侯天博 李艾 何曠怡

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理任務(wù)面臨著新的挑戰(zhàn)和增長機(jī)遇，但也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在此期間，應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理理念，制定嚴(yán)格的管理制度，減少檔案管理問題，提高檔案管理服務(wù)的整體質(zhì)量。當(dāng)前，高校經(jīng)常面臨缺乏管理人員、管理理念不到位等問題，這使得檔案管理任務(wù)的實(shí)施變得復(fù)雜化，使新時(shí)期檔案管理手段復(fù)雜化。若改變此狀況，應(yīng)通過及早采取有效措施，利用海量數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，改善檔案管理，不斷增加檔案信息的價(jià)值，同時(shí)加快高校檔案管理的變革，促進(jìn)高校繼續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生黨員；檔案管理；模式探究

一、高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀與現(xiàn)存問題探究

目前大部分高校對(duì)于學(xué)生檔案管理工作存在問題主要由以下四方面組成。

1、檔案管理處置不當(dāng)，保管意識(shí)不夠到位。干部人事管理工作一直沒有列入組織單位的議事日程，過分忽視檔案基礎(chǔ)設(shè)施的更新、制度完善化、檔案管理人員的部署和工作方法都被忽視了，片面地認(rèn)為人事檔案工作只是收收管管、翻翻找找、查查看看，這并不難，誰都能做到。

2、檔案材料收集不及時(shí)，材料甄別不細(xì)致。檔案材料是多部門形成的原始材料，在收集過程中，缺乏多部門聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致檔案材料不能及時(shí)轉(zhuǎn)交、材料手續(xù)不完整、個(gè)別材料缺少。有些材料收集上來了，但存在明顯與履歷不符、印章不清晰、沒有落款日期等問題，給材料歸檔造成了一定的困難。

3、檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力有待加強(qiáng)。由于種種原因，檔案管理人員一般存在以下三個(gè)方面的問題：一是一般非檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)知識(shí)不夠扎實(shí)；二是一般沒有參加過專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)上往往是師傅帶徒弟，難以發(fā)展與創(chuàng)新；三是兼職的比較多，無形中分散了精力。

4、干部人事檔案管理當(dāng)前手段效率低下。工作人員管理仍然不足，檔案的處理、研究、統(tǒng)計(jì)和分析仍主要以傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行，這不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，而且加大出錯(cuò)幾率。這導(dǎo)致使用效率低下，需要中央小組收集管理人員工作的數(shù)據(jù)，更談不上信息管理。

二、提升高校學(xué)生檔案管理工作的策略思路

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。

檔案管理人員需要具備許多品質(zhì)與能力，其中重要的改變是需要迅速將管理理念從傳統(tǒng)管理中脫離出來，以便提高人們對(duì)隨時(shí)間演變的大量數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，并使大學(xué)檔案管理向電子化方向發(fā)展。這需要公眾更多地參與管理，提高大數(shù)據(jù)的管理意識(shí)，改變傳統(tǒng)文件管理的意識(shí)，積極改變文件管理的策略與側(cè)重，加強(qiáng)傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合應(yīng)用，從而提高文件管理的智能性，從而向文件管理邁出第二步。

（二）整合協(xié)調(diào)。

為了最大限度地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，避免數(shù)據(jù)通信中的延誤而導(dǎo)致質(zhì)量損失，其檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、應(yīng)用和使用與許多高校息息相關(guān)。因此，高校應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案與利用協(xié)調(diào)機(jī)制。為此，該大學(xué)需要檔案管理方面的專門領(lǐng)域以及與學(xué)校教職員工、學(xué)生服務(wù)和稅務(wù)管理部門的協(xié)調(diào)機(jī)制，以改進(jìn)資源管理，促進(jìn)資源共享，并提高部門間溝通的有效性。這對(duì)教材的管理產(chǎn)生了積極的影響。

（三）制定大文件數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。

檔案的處理在高校檔案管理中是必不可少的。在處理檔案數(shù)據(jù)時(shí)，必須考慮到他們工作的質(zhì)量和效率，這對(duì)學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展至關(guān)重要。要做到這一點(diǎn)，大學(xué)需要制定針對(duì)大型文件數(shù)據(jù)的策略，以確保文件數(shù)據(jù)的價(jià)值。這將使我們的檔案得到雙重利用，減少檔案資源的浪費(fèi)，充分發(fā)揮高校檔案管理的效益。

（四）文件收集、分析處理。

在高校檔案管理中，為了保證檔案管理工作的質(zhì)量，必須對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分析和處理。首先，該大學(xué)的院系數(shù)據(jù)應(yīng)該進(jìn)行電子化處理，并在清理后存儲(chǔ)。其次，剔除非標(biāo)準(zhǔn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，評(píng)估數(shù)據(jù)的真實(shí)性，提高數(shù)據(jù)的價(jià)值。最后，加強(qiáng)了利用專門知識(shí)分析數(shù)據(jù)的專門知識(shí)的應(yīng)用。例如，聚類法是滿足當(dāng)期數(shù)據(jù)分析要求的專業(yè)數(shù)據(jù)軟件。

三、改善高校學(xué)生檔案管理工作的方法路徑

（一）實(shí)施現(xiàn)代文件管理制度。

高校檔案管理模式發(fā)生了很大變化。要更好地適應(yīng)時(shí)代的變化，必須創(chuàng)新、學(xué)習(xí)當(dāng)下最為先進(jìn)的檔案管理理念，通過樹立現(xiàn)代檔案管理理念，加強(qiáng)理論與實(shí)踐的結(jié)合來完成這一任務(wù)。首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大學(xué)應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理宣傳來提高現(xiàn)代檔案管理的普及度，以提高對(duì)優(yōu)化學(xué)術(shù)檔案管理模式重要性的認(rèn)識(shí)。其次，要引入現(xiàn)代檔案管理理念，迎接當(dāng)今檔案管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，制定與實(shí)際工作相結(jié)合的管理程序，確保管理工作的科學(xué)合理規(guī)劃，為高校檔案管理工作提供強(qiáng)有力支撐。

（二）加大文獻(xiàn)信息積累。

為迎接新時(shí)代大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，高校應(yīng)加快檔案管理信息化的發(fā)展，不斷完善信息化建設(shè)，以適應(yīng)當(dāng)前形勢的變化。一方面，高校必須加大財(cái)政投入，不斷提升檔案管理信息管理水平，提高現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用水平。因此，優(yōu)化高校檔案管理模式，尤其是預(yù)算管理和檔案管理設(shè)備的快速更新，以促進(jìn)高校檔案管理模式的優(yōu)化顯得尤為重要。另一方面，高校要積極創(chuàng)建高校檔案信息資源，加強(qiáng)高校檔案管理，做好高校檔案管理工作。此外，大學(xué)應(yīng)把重點(diǎn)放在提供文件信息和文件數(shù)據(jù)的二次處理上，這對(duì)大學(xué)的記錄管理很重要。

為了迎接大數(shù)據(jù)新時(shí)代的挑戰(zhàn)，大學(xué)需要進(jìn)一步推進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展提高，使檔案管理工作適應(yīng)快速變化的變化。一方面，大學(xué)需要增加財(cái)務(wù)撥款，改善原先老舊管理手段，更多地使用現(xiàn)代技術(shù)。必須改進(jìn)大學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，特別是及時(shí)更新和存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)大學(xué)檔案管理電子版紙質(zhì)版配合使用。高校要積極建檔、加強(qiáng)高校檔案管理，做好高校檔案工作。此外，基礎(chǔ)研究應(yīng)主要側(cè)重于對(duì)信息和文件的二次處理，這對(duì)檔案管理工作來說是不可或缺的一部分。

（三）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化文件管理建設(shè)。

對(duì)于高校檔案管理而言，通過提高檔案的電子化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子版的規(guī)范化，檔案的規(guī)范化和電子化是優(yōu)化檔案管理的關(guān)鍵。首先，大學(xué)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，支持?jǐn)?shù)據(jù)存檔、電子信息接收和交換、信息存儲(chǔ)和檢索等文件管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。其次，高校要結(jié)合學(xué)校實(shí)際，開發(fā)電子檔案源，加強(qiáng)檔案管理工作，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員，更好地履行現(xiàn)代檔案管理任務(wù)。

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作者簡介：侯天博（1990—），男，漢族，遼寧撫順人，沈陽建筑大學(xué)電氣學(xué)院，講師，碩士學(xué)位，專業(yè)：材料學(xué)，研究方向：思想政治教育。李艾（1989—），女，漢族，遼寧大連人，沈陽建筑大學(xué)校工會(huì)，助理研究員，碩士學(xué)位，專業(yè)：設(shè)計(jì)學(xué)，研究方向：高教管理。何曠怡（1990—），女，漢族，遼寧省鐵嶺市人，沈陽建筑大學(xué)黨政辦公室、保密辦公室，助理研究員，碩士學(xué)位，專業(yè)：思想政治教育，研究方向：高教管理。