基于VBA 技術(shù)的學(xué)生考勤系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)

黃思棉

（廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)，廣西 南寧 530005）

1 學(xué)生考勤系統(tǒng)研發(fā)背景

學(xué)風(fēng)建設(shè)是高校永恒的主題，是衡量一所高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)[1]。高校充分利用信息化手段提高學(xué)生管理的實(shí)效性，對(duì)促進(jìn)學(xué)風(fēng)建設(shè)具有重要的意義。但是，我國多數(shù)高校的學(xué)生管理信息化尚未得到管理者的足夠重視，局限于傳統(tǒng)的管理模式和流程，使得信息化管理的便捷性和高效性難以體現(xiàn)[2]。

廣西大學(xué)行健文理學(xué)院現(xiàn)有3 個(gè)專業(yè)教學(xué)部，其中理工學(xué)部下設(shè)4 個(gè)系，82 個(gè)班級(jí)，學(xué)生約4 000 人。各學(xué)部的學(xué)生考勤管理模式基本相似。為加強(qiáng)學(xué)生考勤管理，推動(dòng)學(xué)風(fēng)建設(shè)，理工學(xué)部率先重塑考勤管理流程，通過采用VBA 技術(shù)進(jìn)行考勤系統(tǒng)的研發(fā)，管理效能得到了顯著的提升。

2 傳統(tǒng)考勤管理模式及其弊端

為促進(jìn)學(xué)生管理精細(xì)化，多年前理工學(xué)部就已建立專門的考勤監(jiān)督體系，通過對(duì)每節(jié)課堂進(jìn)行考勤，及時(shí)了解學(xué)風(fēng)動(dòng)態(tài)，做好學(xué)業(yè)困難學(xué)生的預(yù)警和幫扶。在具體實(shí)施過程中，由于考勤數(shù)據(jù)采集不規(guī)范，匯總統(tǒng)計(jì)工作量巨大，造成數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高，時(shí)效性不強(qiáng)，應(yīng)用面不廣。如何有效獲取、挖掘、利用考勤數(shù)據(jù)，提高考勤管理效率，是學(xué)部管理者亟待解決的一個(gè)難題。

2.1 組織構(gòu)架與實(shí)施方式

理工學(xué)部在學(xué)生管理上遵循分系部、分年級(jí)管理原則，下設(shè)應(yīng)用工程系、電氣工程系、設(shè)計(jì)工程系和計(jì)算機(jī)信息工程系4 個(gè)系部，共82 個(gè)班級(jí)。考勤統(tǒng)計(jì)工作的組織和實(shí)施方式是由班干部配合科任老師進(jìn)行課堂考勤登記，然后采用Excel 電子表格文件通過QQ 或其他方式逐級(jí)匯總上報(bào)。

2.2 考勤數(shù)據(jù)獲取與上報(bào)流程

考勤數(shù)據(jù)的填報(bào)需經(jīng)班干部、系部年級(jí)負(fù)責(zé)人、系部總負(fù)責(zé)人、學(xué)部分管學(xué)風(fēng)的負(fù)責(zé)人總共四個(gè)環(huán)節(jié)才能匯總完畢。主要涉及的表格有課堂考勤表、學(xué)部動(dòng)態(tài)匯總表等，需要填報(bào)的內(nèi)容繁多，指標(biāo)交叉重疊，表格復(fù)雜龐大，例如系部動(dòng)態(tài)匯總表竟有多達(dá)97 列的指標(biāo)。

2.3 存在的不足與弊端

從上述流程模式不難發(fā)現(xiàn)，各個(gè)環(huán)節(jié)存在大量的校對(duì)、排名工作，效率低下，數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，具體存在以下弊端：

（1）各班級(jí)需填報(bào)的內(nèi)容繁多復(fù)雜，給班干部帶來繁重的工作量，易出現(xiàn)倦怠心理。

（2）年級(jí)、系和學(xué)部負(fù)責(zé)人深陷于考勤數(shù)據(jù)的書面檢查和核對(duì)上，而無暇對(duì)最重要的數(shù)據(jù)真實(shí)性進(jìn)行核查。

（3）數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范，部分指標(biāo)之間存在交叉重疊，給班干部填報(bào)數(shù)據(jù)造成困擾，也為進(jìn)一步挖掘利用數(shù)據(jù)造成嚴(yán)重障礙。

（4）缺乏有效的檢查、復(fù)核機(jī)制和方法，錯(cuò)誤率和失真率高且難以發(fā)現(xiàn)；若某個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)存在問題（如漏報(bào)某個(gè)班級(jí)數(shù)據(jù)），后續(xù)各環(huán)節(jié)的排名數(shù)據(jù)就需要重新計(jì)算。

（5）統(tǒng)計(jì)周期長，數(shù)據(jù)時(shí)效差，成果利用形式單一，無法體現(xiàn)具體班級(jí)出勤率低的原因和曠課學(xué)生的違紀(jì)明細(xì)清單，不便于有針對(duì)性地對(duì)開展督查及約談曠課學(xué)生工作。

3 學(xué)生考勤管理信息系統(tǒng)研發(fā)過程

為進(jìn)一步提高班級(jí)考勤工作效率，解決管理中的痛點(diǎn)和難點(diǎn)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理，理工學(xué)部通過學(xué)院的課題立項(xiàng)，以重塑管理流程、規(guī)范數(shù)據(jù)錄入為基礎(chǔ)，研發(fā)了“一表化”考勤管理系統(tǒng)，較好地解決了當(dāng)前存在問題。該系統(tǒng)所強(qiáng)調(diào)的“一表”指所有的原始數(shù)據(jù)都來源于班級(jí)填報(bào)的班級(jí)每周出勤異常表，其他后續(xù)所有的統(tǒng)計(jì)匯總都是源于該表的記錄，完全由電腦自動(dòng)進(jìn)行各種分析、匯總并輸出。

3.1 指導(dǎo)思想

針對(duì)現(xiàn)有管理模式存在的弊端，課題組認(rèn)真梳理了問題存在的根源，結(jié)合信息化建設(shè)的特點(diǎn)，提出了如下系統(tǒng)研發(fā)的指導(dǎo)思想：

（1）以大數(shù)據(jù)的思維模式，重塑管理模式，簡化工作流程。原有的多級(jí)匯總統(tǒng)計(jì)模式，環(huán)節(jié)太多，效率低下，必須進(jìn)行扁平化處理，盡可能減少環(huán)節(jié)。

（2）盡量減少相關(guān)人員的工作量，提高工作效率，促進(jìn)系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。必須盡量避免重復(fù)錄入和校核數(shù)據(jù)，力爭實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入，全周期可用，同時(shí)避免由于數(shù)據(jù)錯(cuò)誤而造成返工。

（3）系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前大學(xué)生普遍掌握的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，做到開發(fā)技術(shù)難度不大，易于安裝部署及推廣使用。

（4）系統(tǒng)研發(fā)應(yīng)該充分聽取各環(huán)節(jié)人員的意見和建議，做好需求調(diào)研，吸引和帶動(dòng)學(xué)生參與系統(tǒng)的調(diào)研與開發(fā)，在不斷應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)功能完善和迭代優(yōu)化。

3.2 開發(fā)平臺(tái)的選擇

為了能快捷地開發(fā)出系統(tǒng)原型并不斷迭代優(yōu)化完善，本課題以在大學(xué)師生中廣泛普及的Microsoft Office 辦公軟件為平臺(tái)，利用VBA 進(jìn)行二次開發(fā)，增加有關(guān)的定制功能，實(shí)現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)錄入與各系各班考勤的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出?；镜募夹g(shù)思路是，通過Excel 電子表格收集原始考勤數(shù)據(jù)，再導(dǎo)入到Access 數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行統(tǒng)一管理和綜合分析。

3.3 主要數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)

考勤系統(tǒng)主要有班級(jí)情況表、違紀(jì)明細(xì)表、考勤統(tǒng)計(jì)表、數(shù)據(jù)字典表四個(gè)數(shù)據(jù)表，它們的結(jié)構(gòu)與關(guān)系如圖1 所示（圖中1-∞表示一對(duì)多的關(guān)系）。

圖1 主要數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)關(guān)系圖

其中：違紀(jì)明細(xì)表是通過系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入每周出勤異常表得到記錄數(shù)據(jù)?？记诮y(tǒng)計(jì)表的部分?jǐn)?shù)據(jù)是通過每周出勤異常表文件名提取出來的信息，部分是由違紀(jì)明細(xì)表按班級(jí)、周次分組統(tǒng)計(jì)出來的信息。

3.4 數(shù)據(jù)視角的系統(tǒng)構(gòu)成

從數(shù)據(jù)產(chǎn)生、流運(yùn)及應(yīng)用的角度看，系統(tǒng)可分四個(gè)主要構(gòu)成部分：

（1）在數(shù)據(jù)獲取方面，編制了每周出勤異常表的Excel 表格模板，如圖2 所示，對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行了嚴(yán)格約束，并盡可能采用下拉列表框選擇數(shù)據(jù)。此外，對(duì)電子表格文件命名進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范，采用“班級(jí)-周次-課時(shí)-人數(shù)-出勤異常表.xls”的命名規(guī)則，以便通過文件名提取班級(jí)的基本信息。

圖2 每周考勤異常表樣例

系統(tǒng)雖對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范，但其要求簡單、明晰，杜絕了重復(fù)、交叉錄入，也不需班級(jí)進(jìn)行出勤率的計(jì)算，總體上減少了班干部的工作量，應(yīng)用推廣十分順利。

（2）在數(shù)據(jù)提交方面，專門建立QQ 群提交考勤數(shù)據(jù)，各班按規(guī)定時(shí)間提交每周出勤異常表給負(fù)責(zé)人員。該方式將原有的數(shù)據(jù)填報(bào)環(huán)節(jié)從四層壓縮成兩層，實(shí)現(xiàn)了扁平化，極大地減少了所需人手，提高了工作效率，如圖3 所示。

圖3 “一表化”考勤管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程示意圖

（3）在數(shù)據(jù)導(dǎo)入和管理方面，系統(tǒng)采用了Access MDB 數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)，能將電子表格數(shù)據(jù)成批自動(dòng)導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中。在導(dǎo)入過程中，系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面檢核，自動(dòng)檢查出數(shù)據(jù)填報(bào)中存在的問題，并同步得到錯(cuò)誤反饋清單以供改正。此外，系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)核查工具，以便班干部在提交數(shù)據(jù)前自行進(jìn)行檢查和整改。以往由于粗心大意造成的低級(jí)錄入錯(cuò)誤普遍存在，數(shù)據(jù)“污染”嚴(yán)重。前置檢查后，基本杜絕了這類錯(cuò)誤，確保了數(shù)據(jù)質(zhì)量?？记谙到y(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具的界面截圖如圖4 所示。

圖4 考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具界面截圖

（4）在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與利用方面，“一表化”考勤系統(tǒng)可根據(jù)需要各種時(shí)間段和各種班級(jí)、年級(jí)分組的出勤率統(tǒng)計(jì)報(bào)表，也可以按違紀(jì)事由或違紀(jì)次數(shù)，缺勤總課時(shí)等指標(biāo)，篩選出符合條件的學(xué)生名單及其違紀(jì)清單，甚至可以調(diào)取、輸出選定學(xué)生的全部違紀(jì)清單，供輔導(dǎo)員或班主任進(jìn)行精準(zhǔn)幫扶、重點(diǎn)督導(dǎo)?？记谙到y(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總工具界面如圖5 所示。

圖5 考勤系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)匯總工具界面截圖

4 學(xué)生考勤系統(tǒng)取得的成效

“一表化”考勤管理系統(tǒng)經(jīng)過不到一個(gè)月的集中研發(fā)就投入了使用，此后經(jīng)過了不斷調(diào)整和完善，功能越來越完備和實(shí)用，取得了良好的應(yīng)用效果，具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（1）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)填報(bào)扁平化、快捷化，極大地減少工作量，提高了工作效率。例如，在收到各班每周考勤數(shù)據(jù)后，學(xué)部對(duì)各班出勤率的統(tǒng)計(jì)排名，原來所需時(shí)間至少7 d，現(xiàn)從數(shù)據(jù)導(dǎo)入到輸出各類報(bào)表僅需不到10 min。

（2）填報(bào)表格內(nèi)容簡潔、易懂，指標(biāo)內(nèi)容沒有重復(fù)或交叉，大大降低班干部考勤登記的工作量，也避免了對(duì)填報(bào)內(nèi)容理解上的偏差。

（3）實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)檢查數(shù)據(jù)，極大地節(jié)省了核查數(shù)據(jù)的時(shí)間和人力，提高了統(tǒng)計(jì)效率，使得班主任和輔導(dǎo)員有更多時(shí)間和精力去走訪班級(jí)核實(shí)情況。

（4）所有考勤數(shù)據(jù)集中保存在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，可進(jìn)行深度挖掘和綜合利用。例如，可以精準(zhǔn)獲取到具體學(xué)生的違紀(jì)明細(xì)，快速上傳至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和班主任，以便及時(shí)對(duì)違紀(jì)學(xué)生開展批評(píng)、教育。

5 今后系統(tǒng)改進(jìn)和深化方向

雖然系統(tǒng)取得了良好的效果，但依然具有很大的提升空間和數(shù)據(jù)擴(kuò)展應(yīng)用前景，今后可以進(jìn)行如下改進(jìn)：

（1）平臺(tái)載體升級(jí)?？蓪⑾到y(tǒng)的硬件載體平臺(tái)從電腦轉(zhuǎn)向智能手機(jī)，通過采用基于微信公眾號(hào)或移動(dòng)應(yīng)用APP 開發(fā)的方式，實(shí)現(xiàn)學(xué)生考勤的移動(dòng)終端填報(bào)與在線校核。這避免了數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)中間環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提升了數(shù)據(jù)填報(bào)的效率和便捷性，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一經(jīng)錄入即可各方查詢應(yīng)用，大大縮短數(shù)據(jù)錄入到查詢的周期。

（2）數(shù)據(jù)獲取多元化。從大數(shù)據(jù)思維角度看，若能將分散在學(xué)校各部門管理的各類信息制作成綜合信息數(shù)據(jù)庫并共享使用，將極大促進(jìn)各類系統(tǒng)的綜合應(yīng)用和數(shù)據(jù)挖掘，有可能更加科學(xué)，更加精準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)蘊(yùn)藏于數(shù)據(jù)中的深層次規(guī)律。

（3）應(yīng)用領(lǐng)域擴(kuò)展。學(xué)風(fēng)建設(shè)是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，解決問題的對(duì)策需要多管齊下，綜合治理，使社會(huì)、學(xué)校、教師、學(xué)生等各方面的因素相互作用，促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的轉(zhuǎn)變[3]。今后在數(shù)據(jù)應(yīng)用上可以結(jié)合微信公眾號(hào)或移動(dòng)APP 的開發(fā)，提供給學(xué)生和家長便捷查詢接口，以充分滿足家長監(jiān)督孩子，學(xué)生自我管理的需要。

6 結(jié)束語

學(xué)風(fēng)是學(xué)校辦學(xué)和管理水平的綜合反映。高校通過提高對(duì)信息化的重視程度，堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃，充分借力信息化手段和大數(shù)據(jù)信息挖掘，勢(shì)必大大提高考勤管理的針對(duì)性和有效性，在考勤管理中實(shí)現(xiàn)標(biāo)本兼治，真正提高考勤管理和學(xué)風(fēng)建設(shè)的實(shí)效。