淺談事業(yè)單位基于內(nèi)控管理的合同風(fēng)險防范及對策

摘 要：經(jīng)濟活動中合同已經(jīng)成為重要的橋梁媒介。對于事業(yè)單位來講，在參與市場活動中也在逐步建立和完善相關(guān)的內(nèi)控流程，其中有效而務(wù)實的合同管理，勢必會對保證自身權(quán)益、抑制風(fēng)險起到積極和現(xiàn)實的作用。本文通過探討事業(yè)單位如何在內(nèi)控管理流程中提升自身合同管理能力和水平，有效抑制合同法律風(fēng)險，以期對事業(yè)單位經(jīng)濟活動得到有效保護(hù)提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;合同風(fēng)險;防范

在事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作流程中，合同管理是一項十分重要的環(huán)節(jié)，能否有效控制合同風(fēng)險，是直接決定事業(yè)單位權(quán)益維護(hù)質(zhì)量的一項重要工作，更是事業(yè)單位規(guī)避法律風(fēng)險的重要手段。在合同管理工作中，絕大部分事業(yè)單位都會設(shè)立專門部門，保證合同的訂立、執(zhí)行、過程管理均能夠取得積極效果，只有將合同管理與風(fēng)險控制有效融合，才能促使事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展更加穩(wěn)定，職能得到高效發(fā)揮。

一、合同風(fēng)險與控制的意義

（一）合同風(fēng)險簡述

從廣義來講，合同風(fēng)險是一種非正常的損失，這種損失既可是單方面的損失，也可以是雙方面的損失。而在狹義理論當(dāng)中，這種風(fēng)險往往會被歸責(zé)于合同雙方當(dāng)事人所經(jīng)歷的事件而產(chǎn)生的一種非正常損失。事業(yè)單位需要以廣義的角度來對合同風(fēng)險進(jìn)行探討，實現(xiàn)對合同風(fēng)險的有效控制。事業(yè)單位因其自身性質(zhì)決定不以盈利為目的，因此以“買方”合同為主導(dǎo)，在實現(xiàn)合同目的中對方違約或者不能實現(xiàn)合同目的為重要風(fēng)險。

（二）控制合同風(fēng)險的意義

事業(yè)單位所有資金均為財政撥款為主，部分資金在使用中需要通過簽訂合同來實現(xiàn)，如何使國家撥款資金真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，只有通過有力的合同管理才能保證資金的使用效率和質(zhì)量，對合同風(fēng)險的有效控制，實質(zhì)上是財政效率的體現(xiàn)。因此，事業(yè)單位必須要結(jié)合國家相應(yīng)政策和制度以及單位的現(xiàn)實情況，規(guī)范內(nèi)控流程，識別合同風(fēng)險，準(zhǔn)確控制風(fēng)險，通過高質(zhì)量的合同行為，高質(zhì)量落實和使用財政資金，從而達(dá)到高質(zhì)量發(fā)揮財政資金的作用。

二、事業(yè)單位合同法律風(fēng)險產(chǎn)生的原因

（一）合同風(fēng)險意識不足

經(jīng)濟活動中合同是基礎(chǔ)。事業(yè)單位雖具備公益性，但為了更好地服務(wù)社會，融入市場活動勢在必行，簽訂合同必然是事業(yè)單位面臨的一項重要工作，也促使了合同管理成為事業(yè)單位各項管理工作內(nèi)容當(dāng)中的重要內(nèi)容之一。部分事業(yè)單位在運行與發(fā)展的過程中，未給予合同管理足夠的重視，導(dǎo)致合同風(fēng)險控制意識不足，合同法律風(fēng)險問題頻發(fā)。事業(yè)單位通過不同階段的改革，更加適應(yīng)當(dāng)前市場發(fā)展的經(jīng)濟趨勢，通過體制結(jié)構(gòu)調(diào)整，更加滿足社會以及政府需求。雖然在這個過程中，很多事業(yè)單位迸發(fā)出了全新的活力與生機，但整體來講，對合同管理工作的重視仍有所不足，尤其是風(fēng)險意識不足[1]。究其根本，是受過去思想觀念帶來的影響，部分事業(yè)單位未能迅速、準(zhǔn)確地適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展形勢，也未意識到合同管理背后所蘊藏的諸多風(fēng)險。

（二）合同管理質(zhì)量不高

事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，未能及時建立針對合同風(fēng)險的有效制度，在管理措施落實上，缺乏質(zhì)量保證，也容易導(dǎo)致出現(xiàn)風(fēng)險。目前，大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)制定了《采購管理辦法》 和《合同管理制度》等解決了制度有無問題，但基礎(chǔ)工作落實不到位，缺乏對合同的日常管理，尤其是業(yè)務(wù)類型較多的事業(yè)單位，其合同量較大，合同管理的質(zhì)量問題直接決定內(nèi)部控制工作開展的最終質(zhì)量，也會直接反映出風(fēng)險控制工作開展的實際效果。其實，合同管理所存在的風(fēng)險是可以通過有效的制度、高效的落實和動態(tài)的調(diào)整予以規(guī)避的。

（三）合同簽署流程缺乏整體性

受諸多因素影響，部分事業(yè)單位之間的各個部門存在溝通不足的問題，特別是針對合同審批及協(xié)作工作而言。當(dāng)前部分事業(yè)單位在進(jìn)行合同訂立時，往往需要通過審批的方式進(jìn)行層層遞交，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)簽訂合同的目標(biāo)。雖然這在一定程度上能夠?qū)Σ糠诛L(fēng)險進(jìn)行有效控制，但這種審批協(xié)同的方式畢竟有限， 過程中由于各個部門之間的交流和協(xié)作不足，例如，法務(wù)部只關(guān)注合同是否合規(guī);財務(wù)部只關(guān)注合同財務(wù)風(fēng)險等，這些可能導(dǎo)致審批人員只關(guān)注自己必須要關(guān)注到的內(nèi)容，而忽略合同整體目的實現(xiàn)問題。

（四）合同管理細(xì)節(jié)落實不到位

細(xì)節(jié)關(guān)系成敗，這在合同管理中至關(guān)重要。合同訂立時，未對時間項進(jìn)行有效關(guān)注，在簽章處也并未對年月日進(jìn)行有效標(biāo)注，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)必然就會使合同的法律效力受到影響。如果對合同管理細(xì)節(jié)不足夠重視，在合同訂立時，也會出現(xiàn)書寫內(nèi)容錯誤而因未能認(rèn)真審核出現(xiàn)小數(shù)點位錯誤、數(shù)字大小不一致、語法錯誤、文書錯誤等，這些看似細(xì)小的失誤，都可能出現(xiàn)因小失大的問題。

（五）合同動態(tài)管理不及時

很多事業(yè)單位合同檔案工作主要以收集為主進(jìn)行整理與歸檔，這種方式是靜態(tài)管理。雖然通常一年收集一次，或半年收集一次，在時間上有了相對的保障，但缺乏對合同全過程的環(huán)節(jié)管理，對合同執(zhí)行前未開展必要的盡職調(diào)查，也未對合同的內(nèi)容以及違約責(zé)任進(jìn)行有效評估，而在簽訂之后也未對其進(jìn)展情況進(jìn)行閉環(huán)確認(rèn)，對可能存在的隱患及問題也未進(jìn)行及時有效的研判，即使合同執(zhí)行完畢，也沒有關(guān)注到是否可能會存有“找后賬”的問題。。此種不通過動態(tài)管理鏈條的管理方式，必然會存有合同風(fēng)險隱患。

三、事業(yè)單位合同法律風(fēng)險防范及對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，重視管理

只有轉(zhuǎn)變觀念，對合同管理持有全新的認(rèn)知，才能重視合同管理工作的各項工作，才能提升管理的執(zhí)行和落實力度。在這一點上，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)首先作出表率，必須及時轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識到合同管理工作的重要性，更要敦促各部門的負(fù)責(zé)人及具體工作人員通過自身能力提升和協(xié)作能力的發(fā)揮，促使合同管理工作更加規(guī)范化，降低風(fēng)險問題的發(fā)生。對事業(yè)單位而言，合同往往是重大決策項重要參考依據(jù)，因此，要從維護(hù)事業(yè)單位的權(quán)益，保證單位合法、合規(guī)經(jīng)營的高度重視合同管理工作，使單位的對外經(jīng)濟的行為更加規(guī)范，通過合同實現(xiàn)的利益最大化。

（二）強化細(xì)節(jié)，有的放矢

合同管理工作的開展，管理部門必須從細(xì)節(jié)處入手進(jìn)行優(yōu)化，使合同的訂立更加嚴(yán)謹(jǐn)，同時配以有力的監(jiān)督。有時，合同內(nèi)容十分繁復(fù)，在審閱時往往需要耗費人的精力與時間，導(dǎo)致在日常管理中，存在忽略細(xì)節(jié)的情況，被忽略的問題在合同執(zhí)行過程中一旦出現(xiàn)，會直接導(dǎo)致合同的效力產(chǎn)生變化。對此，作為合同管理部門必須要將精力放在合同簽訂以及日常合同管理的細(xì)節(jié)上，必要時可以使用示范合同文本，確保簽訂部門能夠按照標(biāo)準(zhǔn)合同的模板進(jìn)行填寫，這樣既能夠做到節(jié)約審核時間，也可以確保單位合同共性利益得到實現(xiàn)。

（三）加強培訓(xùn)，提升水平

在市場經(jīng)濟中，買賣雙方基于合同搭建起合作橋梁，而隨著不斷改革，部分事業(yè)單位已經(jīng)成為市場經(jīng)濟強有力的主體成員，事業(yè)單位內(nèi)部不同部門合同管理能力參差不齊，為有效降低風(fēng)險，必須持續(xù)優(yōu)化基礎(chǔ)工作，同時在內(nèi)控管理環(huán)節(jié)中要增加培訓(xùn)環(huán)節(jié)，合同主管部門必要時要給與其他部門進(jìn)行指導(dǎo)，通過定期的培訓(xùn)，促使參與合同簽訂的每個部門提升風(fēng)險意識，掌握合同內(nèi)容的關(guān)鍵點，降低風(fēng)險問題的發(fā)生[2]。專業(yè)的指導(dǎo)與培訓(xùn)，能夠使工作人員對合同的條款有著足夠的認(rèn)知，也可以將其中的風(fēng)險點進(jìn)行逐一識別與思考，從而以經(jīng)驗的不斷提升，保證參與合同簽訂和各流程審簽的人員對合同的內(nèi)容有著較強的把控力，最大限度規(guī)避風(fēng)險。

（四）規(guī)范管理，強化監(jiān)督

近年來，事業(yè)單位業(yè)務(wù)總量不斷擴大，事業(yè)單位當(dāng)前簽署的合同數(shù)量也隨之不斷增多，只有通過科學(xué)化的管理才能規(guī)避風(fēng)險。對此，在簽訂合同前，必須要由法務(wù)部或辦公室擬定規(guī)范的合同文本，再由簽訂部門進(jìn)行二次審核，并最終進(jìn)行簽訂。針對已經(jīng)簽訂完畢的合同，要開展有效的檢查，更要對其執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行最終確認(rèn)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要果斷采取有效應(yīng)急補救措施，必要時通過懲罰措施進(jìn)行警示。此外，也要利用信息技術(shù)進(jìn)行信息化管理，對合同進(jìn)行精細(xì)化的管理，把控合同管理的所有環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對合同的時間、進(jìn)度查詢與跟蹤，確保合同目的實現(xiàn)。

（五）加強配合，提高質(zhì)量

合同的簽訂必然會涉及多部門，因此只有通過加強配合，才能保證管理工作最終目標(biāo)的實現(xiàn)。在合同管理工作中，所有的流程須以合同的訂立作為最重要的目標(biāo)。畢竟，合同一旦訂立，就具備著相應(yīng)的法律效力，雙方開始承擔(dān)各自責(zé)任。在這一點上，必須要保證合同訂立的嚴(yán)謹(jǐn)性與謹(jǐn)慎性，尤其是針對金額較大的合同，相關(guān)部門必須要進(jìn)行有效配合。各個部門需要對自身所涉及的部分進(jìn)行重點關(guān)注，同時也要關(guān)注到整個合同的匹配性與合理性，這樣才能確保事業(yè)單位資金使用的高效性。

近年來，為規(guī)范流程、完善管理，很多事業(yè)單位都開展了內(nèi)控管理工作，通過事前預(yù)防、事中管控、事后總結(jié)來實現(xiàn)組織全過程管理的合規(guī)性，合同管理效果直接關(guān)系事業(yè)單位資金使用、重大事項安排、管理效能提升等諸多問題，合同管理是內(nèi)控工作當(dāng)中的重要一環(huán)，只有認(rèn)識到位、運行到位、措施到位合、監(jiān)督到位，才能真正實現(xiàn)規(guī)避合同法律風(fēng)險的目標(biāo)，才能真正做到降低合同風(fēng)險所帶來的不利影響，才能真正為事業(yè)單位的提質(zhì)增效作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]梅超琴. 從內(nèi)審視角淺析科研事業(yè)單位合同管理內(nèi)控對策[J]. 經(jīng)濟師，2020，（12）：125-126.

[2]歐陽能，鄒良明. 論行政事業(yè)單位合同管理的風(fēng)險及其防范[J]. 中外企業(yè)文化，2020，（08）：43-44.

作者簡介：樸美蘭，女，朝鮮族，1980年5月—，黑龍江省雞西市人，碩士研究生，高級工程師，研究方向：項目管理