基層人力資源和社會保障檔案的管理研究

王光花

摘要：基層員工是各企事業(yè)單位開展生產(chǎn)活動的主體，基層人力資源和社會保障檔案的管理工作是各企事業(yè)單位的重要工作。但在這個管理工作中，有一些單位還存在著管理制度不完善、數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一、管理人才不充分的問題。以此出發(fā)，文章重點論述了構(gòu)建統(tǒng)一管理制度、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加大培育相關(guān)人才力度這樣三種對策。

關(guān)鍵詞：基層;人力資源;社會保障;檔案管理

人力資源是社會發(fā)展的根本推動力，也是任何企業(yè)發(fā)展、國家競爭的首要因素。所以無論是各個國家還是國內(nèi)的各企事業(yè)單位都會成立專門的人事部門、人事處或人事辦公室，并設(shè)置專業(yè)的人員從事人力資源管理工作。然而在傳統(tǒng)的人事管理工作中，主要是將一些領(lǐng)導(dǎo)干部納入管理體系進行重點的關(guān)注，而對于基層員工則是以批量化的勞動力來對待。其一般的流程是，基層員工按照部門崗位設(shè)置的條件被招進來，經(jīng)歷一定的見習期考核通過之后，便成為正式員工，接下來就會在這個崗位上工作至退休。這期間的薪資福利及社會保障主要也是按照企業(yè)規(guī)定執(zhí)行。其人事管理工作大多聚焦在事務(wù)性管理，而沒有充分調(diào)動基層員工的主觀能動性，也沒有激發(fā)基層員工的潛能與活力，尚未使基層員工發(fā)揮出更大價值。

然而，新時代下的人力資源管理突出了以人為本的中心思想，重點在于對人力資源的高效挖掘和使用。尤其對于基層人力資源，這是最基礎(chǔ)又是數(shù)量最多的群體，科學有效地做好基層人力資源管理尤為重要。在基層人力資源管理工作上，其人事社保檔案的管理又是非常具體、不能有絲毫馬虎的事情。畢竟人事社保檔案記載著基層員工的工作歷程，是基層員工的成長印記，也是基層員工辦理工作調(diào)動或退休手續(xù)、企業(yè)對員工實施考核管理、晉升加薪的有效依據(jù)?？傊@些信息直接關(guān)系基層員工的切身利益。

因此，在人力資源管理已經(jīng)發(fā)展到一定的專業(yè)化程度的時候，對于基層的人力資源及社會保障檔案管理工作也需要大力研究發(fā)展，力爭上一個臺階。

一、加強基層人力資源和社會保障檔案管理的重要性

人力資源是企事業(yè)單位競爭的根本要素，而且優(yōu)秀的人力資源也是國家興旺發(fā)達的重要根源。所以，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，往往會將人力資源管理提升到戰(zhàn)略的高度，這也是企業(yè)最核心的管理工作。當然，人力資源管理并不僅僅是對于人員的招聘、入職培訓(xùn)、定薪定崗、升職加薪、退休等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的工作，更多地還是要從企業(yè)的高度出發(fā)，堅持以人為本的理念，對人力資源進行全方位的評價，爭取給各個部門的各個崗位上做最佳的人才匹配，做到人盡其才，讓企業(yè)收益更大化。

優(yōu)質(zhì)的基層人力資源也是企事業(yè)單位開展各項工作的前提和保證。做好基層人力資源管理工作，首先就需要讓基層員工在住房、醫(yī)療、養(yǎng)老等各方面都得到切實的保障。鑒于此，各企事業(yè)單位也都會根據(jù)國家法律相關(guān)規(guī)定，建立包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、生育保險、失業(yè)保險和住房公積金在內(nèi)的“五險一金”的福利制度，甚至有一些企業(yè)在此基礎(chǔ)上還增加了補充養(yǎng)老保險和企業(yè)年金，將“五險一金”拓展到“六險二金”，完善了福利制度。從這個變化也可以看出，現(xiàn)代企業(yè)管理更加人性化，更有力度，它是從頂層設(shè)計將企業(yè)的發(fā)展與員工的利益結(jié)合起來，旨在取得互惠雙贏的效果。而在這一系列的工作中，必然會涉及很多紙質(zhì)的或電子的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)便是員工檔案資料的重要來源。

如果做不好這些檔案管理工作，那就會給員工的切身利益構(gòu)成直接影響。如果在社保檔案管理中出現(xiàn)了疏忽，那就有可能出現(xiàn)騙保的問題。如果對于基層員工的檔案資料沒有采用嚴格的保密措施，那就有可能發(fā)生大批量信息泄露。總之，基層員工數(shù)量相對較多，而社保檔案又與其切身利益息息相關(guān)。因此，基層人力資源及其社會保障的檔案管理都是企事業(yè)單位常規(guī)卻很重要的工作，需要引起人力資源管理部門的高度重視，一定要將之作為長年累月、常抓不懈地工作。

二、基層人力資源和社會保障檔案管理的問題

盡管諸多企業(yè)都認識到了基層人員的人事社保檔案管理十分重要，但在實際工作中還是存在一些問題，主要在管理機制、數(shù)據(jù)標準及管理人才這三個方面存在不足。

（一）缺乏完善管理制度

基層人力資源管理是系統(tǒng)性綜合性的工作，但是一些企業(yè)卻沒有健全的管理制度，導(dǎo)致實際的管理工作碎片化、隔離化。這樣必然會增加重復(fù)勞動、嚴重影響效率，而且容易造成檔案短缺、引起信息的不完整。長此以往，不僅令基層員工不滿，更是給企業(yè)本身帶來糟糕的口碑，企業(yè)未來發(fā)展就會陷入被動的局面。

（二）缺少統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準

基層員工眾多，其檔案資料既有紙質(zhì)版和電子版的區(qū)分，又有文字、圖片、表格，甚至是音視頻等多種形式的存在。由此可見，建立科學規(guī)范的數(shù)據(jù)標準是實施高效檔案管理的前提?？墒?，現(xiàn)實中確實有企業(yè)由于它本身對基層員工的檔案不夠重視，再加上企業(yè)管理機制的不完善，所以在檔案管理中沒有建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準。沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，檔案的記錄和保存就不一致;在這種不一致的情況下，后續(xù)再進行檔案的調(diào)取、查閱等就會非常麻煩。

（三）缺少相關(guān)管理人才

基層人力資源和社會保障檔案的管理工作量很大，對于這方面的管理人才也要求較高。優(yōu)秀的人力資源管理人才既需要掌握社會、經(jīng)濟、法律、心理、政治等多方面的知識，又需要具有良好的辦公軟件操作以及信息管理工具的應(yīng)用能力，更需要具有良好的職業(yè)操守。

然而令人遺憾的是，完全能夠達到這些條件的人才并不多，何況還存在跳槽的現(xiàn)象;再者，人才選擇上經(jīng)常出現(xiàn)有證書（人力資源管理師證書）沒經(jīng)驗，有經(jīng)驗沒證書的尷尬。所以無論從職業(yè)人的數(shù)量上還是其穩(wěn)定性方面，都是有缺口的情況。

三、基層人力資源和社會保障檔案管理的對策

（一）構(gòu)建統(tǒng)一管理制度

基層人力資源與中高層的管理人員一樣，都應(yīng)該受到企事業(yè)單位的重視。建立統(tǒng)一管理制度，規(guī)范操作流程，是基層人力資源和社會保障檔案管理的首要任務(wù)。具體操作中需要注意以下幾點：

1. 明確檔案材料的收集范圍

即需要知道對基層員工的哪些資料進行入檔備案。常見的檔案材料有聘用審批表、任免考察表、轉(zhuǎn)正定級表、鑒定證明、社會保險資料等。但是需要注意，除了按照國家要求收集必備和常用材料外，還要根據(jù)具體單位自身的要求來收集?？傊忻鞔_的檔案材料邊界，而不能在需要時因為沒有收集再進行追補，同時也沒有必要收集無關(guān)緊要根本用不著的一些材料。此外，在數(shù)量上也沒有必要重復(fù)，可根據(jù)現(xiàn)實情況提高資料的整合功能，注重集約高效利用。

2. 檔案材料的真實性

檔案材料有的要求原件，有的要求復(fù)印件。但是無論哪種材料，一定要保證真實有效。尤其是現(xiàn)在信息發(fā)達，對于其材料的真實性可通過線上線下搜索聯(lián)系人進行確認，這一點應(yīng)該不是難事，但是一定要進行相關(guān)審核。

3. 檔案材料的不可否認性

檔案材料有的是手寫，有的是打印，但無論手寫還是打印，其前提是字跡清晰無歧義。一旦出現(xiàn)表達模棱兩可或是涂抹修改之處，務(wù)必先進行現(xiàn)場解釋，再按指紋加以確認。

4. 統(tǒng)一檔案材料的格式

各類檔案材料均需制定出一個模板格式，例如紙張大小、字體字號、段落排版等都需要明確告知，需要人工填寫時一律用黑色簽字筆。

5. 科學編號

對所有的檔案材料從宏觀到微觀、從部門到個人，先進行科學的號碼編排，然后再進行相應(yīng)位置的存放。這樣做雖然前期耗時耗力，但后期會受益多多。

6. 確立有效的保密制度

基層員工的檔案材料是歷史性資料，也是對其進行客觀公正評價的重要依據(jù)。凡是進入檔案的材料是受國家檔案法和保密法保護的。所以，任何企事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員都需要積極學習相關(guān)法律，并且要依法辦事。絕不能讓不相關(guān)的人接觸檔案材料，更不能為了一己私利而出賣基層員工的檔案材料。為了更好地保護基層員工的合法權(quán)益，各單位除了投資采用一些保密措施（如人臉識別、門禁卡等），還必須建立嚴格的保密制度，制定出違規(guī)的懲罰細則。

（二）重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平的不斷提高極大地推動了現(xiàn)代企業(yè)管理制度的發(fā)展，也助推了基層人力資源和社保檔案的管理工作。為了繼續(xù)推進發(fā)展，還是需要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是信息化方面的建設(shè)急需與時俱進。

1. 加強硬件設(shè)施建設(shè)

檔案材料作為一種不可替代的重要資源必須有專業(yè)的存放場地。對于紙質(zhì)的檔案材料，可分門別類地存放于文件柜中。而現(xiàn)代化社會下，不少的檔案材料會是電子版本，這就需要購置計算機、服務(wù)器、防火墻、交換機、路由器等電子產(chǎn)品，資金雄厚的企事業(yè)單位還會建設(shè)專業(yè)的檔案機房。

除了加強介質(zhì)設(shè)備的建設(shè)，還需要注意防火、防潮、防盜、防光、防高溫等防范設(shè)施的保障性建設(shè)，例如空調(diào)、門禁卡、攝像頭、報警器、消防器材、防盜欄的安裝，可盡量減少安全隱患。

2. 加強軟件設(shè)施建設(shè)

在現(xiàn)代化企業(yè)人力資源和檔案管理中，電子操作居多，這必然會用到專業(yè)的軟件工具。如SAP、ERP、用友、金蝶等都是市場占有率較大的一些專業(yè)管理工具，用此來做人事管理，能夠提高辦公效率。當然有實力的企事業(yè)單位也可以自行開發(fā)此方面的軟件，從軟件開發(fā)、集成、測試到下線使用等整個周期全部完成，雖然需要一定的時間、成本、人力等投入，但是后期自行實現(xiàn)維護和技術(shù)支持，其實更安全快捷。這種方法也值得一些單位考慮。

此外，對于電子版本的檔案，因為可能會涉及遠程監(jiān)控、數(shù)據(jù)處理、云服務(wù)、虛擬專用網(wǎng)（VPN）等技術(shù)，所以這些技術(shù)方面的投資也是需要各企事業(yè)單位加以重視。例如：在計算機內(nèi)的檔案信息出現(xiàn)了誤刪除的情況下，如果采用云存儲的技術(shù)，那就可以利用云端存儲的信息進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。再如利用VPN技術(shù)可以實現(xiàn)異地辦公，能為出差的工作人員提供極大便利。

（三）培育相關(guān)檔案人才

人力資源和社會保障的檔案管理工作具有系統(tǒng)性、連貫性的特點，因此這份工作本身對穩(wěn)定性和忠誠度的要求都比較高。并且隨著時代發(fā)展，這份工作還要求在信息化能力上、綜合知識素質(zhì)等多方面都有突出的表現(xiàn)。

1. 人才的相對穩(wěn)定性

檔案管理人才首先要具備職業(yè)穩(wěn)定性，只有對此職業(yè)的忠誠度高的員工才可能將自己的本職工作做好。而不具備這種職業(yè)穩(wěn)定性的員工，即使處在這個崗位，他也無法踏實工作，又不利于工作的完整性，再考慮到其離職后涉及工作移交結(jié)轉(zhuǎn)等事項，這對于單位將是極其糟糕的影響。

2. 加強服務(wù)意識

檔案管理工作是行政管理性質(zhì)的工作，主要作用在于配合、服務(wù)和協(xié)調(diào)其他部門開展工作，其職業(yè)的實質(zhì)就是服務(wù)。因此，這就要求檔案管理人才加強服務(wù)意識，能夠做好每一件具體的工作事項。千萬不能認為要經(jīng)手諸多的一手材料，就似乎掌握了什么大權(quán)似的，給人一種高高在上、盛氣凌人的感覺。事實上只有安分守己做好分內(nèi)事，服務(wù)好基層員工，基層工作才能順利開展，整個單位才能創(chuàng)收，檔案管理部門才能獲益。

3. 提高業(yè)務(wù)能力

信息社會飛速發(fā)展，信息工具日新月異。以前辦事可能需要走很遠的路、排很長的隊，而到了現(xiàn)在電子政務(wù)越來越完善的情況下，只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或移動互聯(lián)網(wǎng)就能輕松辦理。在這個深刻的變化中，信息技術(shù)的力量是無比巨大的。未來的發(fā)展趨勢亦如此，因此及時學習信息知識、掌握信息化工具手段，特別是信息安全知識，掌握安全防范技術(shù)，對于檔案管理工作至關(guān)重要。

4. 打造高端職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作有些繁雜，其中包含許多關(guān)鍵的細節(jié)，所以該崗位對職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求。高素質(zhì)的檔案管理人才具備良好的職業(yè)習慣，不僅能夠把基層員工的檔案資料整理得井井有條，而且嚴格堅持原則、具備良好的職業(yè)操守。

四、結(jié)語

盡管在這個管理工作中，有一些單位還存在管理制度不完善、數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一、管理人才不充分的問題或困難;但是采用構(gòu)建統(tǒng)一管理制度、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加大培育相關(guān)人才力度的方法，則可以得到一些改觀。

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（作者單位：平邑縣鄭城鎮(zhèn)便民服務(wù)中心）