劉亞曼

摘要：水運建設(shè)項目檔案是指自水運建設(shè)項目立項審批（或核準備案）至竣工驗收過程中直接產(chǎn)生的工程管理、維護及改建具有保存、查考利用價值的各種不同載體形式的歷史記錄。

關(guān)鍵詞：水運建設(shè)項目;建設(shè);施工;監(jiān)理;檔案收集與管理

檔案收集與管理工作堅持“誰形成誰負責”的原則，由項目文件材料的形成單位或部門負責，一般收集指建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位進行收集。各責任部門應(yīng)按工程進度形成的文件及時進行收集歸檔，核查文件材料的完整性和準確程度。一般由建設(shè)單位對于需收集、歸檔的文件材料進行系統(tǒng)整理、編目后進行歸檔，形成一套具有保存價值的工程建設(shè)項目檔案。

一個工程項目的進行，至少會形成工程項目前期檔案、設(shè)計檔案、工程施工檔案、工程監(jiān)理檔案、工程竣工檔案、工程使用檔案。工程建設(shè)檔案按項目建設(shè)程序的不同階段和各合同段單位（分部、分項）工程施工工序文件材料的自然形成過程，分門別類，及時收集。

一、建設(shè)單位檔案收集范圍及管理事項

1.立項審批文件應(yīng)材料根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系分別收集整理歸檔，主要包括一是項目建議書及審批文件。二是可行性研究報告及審批等核準文件，工程可行性研究報告、勘察、檢測、設(shè)計審查、安全論證報告，可行性研究報告的評估或?qū)＜以u審意見，行政主管部門對可行性研究報告的審查意見。三是環(huán)境影響評價報告書及批復(fù)。四是項目用地預(yù)審意見、用地用海申請及批復(fù)、用地許可證等。五是岸線審批和通航安全文件。六是勞動安全、衛(wèi)生、水、暖、電、通信排水等審批配套協(xié)議。

2.設(shè)計審批文件在收集歸檔時要遵循先批復(fù)后請示的原則進行收集整理。涉及一是初步設(shè)計、總體規(guī)劃論證及審批文件、專家審查意見及審查會議紀要、初步設(shè)計修改說明、安全設(shè)施設(shè)計、職業(yè)病設(shè)計。二是消防部門審核意見、消防設(shè)計及審核意見書。三是施工圖設(shè)計及審批文件，施工組織設(shè)計、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單。四是工程勘測資料、工程勘測報告、測量定位、監(jiān)測記錄等。

3.工程準備文件隨著項目的需求而產(chǎn)生。一是建設(shè)用地規(guī)劃許可及規(guī)劃選址圖，用地許可證和前期規(guī)劃及施工計劃;建設(shè)用選址意見及紅線圖。二是海域使用權(quán)不動產(chǎn)權(quán)證書;建設(shè)用地申請及批復(fù);征地拆遷及移民有關(guān)文件。三是疏浚泥土處置方案及海洋傾倒許可證;疏浚泥土棄置堆放用地審批文件;疏浚前水深測量技術(shù)總結(jié)及圖紙;港池疏浚施工圖、施工文件、竣工圖、合同。四是占用漁業(yè)水域補償及海洋生態(tài)損失補償協(xié)議。五是供電、供水、通訊、排水等協(xié)議和水上水下施工認可證。六是開工備案文件、備案表;質(zhì)量監(jiān)督通知書。七是建設(shè)前原始地形、地貌狀況圖、照片。

4.竣工文件檔案的資料的收集和整理由建設(shè)單位負責。包括工程交工驗收證明、質(zhì)量監(jiān)督證明和竣工驗收證明和竣工報告、全套竣工圖、工程決算書、工程審計和竣工驗收會議紀要等竣工階段產(chǎn)生的檔案資料。試運行文件，包括試運行期間沉降記錄。工程試運行的申請、試運行方案包括工程建設(shè)依據(jù)、建設(shè)的規(guī)模、航道、錨地及導(dǎo)助航設(shè)施、交工驗收和工程質(zhì)量、交工驗收和工程質(zhì)量、生產(chǎn)機械配備情況、管理規(guī)章制度及預(yù)案備案情況、公司主要規(guī)章制度與應(yīng)急預(yù)案、生產(chǎn)準備情況。

二、項目檔案整理歸檔原則及管理事項

水運建設(shè)項目檔案歸檔前，應(yīng)由檔案材料收集部門按文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，進行分類整理組卷。在分類的過程中，要遵循工程基本建設(shè)程序各階段檔案形成自然形成規(guī)律和成套性原則，達到分類科學(xué)，保持文件材料內(nèi)在有機聯(lián)系，便于保管和查找利用的目的。

建設(shè)單位負責對接收的全部項目檔案，連同自身形成的項目檔案，按照項目基本建設(shè)程序，進行系統(tǒng)化整理和排列。其中招投標、合同及計量支付、計劃進度報表類檔案可單獨整理編目。

1、工程管理文件材料按照問題結(jié)合時間依次排列，會議紀要按時間進行排列，如屬專題會議，按照專題分別進行排列，招投標及合同文件按專業(yè)依次排列。

2、施工管理文件材料以合同段為單位，按工作程序并結(jié)合問題，分別集中整理組卷;原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用，則按分部工程分別整理組卷;各項施工原始文件除各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均按照單位、分部、分項工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分，分別整理組卷;設(shè)備及設(shè)備開箱驗收文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷，竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號分別整理組卷，并編制設(shè)計變更一覽表。各合同段施工管理文件，按工作程序結(jié)合問題的重要程序依次排列，原材料質(zhì)量保證文件按產(chǎn)品種類或使用部位分別依次排列;按各單位、分部、分項分列整理組卷的文件材料，依照施工工序，按開工批準、工程質(zhì)量檢驗報驗、各項施工記錄、試驗檢測及工程質(zhì)量控制、安全管理、事故處理等往來文件材料，依次進行排列。

3、工程監(jiān)理檔案的內(nèi)容構(gòu)成指工程監(jiān)理單位在工程監(jiān)理活動中形成的具有保存價值的文件。主要包括，監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作總結(jié)、開（停、復(fù)、返）工令、許可證、中間驗收證明、工程驗收匯總等監(jiān)理文件。監(jiān)理工作活動中產(chǎn)生的依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計劃進行控制 文件 、費用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄為、監(jiān)理日志、會議紀要等，按照監(jiān)理工作內(nèi)容結(jié)合問題的重要性依次進行排列;平行檢驗及獨立抽檢記錄按照單位、分部分項工程依次排列。

4、計量支付報表、計劃進度報告按合同段結(jié)合時間整理組卷。監(jiān)理工作活動中產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)其工作內(nèi)容，以合同段為單位，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、招投標合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志、會議紀要分別整理組卷，平行檢驗及獨立抽檢的文件材料按單位工程分別進行整理組卷。計量支付文件按計劃進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝及調(diào)試、設(shè)備運行維修、隨機圖紙等順序依次排列。施工圖及竣工圖按專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號依次進行排列。試運行及竣工驗收階段文件按照各專項工作程序依次排列。

參考文獻

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