電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同機(jī)制

張慧翹

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)水平也有了很大程度的提高，并且與人類生活和生產(chǎn)活動聯(lián)系得越來越緊密，在國內(nèi)有很多行業(yè)都進(jìn)行了一定程度的改革和調(diào)整，將科學(xué)技術(shù)融入其中，以此來促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展，我國的電子檔案管理工作就是如此。在早期時(shí)候，我國電子檔案的管理工作還是實(shí)行的“雙套制”，后來為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢，現(xiàn)階段國內(nèi)電子檔案管理模式已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)椤皢翁字啤钡亩嘣黧w協(xié)同管理。電子檔案“單套制”的管理模式需要在多種因素的共同配合下才能夠逐步走入正軌，但是目前我國電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同機(jī)制還存在一些問題，因此，本文主要通過分析電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同機(jī)制現(xiàn)狀以及多元主體與協(xié)同的關(guān)系，認(rèn)識到現(xiàn)階段我國電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同的難點(diǎn)，最后探討出電子檔案“單套制”多元主體協(xié)同管理機(jī)制的實(shí)現(xiàn)策略。

一、電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同

機(jī)制現(xiàn)狀

從目前的情況來看，不管是國內(nèi)還是國外的電子檔案管理，都深刻認(rèn)識到了采用“單套制”管理方式的必要性，并且都將這種管理模式作為電子檔案管理的主要發(fā)展趨勢。在國外，電子檔案“單套制”管理模式已經(jīng)得到較大程度的推廣，應(yīng)用范圍也很廣，在電子檔案“單套制”管理模式的推動下，國外的政府和大部分企業(yè)目前也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“無紙化”[1]。國內(nèi)盡管還沒有對電子檔案“單套制”管理做出強(qiáng)制性的要求，但是這種管理模式在很多地區(qū)已經(jīng)得到了廣泛運(yùn)用，并且取得了初步的成果。早在幾年前，我國上海、青島等城市就開始了對電子檔案“單套制”管理模式的探索與實(shí)驗(yàn)。但是由于我國電子檔案“單套制”管理模式起步比較晚，對于這種模式的研究尚不完善，大部分都是借鑒國外的相關(guān)研究，還沒有結(jié)合國內(nèi)實(shí)際情況而建立出合適的運(yùn)行機(jī)制。電子檔案“單套制”管理模式不能僅僅依靠于其中一個(gè)主體來進(jìn)行，是一種復(fù)雜性較強(qiáng)、系統(tǒng)性較高的管理模式，因此這就需要通過多元主體來進(jìn)行協(xié)同管理，那么電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同機(jī)制的存在就顯得非常有必要了。在電子檔案“單套制”管理模式中包括許多過程，其中有形成電子文件、篩選出需要的電子文件、對電子文件進(jìn)行合理歸檔等，這其中的每個(gè)環(huán)節(jié)都需要有相應(yīng)的主體來完成，而要想完成整個(gè)過程就需要多元主體的共同配合了，只有這樣，才能真正發(fā)揮出電子檔案“單套制”管理模式的作用。

二、電子檔案“單套制”的多元主體與協(xié)同關(guān)系

電子檔案“單套制”管理的主體具有多元化的特點(diǎn)，其中之一就是政府主體。政府主體主要是把握整體的方向，進(jìn)行宏觀調(diào)控。業(yè)務(wù)主體也是不可缺少的一部分，可以將原本復(fù)雜的數(shù)據(jù)記錄過程轉(zhuǎn)變?yōu)楸容^簡單的形式。管理主體讓電子檔案更加具有規(guī)范性，增加電子檔案的實(shí)用性[2]。技術(shù)主體可以利用自己的先進(jìn)技術(shù)來為該模式制作一些軟件，讓該模式運(yùn)行起來更加順暢。由此可見，電子檔案“單套制”管理是需要不同的主體來共同配合完成的，只有讓多元化的主體進(jìn)行合理、有效的溝通交流和配合，才能夠讓電子檔案“單套制”管理能有一種健康、良好的狀態(tài)，確保電子檔案“單套制”管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

三、電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同的難點(diǎn)

（一）電子檔案“單套制”管理主體的協(xié)同目標(biāo)不一致

目前，我國政府為了緊跟社會現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，開始在很大程度上推行電子檔案“單套制”管理的方式，但是在實(shí)際的運(yùn)用中，國家法律部門主體、國家政策主體等在關(guān)于該模式的推廣與應(yīng)用方面都制定了不同的目標(biāo)，因此，與該模式相關(guān)的法律法規(guī)、政策制度等都不完善[3]。另外，電子檔案“單套制”管理模式中業(yè)務(wù)主體和管理主體之間目標(biāo)也存在不一致的現(xiàn)象。業(yè)務(wù)主體的主要目標(biāo)就是通過簡化流程來降低成本，檔案管理主體的主要目標(biāo)是將電子檔案和文件進(jìn)行合理分類及歸檔，以此來促進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展。那么在這個(gè)過程中，電子檔案“單套制”管理模式可以實(shí)現(xiàn)檔案管理主體的目標(biāo)，但是業(yè)務(wù)主體卻需要投入更多的成本，與業(yè)務(wù)主體的目標(biāo)相違背，進(jìn)而影響到業(yè)務(wù)主體和管理主體之間的有效溝通，最終阻礙了該模式的進(jìn)一步推廣。

（二）電子檔案“單套制”管理主體的協(xié)同效果不佳

雖然我國很多地區(qū)已經(jīng)開始運(yùn)用電子檔案“單套制”管理模式，但是國家給予的支持未能完全滿足電子檔案“單套制”管理模式發(fā)展的要求，其中政府出臺的一些政策，以及國家出臺的一系列法律法規(guī)，還有國家提供的資金等，都不太符合電子檔案“單套制”管理模式在實(shí)際應(yīng)用中的需要。對于電子檔案“單套制”管理中管理主體、業(yè)務(wù)主體和技術(shù)主體互相的配合而言，由于缺少規(guī)范的制度，相關(guān)工作人員又無法得到技能方面的培訓(xùn)，最后導(dǎo)致這三者之間的溝通始終存在一些問題。

（三）電子檔案“單套制”管理主體的協(xié)同動力不足

在實(shí)際情況中，對電子檔案的保存和管理需要投入大量的成本，電子檔案“單套制”管理模式則需要更高的要求，該模式比較注重對數(shù)據(jù)處理終端的要求。那么如果想要運(yùn)用這種管理模式，就需要購入高級配置的電腦，另外還需要對相關(guān)工作人員展開專業(yè)知識和專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，那么這時(shí)候投入的成本就增加了，再加上電子檔案“單套制”管理模式的收益不太高，這就會降低政府和企業(yè)使用該模式的積極性[4]。政府和其他企業(yè)不愿意投入太多的成本，這樣就無法保障電子檔案的質(zhì)量，檔案管理主體由于資金不足而無法購買與該模式相匹配的技術(shù)，這樣就不利于電子檔案和電子文件的保存。綜合以上所有原因，都體現(xiàn)在電子檔案“單套制”管理主體的協(xié)同動力不足，最終阻礙了電子檔案“單套制”管理模式的發(fā)展與應(yīng)用。

四、電子檔案“單套制”多元主體協(xié)同管理機(jī)制的實(shí)現(xiàn)策略

（一）統(tǒng)一多元主體協(xié)同管理的目標(biāo)

統(tǒng)一多元主體協(xié)同管理的目標(biāo)是運(yùn)用電子檔案“單套制”管理模式的基礎(chǔ)和前提，在該模式中，政府主體和其他企業(yè)主體具有不同的任務(wù)，也具有不同的功能，同時(shí)，需要投入的成本以及最后得到的利益都有所不同。如果政府主體和其他企業(yè)主體存在不同的價(jià)值觀念，就會在目標(biāo)上產(chǎn)生分歧，直接影響了電子檔案“單套制”管理模式的應(yīng)用。那么這時(shí)候就應(yīng)該加強(qiáng)主體之間的溝通和交流，讓多元化的主體樹立全局意識，共同配合做好統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)提供資源的主體和提供技術(shù)的主體之間的合作，最大程度的保證電子檔案“單套制”管理多元化主體的利益，實(shí)現(xiàn)共贏的局面，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案“單套制”管理模式的發(fā)展與進(jìn)步。D7D239BE-7555-4228-B116-CCC41B3BBD7D

（二）注重功能協(xié)同

在電子檔案“單套制”管理模式的推廣過程中，應(yīng)該注重功能的協(xié)同，將多元化主體的作用發(fā)揮到最大點(diǎn)。首先要在制度上做到協(xié)同，政府可以先出臺與電子檔案“單套制”管理模式相關(guān)的政策，然后在全國范圍內(nèi)進(jìn)行推廣，之后還需要建立電子檔案“單套制”管理的規(guī)章制度，在制度的引導(dǎo)下進(jìn)一步規(guī)范電子檔案管理的流程。國家法律部門應(yīng)該針對使用電子檔案“單套制”管理模式過程中可能會出現(xiàn)的問題，然后制定并出臺相關(guān)的法律法規(guī)，通過法律法規(guī)來約束、規(guī)范電子檔案“單套制”管理模式的使用。最后，檔案局應(yīng)該用發(fā)展的眼光去看待電子檔案“單套制”管理模式，結(jié)合社會發(fā)展的需要制定出電子檔案“單套制”管理模式使用的具體措施以及在實(shí)施該模式的環(huán)節(jié)中需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）提高多元主體協(xié)同管理的動力

要想提高多元主體協(xié)同管理的動力，我國政府的財(cái)務(wù)部門需要依據(jù)電子檔案“單套制”管理項(xiàng)目的實(shí)際情況，設(shè)置出指定的專用款項(xiàng)來支持該模式的推廣和應(yīng)用，當(dāng)在推廣和應(yīng)用的過程中遇到資金不足的情況，政府部門需要積極給予資金上的補(bǔ)貼。另外，電子檔案“單套制”管理中多元化的主體之間的職能和權(quán)責(zé)應(yīng)劃分清晰，以政府主體為中心，其他主體要在政府的領(lǐng)導(dǎo)下明確各自的任務(wù)，并且要讓所有主體都參與到電子檔案“單套制”管理模式的推廣與應(yīng)用中。最后，還需要注重利益協(xié)調(diào)機(jī)制的運(yùn)用，通過利益協(xié)調(diào)機(jī)制來提高多元化主體協(xié)同管理的動力，要讓多元化主體在該模式中能夠公平的得到各自的利益，促進(jìn)各主體之間的交流與合作，共同為提高電子檔案“單套制”管理水平做出最大的貢獻(xiàn)。

五、總結(jié)

現(xiàn)階段，我們首先需要認(rèn)識到電子檔案“單套制”管理中各個(gè)主體之間的協(xié)同管理關(guān)系，并且意識到多元化主體能夠加強(qiáng)配合的重要性。針對電子檔案“單套制”管理主體的協(xié)同目標(biāo)不一致、電子檔案“單套制”管理主體的協(xié)同效果不佳、電子檔案“單套制”管理主體的協(xié)同動力不足等問題，需要采取相對應(yīng)的有效措施，通過統(tǒng)一多元主體協(xié)同管理的目標(biāo)、注重功能協(xié)同、提高多元主體協(xié)同管理的動力等方式來解決目前電子檔案“單套制”多元化主體協(xié)同管理的問題，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案“單套制”管理模式的發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]周潔璇.淺談電子檔案單套制管理的多元主體協(xié)同機(jī)制[J].黑龍江檔案，2019（6）：8-9.

[2]熊梓帥.電子檔案單套制管理之我見[J].檔案時(shí)空，2019（8）：32-33.

[3]張瑞瑞.檔案管理多元主體的協(xié)同治理研究[D].鄭州：鄭州大學(xué)，2018.

[4]梁平.檔案管理工作多元化協(xié)同模式的探討[J].卷宗，2019（11）：3.

作者簡介：張慧翹（1988-），女，漢族，本科，檔案員，初級職稱，研究方向：電子檔案、單軌制。D7D239BE-7555-4228-B116-CCC41B3BBD7D