大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

吉永莉

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

檔案管理在事業(yè)單位中屬于重要組成部分運行好壞影響事業(yè)單位發(fā)展的快慢，檔案管理工作是一項專業(yè)性比較強的工作，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于提高檔案管理質(zhì)量，為事業(yè)單位的管理和服務(wù)工作提供更有力的檔案信息支持。這些單位有必要掌握時代發(fā)展的趨勢，用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案管理模式的創(chuàng)新研究，真正凸顯大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢，增強事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展水平。

一、打造數(shù)據(jù)共享中心，提供數(shù)據(jù)共享服務(wù)

將數(shù)據(jù)快速整合是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作的重點，將數(shù)據(jù)資源進行共享才能體現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理體系的核心是共享數(shù)據(jù)平臺，數(shù)據(jù)共享平臺能夠提供數(shù)據(jù)交互、共享、傳輸?shù)确?wù)功能，面向檔案工作者提供便捷化、高效化的信息服務(wù)，能夠有效提高檔案數(shù)據(jù)處理的時效性和準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)共享中心應(yīng)當(dāng)設(shè)置不同的管理模塊和數(shù)據(jù)庫，匹配不同部門的數(shù)據(jù)處理需求，分級管理模塊根據(jù)檔案性質(zhì)的不同進行科學(xué)歸類，制定編目規(guī)則。事業(yè)單位可以建設(shè)動態(tài)化的數(shù)據(jù)追蹤、監(jiān)管機制，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用以及檔案信息管理工作進行監(jiān)督，及時對變動數(shù)據(jù)進行登記、覆蓋，對平臺的服務(wù)功能進行調(diào)整、完善，對決策提供信息和數(shù)據(jù)支持。檔案管理部門的工作人員應(yīng)該與數(shù)據(jù)開發(fā)技術(shù)人員一道參與檔案管理數(shù)據(jù)中心的開發(fā)工作中，優(yōu)化數(shù)據(jù)中心的頂層設(shè)計，使檔案信息化管理最大限度上滿足實際的檔案管理工作需求，提高檔案信息化管理的價值。

二、應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案信息資源利用率

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，事業(yè)單位必須要著力解決檔案信息資源利用率低的問題。首先，事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建一個完善的檔案信息管理平臺，做好軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時對各類檔案信息資源進行整合與歸納，進而形成一個較為完善的組織架構(gòu)。之后事業(yè)單位有必要采取多元措施，提高對檔案信息資源的利用率，具體來說，可以從檔案管理、用戶和新媒體運營方三個角度切入，提高對檔案信息的利用率。和新媒體運營方進行合作，有效抓取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，并對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)用戶的數(shù)據(jù)使用行為進行分析，分析其數(shù)據(jù)使用行為的特點，進而更準(zhǔn)確地為用戶提供檔案服務(wù)。事業(yè)單位還要不要將紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理進行結(jié)合，首先結(jié)合單位實際及時地將紙質(zhì)資料錄入到計算機系統(tǒng)之中，然后再借助于計算機技術(shù)進行合理的分類、設(shè)置服務(wù)窗口，這樣查找和使用檔案信息就更加方便快捷，讓檔案管理的價值充分的顯現(xiàn)出來。

三、做好檔案安全防范工作

檔案安全防范工作是檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)。要保證檔案信息的安全，事業(yè)單位首先要樹立安全管理意識。將信息安全教育滲透在日常工作中，提高檔案管理人員保密意識，并且制定出管理規(guī)范，提高檔案管理人員的工作能力，規(guī)范使用檔案信息化管理系統(tǒng)。其次，事業(yè)單位還有必要加強對信息資料的審查，做好殺毒和備份工作。最后還要嚴格規(guī)范工作人員的信息系統(tǒng)使用行為，嚴禁他們?yōu)g覽不正常的網(wǎng)頁，并通過安全軟件和技術(shù)，如秘鑰、防火墻技術(shù)等提升檔案安全防范效果。

具體而言，檔案安全管理需要做好以下幾點：（1）訪問控制。訪問控制能夠?qū)⒎欠ㄓ脩粢约胺欠ㄔL問行為進行攔截。另外，還可以對特許用戶入網(wǎng)時間進行控制，這樣也能提高檔案管理安全性。（2）防火墻技術(shù)的使用。防火墻相當(dāng)于在內(nèi)部系統(tǒng)和外部系統(tǒng)之間構(gòu)建一道墻，形成屏障作用，有效阻止非法訪問。防火墻就能對兩個方向的通信進行有效的控制，從而將不符合要求的信息及時的剔除掉，提升檔案管理安全性。（3）病毒防護。安裝必要的殺毒軟件，并及時更新系統(tǒng)補丁包。上述三種手段對于提高檔案安全性具有重要意義，為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展推動了各行各業(yè)的變革，在事業(yè)單位中，檔案管理工作的內(nèi)容十分地重要，人工進行檔案管理工作，不僅容易造成信息泄露，還會因為人為的因素降低工作的效率，從而不利于檔案管理工作的進行。在當(dāng)下，事業(yè)單位已經(jīng)充分認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值，積極探索大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用策略，滿足市場和社會的需求，根據(jù)事業(yè)單位的具體情況創(chuàng)新工作模式，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)更加高效的發(fā)展。

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