李杉 北京倫洋圖書出版有限公司
引言:現(xiàn)階段,我國各地區(qū)中小型的圖書出版社已經(jīng)從傳統(tǒng)的經(jīng)營性文化機(jī)構(gòu)逐步轉(zhuǎn)向?yàn)槠髽I(yè)單位,在此過程中,許多原有的管理模式還需要進(jìn)行改善,例如“內(nèi)部控制”,以往的內(nèi)部控制沒有達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)的管理要求,不能完全滲透到圖書出版社的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)中,當(dāng)前圖書出版社的發(fā)展需求也不能給予滿足。為了確保圖書出版社能夠嚴(yán)格遵從相應(yīng)的法律法規(guī),進(jìn)一步保證內(nèi)部資產(chǎn)安全以及相關(guān)信息的真實(shí)完整度,相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)正確認(rèn)知內(nèi)部控制,使用科學(xué)的手段開展內(nèi)部控制,提高圖書出版社的經(jīng)營管理效率,以此來實(shí)現(xiàn)圖書出版社的戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)。
圖書出版是指書籍、地圖、圖片、畫冊(cè)以及由新聞出版總署認(rèn)定的其他內(nèi)容載體形式的編輯,并通過印刷發(fā)行向社會(huì)出售的經(jīng)營活動(dòng)?,F(xiàn)代出版主要指對(duì)以圖書、報(bào)刊、音像、電子、網(wǎng)絡(luò)等媒體承載的內(nèi)容進(jìn)行編輯、復(fù)制(包括印刷、復(fù)制等)、發(fā)行(或網(wǎng)絡(luò)傳播)三個(gè)方面。圖書發(fā)行就是在圖書生產(chǎn)制作完成后,經(jīng)過總發(fā)行、批發(fā)以及零售等一系列環(huán)節(jié),最終傳遞到讀者手中的所有傳送流程的總稱。圖書的出版發(fā)行可謂是一神圣的工作,不但能夠體現(xiàn)圖書的自身價(jià)值和使用價(jià)值,同時(shí)還能夠?yàn)槿珖嗣駛鞑?yōu)秀的文化知識(shí)。自改革開放后,我國開放了允許圖書出版社自辦發(fā)行的政策。通俗來講,就是除去鮮為人知的新華書店銷售之外,符合要求的各類出版社都可以自行構(gòu)建各樣的營銷模式來進(jìn)行圖書的生產(chǎn)與銷售,該政策賦予了出版社本版圖書的總發(fā)行權(quán),但不能總發(fā)行其他出版社的圖書。出版社的改革與創(chuàng)新就此產(chǎn)生,特別是在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的背景下,為我國各地圖書出版社帶來了更好的發(fā)展機(jī)遇,圖書出版社的發(fā)展規(guī)模在不斷壯大,許多出版社均已與各大網(wǎng)絡(luò)銷售商簽訂了網(wǎng)絡(luò)銷售協(xié)議,形成了圖書銷售網(wǎng)絡(luò),如此一來,出版社的持續(xù)發(fā)展得到了有效保證,每年的圖書銷售額也在穩(wěn)定上升。由此可見,出版社與廣大讀者的圖書分銷渠道無論是對(duì)于出版社,還是對(duì)于廣大讀者都具有十分重要的意義。
圖書出版社作為一個(gè)整體,所涉及的領(lǐng)域較為廣泛,且分類居多,在日常的經(jīng)營和管理中會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問題,因此需要圖書出版社中各個(gè)部門和全體員工恪盡職守、各盡其責(zé),嚴(yán)格做好自身的崗位工作,盡自己最大努力為出版社的發(fā)展和轉(zhuǎn)型升級(jí)提供充足動(dòng)力,以此來促進(jìn)圖書出版社不斷向現(xiàn)代企業(yè)邁進(jìn)。圖書出版社的管理渠道和手段有許多,最為重要的莫過于內(nèi)部控制,內(nèi)部控制貫穿在出版社管理中的各個(gè)環(huán)節(jié),如:版權(quán)的管理、原材料的采購、印制加工的管理、倉儲(chǔ)物流的管理、銷售和客戶的管理、還包括內(nèi)部員工的報(bào)銷制度,同時(shí)涉及單位的戰(zhàn)略發(fā)展和決策等,可謂是身兼數(shù)職、十分重要的一項(xiàng)工作。近些年,我國經(jīng)濟(jì)體系在不斷完善,各類先進(jìn)的科技技術(shù)也得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展,人們的生活水平也得到了明顯的提高,對(duì)圖書出版社帶來了更為嚴(yán)峻的要求和挑戰(zhàn),在這樣的關(guān)鍵時(shí)期,圖書出版社承受著多方面的壓力,同時(shí)也會(huì)遭受各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。而通過加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,能夠巧妙的改善此類現(xiàn)狀,在保證出版物質(zhì)量的同時(shí),使內(nèi)部全體員工都能更好發(fā)揮出自身的價(jià)值所在,從而實(shí)現(xiàn)低成本高效益的經(jīng)營目標(biāo),最終有效降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),促使圖書出版社在未來能夠更順利轉(zhuǎn)型、長遠(yuǎn)發(fā)展。
人員是開展工作的基礎(chǔ)和前提,對(duì)工作質(zhì)量有著重要的促進(jìn)的作用,但通過對(duì)圖書出版社的內(nèi)部控制工作調(diào)查后發(fā)現(xiàn),我國許多出版社領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)內(nèi)部控制缺少正確的認(rèn)識(shí),忽略了內(nèi)部控制的重要性,更有甚者對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的概念都存在理解的偏差。正是在這樣的背景下,許多內(nèi)部控制制度始終停留在原地,得不到有效的開展,不能對(duì)出版社內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施監(jiān)督,各部門之間缺少高度配合,最終導(dǎo)致內(nèi)部控制工作開展困難。部分出版社領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)內(nèi)部控制理念學(xué)習(xí)不夠,不能準(zhǔn)確掌握內(nèi)部控制相關(guān)的管理知識(shí),對(duì)內(nèi)部控制理論的認(rèn)識(shí)存在較大的差距。與此同時(shí),雖然部分出版社已經(jīng)制定了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,但與自身的發(fā)展需求相互背離,不能滿足實(shí)際情況,導(dǎo)致內(nèi)部控制不能準(zhǔn)確落實(shí)到各崗位中,最終變成了流程化、形式化。
在日常工作中,內(nèi)部控制管理機(jī)制起到了至關(guān)重要的作用,不但能夠?yàn)閳D書出版社開展內(nèi)部控制提供有效保障,同時(shí)可以明確規(guī)范業(yè)務(wù)操作步驟和流程,對(duì)出版社各部門、各崗位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。嚴(yán)格把控經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),使圖書出版社的發(fā)展目標(biāo)和管理水平保持一致。但從目前的實(shí)際情況來看,圖書出版社在進(jìn)行內(nèi)部控制過程中沒有明確劃分工作職責(zé),各部門、各崗位之間缺少相互制衡監(jiān)督的關(guān)系,在一定程度上影響了內(nèi)部管理控制的進(jìn)度和效果。此外,個(gè)別圖書出版社在管理制度設(shè)置上存在著一定的缺陷和漏洞,各部門之間的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺少相關(guān)的管理體系,導(dǎo)致在整體運(yùn)行過程中存在著較大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)工作是整個(gè)圖書出版社的核心部門,開展財(cái)務(wù)工作時(shí)會(huì)遵循相關(guān)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,并嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作,通用的財(cái)務(wù)報(bào)告及會(huì)計(jì)信息,在一定程度上能夠給主要管理的部門以及領(lǐng)導(dǎo)層等使用報(bào)表的人員提供決策參考。但在實(shí)際工作中往往不能滿足內(nèi)部控制管理的需要,會(huì)計(jì)信息的披露并沒有根據(jù)內(nèi)部控制的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì),無法及時(shí)反映內(nèi)部控制管理的效果以及存在的問題,出版社領(lǐng)導(dǎo)也不能了解關(guān)鍵經(jīng)營環(huán)節(jié)的實(shí)際情況,一定程度上影響了圖書出版社的良性發(fā)展。
想要順利開展內(nèi)部控制工作,需要建立健全相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,一旦有了內(nèi)部控制制度,制度的執(zhí)行就是重中之重,對(duì)出版社內(nèi)部的管理人員有著較高的執(zhí)行要求,一旦執(zhí)行不力,那么會(huì)使內(nèi)部控制不能真正發(fā)揮出自身最高的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。結(jié)合目前我國各地區(qū)圖書出版社的實(shí)際情況來看,由于領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員重業(yè)務(wù)輕管理,沒能將主要精力放在內(nèi)控控制制度的執(zhí)行中,同時(shí)缺少了對(duì)執(zhí)行的監(jiān)督和檢查,一些圖書出版社,雖然已經(jīng)設(shè)立了內(nèi)部審計(jì)部門,但由于人員配備少,審計(jì)力量不足,導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)流于表面,也無法做到對(duì)所有審計(jì)問題的整改進(jìn)行跟蹤,導(dǎo)致問題長期存在,不能及時(shí)修正。
通過文章上述所將,許多圖書出版社的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)內(nèi)部控制缺少正確的認(rèn)識(shí),依然停留在傳統(tǒng)、落后的管理觀念中,依靠人治而不是依靠建立健全相應(yīng)的管理制度來制約,導(dǎo)致內(nèi)部控制工作開展困難,得不到預(yù)期效果。為了改變此類現(xiàn)狀,圖書出版社領(lǐng)導(dǎo)人員要從自身做起,積極改變傳統(tǒng)的管理觀念,建立健全科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)制度,形成各個(gè)崗位相互制約相互監(jiān)督的體系。嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度,充分發(fā)揮自身表率作用,將制度的剛性執(zhí)行貫徹到全體員工的意識(shí)和行為中,樹立正確的管理觀念,促使所有員工都能積極、自主的參與到內(nèi)部控制工作中,將內(nèi)部控制準(zhǔn)確落實(shí)到出版社內(nèi)部的各個(gè)崗位中,營造良好的內(nèi)部控制工作環(huán)境,不回避問題,而是要積極地解決問題,以此來推動(dòng)圖書出版社內(nèi)部控制體系的順利建設(shè)與實(shí)施。
完善的內(nèi)部控制體系是幫助圖書出版社提高內(nèi)部控制效果的重要手段,首先,要建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境,梳理法人治理結(jié)構(gòu),明確各決策層級(jí)的職責(zé),如:董事會(huì)、總經(jīng)理會(huì)等;優(yōu)化內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置,避免責(zé)權(quán)不清,部門職責(zé)相互交叉的現(xiàn)象;建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)制,審計(jì)機(jī)構(gòu)獨(dú)立的開展監(jiān)督及檢查;將內(nèi)部控制工作納入績(jī)效考核,形成人人參與的企業(yè)文化。其次,建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及評(píng)估機(jī)制,梳理在經(jīng)營中所潛在的各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),明確風(fēng)險(xiǎn)的形式,以及對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的分級(jí)、分類的管控措施以及應(yīng)對(duì)策略。再次,建立完善的內(nèi)部經(jīng)營信息收集及溝通機(jī)制,保證圖書出版社內(nèi)部門之間以及與外部之間的有效溝通。最后,通過內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,不斷對(duì)圖書出版社內(nèi)部控制中的漏洞和不完善進(jìn)行修正,從而形成完整的內(nèi)部控制體系。
財(cái)務(wù)信息的有效性對(duì)于內(nèi)部控制工作十分重要,財(cái)務(wù)通用報(bào)表僅能反映圖書出版社表層的經(jīng)營情況和總體的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于內(nèi)部控制工作來說是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在實(shí)際工作中可以以通用報(bào)表為基礎(chǔ),深挖財(cái)務(wù)信息背后所隱藏的風(fēng)險(xiǎn)因素。如針對(duì)“圖書銷售收入”這一財(cái)務(wù)通用報(bào)表中的指標(biāo),背后蘊(yùn)含著總體發(fā)貨量、應(yīng)收賬款、發(fā)票、折扣、客戶的信用額度、所投入的營銷成本等風(fēng)險(xiǎn)因素,各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素都會(huì)成為內(nèi)部控制管控的目標(biāo),每一個(gè)因素都之間都存在協(xié)調(diào)與矛盾共存的關(guān)系,如何能達(dá)到最優(yōu),也就是在風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下,使圖書銷售收入這一目標(biāo)最大化,就需要財(cái)務(wù)信息對(duì)此有一個(gè)有效的描述。在財(cái)務(wù)信息的披露時(shí)針對(duì)這些因素進(jìn)行設(shè)計(jì),管理者可以從多個(gè)維度進(jìn)行篩選,形成靈活的個(gè)性化內(nèi)部控制管理報(bào)表,以便更好的進(jìn)行分析做出決策,為圖書出版社的風(fēng)險(xiǎn)控制提供依據(jù)。
監(jiān)督管理是企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制建立與實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性,發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷,并及時(shí)加以改進(jìn)。監(jiān)督管理體系包括圖書出版社外部對(duì)內(nèi)部的監(jiān)督、上級(jí)對(duì)下級(jí)的監(jiān)督,不相容職責(zé)崗位之間的監(jiān)督,以及獨(dú)立第三方的監(jiān)督。監(jiān)督管理體系應(yīng)在圖書出版社內(nèi)部管理制度中于以體現(xiàn)。圖書出版社外部對(duì)內(nèi)部的監(jiān)督,主要體現(xiàn)在上級(jí)主管部門,以及外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)部的各項(xiàng)檢查和審計(jì)工作,需要建立外部檢查及審計(jì)對(duì)接配合機(jī)制,以及問題責(zé)任部門、責(zé)任人的整改督辦機(jī)制,保證問題整改落實(shí)。上級(jí)對(duì)下級(jí)的監(jiān)督,主要體現(xiàn)在對(duì)經(jīng)營業(yè)務(wù)事項(xiàng)的審批流程中,明確各管理層級(jí)的審批權(quán)限,避免出現(xiàn)越權(quán)審批或先斬后奏的情況出現(xiàn);不相容職責(zé)崗位之間的監(jiān)督,主要體現(xiàn)在崗位職責(zé)設(shè)置中,如:會(huì)計(jì)與出納崗位、采購與庫管崗位、銷售與庫管崗位以及資產(chǎn)管理與資產(chǎn)使用崗位等,通過明確相應(yīng)的職責(zé),使不相容職責(zé)崗位形成相互制約的機(jī)制,避免舞弊行為的發(fā)生。獨(dú)立第三方的監(jiān)督,主要體現(xiàn)在內(nèi)部審計(jì)中,設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),并由圖書出版社一把手直管,建立內(nèi)部審計(jì)制度,參與到事前、事中、事后,發(fā)揮審計(jì)監(jiān)督作用,客觀的對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營中的各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)表審計(jì)意見,同時(shí)堅(jiān)決落實(shí)問題的整改,查缺補(bǔ)漏。完善的監(jiān)督管理體系可以大大的提升內(nèi)部控制管理的執(zhí)行效果,使內(nèi)部控制管理落到實(shí)處。
風(fēng)險(xiǎn)是每個(gè)企業(yè)在經(jīng)營過程中不可避免的,圖書出版社在生產(chǎn)經(jīng)營中也會(huì)存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn),并且風(fēng)險(xiǎn)的大小是和收益的大小相關(guān)的,因此圖書出版社也需要正確看待經(jīng)營中的風(fēng)險(xiǎn),完全沒有風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)是不存在的,只是需要圖書出版社對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和收益進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估,讓風(fēng)險(xiǎn)和收益匹配,讓風(fēng)險(xiǎn)可控。為此,圖書出版社管理人員應(yīng)注重風(fēng)險(xiǎn)管理,采用科學(xué)、可行性的舉措進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)分析。首先,組織出版社各部門管理層人員對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營中各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)梳理,歸納風(fēng)險(xiǎn)分類體系,及分級(jí)體系,建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制;其次,引入專業(yè)法律顧問機(jī)制,在公司治理、人力資源、制度建設(shè)、合同簽定、業(yè)務(wù)洽談、中大投融資事項(xiàng)等聽取專業(yè)律師團(tuán)隊(duì)的意見,形成最終的決策方案;最后,在擴(kuò)展業(yè)務(wù),合作新項(xiàng)目時(shí),可聘請(qǐng)第三方團(tuán)隊(duì),對(duì)合作方進(jìn)行盡職調(diào)查,充分了解合作方的經(jīng)營情況,過往獎(jiǎng)懲歷史以及合作內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。做到對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事前有評(píng)估,事中有監(jiān)控,事后有保障的風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制。
為了進(jìn)一步保證內(nèi)部控制的執(zhí)行力和效果,對(duì)管理人員和財(cái)務(wù)人員應(yīng)加大培訓(xùn)力度,提高職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。為此,圖書出版社可以通過警示教育以及反面問題清單的形式,向管理人員和財(cái)務(wù)人員樹立正確的職業(yè)道德觀和價(jià)值觀,避免被金錢蒙蔽雙眼,出現(xiàn)違規(guī)操作的現(xiàn)象。另一方面,根據(jù)圖書出版社中各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)等工作內(nèi)容,可跨業(yè)務(wù)范圍定期對(duì)管理人員和財(cái)務(wù)人員開展跨業(yè)務(wù)的普及型專業(yè)培訓(xùn),通過這樣的方式來促進(jìn)管理人員和財(cái)務(wù)人員對(duì)圖書出版社各個(gè)業(yè)務(wù)的了解,更好滿足崗位職責(zé)要求。
近些年來,互聯(lián)網(wǎng)+成為了人們生活中不可或缺的一部分,新技術(shù)不斷涌現(xiàn),對(duì)各行各業(yè)都帶來了翻天覆地的變化。為此,圖書出版社領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展腳步,抓住互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的特點(diǎn),在出版社內(nèi)部搭建管理系統(tǒng)也就是ERP,通過把內(nèi)部控制管理嵌入到ERP系統(tǒng)的方式,可以將內(nèi)部控制準(zhǔn)確落實(shí)到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié),同時(shí)提高管理效率,降低管理成本,使風(fēng)險(xiǎn)防范及時(shí)、有效,以此來實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的最大效益化。與此同時(shí),出版社領(lǐng)導(dǎo)必須要時(shí)刻關(guān)注外部環(huán)境變化,根據(jù)外部變化及時(shí)對(duì)自身管理模式進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整,時(shí)代不斷進(jìn)步,圖書出版社也不能止步不前,要跟隨時(shí)代的腳步與時(shí)俱進(jìn),不斷將新技術(shù)、新手段引入內(nèi)部管理之中,促使圖書出版社能夠在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中著茁壯發(fā)展。
通過本文上訴所說,使得我們對(duì)圖書出版社和內(nèi)部控制有了更為深入的了解,在當(dāng)前圖書出版社面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的現(xiàn)狀下,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要著重觀察長遠(yuǎn)利益,企業(yè)管理層應(yīng)更多著眼長遠(yuǎn)利益,加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制,提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力,在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。在出版社的日常發(fā)展過程中,如果不能做好內(nèi)部控制工作,在運(yùn)營的過程中也會(huì)出現(xiàn)各類經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),對(duì)于自身的未來發(fā)展會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的阻礙和約束性,同時(shí)會(huì)對(duì)出版社帶來不必要的損失,甚至可能會(huì)出現(xiàn)資金短缺、影響運(yùn)營的現(xiàn)象發(fā)生。為此,圖書出版社領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部控制,從內(nèi)部控制的角度出發(fā),嚴(yán)格做好出版社的內(nèi)部控制工作,加強(qiáng)在內(nèi)部樹立正確的內(nèi)部控制意識(shí),結(jié)合實(shí)際經(jīng)營情況構(gòu)建完善的內(nèi)部控制管理體系和監(jiān)管體系,實(shí)施財(cái)務(wù)考核,提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性,確保圖書出版社的整體經(jīng)濟(jì)效益,推動(dòng)其在未來能夠發(fā)展。