以在最短的時間內(nèi)完成。比如：Sigil就是一款十分優(yōu)秀的文字編輯器，它可以支持多個層級的分級目錄編輯器，自動結(jié)合標題生成相應(yīng)的目錄，而且還包含著類似于Office word的用戶操作界面，使用起來十分方便。另外，它還可以實現(xiàn)跨平臺操作，WIndows以及Mac都可以將其應(yīng)用在制作當中。此外，其中還具體包含著元數(shù)據(jù)編輯器，支持TXT和EPUB等多種格式文本的導(dǎo)入，非常適合企業(yè)日常辦公。

（二）圖文制作技術(shù)

圖文制作技術(shù)指的就是對文字、圖片以及視頻等相關(guān)信息進行加工處理的一種計算機技術(shù)。在傳統(tǒng)辦公室管理過程中，員工通常都要在圖文制作方面浪費大量的精力，特別是在信息獲取和處理環(huán)節(jié)中，人力操作效率非常低，而且也間接提高了企業(yè)單位的成本支出。所以，企業(yè)工作人員可以合理使用PS、CoreIDRAW等圖文制作軟件。例如：在企業(yè)具體項目中，可以先明確會議主題，隨后利用Xmind思維導(dǎo)圖軟件完成配圖工作，結(jié)合會議當中的重點，將會議主題分成不同的步驟，之后再利用HyperSnap等相關(guān)軟件完成配圖，配圖要與會議重點內(nèi)容相匹配。這樣一來，不僅保證了文字與圖片搭配的合理性，同時也可以針對不合理的地方進行局部修改，從而保證檔案可以精準無誤，為企業(yè)后續(xù)開展相關(guān)工作提供有價值的參考依據(jù)。

（三）數(shù)據(jù)表格處理技術(shù)

該技術(shù)在辦公室日常辦公中十分常見，其技術(shù)本身具有簡便且快捷的特點，工作人員可以利用數(shù)據(jù)表格處理技術(shù)，大幅度提高工作效率。比如行政事業(yè)單位每天都會生成大量的數(shù)據(jù)，不管是經(jīng)濟收入、財政支出還是工資發(fā)放，都需要針對這些數(shù)據(jù)作出相應(yīng)的表格。在以往的行政單位部門管理過程中，數(shù)據(jù)管理工作通常都會由人為操作來完成制作和處理，這樣的方式不僅處理速度較慢，同時也很容易出現(xiàn)計算錯誤等問題，很難保證工作質(zhì)量。而如果利用數(shù)據(jù)表格處理技術(shù)，就可以使這些數(shù)據(jù)在計算機后臺完成分析和處理，并最終整理到位，工作人員在需要的時候可以一鍵導(dǎo)出表格，這樣的方法真正實現(xiàn)了辦公自動化，數(shù)據(jù)的使用效率也得到了明顯提升。另外，經(jīng)過此技術(shù)處理之后的表格，也有效降低了表格處理工作的難度，十分便于工作人員掌握，提高了行政單位的整體運行效率。

（四）5G網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)

在當前5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面推廣的發(fā)展背景下，無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的先進水平也在不斷提高。無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入日常生活中的方方面面，無線網(wǎng)絡(luò)能夠允許用戶建立起遠距離無線連接的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道，其中具體包含無線連接改進紅外技術(shù)與射頻技術(shù)，與有線網(wǎng)絡(luò)相關(guān)應(yīng)用。這兩者最大的區(qū)別就是網(wǎng)絡(luò)傳播媒介有所不同，5G技術(shù)可以利用無線電技術(shù)取代傳統(tǒng)的網(wǎng)線，可以和網(wǎng)絡(luò)之間相互備份。另外，辦公自動化系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)也提出了十分嚴格的要求，5G技術(shù)的誕生也充分滿足了日常工作需求。隨著我國5G基建建設(shè)的深入發(fā)展，通過無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠明顯提高辦公通信效率，形成萬物互聯(lián)的發(fā)展局勢。例如：當旅游局的工作人員需要進行外地出差時，可以利用行政單位微信來進行OA流程審批，再通過微盤、移動辦公專家以及手機WPS等辦公軟件完成辦公，從而打破了時間和地點的限制，讓整體辦公過程變得更加高效，為行政單位的良好發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，辦公人員也不再局限在狹小的空間當中，可以隨時隨地展開工作。

（五）文件保管與檔案存儲

通常情況下，企業(yè)重要文件和員工資料都需要進行嚴密保管。很多小型企業(yè)和事業(yè)單位由于人員較少，所以檔案存儲與管理都十分方便。然而，一些大型行政代為的文件與檔案資料非常多，每天都會出現(xiàn)大量需要保存的文件，如果香菇那工作人員無法科學(xué)利用計算機技術(shù)來落實文件管理，那么就會影響企業(yè)單位的整體工作效率。傳統(tǒng)檔案與文件保存方法幾乎都是實體保存，一同堆放到檔案室當中，等到需要查閱的時候十分麻煩，甚至還會出現(xiàn)文件丟失和查找困難等問題。所以，通過制作電子檔案目錄，可以讓工作人員在查找文件資料時能夠快速找出相應(yīng)的文件。例如：可以選擇云服務(wù)技術(shù)，將海量的檔案信息保存在云端，從而在需要調(diào)用的時候直接從云端提取相應(yīng)的文件。此外，企業(yè)與事業(yè)單位還可以找專業(yè)人員制作檔案管理系統(tǒng)，如九州檔案管理軟件、紫光管理系統(tǒng)等等，都可以實現(xiàn)辦公自動化。辦公自動化系統(tǒng)組成如圖1所示。

四、結(jié)束語

總之，我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展正處于高速發(fā)展狀態(tài)，在日后的企業(yè)與事業(yè)單位辦公環(huán)境中，計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用水平還會不斷提高，在提高辦公效率的基礎(chǔ)上，還能夠跨空間完成信息化溝通交流，這就意味著辦公自動化也成為了信息時代發(fā)展的主流方向。而雖然目前辦公軟件帶來了十分便利的條件，但是針對不同行業(yè)和不同領(lǐng)域，對辦公軟件所提出的要求也明顯不同。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，未來辦公自動化系統(tǒng)在計算機信息處理技術(shù)不斷升級優(yōu)化的前提下，還會變得越來越先進，從而進一步提高工作效率。

參? 考? 文? 獻

[1] 趙霞. 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的要點分析[J]. 科技資訊， 2021， 19（16）：3.

[2] 黃阿平. 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用分析[J]. 電子世界， 2019（24）：2.

[3] 張文英. 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用分析[J]. 信息與電腦， 2019（11）：2.

[4] 黃鵬. 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J]. 信息技術(shù)與信息化， 2019（3）：2.

[5] 彭辰陽. 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J]. 技術(shù)與市場， 2020， 27（6）：2.

[6] 周劼. 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運用[J]. 計算機產(chǎn)品與流通， 2019（12）：1.

[7] 徐聚星. 計算機信息化處理技術(shù)在辦公自動化中的運用[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報， 2016， 13（22）：2.

周洪（1973-），男，漢族，山東臨沂，本科，技師，研究方向：信息技術(shù)與管理專業(yè)。