試析信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

溫妍

摘 要：目前，人們的生活越來(lái)越離不開(kāi)大數(shù)據(jù)，合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)所帶來(lái)的便利，在行政事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用顯得尤為重要。行政事業(yè)單位檔案記錄著國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要信息，對(duì)國(guó)家發(fā)展具有決定性影響。因此，迫切需要加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的信息化和科學(xué)化改造。如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性，確保檔案管理高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行，成為亟待解決的問(wèn)題。在此背景下，本文介紹了行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了有效、科學(xué)的檔案管理建議，以支持行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;信息化;檔案管理;科學(xué)化

近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人們已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，這對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。行政事業(yè)單位的檔案管理非常復(fù)雜，具有行政性、服務(wù)性和管理性特點(diǎn)。在信息化背景下，檔案管理科學(xué)化是行政事業(yè)單位改革和發(fā)展的重要保障，是國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)的需要。然而，由于受傳統(tǒng)管理方式和管理理念的影響，行政事業(yè)單位的檔案管理仍然存在困難。從行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，信息資源已成為各方面重要的戰(zhàn)略資源。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，負(fù)責(zé)人對(duì)其重視不夠，對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)管理。我們必須意識(shí)到，雖然文件管理看起來(lái)非常簡(jiǎn)單，但實(shí)際上需要應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)，為確保檔案管理的有效性，切實(shí)提高本單位的整體管理水平，有關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真研究和分析檔案管理的科學(xué)化，確保檔案管理高效有序順利地開(kāi)展。

一、信息化環(huán)境中事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要意義

1.推動(dòng)事業(yè)單位改革深化

我國(guó)積極推進(jìn)事業(yè)單位改革，政務(wù)公開(kāi)、財(cái)政公開(kāi)、事業(yè)單位人員公開(kāi)已成為新時(shí)代的要求。要想更好地公開(kāi)這些內(nèi)容，必須通過(guò)系統(tǒng)、科學(xué)、民主的檔案管理制度來(lái)實(shí)施。社會(huì)各界都可以通過(guò)查閱這些機(jī)構(gòu)的檔案，全面了解其歷史發(fā)展，可以起有效的監(jiān)督作用，也可以選擇優(yōu)秀的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

2.促進(jìn)事業(yè)單位高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行

檔案管理的內(nèi)容很好地反映了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，記錄了本單位以往的工作。單位負(fù)責(zé)人和決策者可以從檔案管理工作中全面、科學(xué)地了解本單位的基本情況，并在此基礎(chǔ)上調(diào)整和制定本單位的發(fā)展戰(zhàn)略。部門(mén)負(fù)責(zé)人和決策者還可以通過(guò)查閱檔案找到優(yōu)秀人才，有效提高人員選拔效率。檔案管理對(duì)于本單位員工來(lái)說(shuō)，他們的個(gè)人成長(zhǎng)都記錄在檔案中，員工可以結(jié)合檔案進(jìn)行分析，充分了解自己過(guò)去的工作，及時(shí)調(diào)整目標(biāo)，進(jìn)行自我提升。

3.促進(jìn)社會(huì)健康可持續(xù)發(fā)展

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和媒體設(shè)備的日益發(fā)展，人們的生活發(fā)生了巨大變化，檔案管理正朝著系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。相關(guān)人員要積極研究和關(guān)注社會(huì)科技發(fā)展的新趨勢(shì)，積極創(chuàng)新，逐步提高檔案管理的科學(xué)化水平。

二、信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展作用

管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合國(guó)內(nèi)實(shí)際，合理制定檔案信息化管理方案，適應(yīng)國(guó)家發(fā)展，確保檔案管理有序發(fā)展。然而，行政事業(yè)單位檔案信息化管理中還存在許多問(wèn)題，管理者必須詳細(xì)分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)措施。行政事業(yè)單位的檔案管理具有以下特點(diǎn)：一是管理;二是服務(wù);三是政治性。如今，行政機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速。如何提高檔案管理水平，科學(xué)性地提高檔案管理的有效性，已成為行政事業(yè)單位急需解決的重要課題。行政機(jī)關(guān)科學(xué)管理檔案的重要性體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，檔案科學(xué)化管理是國(guó)家發(fā)展的必然要求;第二，檔案科學(xué)化管理是行政機(jī)關(guān)發(fā)展的關(guān)鍵保障;第三，檔案科學(xué)化管理是行政機(jī)關(guān)改革的保障。

三、行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

新中國(guó)成立初期，檔案都是紙質(zhì)的，需要人工查找和整理，需要大量人力、時(shí)間以及留出專(zhuān)門(mén)的空間進(jìn)行囤積，可以滿(mǎn)足早期的工作需要，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案也呈現(xiàn)多樣化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工分揀，已不能滿(mǎn)足需要，因此逐步實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公、無(wú)紙化辦公和網(wǎng)上辦公，并逐步發(fā)展成為信息化辦公?，F(xiàn)在，隨著信息爆炸時(shí)代的到來(lái)，信息辦公開(kāi)始了檔案管理工作，檔案管理軟件也應(yīng)運(yùn)而生。由檔案信息生成的電子文件占用的空間很小，數(shù)字搜索引擎直接到達(dá)目的地。檔案的轉(zhuǎn)移和調(diào)取只需幾秒鐘，既快捷又方便。

1.檔案管理不重視，相關(guān)制度不夠完善

目前，我國(guó)大多數(shù)行政事業(yè)單位缺乏系統(tǒng)的管理制度。究其原因，是對(duì)檔案管理重視不夠，對(duì)檔案管理投入時(shí)間和精力不足。目前，我國(guó)大部分檔案管理工作在實(shí)施時(shí)缺乏深度和廣度，監(jiān)督部門(mén)處于松懈狀態(tài)，沒(méi)有對(duì)相關(guān)事務(wù)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理。因此，檔案管理制度本質(zhì)上是以一種形式存在的，沒(méi)有發(fā)揮實(shí)際作用。一些高管和員工認(rèn)為檔案管理的政治影響不明顯，因此認(rèn)為它是一項(xiàng)不重要的行政內(nèi)容。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案管理被忽視了。

2.檔案管理技術(shù)水平落后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的技術(shù)和設(shè)備被用于檔案管理。然而，由于我國(guó)行政機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理的重視程度太低，相應(yīng)檔案管理部門(mén)的資金投入低，許多部門(mén)還沒(méi)有引進(jìn)新技術(shù)和設(shè)備。檔案管理所需的許多工具和電子設(shè)備長(zhǎng)期以來(lái)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于當(dāng)今信息社會(huì)的管理，即使引進(jìn)了新設(shè)備，許多單位在文件管理方面做得還不夠，許多新設(shè)備的利用率也很低。因此，導(dǎo)致檔案管理工作中斷，盲目性、隨意性嚴(yán)重，檔案管理目標(biāo)不明確，手段不夠科學(xué)有效。

四、行政事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.管理制度不完善

隨著行政機(jī)關(guān)的不斷改革，雖然大多數(shù)行政機(jī)關(guān)都建立了檔案管理制度，但由于在實(shí)際工作過(guò)程中缺乏重視，檔案管理制度難以發(fā)揮有效作用，在實(shí)施和監(jiān)測(cè)方面仍然存在許多問(wèn)題。有些部門(mén)負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理工作是后勤工作內(nèi)容之一，只是對(duì)檔案記錄和存儲(chǔ)。同時(shí)，一些行政事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，致使現(xiàn)行管理體制存在諸多弊端，檔案管理工作流于形式。

2.必須增加資金投入

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，許多先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)被應(yīng)用檔案管理中，但行政事業(yè)單位在檔案管理科學(xué)架構(gòu)上投入的資源較少，沒(méi)有及時(shí)更新和配置新的檔案管理設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化水平未能有效提高。部分檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)單，管理人員仍采用紙質(zhì)檔案管理模式，不適應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理以及網(wǎng)絡(luò)和電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用。65BC64D1-6AC5-4892-A4B2-7B759E6CC883

3.對(duì)檔案管理重視不夠

目前，我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理信息化的整體水平較低，與發(fā)達(dá)國(guó)家相差甚遠(yuǎn)，這主要是由于行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理缺乏了解，在具體工作過(guò)程中缺乏的因素和內(nèi)容多種多樣，使得整個(gè)管理層面難以滿(mǎn)足實(shí)際需求。

4.計(jì)算機(jī)化程度低

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息時(shí)代的發(fā)展要求。一些行政機(jī)關(guān)沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理體系，檔案管理信息化水平較低。雖然一些管理機(jī)構(gòu)采用了適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng)，但沒(méi)有熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員進(jìn)行管理，影響了文件管理效率。

5.管理人員素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了很高要求。在計(jì)算機(jī)科學(xué)背景下，檔案管理科學(xué)化對(duì)管理人才提出了更高要求。然而，許多行政機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)缺乏計(jì)算機(jī)科學(xué)和信息技術(shù)領(lǐng)域的高素質(zhì)人才。同時(shí)，相關(guān)人員的培訓(xùn)不足，導(dǎo)致檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)較低。

6.檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不足

檔案管理雖然有比較嚴(yán)格的管理制度，但在實(shí)踐中，在創(chuàng)新意識(shí)和信息建設(shè)兩方面都存在許多不足。特別是在檔案管理本身，檔案管理不能明確每個(gè)職能人員的職責(zé)，使管理更加復(fù)雜，必須提高檔案管理工作效率以及優(yōu)化檔案管理創(chuàng)新意識(shí)。目前，檔案管理者在信息建設(shè)創(chuàng)新方面的意識(shí)或技能普遍存在不足。

五、信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展路徑

1.領(lǐng)導(dǎo)思維應(yīng)全面創(chuàng)新

在行政事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，要不斷強(qiáng)化相關(guān)管理者的信息化思想，同時(shí)要高度重視檔案的信息化管理。組織領(lǐng)導(dǎo)只有具有超前的思想意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)科學(xué)檔案管理的重要性，才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，為其提供充足的人力、物力和財(cái)力。管理者的思維意識(shí)一旦落后，就無(wú)法適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，制約檔案管理的信息化發(fā)展。在這種情況下，行政機(jī)關(guān)的組織領(lǐng)導(dǎo)必須積極創(chuàng)新思想，認(rèn)識(shí)信息管理的現(xiàn)實(shí)重要性。以檔案信息化管理為出發(fā)點(diǎn)，將檔案信息化建設(shè)內(nèi)容納入工作計(jì)劃，嚴(yán)格檢查行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)情況，協(xié)調(diào)解決存在的矛盾。

2.全面培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)人員，明確職責(zé)

行政事業(yè)單位要積極樹(shù)立檔案信息化人才觀。培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的人才是檔案信息化、科學(xué)化的重要條件之一。因此，我們應(yīng)該高度重視檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的整體素質(zhì)。同時(shí)，要加強(qiáng)實(shí)踐創(chuàng)新，把檔案管理與信息知識(shí)有效結(jié)合起來(lái)，不斷提高自主創(chuàng)新意識(shí)。此外，還要培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，注重定量評(píng)價(jià)的作用。將檔案工作納入目標(biāo)管理考核，確定各業(yè)務(wù)部門(mén)兼職檔案人員，并組織專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人，加強(qiáng)審核。在此基礎(chǔ)上，在檔案信息管理過(guò)程中，特別是在檢查、開(kāi)箱等多個(gè)環(huán)節(jié)，也要有相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)，確保檢查及時(shí)、糾錯(cuò)及時(shí)，進(jìn)一步提高檔案完整性，使檔案管理的數(shù)據(jù)內(nèi)容更加完整、規(guī)范。因此，單位應(yīng)該定期組織培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等活動(dòng)，并與其他單位進(jìn)行溝通，以獲得更豐富的檔案知識(shí)，提高工作能力，為行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展提供有力保障。

3.加快檔案管理的硬件建設(shè)

首先，事業(yè)單位要更加重視檔案管理，積極推廣和引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)的檔案管理設(shè)備和工具，并積極組織相關(guān)檔案管理人員開(kāi)展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，確保檔案管理人員掌握新技術(shù)，充分利用新設(shè)備，更好地推進(jìn)檔案管理科學(xué)化。其次，不斷完善檔案管理硬件設(shè)施，做好設(shè)備的定期清潔和維護(hù)工作，定期檢查設(shè)備，避免檔案丟失。因此，行政機(jī)關(guān)必須加大檔案管理硬件設(shè)施的資金投入，完善檔案管理部門(mén)所需的硬件設(shè)施建設(shè)，充分發(fā)揮電子存儲(chǔ)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)代優(yōu)勢(shì)，使檔案工作更加有序、方便、高效，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化、信息化發(fā)展。

4.加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)

在計(jì)算機(jī)科學(xué)的背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)在短時(shí)間內(nèi)實(shí)施檔案管理數(shù)字化建設(shè)，完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，以圖像存儲(chǔ)數(shù)據(jù)詳細(xì)記錄檔案信息。通過(guò)掃描功能，可以將檔案上傳互聯(lián)網(wǎng)，并進(jìn)行電子注冊(cè)，確保檔案管理的科學(xué)化和數(shù)字化。數(shù)字檔案系統(tǒng)的運(yùn)行可以為檔案的數(shù)字化管理提供強(qiáng)有力的保障，需要對(duì)傳輸?shù)奈募M(jìn)行有效分類(lèi)和排序，并在掃描儀處理后將其包含在系統(tǒng)中。在此基礎(chǔ)上，管理部門(mén)和個(gè)人可以查閱數(shù)字電子檔案，可以登錄電子檔案管理系統(tǒng)，使用關(guān)鍵字檢索和打印原始檔案。與手工檢索相比，檔案數(shù)字化可以顯著提高檔案工作效率，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時(shí)，要充分保護(hù)檔案安全，充分發(fā)揮檔案自身的價(jià)值和作用。

5.執(zhí)行數(shù)字功能和信息服務(wù)

在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要踐行以人為本的實(shí)踐理念，確保公眾對(duì)檔案信息查詢(xún)的實(shí)際需求得到滿(mǎn)足。檔案在維護(hù)人民群眾利益和社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮著重要作用。推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享和遠(yuǎn)程訪問(wèn)，全面收集相關(guān)資料，豐富檔案，實(shí)時(shí)更新檔案狀況，真實(shí)反映檔案價(jià)值。

6.加強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)

要加強(qiáng)檔案管理安全的重要因素和重要性的培訓(xùn)，培養(yǎng)員工的責(zé)任心，避免因信息泄露或檔案管理不善而造成損失，通過(guò)宣傳教育提高員工對(duì)檔案的興趣，為員工提供更強(qiáng)的精神動(dòng)力，提高工作效率和質(zhì)量，使檔案工作更加愉快。一方面，在管理機(jī)制中增設(shè)科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)員工采取必要的獎(jiǎng)懲措施，加強(qiáng)管理，提高管理效率。另一方面，要加強(qiáng)檔案分類(lèi)跟蹤不同類(lèi)型文件的匯總方式，切實(shí)做好檔案管理工作。

六、結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量直接影響國(guó)家檔案管理的質(zhì)量。在信息化環(huán)境下，行政事業(yè)單位的檔案管理科學(xué)化至關(guān)重要，要保證檔案管理的正常運(yùn)行，有效提高工作效率和工作質(zhì)量，降低勞動(dòng)成本，達(dá)到事半功倍的效果。在計(jì)算機(jī)科學(xué)的背景下，對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化研究，將為今后行政事業(yè)單位檔案管理的改革提供有力的參考。綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀令人擔(dān)憂，工作中還存在許多不足之處。面對(duì)這種情況，各級(jí)機(jī)構(gòu)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理科學(xué)化的重要性，充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，結(jié)合本單位的實(shí)際發(fā)展，不斷完善管理體系，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，創(chuàng)新科學(xué)管理方法，切實(shí)落實(shí)到各崗位，進(jìn)一步提高檔案管理科學(xué)化水平，為行政事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊元理.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考分析[J].明日風(fēng)尚，2018

[2]田寶平.簡(jiǎn)析信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化[J].幸福生活指南，2018

[3]劉麗萍.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)（文摘版）經(jīng)濟(jì)管理，2016

[4]熊桂蘭.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探究[J].新絲路中旬，2020

[5]陳興龍.關(guān)于信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].才智，2018

[6]談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].檔案與建設(shè)，2015

[7]吳金娥，包艷容.淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化[J].科學(xué)與信息化，2017

[8]周 磊.淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化[J].環(huán)球市場(chǎng)，2017

[9]張晉華.信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化[J]. 科學(xué)與財(cái)富，2019

[10]何玉燕.信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探討[J].卷宗，2019

（作者單位：柳州市行政審批服務(wù)中心）65BC64D1-6AC5-4892-A4B2-7B759E6CC883