淺談衛(wèi)健系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案規(guī)范化管理

趙培云

摘 要：梳理疫情防控檔案的特點(diǎn)，初步總結(jié)疫情防控檔案對抗擊疫情的作用，闡述疫情檔案的構(gòu)成及涉及模塊，分析衛(wèi)健系統(tǒng)針對新冠肺炎疫情防控檔案規(guī)范化管理對策，從信息化建設(shè)、補(bǔ)充檔案資料、加強(qiáng)檔案分類管理、健全激勵(lì)制度等視角解讀疫情防控檔案管理的流程、要點(diǎn)及優(yōu)化方式。為確保文件材料應(yīng)收盡收，在疫情檔案歸屬范圍內(nèi)需健全保障措施、明確職責(zé)劃分，為抗擊新冠疫情及應(yīng)對后續(xù)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有力保障。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎疫情;文件材料歸檔;檔案管理

自新冠肺炎疫情暴發(fā)以來，各國均受到不同程度影響，引發(fā)國際社會(huì)廣泛關(guān)注。我國各級(jí)黨委及政府部門遵照中央指示，秉持高度集中、落實(shí)負(fù)責(zé)、迅速執(zhí)行的理念，為打贏這場無硝煙的戰(zhàn)爭提供有力支持。我國在短時(shí)間內(nèi)控制了新冠疫情，衛(wèi)健系統(tǒng)作為疫情防控的基礎(chǔ)，日均信息匯入及處理量十分龐大，為有效應(yīng)對下次突發(fā)公共衛(wèi)生事件，需大力研究衛(wèi)健系統(tǒng)疫情防控檔案規(guī)范化管理。實(shí)現(xiàn)資料規(guī)劃、有序、高效收集，為歸檔與管理提供保障，發(fā)揮檔案部門優(yōu)勢，為疫情防控、數(shù)據(jù)處理與調(diào)用奠定基礎(chǔ)。

一、疫情防控檔案的特點(diǎn)

國家檔案局在新冠肺炎疫情暴發(fā)時(shí)下發(fā)重大指令，表示新冠肺炎疫情檔案是黨、政府及民眾抗擊疫情的真實(shí)寫照，對后續(xù)類似工作具有充足參考價(jià)值，需有效收集疫情檔案資料，并將其匯總分類。從理論視角分析，疫情防控檔案具體指國家機(jī)構(gòu)、個(gè)人或社會(huì)組織在緊急衛(wèi)生活動(dòng)中匯集而成的有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料，包括文字記錄、圖表記錄、電子檔案。疫情防控檔案作為應(yīng)對傳染病工作中形成的最原始記錄，可反映抗擊疫情過程中各項(xiàng)工作執(zhí)行的是否科學(xué)，并可為科學(xué)防控提供參考。疫情防控檔案涉及疫情發(fā)生、疫情惡化、疫情控制或結(jié)束等階段產(chǎn)生的資料，疫情防控檔案具有如下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.文件資料涉及范圍廣且內(nèi)容較多

疫情防控檔案涉及疫情發(fā)展全周期文件資料，包含傳染病病發(fā)地點(diǎn)及擴(kuò)散趨勢、病人基本資料（年齡、性別、職業(yè)、住址、行動(dòng)軌跡等）、感染者死亡資料等?？偟膩碚f，疫情防控檔案能有效反映傳染病的規(guī)律及特點(diǎn)。除此之外，衛(wèi)生健康部門、教育部門、工業(yè)部門、交通運(yùn)輸?shù)炔块T在疫情防控過程中會(huì)生成文檔資料，歸屬于疫情防控檔案。

2.價(jià)值高

常規(guī)來講，疫情防控檔案可有效反映各地疾病發(fā)展情況，衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)可通過疫情防控檔案對各地疫情進(jìn)行客觀評(píng)定，以此制定有效整治措施，應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，避免疫情進(jìn)一步惡化及擴(kuò)散。除此之外，疫情防控檔案中包含傳染病毒的生物特征、感染特性、遺傳基因等信息。此類信息可作為疫苗研發(fā)、藥物研制的重要參考，可提升民眾對傳染性病毒的認(rèn)識(shí)。近年來，病毒從野生動(dòng)物轉(zhuǎn)移到人類身上的概率大大提高，疫情防控難度愈來愈大。因此，疫情防控檔案的價(jià)值隨之提高。

3.具有一定機(jī)密性，安全管理級(jí)別高

疫情防控檔案部分內(nèi)容由國家保密局直屬管轄，根據(jù)《衛(wèi)生工作中國家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》，不經(jīng)過國家及上級(jí)指示，國家管轄區(qū)間內(nèi)的所有社會(huì)組織或個(gè)人均不可公開疫情防控檔案資料。具體包括疫情走勢分析、疾病與機(jī)體作用關(guān)系的數(shù)據(jù)、病發(fā)數(shù)和死亡數(shù)、重大衛(wèi)生事件防治流程及具體情況等。除此之外，針對生物活性病毒、人體標(biāo)本均歸屬于疫情防控檔案，具體劃分為實(shí)物檔案。實(shí)物檔案管理過程中安全級(jí)別較高，不經(jīng)過批準(zhǔn)與備案不可擅自開展研究工作，避免病毒泄露或傳播。加強(qiáng)疫情防控檔案管理具有落實(shí)生物安全防護(hù)作用。從整體分析，疫情防控檔案具有涉密程度高且安全管理要求高的特點(diǎn)。

4.時(shí)效性強(qiáng)且隨機(jī)性大

新冠肺炎疫情抗擊期間分秒必爭，所以收集的檔案信息具有非常強(qiáng)的及時(shí)性。在疫情數(shù)據(jù)的持續(xù)變化下，各層級(jí)政府均對防控措施進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，國家下發(fā)的公共政策落實(shí)到基層部門時(shí)均進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。如果上級(jí)部門獲取不到基層部門精準(zhǔn)的檔案資料，將無法制定有效的處置措施。因此，疫情防控檔案具備極強(qiáng)的及時(shí)性與精準(zhǔn)性，緊跟疫情發(fā)展動(dòng)態(tài)。同時(shí)，抗疫期間沒有定數(shù)，一切均可調(diào)控，人員、抗疫方式、民眾反映、政府決策均需動(dòng)態(tài)調(diào)整及變化，說明疫情防控檔案隨機(jī)性較強(qiáng)。

二、衛(wèi)健系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案規(guī)范化管理的措施

1.完善疫情防控檔案管理體系

新冠肺炎疫情屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其影響之大遠(yuǎn)超非典。雖然我國在抗擊非典疫情中已經(jīng)重視檔案管理工作，并匯總文檔資料，但管理流程科學(xué)性不足。與此同時(shí)，受病毒特異性、覆蓋范圍、傳播速度等影響，新冠疫情檔案管理無法沿襲非典疫情檔案管理體系。因此，有必要深入分析新冠疫情檔案規(guī)范化管理制度，從收集、分類、歸檔、保管、利用等視角修改與完善管理流程，并提取疫情防控檔案共性管理?xiàng)l例，提高其普適性，以此有效應(yīng)對突發(fā)公共安全衛(wèi)生事件。

根據(jù)疫情防控檔案規(guī)范化管理需求，需多措并舉，以前瞻性為管理基礎(chǔ)。疫情檔案管理工作是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)，檔案管理者需認(rèn)識(shí)自身責(zé)任，可腳踏實(shí)地、主動(dòng)作為，有效反饋疫情信息。做好文檔資料匯總、實(shí)物檔案保存等工作，為新冠疫肺炎情防范提供有力幫助。首先，需提前介入、指導(dǎo)先行。檔案管理需早布置、早實(shí)施、早規(guī)劃、早落實(shí)。圍繞各地集中收尾人員，提取有利資料，把握信息收集關(guān)鍵時(shí)期，同時(shí)介入檔案管理工作流程，組織專人對疫情防控部門及人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，讓檔案管理工作與疫情抗擊同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)對接;其次，調(diào)集社會(huì)力量，全方面收集社會(huì)檔案資料。為避免機(jī)關(guān)人員返崗造成文檔缺失或遺漏，建立采取分批接收方式，提前做好信息接收與移交工作，將疫情防控期間的各類資料以報(bào)表、圖片、錄音、錄像、實(shí)物等形式匯總與整理，為檔案歸檔提供有力幫助;最后，疫情防控部門應(yīng)將檔案管理工作作為日常事務(wù)之一，做好打持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備，保證抗擊疫情防控期間檔案工作不掉隊(duì)、不滯后。同時(shí)，推行隨時(shí)收集材料、隨時(shí)歸檔體系，精準(zhǔn)把握一手疫情防控資料，關(guān)注疫情防控日常檔案收集工作。例如，疫情防控初期，可成立專項(xiàng)工作小組，指揮疫情防控工作及檔案收集工作，合理調(diào)度疫情檔案收集保護(hù)及防疫工作，保障疫情防控和檔案處理完美對接。疫情防控黃金期，衛(wèi)健部門需派遣專人到各單位檢查檔案情況，對出現(xiàn)的檔案管理問題及時(shí)指正。74E84B52-77D2-44D7-A66C-1BCDE3321CD9

2.加強(qiáng)疫情防控檔案分類管理工作

實(shí)現(xiàn)衛(wèi)健系統(tǒng)疫情檔案防控規(guī)范化管理，需重點(diǎn)關(guān)注檔案分類管理。各單位需派遣專人到管轄單位、部門或鄉(xiāng)鎮(zhèn)報(bào)送疫情檔案資料，明確規(guī)定檔案最遲報(bào)送時(shí)間。衛(wèi)健系統(tǒng)檔案室需安排專門管理者處理各類疫情檔案資料，記錄檔案到達(dá)時(shí)間，并將其分類整理，同時(shí)將檔案拷貝到數(shù)據(jù)庫，開設(shè)新冠肺炎疫情防控專區(qū)。此外，依照疫情防控檔案性質(zhì)與類別進(jìn)行分類，如根據(jù)信息來源可分為醫(yī)療救治類檔案、督導(dǎo)督查類檔案、疫情數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類檔案、物資保障類檔案、民生類檔案、新聞與輿論類檔案，按照類型編制制定編號(hào)，存放到單獨(dú)檔案柜。相同檔案卷宗可依照檔案類型再次細(xì)分，如紙質(zhì)文件、電子檔、錄像、音頻、圖片等。

疫情防控期間，各級(jí)防控領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)將全部檔案作為全宗，將醫(yī)療類檔案作為一類進(jìn)行匯總與整理。就本次新冠肺炎疫情而言，醫(yī)護(hù)救治工作是重中之重，包括重癥、急癥、輕癥感染者救治，還包括核酸檢測、防控部署，兼顧黨務(wù)人員、一線工作者、臨調(diào)人員，檔案交叉性十分復(fù)雜。為避免檔案資料相互交叉，需在單位原檔案基礎(chǔ)上單獨(dú)設(shè)立大類進(jìn)行歸檔處理。通俗講，就是將材料數(shù)量多的檔案單獨(dú)處理，材料數(shù)量少的檔案不可單獨(dú)設(shè)類。

3.補(bǔ)充檔案資料

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高度發(fā)展下，信息的錄入方式發(fā)生巨大變化，全國信息呈現(xiàn)深度交融狀態(tài)，信息記錄方式及涉及面十分廣泛，記錄形式也更加多樣。衛(wèi)健系統(tǒng)疫情防控檔案規(guī)范化管理中需注意疫情防控文件資料的豐富性、及時(shí)性與有效性。結(jié)合信息技術(shù)，推行線上與線下指導(dǎo)聯(lián)合模式，將疫情防控救治相關(guān)文件資料收集處理，保證資料的齊全、可用且真實(shí)。總體來講，疫情防控檔案需能真實(shí)反映疫情防控期間基層部門工作實(shí)務(wù)，可反映疫情抗擊的全貌。

檔案資料涉及：抗擊新冠肺炎疫情期間我國公民自發(fā)組織的公益捐款，或志愿者自發(fā)籌集資金，將其歸納到疫情防控檔案;對社會(huì)組織與個(gè)人捐贈(zèng)的物質(zhì)情況轉(zhuǎn)化為憑證或記錄;新冠肺炎疫情防控期間居民居家生活情況及社會(huì)氛圍，對抗疫情時(shí)有關(guān)視頻與圖片進(jìn)行匯總與收集;收錄一線工作者工作事跡，了解一線人員敬業(yè)精神，以迎難而上為主題，塑造最美逆行者;記錄各地抗疫期間市容市貌，了解國民對待疫情的謹(jǐn)慎態(tài)度及對國家政策的支持;反應(yīng)新冠肺炎疫情抗擊者尤其是一線工作者珍貴工作圖片及錄像，收錄抗日日記、工作日志、心得體會(huì)。例如，在我國湖北武漢新冠肺炎疫情暴發(fā)時(shí)期，多省份派出醫(yī)護(hù)者支援，可將其作為紀(jì)實(shí)性檔案資料，完整反映抗疫期間國人眾志成城。同時(shí)，抗疫期間眾多家庭設(shè)置“土味”標(biāo)語，應(yīng)用喇叭廣播形式反映抗疫的重要性。補(bǔ)充檔案資料可將“我知道你為了誰，我也要知道你是誰”為主題，建立新冠肺炎疫情防控專家及醫(yī)務(wù)工作者檔案資料。收集各地醫(yī)療部門馳援專家和醫(yī)護(hù)者資料，將其真實(shí)姓名、性別、出生年月等基本資料歸納處理，以此為日后應(yīng)對突發(fā)類公共衛(wèi)生安全事件提供人員保障。

4.健全激勵(lì)制度

衛(wèi)健系統(tǒng)疫情防控檔案規(guī)范化管理若想突出成績，必須健全激勵(lì)制度。檔案專業(yè)職稱評(píng)審機(jī)構(gòu)評(píng)審過程中應(yīng)將抗疫人員優(yōu)先對待。針對奮戰(zhàn)抗擊新冠肺炎的醫(yī)務(wù)工作者、新聞采編、疫苗研制人員等，在評(píng)定職稱或人才評(píng)選過程中應(yīng)推行激勵(lì)措施，鼓勵(lì)社會(huì)各界人才主動(dòng)加入抗擊新冠肺炎疫情的隊(duì)伍中。檔案工作作為防控工作的重中之重，檔案資料需突出顯示有突出貢獻(xiàn)的技術(shù)人員，對職稱評(píng)定給予優(yōu)先權(quán)。此外，針對檔案管理人員，也應(yīng)健全激勵(lì)制度，引導(dǎo)管理者主動(dòng)參與文檔匯編與整理，對表現(xiàn)優(yōu)異的人予以物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，對瀆職者予以處罰。

5.執(zhí)行檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

以《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《實(shí)物檔案整理規(guī)則》等執(zhí)行檔案整理與歸檔工作。以各項(xiàng)條例為基礎(chǔ)，保證新冠肺炎疫情防控檔案可及時(shí)收錄、有效整理、全面管理。檔案整理過程中涉及生物安全的檔案應(yīng)依照生物安全防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范開展。疫情結(jié)束后，各級(jí)部門需依照法律規(guī)定向單位移交檔案，結(jié)合國家綜合檔案管理規(guī)章送往終端管理部門，當(dāng)疫情防控機(jī)構(gòu)撤除后，此類機(jī)構(gòu)生命周期內(nèi)的資料匯總為檔案資料移交國家綜合檔案館。

6.推行電子文件單套制管理

首先，新冠肺炎疫情是我國近百年重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件之一，其形成的文件資料數(shù)量多且涉及范圍廣泛，大部分資料均以電子文檔形式呈現(xiàn)。其次，隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，電子文件管理逐步推行電子化單套制歸檔技術(shù)，電子文件的電子化歸檔可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控，并可多份備案或上傳云平臺(tái)存儲(chǔ)。電子文件單套制管理不再受疫情人員地理位置受限或無法面對面歸檔的影響，可提升檔案歸檔的及時(shí)性與有效性?？傮w而言，探索電子文件電子化單套制管理有助提高歸檔速率，提升檔案的有效性，同時(shí)可為其他領(lǐng)域檔案管理提供參考。

7.加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化建設(shè)的優(yōu)勢分為很多方面。首先，加強(qiáng)信息化建設(shè)可全面推進(jìn)無紙化檔案管理。其次，新冠肺炎屬于傳染類疾病，紙質(zhì)文檔傳遞過程中易造成病毒感染，從而引發(fā)繼發(fā)性病毒感染，通過信息技術(shù)可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，省去紙質(zhì)文檔傳送環(huán)節(jié)。檔案管理者可利用信息化辦公系統(tǒng)對文件進(jìn)行存檔管理，對疫情防控檔案進(jìn)行歸檔、整理與調(diào)取。根據(jù)檔案管理要求，借助信息化辦公系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)登記、編號(hào)、檔案存放、加密、調(diào)閱及權(quán)限管理的一體化管理。針對新冠疫情防控期間產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔，可采用RFID技術(shù)或二維碼技術(shù)提取其中文字或圖表，將其與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫連通，以此對疫情防控檔案管理全流程進(jìn)行跟蹤及智能操控，降低紙質(zhì)卷宗翻閱，從而避免人體與檔案接觸頻次較多而損壞檔案。

三、結(jié)語

衛(wèi)健系統(tǒng)疫情防控檔案規(guī)范化管理是新時(shí)代的重要課題，研究疫情檔案管理具有充分的現(xiàn)實(shí)意義。目前，在多種因素影響下，檔案管理工作尚有一定改善空間，亟須有關(guān)人員在摸索與總結(jié)中不斷優(yōu)化管理體系。疫情防控檔案規(guī)范化管理不僅關(guān)乎新冠肺炎疫情抗擊成效，更關(guān)乎國家日后面對應(yīng)急事件的處理能力，因此需加大疫情防控檔案管理研究力度。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉 婧.我國新冠肺炎疫情防控檔案征集現(xiàn)狀調(diào)查與分析——以省級(jí)綜合檔案館為對象[J].檔案學(xué)通訊，2020

[2]林越陵.落實(shí)省委領(lǐng)導(dǎo)批示精神做好新冠肺炎疫情防控檔案工作[J].檔案與建設(shè)，2020

[3]韓李敏.加強(qiáng)對新冠肺炎病歷檔案，科研檔案，社交媒體信息的收集[J].浙江檔案，2021

[4]童嘉龍，李新超，于革新，等.新型冠狀病毒肺炎疫情防控期間專班運(yùn)行檔案排序體會(huì)[J].家有孕寶，2020

[5]趙艷蘭.公立醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案管理實(shí)踐與經(jīng)驗(yàn)啟示[J].山西檔案，2020

[6]孫大東，彭登輝.新冠肺炎疫情防控檔案征集機(jī)遇，挑戰(zhàn)與對策[J].浙江檔案，2020

[7]湯嬌美.論機(jī)關(guān)檔案室如何做好新冠肺炎疫情防控檔案工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021

[8]張 斌，楊 文.論重大公共危機(jī)治理中檔案工作的參與機(jī)制——以新冠肺炎疫情防控治理為例[J].檔案學(xué)通訊，2020

（作者單位：利津縣衛(wèi)生健康發(fā)展服務(wù)中心）74E84B52-77D2-44D7-A66C-1BCDE3321CD9