事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)路徑分析

劉雪東

摘 要：信息化速度越來越快，影響到人們生活的點點滴滴。檔案管理也不例外。事業(yè)單位改革背景下，檔案管理要求也有所提升，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理信息化已成為當(dāng)下事業(yè)單位發(fā)展的必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)路徑

信息化發(fā)展是當(dāng)今時代主題，事業(yè)單位改革改制是我國體制改革的組成部分，二者既并駕齊驅(qū)，又互相影響。隨著信息化進程的不斷加快，事業(yè)單位檔案越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式無法與之相適應(yīng)，亟待改變。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理必然之舉，為此，事業(yè)單位應(yīng)正視自身不足，不斷優(yōu)化與改進，以順應(yīng)信息化時代發(fā)展潮流。

一、 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）有利于推進事業(yè)發(fā)展

在我國，事業(yè)單位為大眾提供公共服務(wù)，關(guān)系著社會其他事業(yè)的發(fā)展，事業(yè)單位的工作效率也影響著社會行業(yè)的發(fā)展，它是社會發(fā)展的重要支撐。所以，做好檔案管理工作，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，可以提高社會公共服務(wù)水平，滿足人們的物質(zhì)文化需求，還可以推進社會其他事業(yè)的發(fā)展。

（二）有利于更好保存數(shù)據(jù)

事業(yè)單位檔案管理是針對各個領(lǐng)域社會活動重要信息的管理，它是政治性工作，檔案信息的收錄、處理、傳輸和利用，也是專業(yè)性工作。事業(yè)單位檔案管理記錄了社會發(fā)展的歷史，這些信息還與國家相關(guān)政策、方針有關(guān)，甚至可能存在國家機密，收集、整理、處理、利用好這些檔案信息非常重要。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)有利于更好保存數(shù)據(jù)，是維護社會平穩(wěn)的有效工具。

（三）有利于推動信息化建設(shè)

信息技術(shù)的進步，讓各行各業(yè)都有新變化，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，建立檔案管理信息化平臺，對事業(yè)單位檔案管理采取信息化管理，檔案管理與信息技術(shù)使用緊密結(jié)合，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)的將數(shù)據(jù)資料保存下來，有利于推動事業(yè)單位改革、創(chuàng)新和發(fā)展，促進檔案管理工作水平提升，有利于推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理不規(guī)范

檔案管理不規(guī)范在事業(yè)單位檔案信息化管理中比較普遍，信息技術(shù)的運用和檔案管理程序有一定標(biāo)準(zhǔn)，要求按照事業(yè)單位規(guī)范進行檔案信息管理，但是，目前很多地方的檔案管理人員并沒有按照要求和規(guī)范進行整理，無論是檔案的造冊、整理，還是對檔案的保存，使得事業(yè)單位檔案管理信息化管理缺乏規(guī)范性。再加上，有的檔案管理人員對信息化管理不重視，缺乏信息化管理意識，致使檔案資料以偏概全，檔案管理的實際情況與標(biāo)準(zhǔn)大相徑庭，影響檔案管理質(zhì)量。

（二）檔案資料缺損

現(xiàn)階段，事業(yè)單位面臨改革改制，由于單位改革、部門改制、人員流動、升遷、調(diào)動非常頻繁，事業(yè)單位檔案管理比較復(fù)雜，經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失、不足或者是缺損，這些都可能造成事業(yè)單位檔案管理資料不完整。一方面，事業(yè)單位改制改革增加了事業(yè)單位檔案管理難度;另一方面人為造成的檔案資料缺損，都會給事業(yè)單位檔案資料管理帶來影響。對事業(yè)單位而言，若不能真實記錄，會導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部管理混亂，給事業(yè)單位發(fā)展帶來負(fù)面影響。

（三）信息技術(shù)人員缺乏

信息技術(shù)讓檔案管理更加便捷、高效，事業(yè)單位檔案管理并沒有迅速與信息技術(shù)相結(jié)合。目前，許多事業(yè)單位在人員招聘時，沒有特意聘用檔案管理信息技術(shù)人員，在單位內(nèi)部，特意學(xué)習(xí)檔案管理機會也比較少，大多數(shù)檔案管理工作是由其他部門的文員兼職所做，不具備專業(yè)知識，也沒有工作經(jīng)驗，無法保證工作質(zhì)量。同時，事業(yè)單位的工作人員思想觀念比較陳舊，思維模式已經(jīng)固化，事業(yè)單位檔案管理難以創(chuàng)新思維，一些管理人員連目前的基本的信息技術(shù)都難以接受，很難促進信息化建設(shè)，再加上檔案管理工作量較大，一時間難以創(chuàng)新。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）優(yōu)化檔案管理體制

優(yōu)化檔案管理體制是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必由之路，也是前提條件。首先，每個參與事業(yè)單位檔案管理的人都是管理的一分子，要充分調(diào)動管理人員的工作熱情，采取多項措施提升檔案管理人員的責(zé)任意識，保證事業(yè)單位檔案管理效率。其次，增強事業(yè)單位內(nèi)部及相關(guān)人員事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性認(rèn)識，關(guān)注考核、監(jiān)督、管理，加大對事業(yè)單位檔案管理信息化的工作量投入，從制度建設(shè)上保障檔案信息化工作的開展。最后，增加人員、經(jīng)費、設(shè)備，還有保障軟件條件，通過績效考核和監(jiān)督管理機制能夠讓他們自覺自愿融入管理，約束檔案管理行為，立足于具體工作環(huán)境，結(jié)合單位自身性質(zhì)與運營情況，強化管理認(rèn)識，實現(xiàn)檔案資料搜集、使用、整合和檢索的全方位管理，保證事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

（二）細(xì)化檔案管理責(zé)任

將信息化技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，還要細(xì)化檔案管理的責(zé)任，充分利用崗位責(zé)任制，促進檔案管理信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的有效融合。首先，引進科學(xué)化、信息化的技術(shù)手段，將事業(yè)單位檔案管理工作落實到個人，引導(dǎo)事業(yè)單位進行創(chuàng)新與改革，事業(yè)單位檔案管理人員及時更新自身職能;其次，按照人事單位人力資源現(xiàn)狀，主管、技術(shù)員、管理員都要各司其職，對檔案資料驗收樹立標(biāo)準(zhǔn)，一步步實施崗位責(zé)任制制度，有紀(jì)律，有規(guī)范，確保責(zé)任到人;最后，在事業(yè)單位檔案管理中，加強信息化專業(yè)培訓(xùn)，對傳統(tǒng)型紙質(zhì)檔案管理模式及時改進，提升檔案管理人員的整體水平，促進事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率，這樣才能做好事業(yè)單位人事檔案管理工作。

（三）強化管理人員素質(zhì)

推動檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮人的主觀能動性，這也是保證事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。第一，向從事檔案工作的人員普及檔案工作的專業(yè)知識，提高其職業(yè)素養(yǎng)，加強培訓(xùn)教育，使他們明確工作內(nèi)容，將專業(yè)知識與實際工作相結(jié)合，讓他們認(rèn)識到管理的重要性，提高其工作素質(zhì)。第二，為進一步推進檔案管理信息化，從單位的發(fā)展條件和未來規(guī)劃出發(fā)，單位應(yīng)該定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動，進行多技能培訓(xùn)，將計算機技術(shù)納入其中，加強檔案管理人員對計算機技術(shù)、電腦操作技能的掌握，科學(xué)規(guī)劃工作內(nèi)容，更好、更快、更高效的開展事業(yè)單位檔案管理。第三，創(chuàng)新管理模式，選擇合適的工作方式，從事檔案工作的相關(guān)人員開始，事業(yè)單位檔案管理的信息化也需要監(jiān)督工作的質(zhì)量，在不影響整體的情況下，積極推動創(chuàng)新，提升檔案管理人員的整體專業(yè)水平。

四、結(jié)語

新時代的到來，讓信息技術(shù)走入生活的方方面面，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，要從管理、人才和細(xì)節(jié)進行改進，在新形勢下的工作里，及時開展新工作、新方法，從優(yōu)化檔案管理體制、細(xì)化檔案管理責(zé)任和強化管理人員素質(zhì)出發(fā)，實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理，促進事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]董晶晶.基于信息技術(shù)視角下事業(yè)單位檔案管理要點探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（1）：113-114.

[2]徐莎.事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（1）：115-117.

[3]王艷.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（1）：112-114.