基于大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的思考

甘金萍

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代為人們的生產(chǎn)生活帶來了很多的便利，但是也有一些行業(yè)受到了沖擊，單位應(yīng)該努力適應(yīng)大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的沖擊，盡快適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化管理和發(fā)展。在現(xiàn)代化管理模式中，以大數(shù)據(jù)思維模式和大數(shù)據(jù)技術(shù)手段為重要依托，使用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，科學(xué)、合理地分配單位內(nèi)部的人力資源，了解當(dāng)前單位人事檔案管理中存在的問題，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維提出有效的管理措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);單位;人事檔案管理

當(dāng)前，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)存儲和記錄等設(shè)施的深度發(fā)展，為各行各業(yè)的生產(chǎn)生活、溝通交流等方面帶來了極大的便利。在單位的現(xiàn)代化管理中，要以大數(shù)據(jù)思維模式以及大數(shù)據(jù)技術(shù)手段為重要的基礎(chǔ)，使用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，科學(xué)合理地分配單位內(nèi)部的人力資源，了解當(dāng)前單位人事檔案管理中存在的問題并運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維模式提出合理的管理措施。

一、當(dāng)前單位人事檔案管理中存在的問題

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理工作不夠重視

單位是帶有一定公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，它的管理和調(diào)控受到多方面因素的影響，因此單位管理者在進(jìn)行單位核心工作管理的同時(shí)要兼顧很多外來因素，這就導(dǎo)致部分單位的管理層在處理各項(xiàng)事務(wù)時(shí)忽視了單位內(nèi)部的人事管理工作。單位人事管理中的人事檔案涉及到所有醫(yī)護(hù)人員的各項(xiàng)指標(biāo)和情況，可以更好地規(guī)劃單位的人才招聘，也可以通過人事檔案的記錄進(jìn)行合理的獎(jiǎng)懲，讓單位內(nèi)部人員對工作更加有熱情，激發(fā)他們對于工作的興趣。

（二）人員管理極不方便

當(dāng)下，原來傳統(tǒng)使用的分配制度已明顯不能滿足現(xiàn)在的用人制度，新的聘任制的用人制度走上歷史的舞臺，但是聘任制會牽扯到各種任職材料，而且檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)很是繁雜，這就導(dǎo)致出現(xiàn)了很多任職和掛靠等現(xiàn)象，部分人員直接會放棄轉(zhuǎn)檔想法，于是就會出現(xiàn)“人檔分家”、“缺檔”、“死檔”、“棄檔”的現(xiàn)象比比皆是，使得人事檔案這一職位的存在失去了它原本該有的意義。因此人事檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，引入全新的檔案管理模式，對于單位的人事管理以及人事檔案要進(jìn)行深入改革，將人力資源利用率提升到最高。

（三）單位人事檔案不能做到共享

單位的人事檔案有著嚴(yán)格的保密性，這在很大程度上保護(hù)了工作人員的隱私，并且國家規(guī)定一般情況下本人無權(quán)查看自己以及直系親屬的檔案資料，這種封閉的管理很多大程度上保障了個(gè)人隱私。但是單位的人事檔案資料應(yīng)該相對來說放寬一點(diǎn)權(quán)限，因?yàn)閱挝坏娜耸聶n案涉及到醫(yī)護(hù)人員參與的醫(yī)療實(shí)踐、醫(yī)療研究、從醫(yī)經(jīng)驗(yàn)等一系列的信息，不能共享使得人事檔案很多的信息不能發(fā)揮它的價(jià)值，很多單位工作需要借鑒和運(yùn)用到人事檔案資料，資源共享的局限性使得人事檔案不能有效地為單位的日常工作提供便利服務(wù)。

（四）單位人事檔案管理缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才

隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，我們逐漸發(fā)現(xiàn)很多的專業(yè)領(lǐng)域都是有一定交集的，就比如現(xiàn)如今的檔案管理工作除了學(xué)習(xí)檔案相關(guān)課程，還要學(xué)習(xí)信息化、數(shù)字化的內(nèi)容，以適應(yīng)檔案管理的改革。單位對于檔案管理專業(yè)人才的培訓(xùn)也不到位，缺乏對人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使得本就人口流動大的時(shí)代更加難找到專業(yè)對口、能力出眾的人事檔案管理人才。

二、大數(shù)據(jù)思維模式下對單位人事檔案管理提出的建議

（一）加強(qiáng)單位管理階層對人事檔案管理的重視

任何行業(yè)的檔案管理都是運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作，對于一個(gè)單位來說，如果沒有人事檔案管理這項(xiàng)工作就意味著所有業(yè)務(wù)都無法開展，人員分配就是大工程，還有平常的工作記錄、專家資料、職工檔案等。單位檔案牽扯到在單位工作的所有人員，因此每一位員工都應(yīng)該對人事檔案管理有著清晰的認(rèn)識，只有他們意識到人事檔案管理工作的重要性，必然會推動單位改進(jìn)這項(xiàng)工作的相關(guān)步驟。當(dāng)然最終的決定權(quán)在單位領(lǐng)導(dǎo)層，因此領(lǐng)導(dǎo)層不應(yīng)該只將眼界放在眼前的利益和單位本身，而應(yīng)該多多注重時(shí)代的發(fā)展，在保證單位本身利益最大化的情況下，改進(jìn)一些不合時(shí)宜或者效率不盡如人意的制度，應(yīng)該依次為突破點(diǎn)，進(jìn)行會議研究，請教制度管理領(lǐng)域的專家，并結(jié)合單位的運(yùn)營現(xiàn)狀做出相應(yīng)的改變。

（二）構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺

新時(shí)代具有標(biāo)志性的特點(diǎn)就是信息化和數(shù)字化，現(xiàn)在人們的文化水平普遍較高，對于個(gè)人信息的重視程度很高。單位是人流密集的場所，不管是醫(yī)護(hù)人員還是病人的各項(xiàng)檔案信息，都是單位檔案管理的重要內(nèi)容。人員數(shù)量如此巨大，很難做到檔案管理和處理的時(shí)候不發(fā)生差錯(cuò)，因此構(gòu)建大數(shù)據(jù)單位檔案管理平臺很有優(yōu)勢，首先方便了職工辦理相應(yīng)的檔案資料的查看，當(dāng)然查看之前要先注明查看私密檔案的原因，極大地方便了人們對于檔案的使用和利用，大幅度提高了人事檔案的利用效率。

（三）提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)在很多工作的人才招聘和啟用都講究專業(yè)對口，單位檔案管理工作的工作人員也應(yīng)該做到專業(yè)對口，如果國家對檔案管理提出新的要求，或者有了新的改革政策，單位內(nèi)部應(yīng)該及時(shí)召開會議，讓檔案管理的工作人員去了解和學(xué)習(xí)。如果檔案管理模式改變很大，員工很難做到自行掌握的話，單位應(yīng)組織檔案管理人員定期參加相應(yīng)的培訓(xùn)，比如大數(shù)據(jù)平臺的資料信息錄入和處理，計(jì)算機(jī)辦公軟件的使用等都要有嚴(yán)格的要求。

（四）重點(diǎn)保護(hù)檔案信息的安全

信息資源必須要重點(diǎn)關(guān)注的就是安全問題，現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)方便了人們的日常生活，但同時(shí)也帶給人們一些信息安全隱患。人事檔案信息如果被不法分子竊取，造成的后果將無法估量，因此單位在注重人事檔案管理工作的同時(shí)，也要重點(diǎn)關(guān)注檔案的安全性問題。單位要建立屬于自身體系的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)墻，來防止外來網(wǎng)絡(luò)入侵到單位檔案管理網(wǎng)站，還需要對單位內(nèi)部的人員進(jìn)行提醒，避免因?yàn)椴僮魇д`而出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)入侵或者病毒滋生等現(xiàn)象，使得單位的運(yùn)行受到影響。單位有安全可靠的防火墻可以很大程度上保護(hù)醫(yī)護(hù)人員的信息安全和隱私，對于單位招聘專業(yè)人才，提升自身實(shí)力有著積極作用。

三、結(jié)語

未來，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的加持下，加強(qiáng)單位人員人事檔案的更新和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化是單位組織管理過程中需要重點(diǎn)把握的內(nèi)容。

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