提升供熱單位檔案管理水平的相關(guān)建議

摘要：檔案是一個(gè)單位或企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要數(shù)據(jù)憑證，加強(qiáng)檔案管理水平能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供更好的數(shù)據(jù)資料支撐。對(duì)于供熱單位來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)檔案管理工作可以對(duì)轄區(qū)內(nèi)每一戶居民提供更周到的供熱服務(wù)，能夠獲得居民更高的認(rèn)可。然后再具體的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，有部分供熱單位對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，甚至存在很多問(wèn)題，這就會(huì)制約單位的可持續(xù)發(fā)展，因此我們有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的研究。本文通過(guò)對(duì)供熱單位的檔案管理進(jìn)行了分析和研究，然后結(jié)合實(shí)際提出了提升檔案管理水平的具體措施，旨在為供熱單位提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)水平提供參考。

關(guān)鍵詞：供熱單位;檔案管理;優(yōu)化

在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中，人們主要依靠紙質(zhì)檔案來(lái)對(duì)工作過(guò)程和相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和保存，這樣不僅增加了檔案管理的工作量，而且也給檔案工作帶來(lái)很多失誤，后來(lái)隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理過(guò)程中引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案信息以電子版的模式進(jìn)行儲(chǔ)存，這樣的方式有效提高了檔案管理工作效率，減少檔案管理工作過(guò)程中的錯(cuò)誤。然后在具體實(shí)踐中，檔案管理工作仍然存在這些問(wèn)題。需要我們結(jié)合工作實(shí)際，采取有效措施來(lái)提升檔案管理工作水平。

1、供熱工程檔案管理的特點(diǎn)

1.1供熱工程檔案內(nèi)容和種類較多

供熱工程既是一項(xiàng)重要的民生工程，也是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從項(xiàng)目的可研、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開(kāi)工，到工程的竣工以及投入運(yùn)營(yíng)、維護(hù)等一系列過(guò)程，項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生內(nèi)容較多的檔案，并且每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案種類各不相同，到工程結(jié)束以后就會(huì)形成數(shù)量龐大，種類繁多的工程檔案。

1.2供熱工程的檔案具有較強(qiáng)的綜合性

城市供熱工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)涉及土建、市政、消防、環(huán)保等多個(gè)方面的專業(yè)，在推進(jìn)過(guò)程中遇到的每一個(gè)方面都需要認(rèn)真做好檔案記錄，在同一個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)出現(xiàn)多個(gè)專業(yè)相互交叉的現(xiàn)象，最終形成了供熱工程的答案不僅具有較強(qiáng)的專業(yè)性，而且還具有較強(qiáng)的綜合性。

1.3供熱工程的檔案具有較高的保存價(jià)值

城市供熱工程項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，相關(guān)的工程檔案一般是由參與建設(shè)施工單位進(jìn)行整理，由于項(xiàng)目會(huì)受到政府多個(gè)部門或者機(jī)構(gòu)的質(zhì)量評(píng)定或者驗(yàn)收，而工程項(xiàng)目的檔案則是證明工程質(zhì)量的重要資料和依據(jù)。所以在工程竣工投入實(shí)際使用以后，在維護(hù)供熱管道過(guò)程中檔案資料則作為重要的參考依據(jù)，所以供熱工程的檔案具有較高的保存價(jià)值。

2、當(dāng)前供熱單位檔案管理存在的問(wèn)題

雖然這些年工作單位的檔案管理工作水平一直在持續(xù)改善和提高，但是在具體實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，還是存在很多問(wèn)題。

2.1思想認(rèn)識(shí)不夠，檔案管理制度落實(shí)不到位

很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類整理和保存，但對(duì)于檔案價(jià)值卻缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有給予足夠的重視。對(duì)于工程建設(shè)檔案來(lái)說(shuō)最主要的作用就是為了供熱工程日后的維護(hù)和改動(dòng)提供數(shù)據(jù)資料依據(jù)。對(duì)于職工人員的檔案來(lái)說(shuō)，目前發(fā)揮的主要作用是為了單位之間的人員調(diào)動(dòng)和內(nèi)部流動(dòng)服務(wù)。但是在實(shí)踐中工程項(xiàng)目的很多檔案資料無(wú)法第一時(shí)間找到，無(wú)法更有效地服務(wù)于后期的項(xiàng)目改進(jìn)和維護(hù)，人事檔案管理并沒(méi)有發(fā)揮整合人力資源的作用，檔案管理的相關(guān)制度難以真正的執(zhí)行到位。

2.2檔案管理人員不足

雖然這些年國(guó)家一直在持續(xù)擴(kuò)大事業(yè)單位的人員隊(duì)伍，但是對(duì)供應(yīng)工作單位來(lái)說(shuō)，檔案管理人員普遍老齡化，文化水平不高，難以用現(xiàn)代新技術(shù)服務(wù)于檔案管理工作。同時(shí)在事業(yè)單位招聘考試過(guò)程中，年輕人一般很少報(bào)考供熱單位，導(dǎo)致工作單位的檔案管理人員普遍素質(zhì)不高，缺乏了解新事物學(xué)習(xí)新技能的能力，在一定程度上制約了檔案管理工作水平的提高。

3、提升供熱單位檔案管理水平的措施

3.1加大宣傳，增強(qiáng)檔案思想認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)檔案管理，工作是提升供熱企業(yè)發(fā)展水平的重要措施，企業(yè)必須加大檔案管理的宣傳工作，提高每一個(gè)人對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)，并且將檔案管理工作作為企業(yè)的重要工作之一來(lái)抓，不斷完善檔案管理工作內(nèi)容。同時(shí)要加強(qiáng)內(nèi)部員工的檔案管理培訓(xùn)，將檔案管理工作的價(jià)值和意義宣貫到每一個(gè)員工身上。

3.2建立完善的檔案管理工作制度

在以往的檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理主要依靠管理人員自身經(jīng)驗(yàn)來(lái)完善管理工作，而缺乏檔案管理工作的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，在當(dāng)下的檔案管理工作中，必須建立和完善相關(guān)的工作制度，對(duì)供熱單位的每一個(gè)員工都要一視同仁，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范化推進(jìn)檔案管理工作，同時(shí)要結(jié)合單位內(nèi)部的自身特點(diǎn)和實(shí)際需求出發(fā)，制定更加科學(xué)的檔案管理工作制度，形成規(guī)范統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理工作水平提高。

3.3充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)可以幫助和代替人們完成更多復(fù)雜的工作，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)行檔案管理工作，不但建立和完善檔案管理的信息化系統(tǒng)，即使當(dāng)前供熱單位社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，也是在當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境背景下，單位改革和企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必要措施。為此，一方面管理部門要提高對(duì)信息化檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)。另一方面還要加大資金和人才的投入，充分運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)一步完善和提升檔案管理工作水平。

結(jié)語(yǔ)

總之，羅馬非一日建成，工作單位檔案管理水平的提高也非一日之功，千里之行始于足下，提高檔案管理工作水平，不僅需要提高對(duì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，而且還需要建立健全完善的檔案管理工作制度，同時(shí)結(jié)合工作實(shí)際充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，全面提升檔案管理工作的水平，除了讓工作單位的檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：陳明明（1986-）男，漢族，本科，山西柳林人，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。