鮑捷

摘要：近幾年，煙草行業(yè)聚焦規(guī)范管理，各商業(yè)企業(yè)結(jié)合自身實際紛紛對各種采購方式進(jìn)行探索。定點采購作為一種高效便捷的采購方式，克服了小額零散項目這個難題，在兼顧規(guī)范的前提下有效提高了采購效率。但同時隨著采購范圍和使用規(guī)模的不斷擴(kuò)大，定點采購也凸顯出一系列的問題，包括：定點期限不具針對性，過于依賴招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)且招標(biāo)文件編制浮于表面，具體項目采購實施與合同有異，供應(yīng)商管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鹊?。文章借助專項調(diào)查的手段，重新梳理定點采購的流程，既梳理了調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題，也結(jié)合特殊行業(yè)特定情況，從標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行、過程管控和供應(yīng)商管理等四個維度，對存在的問題提出了對策建議。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；定點采購；供應(yīng)商管理

近年來，行業(yè)規(guī)范管理工作持續(xù)推進(jìn)，各級各單位在認(rèn)真貫徹落實《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實際對采購工作方式方法進(jìn)行探索和實踐。浙江煙草商業(yè)系統(tǒng)探索實施了定點采購。作為一種高效便捷的采購方法，定點采購有效縮短采購周期，解決了小額零散項目這一采購難題，在有效兼顧規(guī)范的基礎(chǔ)上，達(dá)到了降低采購成本，提高采購效率的目標(biāo)。隨著推廣的規(guī)模和范圍不斷擴(kuò)大，定點采購在實踐操作中也逐漸凸顯出一些問題。

一、煙草商業(yè)企業(yè)定點采購的問題分析

（一）定點標(biāo)準(zhǔn)不夠明晰

現(xiàn)有供應(yīng)商管理辦法明確了部分服務(wù)類和物資類項目可優(yōu)先選擇定點采購，期限規(guī)定2～5年，但對不同項目適用定點的限額、時限等未作詳細(xì)規(guī)定。因此實際操作中，采購部門往往為“定點”，有的將定點期限設(shè)置較長，但諸如IT設(shè)備、電子設(shè)備電器設(shè)備等項目，價格變化頻率快，定點期限過長價格就不容易控制：有的采購部門將定點金額無限擴(kuò)大，但諸如招標(biāo)代理服務(wù)，項目的規(guī)模不同，對供應(yīng)商技術(shù)、實力和服務(wù)要求差別很大，倘若不考慮規(guī)模大小，采購時僅在招標(biāo)限定的幾家供應(yīng)商中抽取，勢必造成大型項目滿足不了需求、小型項目因價格低，供應(yīng)商積極性不高，直接影響到采購質(zhì)量。

（二）定點招標(biāo)不夠深入

現(xiàn)實招標(biāo)過程中，因行業(yè)缺少專業(yè)招標(biāo)人才，基本借助外力進(jìn)行招標(biāo)采購，因此操作中會出現(xiàn)以下情況：有些招標(biāo)人認(rèn)為代理包攬全過程，自己不用去管很多：有些怕自己參與太多，落下非法干涉代理機(jī)構(gòu)正常工作的嫌疑：有些由于經(jīng)辦人員業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平的限制，出現(xiàn)采購文件編制內(nèi)容不完整、需求提報不明確、評標(biāo)細(xì)則設(shè)置不合理、約定合同條款不完善等情形，導(dǎo)致后期采購給供應(yīng)商提供了自由發(fā)揮空間：有些代理機(jī)構(gòu)責(zé)任性不強(qiáng)，不會與招標(biāo)人就供應(yīng)商資質(zhì)、采購需求、標(biāo)書編制質(zhì)量、評分合理性等關(guān)鍵要素進(jìn)行充分交流，對范圍、深度、業(yè)務(wù)量的大小等方面的詳細(xì)界定僅僅履行招標(biāo)程序走到位，容易造成招標(biāo)結(jié)果滿足不了需求，招標(biāo)流于形式。

（三）定點實施不夠嚴(yán)謹(jǐn)

定點采購項目一般品名多、金額小，造成定點招標(biāo)后經(jīng)辦人員以為只要在庫內(nèi)選購就合規(guī)，忽視后續(xù)價格、驗收、痕跡等方面管理，如采購價格一般以中標(biāo)單價或下浮率作為結(jié)算依據(jù)，缺乏后續(xù)二次報價機(jī)制，造成實際操作時，有些項目如辦公家具、電子產(chǎn)品、電器設(shè)備等，實際市場價格會因各種因素而上下浮動，長久以往，導(dǎo)致原先的約定采購價格無法執(zhí)行，優(yōu)惠率變成善意擺設(shè)：有些招標(biāo)后不少人對瞬息萬變的市場缺乏了解，誤以為定點采購就是自行隨意采購，只要在定點供應(yīng)商處采購即可，全然不考慮價格，甚至出現(xiàn)部分采購價格遠(yuǎn)高于市場價格：驗收時也僅就規(guī)格、數(shù)量上的驗收，不會進(jìn)行價格核對、質(zhì)量抽查，每次采購痕跡因記錄繁瑣也無法完整保留。同時目前采購監(jiān)督除招標(biāo)環(huán)節(jié)是現(xiàn)場監(jiān)督，其他全過程監(jiān)督基本以事后監(jiān)督為主，“辦事公開”要求具體的采購項目從采購立項到最終合同簽訂，整個采購流程中各個環(huán)節(jié)均須公示，讓項目在陽光下操作，接受廣大干部職工的監(jiān)督。

（四）供應(yīng)商管理不夠完善

定點確定了供應(yīng)商一段時間內(nèi)的參與權(quán)，但定點采購頻率高、供應(yīng)期限較長，因此部分供應(yīng)商中標(biāo)就意味著能在長時間占據(jù)市場，他們會認(rèn)為捧上了“鐵飯碗”，注意力難以集中在提供質(zhì)優(yōu)價廉商品價格、完善服務(wù)上，而是逐步轉(zhuǎn)移到怎樣增加采購量，甚至誘導(dǎo)采購質(zhì)次價高的產(chǎn)品，達(dá)到利潤最大化：部分定點采購單次采購金額小，當(dāng)采購量長期低于預(yù)期量時，一部分供應(yīng)商的積極性受挫，不愿意配合二次報價，供貨質(zhì)量和服務(wù)都會下降，使采購目標(biāo)無法真正實現(xiàn)。同時行業(yè)對供應(yīng)商評價機(jī)制還在探索中，目前對供應(yīng)商評價時間一年一評，指標(biāo)也基本以定性為主，如有些采取“好、一般、差”作為評價標(biāo)準(zhǔn)，而價格這一重要評價內(nèi)容往往缺乏有效評價方法：有些采取等級管理，但由于評價扣分細(xì)則設(shè)置存在缺陷，扣分較少且幅度不大，無法真正實現(xiàn)對供應(yīng)商“優(yōu)勝劣汰”。

二、煙草商業(yè)企業(yè)定點采購問題的對策建議

在市場化條件下，供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰，進(jìn)退周期趨短，定點期限過長，反而不利于掌握最佳的供應(yīng)商，使定點采購目的和效果無法真正。對此，有必要針對存在的問題，從以下方面優(yōu)化完善定點采購，確保采購工作的質(zhì)量和規(guī)范管理的有效落地。

（一）科學(xué)確定采購標(biāo)準(zhǔn)

科學(xué)合理地確定是做好定點采購工作的前提。一是要合理設(shè)定點適用范圍，應(yīng)充分調(diào)查市場現(xiàn)狀、項目需求、項目特點，確定實施定點采購還是一次性采購，如辦公用品、辦公電器適用定點采購，但工作服適合一次性采購。二合同設(shè)置定點限額，不能不分金額大小，籠統(tǒng)確定定點供應(yīng)商，以工程服務(wù)為例，可按單次工程金額300萬元以下、300萬元以上到3000萬元以下等設(shè)定不同檔次的定點供應(yīng)商范圍。三是要合理設(shè)定定點期限，根據(jù)項目特點，綜合競爭性和穩(wěn)定性原則，分別確定其適用期限，如相對固定的中介服務(wù)，期限可適當(dāng)放長；電子、電器設(shè)備、信息化設(shè)備等價格變動頻繁的物資，期限不宜過長，體現(xiàn)采購活動的時效性。

（二）嚴(yán)格控制招標(biāo)過程

招標(biāo)好壞是控制采購成本和質(zhì)量的關(guān)鍵。一是要強(qiáng)化采購經(jīng)辦人員的責(zé)任和規(guī)范意識，提升其工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識，進(jìn)一步規(guī)范和完善采購行為。二要提高招標(biāo)質(zhì)量，要在深入調(diào)查采購內(nèi)容、業(yè)務(wù)量、價格、服務(wù)和質(zhì)量等各項要素基礎(chǔ)上編制招標(biāo)文件，確保需求能準(zhǔn)確在文件中表達(dá)：要優(yōu)化評分細(xì)則，針對不同項目設(shè)置資質(zhì)、技術(shù)及商務(wù)分值權(quán)重，保證入圍供應(yīng)商有較強(qiáng)綜合能力：規(guī)范合同條款，明確價格浮動機(jī)制、驗收機(jī)制、供應(yīng)商管理等要款，真正要從源頭上防范后期供貨服務(wù)、驗收及付款等風(fēng)險：三要完善代理機(jī)構(gòu)管理，不僅僅考評其程序的到位，更要對其在招標(biāo)文件編制、專家選擇、評標(biāo)、定標(biāo)等每一環(huán)節(jié)的把關(guān)是否嚴(yán)謹(jǐn)進(jìn)行考評，同時要實施動態(tài)管理，從年度評價轉(zhuǎn)向一項一評，保證代理機(jī)構(gòu)為招標(biāo)人控制招標(biāo)風(fēng)險，實現(xiàn)招標(biāo)效益達(dá)到最大化。

（三）注重定點實施過程

把好定點實施關(guān)是控制采購成本的核心。一是把好價格控制關(guān)。招標(biāo)時根據(jù)實際需求設(shè)定后續(xù)價格結(jié)算口徑，如產(chǎn)品和部分服務(wù)（包括燃油、保險、中介服務(wù)等），結(jié)合投標(biāo)優(yōu)惠率結(jié)算；對更新?lián)Q代較快或技術(shù)含量較高產(chǎn)品，設(shè)定彈性價格結(jié)算機(jī)制，以保持與市場同步，同時要探索多家定點供應(yīng)商價格選擇機(jī)制，減少供應(yīng)商后續(xù)自由發(fā)揮的空間。二是把好資金支付關(guān)。要嚴(yán)格貨物驗收，把控好采購各環(huán)節(jié)資金支出的合理性，防止出現(xiàn)超合同范圍、超合同進(jìn)度支付現(xiàn)象的發(fā)生。三是要把好過程監(jiān)督關(guān)。前期監(jiān)管辦要充分參與談判過程，中期嚴(yán)肅合同審核，完善合同條款，后期加強(qiáng)執(zhí)行監(jiān)督，做到全程監(jiān)督，實時監(jiān)督。四是要強(qiáng)化信息公開。及時將采購流程中各個節(jié)點產(chǎn)生的定稿文件或最終成果等信息，通過公開、公平、公正的平臺予以公示，以公開促規(guī)范。

（四）嚴(yán)格供應(yīng)商管理

強(qiáng)化定點供應(yīng)商管理是做好定點采購工作的根本。一是嚴(yán)把供應(yīng)商選擇關(guān)。充分了解采購項目特點，綜合考慮交付能力、付款、質(zhì)量、技術(shù)與服務(wù)等要素基礎(chǔ)，保證入圍供應(yīng)商資信良好，促進(jìn)竟標(biāo)供應(yīng)商能達(dá)到采購實效。二是要合理確定供應(yīng)商入圍數(shù)量。定點供應(yīng)商太少，會使服務(wù)縮水、質(zhì)量打折，要根據(jù)采購要根據(jù)采購需求、市場狀況，確定至少2家以上的入圍數(shù)量，避免價格形成變相壟斷。三是要細(xì)化定點供應(yīng)商評估機(jī)制。要按項目類別分別設(shè)置不同的供應(yīng)商評估機(jī)制：要實行采購項目的招標(biāo)人、使用人等全方面人員的評價：探索服務(wù)周期內(nèi)淘汰、換血機(jī)制，實現(xiàn)從招標(biāo)環(huán)節(jié)確定供應(yīng)商，到采購環(huán)節(jié)選擇供應(yīng)商，促進(jìn)定點供應(yīng)商之間的良性競爭，始終保持定點采購的生機(jī)和活力。