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      安裝工程類企業(yè)采購管理現(xiàn)狀分析及改進(jìn)措施探討

      2022-05-30 14:37:38楊昕睿
      關(guān)鍵詞:供應(yīng)商管理采購管理

      楊昕睿

      【摘? 要】隨著“新基建”時代的到來,安裝工程類企業(yè)迎來發(fā)展新契機(jī)。論文全面分析了安裝工程類企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀,發(fā)現(xiàn)其存在采購管理模式滯后、供應(yīng)商管理薄弱、成本管控缺乏等問題,結(jié)合當(dāng)前企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的熱潮,提出應(yīng)當(dāng)構(gòu)建數(shù)字化采購管理體系應(yīng)用于采購管理、供應(yīng)商管理和產(chǎn)品庫存管理,并總結(jié)了對應(yīng)保障措施。

      【關(guān)鍵詞】安裝工程企業(yè);采購管理;數(shù)字化采購;供應(yīng)商管理

      【中圖分類號】F274;F426?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A【文章編號】1673-1069(2022)05-0095-04

      1 引言

      黨的十九大后,正式宣告我國由高速增長階段轉(zhuǎn)變?yōu)楦哔|(zhì)量發(fā)展階段,將全面加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),構(gòu)建現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)計體系[1],推動新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)(簡稱“新基建”)為未來新發(fā)展格局的關(guān)鍵所在[2]。2022年財政部新增發(fā)放3.6萬億專項債,加快“新基建”,提升傳統(tǒng)基建水平,這意味著自2008年后,即將迎來又一次大規(guī)?!靶禄ā保虼?,與建筑業(yè)和制造業(yè)息息相關(guān)的安裝工程類企業(yè)即將迎來發(fā)展的新契機(jī)。

      本文的研究對象是安裝工程類企業(yè),屬于建筑業(yè)和制造業(yè)相結(jié)合的復(fù)合型企業(yè),主營建筑相關(guān)產(chǎn)品、機(jī)電產(chǎn)品、工程材料等,如空調(diào)、新風(fēng)設(shè)備,并提供建筑安裝及售后服務(wù)。隨著基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的深化,該類企業(yè)已形成較為完善的供應(yīng)鏈管理體系,有效降低了運(yùn)營成本,一定程度上提升了企業(yè)的整體運(yùn)營效率并增強(qiáng)了企業(yè)的核心競爭力。然而,現(xiàn)階段隨著高效生產(chǎn)、降本增效的不斷深化推進(jìn),安裝工程類企業(yè)采購管理方面的不足也日益顯現(xiàn),尤其在2022年上半年上海疫情的影響下,全國安裝工程類企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、物流、倉儲均受到一定程度的影響,疫情在未來一段時間仍可能對行業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生影響。如何有效降低供應(yīng)鏈風(fēng)險,是安裝工程類企業(yè)亟待解決的問題。采購管理是該類安裝工程企業(yè)供應(yīng)鏈管理的重點(diǎn),也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心,它包含了采購組織的建立和優(yōu)化、供應(yīng)商的關(guān)系管理、運(yùn)輸關(guān)系管理及與采購活動相關(guān)領(lǐng)域的管理等[3]。因此,安裝工程類企業(yè)更應(yīng)該重視采購管理的相關(guān)工作,融合現(xiàn)代化的信息技術(shù),不斷進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新[4],推動安裝工程類企業(yè)采購工作與物資供應(yīng)的穩(wěn)定良性發(fā)展,進(jìn)而提升供應(yīng)鏈整體效益,迎接即將到來的大規(guī)模“新基建”。

      2 安裝工程類企業(yè)采購管理現(xiàn)狀分析

      采購管理是企業(yè)以最高效率和最低成本,以滿足自身經(jīng)營活動需要為目的,對包括供應(yīng)商、原材料、采購人員、采購組織結(jié)構(gòu)等一切相關(guān)因素進(jìn)行計劃、實(shí)施、控制和改進(jìn)的過程[5]。安裝工程類企業(yè)需要做到適應(yīng)新要求和新變化,遵循“改革創(chuàng)新、采管分離、集中高效、分步實(shí)施”的采購管理目標(biāo)[6],加強(qiáng)對電子化采購的利用,綜合全面考察供應(yīng)商的資質(zhì)資格,遵循物資采購的四條原則,即質(zhì)量第一、價格最優(yōu)、服務(wù)最好、信譽(yù)最佳。目前安裝工程類企業(yè)的問題主要體現(xiàn)在采購管理模式、供應(yīng)商管理和成本控制3個方面。

      2.1 采購管理模式滯后

      2.1.1 采購組織管理混亂

      安裝工程類企業(yè)涉及建筑業(yè)、制造業(yè)、電氣行業(yè)等,常出現(xiàn)安裝承包項目繁多、種類各異、地域差距大的現(xiàn)象,但是公司并沒有設(shè)計合理的集中采購方案。集中采購即通過全局的統(tǒng)籌策劃,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、制度來對企業(yè)進(jìn)行控制管理,分散多批次的采購方式增加了采購成本。

      2.1.2 采購質(zhì)量良莠不齊

      在采購供應(yīng)中,有的單位不對供應(yīng)商進(jìn)行資信分析、評估,而是憑領(lǐng)導(dǎo)或少數(shù)人的意志辦事,不問質(zhì)量、不看產(chǎn)品合格證隨便采購,造成采購供應(yīng)的物資不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),使工程埋下隱患。

      2.1.3 采購運(yùn)作流程滯后

      隨著項目物資采購供應(yīng)的放開,多數(shù)單位不是集中采購供應(yīng),而是把采購權(quán)下放到基層,形成了層層采購,采購流程滯后,從而對物資采購供應(yīng)失去了控制。部分安裝工程類企業(yè)的采購流程較為被動,往往在項目確定之后才開始實(shí)施采購,沒有將采購這一計劃上升到戰(zhàn)略層面,缺乏事前規(guī)劃,而周期性的集中采購有利于議價,因此企業(yè)會喪失議價優(yōu)勢,不利于壓縮采購成本。

      2.2 供應(yīng)商管理薄弱

      2.2.1 供應(yīng)商考核形式化嚴(yán)重

      安裝工程類的企業(yè)供應(yīng)商數(shù)量繁多,不易統(tǒng)一管理,對供應(yīng)商的需求往往根據(jù)項目而定,在項目合作前的招投標(biāo)篩選供應(yīng)商階段,對供應(yīng)商的評價考核體系較為薄弱,形式化嚴(yán)重,對供應(yīng)商的績效考核指標(biāo)不夠具體,由于項目間差別較大,因此考核供應(yīng)商的指標(biāo)針對性較差,無法科學(xué)客觀地對供應(yīng)商進(jìn)行評價,企業(yè)難以發(fā)揮資源配置的優(yōu)勢。在項目合作后,對往期合作供應(yīng)商疏于管理,缺乏嚴(yán)密的準(zhǔn)入制度和定期評估制度。

      2.2.2 供應(yīng)商選擇不科學(xué)

      安裝工程類企業(yè)的供應(yīng)商往往視具體項目而定,采購的主導(dǎo)權(quán)在項目經(jīng)理手上,因此供應(yīng)商的選擇決定權(quán)往往為項目經(jīng)理所包攬,“一言堂”現(xiàn)象時有發(fā)生,供應(yīng)商選擇缺乏客觀公正的監(jiān)督機(jī)制,項目間各自為戰(zhàn)選擇供應(yīng)商的局面導(dǎo)致公司進(jìn)行供應(yīng)商管理難度加大,難以形成與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,難以降低采購的成本。

      2.3 成本管控缺乏系統(tǒng)性

      2.3.1 成本控制力較差

      由于各個分公司采購的時間及需求不統(tǒng)一,各項目各自為營,高度自治,公司層面缺乏統(tǒng)一匯總的部門,造成從整個公司層面無法有效地控制需求及項目成本,少量多次的采購方式使得采購成本攀升。另外,采購原材料時,沒有考慮到市場價格波動對于公司采購成本的沖擊,這就造成了公司很難核算原材料采購價格,降低了企業(yè)對成本的控制能力。

      2.3.2 采購成本管理缺乏系統(tǒng)思考

      在安裝工程類企業(yè)的采購成本管理中,缺乏系統(tǒng)思考,成本管理的廣度和深度有待加強(qiáng)。在成本管理的廣度上,安裝工程類企業(yè)普遍關(guān)注重點(diǎn)為價格高低,而未全面從采購物資的全生命周期考慮。全生命周期成本(Life Cycle Cost,簡稱LCC)包含了采購成本、制造成本、使用成本、維修保養(yǎng)成本和廢棄處置成本,由于考慮廢棄處置成本較少,導(dǎo)致企業(yè)在全生命周期成本理念視角下采購成本反而偏高,與雙碳政策下的綠色采購理念背道而馳[7]。在成本管理的深度上,安裝工程類企業(yè)的采購成本管理未擴(kuò)充到產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)階段和庫存管理階段,多品種、小批量的采購無疑增加了采購管理的庫存管理成本和損耗成本。

      3 完善安裝工程類企業(yè)采購管理的對策

      針對上述存在的采購管理模式滯后、供應(yīng)商管理薄弱和成本管控缺乏等問題,結(jié)合安裝工程類企業(yè)采購管理的特點(diǎn),本文認(rèn)為應(yīng)進(jìn)行企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,引入數(shù)字化采購,實(shí)施智能化的采購管理[8],即為基于大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、區(qū)塊鏈等技術(shù)的數(shù)字化采購[9],提高安裝工程類企業(yè)采購管理的效率,降低運(yùn)營成本。構(gòu)建數(shù)字化的采購管理體系應(yīng)當(dāng)從以下3個方面著手實(shí)施,分別為搭建敏捷化訂單采購管理系統(tǒng)、構(gòu)建智慧型供應(yīng)商管理體系、建立智能化產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)。

      3.1 搭建敏捷化訂單采購管理系統(tǒng)

      為挖掘內(nèi)部潛力,實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,節(jié)約采購成本,合理利用資金,安裝工程類企業(yè)亟待搭建一個敏捷化的訂單采購管理系統(tǒng),敏捷化的訂單采購系統(tǒng)是覆蓋了需求制定、采購計劃、采購全流程審批及采購資金管理的線上訂單采購平臺,其具有超大規(guī)模、高可拓展、按需服務(wù)等特點(diǎn)[10],可為安裝工程類企業(yè)采購管理系統(tǒng)提供強(qiáng)大的后臺支持,實(shí)現(xiàn)采購管理的“集中管控、分級實(shí)施”,配合全生命周期的成本管理方式,節(jié)約系統(tǒng)性采購成本。

      搭建敏捷化訂單采購系統(tǒng)可從以下兩個方面著手實(shí)施:首先,加強(qiáng)決策數(shù)據(jù)化,各分公司和項目組可根據(jù)不同的項目類別及預(yù)算差距來提前制定采購計劃,根據(jù)計劃來管理采購?fù)瓿陕什⒏櫜少徠?,從而?zhǔn)確地作出采購的決策,變被動為主動,主動決策需要采購的物資。敏捷化的訂單采購管理系統(tǒng)將有助于企業(yè)展開前期采購計劃管理,為系統(tǒng)采購計劃提供預(yù)警。其次,加強(qiáng)訂單采購管理系統(tǒng)對采購全流程的管理,針對各個安裝工程類企業(yè)的實(shí)際情況,應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化從采購計劃、采購申請、部門審批、預(yù)付款、匯報總部、訂單尾款支付等整個采購過程的管理,各部門的采購、銷售、付款等事項也都應(yīng)鑲嵌到訂單采購管理系統(tǒng)中,利于企業(yè)總部統(tǒng)一監(jiān)督管理。

      綜上,敏捷化訂單采購管理系統(tǒng)有以下幾點(diǎn)特點(diǎn)和優(yōu)勢:①打破傳統(tǒng)商業(yè)采購模式;②有助于企業(yè)全生命周期的采購成本管理方式;③運(yùn)用了新興的云計算和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實(shí)現(xiàn)采購的智能化、敏捷化、精益化;④打通企業(yè)內(nèi)外供需,利于總部集中管理。

      3.2 構(gòu)建智慧型供應(yīng)商管理體系

      由于采購的種類繁多,因此供應(yīng)商的數(shù)量和類型繁雜,供應(yīng)商考核形式化重、供應(yīng)商選擇缺乏科學(xué)性都是此類企業(yè)供應(yīng)商管理的困境,構(gòu)建智慧型的供應(yīng)商管理體系將有助于企業(yè)打破僵局,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采購管理目標(biāo)。

      智慧型的供應(yīng)商管理體系致力貫穿于采購的各個層面和階段,應(yīng)從供應(yīng)商管理的3個階段分別采取措施應(yīng)對:

      第一,公正化供應(yīng)商篩選,將供應(yīng)商歸類入庫。在篩選供應(yīng)商的招投標(biāo)階段,根據(jù)公司常見的招投標(biāo)項目類型,將不同類別的供應(yīng)商評價體系導(dǎo)入系統(tǒng),各項目組依據(jù)具體情況和特點(diǎn)選擇對應(yīng)的評價體系對供應(yīng)商進(jìn)行評價選擇,大大改善了供應(yīng)商選擇缺乏科學(xué)性和公正性的弊端。

      第二,完善供應(yīng)商評價體系,大數(shù)據(jù)賦能對比分析。在供應(yīng)商的各項具體指標(biāo)對比中,有關(guān)供應(yīng)商的所有信息會進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理整合,可輕松提取對比供應(yīng)商的優(yōu)勢產(chǎn)品、價格和交貨周期等重要信息,若是合作過的供應(yīng)商還可查看往期的合作項目情況及信譽(yù)評級,規(guī)避風(fēng)險的同時幫助企業(yè)作出理性決策,使得采購部門更加便捷化、智慧化。

      第三,可視化供應(yīng)商管理,構(gòu)建智慧型合作關(guān)系。在與供應(yīng)商的合作期間,項目的合作進(jìn)度、交付情況都通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)進(jìn)行可視化的呈現(xiàn),一旦出現(xiàn)進(jìn)度異常,系統(tǒng)會進(jìn)行預(yù)警提醒,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的智慧化管理,大大提高采購管理的效率,利于公司采購部門作出戰(zhàn)略性的決策。

      綜上,智慧型供應(yīng)商管理體系具備3點(diǎn)優(yōu)勢:①更加科學(xué)公正地選擇供應(yīng)商;②在線化、數(shù)字化管理供應(yīng)商,合理把控進(jìn)度,規(guī)避風(fēng)險;③搭建智慧采購生態(tài),幫助企業(yè)敏捷化項目管理。

      3.3 建立智能化產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)

      合理的庫存管理將有助于企業(yè)更精準(zhǔn)地作出采購決策,尤其在當(dāng)前新冠肺炎疫情背景下,諸多安裝工程類企業(yè)的庫存管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn),存在局部庫存供不應(yīng)求、局部庫存囤積嚴(yán)重的復(fù)雜局面。

      建立智能化的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)從以下兩個方面采取具體措施:

      一方面,加強(qiáng)庫存數(shù)據(jù)自動化處理,提高倉儲設(shè)備的智能化水平。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工清點(diǎn)庫存的方式,將出入庫等操作由機(jī)械化轉(zhuǎn)向自動化、智能化,將庫存管理、出入庫統(tǒng)計、貨位狀態(tài)管理、智能決策等融入倉儲日常作業(yè)中,庫存的實(shí)時數(shù)據(jù)同步到產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)中,方便企業(yè)掌握最新的倉儲情況,更精準(zhǔn)地作出采購決策。

      另一方面,聯(lián)動采購管理系統(tǒng)和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng),提高信息共享度。安裝工程類企業(yè)對庫存管理的重視度較低,與其他模塊的聯(lián)動性較低,要實(shí)現(xiàn)智能化的產(chǎn)品庫存管理,必須加強(qiáng)其與采購管理、供應(yīng)商管理等的聯(lián)動管理,減少信息差,將采購的計劃、實(shí)時采購物資清單、供應(yīng)商供貨能力、物資儲備等情況與產(chǎn)品庫存管理相結(jié)合,便于企業(yè)總部及時進(jìn)行采購的智能決策,改善目前庫存管理的信息孤島局面。

      綜上,智能化的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)相較于傳統(tǒng)的庫存管理軟件存在以下優(yōu)勢,將有助于企業(yè)合理配置資源、理性采購物資、按需對接物流,智能化的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)將倉庫管理與采購管理、生產(chǎn)管理和供應(yīng)鏈管理相結(jié)合,不同分公司和部門間的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理分配,實(shí)現(xiàn)了倉庫管理的智能化,更有助于安裝工程類企業(yè)的工程組裝任務(wù)。

      4 保障數(shù)字化采購管理體系運(yùn)營的措施

      為保障安全工程類企業(yè)數(shù)字化采購管理體系的有效運(yùn)營,引入敏捷化訂單采購管理系統(tǒng)、智慧型供應(yīng)商管理系統(tǒng)和智能化產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng),雖能解決企業(yè)的燃眉之急,但安裝工程類企業(yè)員工數(shù)量龐大加之組織結(jié)構(gòu)松散,為了使體系更好更持久地發(fā)揮作用,還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)制度管理,推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)。

      4.1 強(qiáng)化企業(yè)制度管理

      強(qiáng)化企業(yè)制度管理,是數(shù)字化采購管理體系落實(shí)的保障[11],助力企業(yè)完成數(shù)字化、敏捷化轉(zhuǎn)型。

      第一,建立完善的項目管理制度,企業(yè)內(nèi)部轉(zhuǎn)變管理方式,采購項目經(jīng)理不得隨意擅自決定項目采購的預(yù)算和供應(yīng)商,應(yīng)在企業(yè)總部綜合決策下完成,以保證能夠切實(shí)降低采購成本,適當(dāng)降低項目經(jīng)理同供應(yīng)商關(guān)系處理上的自主權(quán),采取集中制。

      第二,采用論功嘉獎的激勵機(jī)制,要建立“公平”與“不公平”同時存在的運(yùn)作機(jī)制,即“公平”要堅持政治民主化,競爭平等,獲得機(jī)會均等;“不公平”是在人與人之間承認(rèn)智力、知識、技術(shù)、熟練程度等方面的差異,體現(xiàn)在收入的相對拉開檔次,并將工作業(yè)績作為晉升的重要依據(jù)。

      第三,嚴(yán)格執(zhí)行采購流程,規(guī)范采購行為,由總公司對各分公司采購部的采購項目進(jìn)行定期檢查。

      4.2 推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

      良好的企業(yè)文化是營造企業(yè)核心、競爭力優(yōu)勢必不可少的要素,它對于一個企業(yè)來說不是可有可無的裝飾品,而是樹立企業(yè)形象,密切企業(yè)與社會、員工之間的關(guān)系,提高員工綜合素質(zhì),解決企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要手段。在未來,企業(yè)文化將對企業(yè)興衰發(fā)揮越來越重要的作用。企業(yè)采購為安裝工程類企業(yè)與外界聯(lián)系的端口,向外界輸出企業(yè)形象,開放、團(tuán)結(jié)、誠信至上的企業(yè)文化與外界合作時往往更容易受到青睞,提高采購效率和雙方合作成功率。推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)應(yīng)從以下兩個方面著手:

      第一,加強(qiáng)員工文化建設(shè),提高綜合素質(zhì),應(yīng)在職工中全面普及計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識,提高計算機(jī)操作應(yīng)用水平,認(rèn)真學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)、電子商務(wù)的概念,對于企業(yè)的中高層管理人員定期進(jìn)行管理知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí),只有具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì),方可保證優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量,提高工作效率,使客戶享受到方便、快捷的服務(wù)。

      第二,加強(qiáng)團(tuán)隊文化建設(shè),增強(qiáng)企業(yè)凝聚力,企業(yè)數(shù)字化、敏捷化轉(zhuǎn)型更需要充分發(fā)揮團(tuán)隊“共同體”的作用,對工作配合能力要求變高,企業(yè)對內(nèi)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工的默契度,營造互幫互助、共同進(jìn)步的氛圍;企業(yè)對外可聘請敏捷項目教練,學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的項目管理合作范例,樹立企業(yè)內(nèi)典型項目為標(biāo)桿,輔助企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

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