莊欣欣

在事業(yè)單位改革步入新時期的大背景下，傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理方法展露了一些弊端。與此同時，在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下，大數(shù)據(jù)、云計算以及其他一些技術(shù)手段的結(jié)合使用可以在很大程度上提升信息處理效率與精度。

傳統(tǒng)人事檔案管理工作過程非常繁雜，多采用人工方式將各種資料記錄下來并加以總結(jié)，在此基礎(chǔ)上再將檔案資料保存起來，這種方式不利于檔案價值的發(fā)揮，所以要積極改革這一落后模式，把互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入其中。在信息化時代下，通過利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的自動化與智能化，這對于檔案管理來說有著極大的促進(jìn)作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)闡述

（一）事業(yè)單位人事檔案管理的意義

事業(yè)單位人事檔案管理工作可謂瑣碎卻又十分重要，檔案中涉及的各種信息內(nèi)容比較繁多，擔(dān)負(fù)著記錄全體員工各種情況的任務(wù)。事業(yè)單位人事檔案管理是指員人事檔案信息與材料的統(tǒng)計、搜集、保管、整理及其他有關(guān)管理。另外，通過建立完善的人事檔案能夠幫助工作人員發(fā)現(xiàn)自身存在的問題以及不足，進(jìn)而提高工作效率，而要想實現(xiàn)這一目標(biāo)就需要加強(qiáng)檔案信息管理的質(zhì)量。不僅如此，通過記錄人事檔案資料，能夠準(zhǔn)確地查詢和了解事業(yè)單位發(fā)展過程，清楚地認(rèn)識到事業(yè)單位各階段發(fā)展過程中存在的問題，以便于其各項工作得到有效的規(guī)劃和發(fā)展。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理的價值

1.人事檔案的利用和保存價值

人事檔案價值表現(xiàn)為兩個層面，既表現(xiàn)為利用個人檔案信息，又表現(xiàn)為保存人事檔案信息，兩者既有聯(lián)系又有依附，人事檔案有利用價值時必然會有它對應(yīng)的保存價值，檔案保存價值可能是單一的。具體而言，人事檔案保存主要運用在其檔案信息利用中，不具備檔案利用價值就談不上保存價值，但是人事檔案資料保存不恰當(dāng)，還會導(dǎo)致檔案資料利用價值不足，所以人事檔案利用價值相較之下不存在高于人事檔案保存價值。人事檔案還不單單指代個人層面，也不單單針對員工自身提供使用價值，而是針對集體以及國家層面、針對事業(yè)單位日常生產(chǎn)運營提供資料使用，這就是人事檔案信息資料體現(xiàn)出來的更加顯著的正面效果。如若人事檔案管理中工作人員可以實現(xiàn)檔案資源的合理應(yīng)用，人事檔案價值就可以得到充分體現(xiàn)，如果檔案管理工作人員不能實現(xiàn)檔案資源合理應(yīng)用，那么就不能充分發(fā)揮檔案價值。但是，人事檔案作為一種重要的歷史憑證，它又是一種特殊的文化載體，能夠真實記錄一個人的成長經(jīng)歷以及社會發(fā)展?fàn)顩r等相關(guān)內(nèi)容，這些內(nèi)容對于人們來說有著十分積極的作用。所以檔案價值不在于它本身，而在于利用它、用它的人，不論何種檔案價值都需要它的利用者與使用者去有效地利用。

2.促進(jìn)事業(yè)單位的不斷發(fā)展

人事檔案作為事業(yè)單位內(nèi)部信息資料之一，它詳細(xì)地記載著員工自進(jìn)入事業(yè)單位以來所從事的主要工作情況，并可以通過員工工作經(jīng)歷的有關(guān)記錄材料來體現(xiàn)與分析事業(yè)單位自成立到現(xiàn)在所擁有的有關(guān)情況，是促進(jìn)事業(yè)單位在今后持續(xù)發(fā)展過程中所具備的重要數(shù)據(jù)依據(jù)。事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要根據(jù)國家的重大經(jīng)營方針制定相應(yīng)的政策來規(guī)范事業(yè)單位的管理，同時也要加強(qiáng)對員工人事檔案資料的收集與整理力度，合理開發(fā)檔案資源。所以，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作不僅可以為事業(yè)單位選人用人提供重要參考依據(jù)，而且有利于推動事業(yè)單位的改革與創(chuàng)新，為實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的信息資料支持，對促進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的意義。與此同時，對檔案資料的合理使用也可以促使內(nèi)容管理機(jī)制不斷健全，推動管理質(zhì)量與效率的提高，可以保證正常運轉(zhuǎn)的強(qiáng)有力，是我國事業(yè)單位社會經(jīng)濟(jì)立于不敗之地的首要因素。

二、互聯(lián)網(wǎng)+與事業(yè)單位人事檔案管理的關(guān)系

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展的意義

在目前科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下，世界上大部分國家都已普及互聯(lián)網(wǎng)，而我國網(wǎng)民數(shù)量也在逐年顯著增加，無論在哪個產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中，均已將互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用納入產(chǎn)業(yè)發(fā)展之中，并將互聯(lián)網(wǎng)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)行深度結(jié)合，由此產(chǎn)生“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展態(tài)勢?；ヂ?lián)網(wǎng)的應(yīng)用不僅給人們的生活帶來了很大程度的便利，同時對各領(lǐng)域的生產(chǎn)活動和事業(yè)單位管理方式等也產(chǎn)生了極大的影響?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)引入到產(chǎn)業(yè)或行業(yè)發(fā)展當(dāng)中，能夠推動產(chǎn)業(yè)和行業(yè)發(fā)展水平的提高，促進(jìn)各產(chǎn)業(yè)間相互銜接，推動各產(chǎn)業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展機(jī)制的建立，對我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有積極影響。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”為事業(yè)單位人事檔案管理帶來的優(yōu)勢

1.促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的科學(xué)性

傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，事業(yè)單位基本上都是按照國家相關(guān)工作條例來管理人事檔案，盡管一些事業(yè)單位已經(jīng)建立起自身人事檔案管理制度與模式，但許多時候受檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與理念的影響，其檔案全面性、準(zhǔn)確性與規(guī)范性并沒有得到落實，致使檔案管理效果并不理想。隨著時代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念已經(jīng)成為社會中最流行的一種思維方式和創(chuàng)新技術(shù)，這種新型的信息化管理手段為事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景之下，打造出符合事業(yè)單位人事檔案管理的制度以及體系，才能夠確保將傳統(tǒng)人事檔案信息規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，讓檔案管理人員能夠充分按照標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)流程去展開工作，推動整體管理變得更加科學(xué)規(guī)范。

2.促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的效率提升

事業(yè)單位人事檔案管理工作可謂是非常龐雜，傳統(tǒng)模式中檔案管理人員要精準(zhǔn)地收集每個職工數(shù)據(jù)，就會耗費更多時間去分類處理數(shù)據(jù)，造成工作效率持續(xù)低下，極易犯錯。隨著社會信息化進(jìn)程的推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，因此，如何更好地提高我國事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量成了當(dāng)前急需解決的問題之一。目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為我國經(jīng)濟(jì)社會生活中一個不可缺少的元素，對社會經(jīng)濟(jì)文化起到重要影響，而將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)引入人事檔案中就能夠利用信息系統(tǒng)展開工作，比如各級檔案管理人員能夠?qū)⒆约核芾淼穆毠ば畔⑼ㄟ^一定網(wǎng)絡(luò)權(quán)限進(jìn)行上傳、加工和整理等，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?qū)⑿畔⒆孕锌偨Y(jié)、歸類并保存起來，這樣就能夠有效地減少檔案管理人員所承擔(dān)的任務(wù)，能夠其擁有較多時間去優(yōu)化檔案管理工作，推動管理效率的提高。

三、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）缺少科學(xué)性的人事檔案管理制度

當(dāng)前，事業(yè)單位辦公自動化水平顯著提高，但人事檔案信息化管理還未有效全面推進(jìn)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的管理模式越來越無法滿足時代對于人才工作的需求。因此，加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)是非常有必要的。盡管許多事業(yè)單位發(fā)展到今天，都已經(jīng)建立起人事檔案管理信息系統(tǒng)，但基本都是停留在只引入信息化設(shè)備這一層面，人事檔案信息化管理僅處于掃描保存階段，沒有做到信息錄入、檢索與分析功能，沒有做到人事檔案信息自動化與數(shù)據(jù)化管理，出現(xiàn)功能簡單、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、信息內(nèi)容不夠全面等問題，檔案管理體系良莠不齊，極大地阻礙人事檔案管理質(zhì)量。不但如此，有許多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理信息化也不太重視，沒有引入信息技術(shù)，人事檔案管理依然采用傳統(tǒng)方式記錄與收集信息，人工收集、整理與使用檔案信息時，既增加了工作負(fù)荷，又不能保證信息準(zhǔn)確性，這對于檔案管理工作開展十分不利，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)作用未充分發(fā)揮出來，很難推動人事檔案管理工作創(chuàng)新。

（二）人事檔案管理的內(nèi)容十分單一

人事檔案管理工作，其主要內(nèi)容是搜集、整理職工特定檔案信息資料。當(dāng)前我國大部分事業(yè)單位在開展人事檔案工作時都會根據(jù)員工的性別、年齡、籍貫等基本信息以及工作經(jīng)歷、職稱信息等基礎(chǔ)信息來建立相應(yīng)的人事檔案。造成這種現(xiàn)象主要有很多原因，不僅和事業(yè)單位管理制度有關(guān)系，還和事業(yè)單位人事檔案管理傳統(tǒng)模式有關(guān)系，傳統(tǒng)模式無法更深入地收集職工詳盡資料，這也造成了很難細(xì)致劃分。而這些信息往往會直接影響到事業(yè)單位人力資源管理中對于人才的使用以及開發(fā)力度，因此，如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)成為一個亟待解決的難題。目前我國事業(yè)單位的檔案管理方式較為落后，要想有效地解決這一問題，就要改革傳統(tǒng)檔案管理工作，促使管理手段變得更為豐富。

四、互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新

（一）運用互聯(lián)網(wǎng)落實科學(xué)的人事檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)充分利用信息技術(shù)，以確保干部人事信息的安全性，全面改革和完善傳統(tǒng)人事檔案管理制度，科學(xué)融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，并根據(jù)事業(yè)單位工作人員的實際狀況，明確各層級人事檔案管理人員權(quán)責(zé)，建立起不僅符合國家干部人事檔案相關(guān)法規(guī)同時也滿足事業(yè)單位本身人力資源管理工作及人才發(fā)展要求的人事檔案管理制度體系，從而為人事檔案管理工作提供有效依據(jù)，確保事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性。

（二）提升人事檔案管理的深度和廣度

事業(yè)單位人事檔案管理工作對事業(yè)單位的信息掌握起著重要作用，而傳統(tǒng)人事檔案管理工作內(nèi)容較為單一，致使無法對事業(yè)單位人力資源決策進(jìn)行有效支持。另外，事業(yè)單位對于人才的要求越來越高，而傳統(tǒng)的人事管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化事業(yè)單位對人才的需要，因此，加強(qiáng)新時期事業(yè)單位的人事檔案管理十分必要?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展中，檔案管理內(nèi)容要進(jìn)行全面擴(kuò)展，使其深度與廣度都有所提高。事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)能夠通過對不同信息處理權(quán)限的設(shè)計，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)采集并處理被管理人事檔案信息，擴(kuò)大檔案信息采集渠道，一些個人需求信息可供工作人員上傳，一些人事信息由不同工作職責(zé)的管理員進(jìn)行收集與處理。通過基于傳統(tǒng)檔案管理的職工家庭情況、心理意向情況、需求情況、健康狀況等，還能夠開展職工個人信用情況等資料的采集工作，促進(jìn)檔案對于職工情況的把握全面性，以確保事業(yè)單位能夠全面而深刻地了解職工。與此同時，還能夠通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云技術(shù)來整理與分析職工信息，如在開展職工獎勵、崗位調(diào)整、培訓(xùn)、職務(wù)升降以及其他相關(guān)人力資源管理活動中，能夠根據(jù)職工不同時期實際需要來促使職工滿意程度得到提高。

（三）加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)

信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各個行業(yè)之中，給人們工作與生活都帶來很多便利，事業(yè)單位人事檔案管理工作也是如此，因為信息技術(shù)得到應(yīng)用，從而提高了工作效率，極大地節(jié)約工作時間?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下的人事檔案管理工作面臨著巨大的機(jī)遇與威脅，人事檔案管理不僅需要開展人事檔案資料掃描與保存工作，還需要開展干部人事檔案信息分析、整合與檢索工作，將人事檔案信息數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化，因此需要強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，增加資金投入與政策扶持力度，由標(biāo)準(zhǔn)化檔案館建設(shè)向信息系統(tǒng)、云計算等互聯(lián)網(wǎng)功能轉(zhuǎn)變，從而為檔案信息管理工作開展提供良好基礎(chǔ)條件，推動人事檔案信息化管理工作深入推進(jìn)。

（四）規(guī)范人事檔案管理，積極開展人事檔案數(shù)字化

首先，進(jìn)行人事檔案數(shù)字化還是以紙質(zhì)檔案材料為依據(jù)，所以需要在人事檔案管理中進(jìn)行規(guī)范化管理，在數(shù)字化之前將人事檔案材料加以整理分析并形成標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)文檔來為檔案數(shù)字化做基礎(chǔ)性工作。其次，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的需要，所以要加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)能力培養(yǎng)。事業(yè)單位的人事檔案是事業(yè)單位重要組成部分之一，為了能夠使檔案存儲更加安全和可靠，需要借助數(shù)字化的手段，利用計算機(jī)系統(tǒng)來完成對檔案的管理與維護(hù)工作，其中最關(guān)鍵的部分就是對檔案的數(shù)字化處理方法，包括制表分析以及量化形式等。

（五）探索檔案數(shù)據(jù)挖掘，拓展檔案業(yè)務(wù)范圍

傳統(tǒng)人事檔案管理基本是按照文檔管理形式為主導(dǎo)，檔案基本處于使用狀態(tài)，沉淀后人事檔案信息不進(jìn)行分析和使用，缺乏技術(shù)工具支持。在大數(shù)據(jù)時代來臨之際，人事檔案系統(tǒng)中不僅包含了大量檔案作為文獻(xiàn)存在，而且存在著大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)比檔案文獻(xiàn)使用更有效。這就要求檔案管理人員需要對人事檔案進(jìn)行深層次分析，從而發(fā)現(xiàn)其中隱藏的問題和規(guī)律，進(jìn)而提出有針對性的對策來提高檔案管理水平。所以大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為人事檔案管理工作中不可缺少的部分。另外，要盡快養(yǎng)成互聯(lián)網(wǎng)思維，著力提升自身素質(zhì)，主動創(chuàng)新人事檔案管理方法，切實做好人事檔案信息安全管理與信息化管理工作，全面展現(xiàn)人事檔案價值，以適應(yīng)信息化時代發(fā)展需求。

結(jié) 語

在社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展中，我國信息技術(shù)水平也有了很大提高。“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展方式下檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理方式具有顯著優(yōu)勢，事業(yè)單位應(yīng)特別重視人事檔案管理創(chuàng)新工作，從管理制度等各方面優(yōu)化改革，保證人事檔案管理工作落實的科學(xué)有效，通過檔案管理工作推動事業(yè)單位人才培育與開發(fā)，并最終推動其市場競爭力持續(xù)增強(qiáng)。

（作者單位：福建省泉州市泉港區(qū)人大常委會辦公室）