檔案管理信息化對事業(yè)單位管理的重要性

陳仁鑫 劉航東 張淞

摘? 要：信息化是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢。檔案管理信息化相較于之前的紙質(zhì)管理形式有著無法比擬的優(yōu)勢，其安全性、便捷性相較于之前都有了巨大的進(jìn)步。同時檔案管理信息化對整個事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用，能夠提高整個事業(yè)單位的工作效率。但是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還面臨諸多問題，需要進(jìn)一步探索解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;事業(yè)單位;單位管理

引言：隨著時代的進(jìn)步和科技的發(fā)展，當(dāng)前社會逐漸進(jìn)入信息化階段。無論是社會各行各業(yè)的生產(chǎn)，還是人們的日常生活，信息化的程度都越來越高。在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理是一項隱形工作，同時也是事業(yè)單位的工作基礎(chǔ)之一。因此其的發(fā)展建設(shè)對整個事業(yè)單位的發(fā)展都有著重要影響。隨著各個行業(yè)都逐漸地信息化，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)也受到了越來越多的關(guān)注。在檔案管理的信息化建設(shè)初期，還存在著諸多問題，這需要相關(guān)工作人員積極探索，總結(jié)經(jīng)驗，對其不斷進(jìn)行完善。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性

檔案管理信息化對事業(yè)單位管理的影響首先就是提高工作效率。就拿檔案的查詢借閱效率來說，在以往的紙質(zhì)時期，檔案大多數(shù)都是保存在檔案盒當(dāng)中，進(jìn)而再根據(jù)相關(guān)順序統(tǒng)一放在檔案架或者檔案柜當(dāng)中，這樣的存放方式就使得工作人員需要按照相關(guān)排序規(guī)律逐步進(jìn)行查找。因為是紙質(zhì)的檔案，因此易損性較高，這就要求借閱人員需要小心查閱保存，同時還要按照期限及時歸還。這些原因?qū)е聜鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅效率較低，而且還容易出現(xiàn)檔案損毀的情況出現(xiàn)。但是隨著檔案管理的信息化建設(shè)，檔案的信息都輸入保存在計算機當(dāng)中。這時候如果相關(guān)人員要借閱檔案就可以通過電腦聯(lián)機查詢，或者到制定的計算機進(jìn)行復(fù)制。這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)多人同時查閱同一個檔案，而且也不需要排隊。同時這種將檔案資料保存在計算機當(dāng)中通過聯(lián)機查詢或者拷貝借閱的方式可以保證資料不會被損壞。這樣也間接使得檔案資料的保存期得到延長。相對于通過紙質(zhì)保存檔案資料來說，信息化的檔案管理還能夠減低管理成本，節(jié)省檔案存放的空間。這樣的信息化管理方式能夠有效提升檔案的存取效率，進(jìn)而也促進(jìn)了整個事業(yè)單位各項事務(wù)的運行效率。隨著信息化建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)，信息化檔案管理還可以與事業(yè)單位其它信息化平臺進(jìn)行互聯(lián)互通，從而形成一個完整的信息化系統(tǒng)，這樣就可以使事業(yè)單位的操作方式有一個系統(tǒng)化的革新，為今后事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱

由于目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)仍處在一個起步階段，因此信息化建設(shè)的各項基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完備。同時由于事業(yè)單位對其的重視程度不夠，導(dǎo)致在事業(yè)單位各項建設(shè)當(dāng)中檔案管理所得到的投入較少，這就使得事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的較為緩慢。而且由于相關(guān)的技術(shù)目前正處于建設(shè)整合階段，各項技術(shù)細(xì)節(jié)還不夠成熟，這也使得事業(yè)單位檔案管理信息化在一段時間內(nèi)仍將處于探索建設(shè)階段。這些因素組合在一起就導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。因此相關(guān)人員在之后的建設(shè)行動中要特別關(guān)注這幾點，通過加大投入，引進(jìn)專業(yè)人才，對目前存在的問題進(jìn)行逐步攻克。

2.事業(yè)單位檔案管理人員知識匱乏

目前很多事業(yè)單位的檔案管理人員要么之前根本就沒有從事過這項工作，要么就是沒有接受過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，而且當(dāng)前教育系統(tǒng)中對檔案管理人才的培養(yǎng)人數(shù)較少，這也使得許多事業(yè)單位沒有專業(yè)的檔案管理工作人員。這樣的情況直接反映到了實際的檔案管理工作當(dāng)中。一些檔案管理人員由于缺乏檔案管理相關(guān)的知識和經(jīng)驗，這也使得其在工作當(dāng)中只能靠自己摸索前進(jìn)，這個過程必然會導(dǎo)致許多管理工作不規(guī)范。而且檔案管理講究規(guī)范有序，并且具有一定的復(fù)雜性，稍微有一些失誤就會使得檔案管理的工作量成倍增加。這不僅會導(dǎo)致檔案管理人員的工作量增加，而且也會導(dǎo)致整個管理工作效率的下降，進(jìn)而影響到整個事業(yè)單位工作的正常運行。同時這種情況也成為了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的阻礙。

3.規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一

對于有些事業(yè)單位來說，由于其成立時間較早，發(fā)展歷史較長，再加上項目部門較多，工作人員數(shù)量龐大，因此其累積的檔案數(shù)量也就非常多。但是檔案管理信息化建設(shè)其本身的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范就比較復(fù)雜，而且近些年信息技術(shù)快速發(fā)展，這也使得檔案管理信息化技術(shù)也處在不斷更新變化當(dāng)中。這就使得事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)難以契合通用的信息化管理規(guī)范，同時也不能為今后信息化管理技術(shù)的更新留下充足的轉(zhuǎn)變空間。

三、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，首先就是要給予其更多關(guān)注，同時加大對其各方面基礎(chǔ)設(shè)施的投入。同時還要注意事業(yè)單位檔案管理模式的制定，加強相關(guān)管理人員的培養(yǎng)也是加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑。檔案管理人員專業(yè)能力較低明顯影響著檔案管理信息化的建設(shè)，因此事業(yè)單位要更加注重于專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。針對當(dāng)前的檔案管理人員來說，其不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理的相關(guān)知識，而且還要熟悉計算機相關(guān)的技能，這樣才能勝任檔案管理信息化的建設(shè)工作，同時推動其發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案管理信息化是事業(yè)單位今后發(fā)展的必然趨勢，因此在此之前相關(guān)單位需要提前布局，為信息化打好基礎(chǔ)。已經(jīng)在建設(shè)當(dāng)中的要及時發(fā)現(xiàn)問題，通過制定相關(guān)的策略進(jìn)行解決，同時總結(jié)經(jīng)驗，為之后的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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