高峰 范濤
會(huì)議紀(jì)要是記載傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容的一種重要公文形式,是領(lǐng)導(dǎo)班子民主決策、集體智慧的書(shū)面體現(xiàn),也是指導(dǎo)和推動(dòng)工作的依據(jù)指南,寫作者必須時(shí)刻保持高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心,突出“精心、精準(zhǔn)、精細(xì)、精密”,高質(zhì)量完成寫作任務(wù),全面、完整、準(zhǔn)確反映會(huì)議情況。
精心準(zhǔn)備。每次開(kāi)會(huì)撰寫紀(jì)要都像考試,或大考或小考,或急難重或緩易輕,需要有一個(gè)認(rèn)真?zhèn)淇嫉男膽B(tài),提前把問(wèn)題想全面,認(rèn)真作好準(zhǔn)備。
掌握會(huì)議議程。有些單位撰寫紀(jì)要和籌辦會(huì)議的職能沒(méi)有設(shè)在同一部門,這就需要紀(jì)要寫作人員會(huì)前主動(dòng)聯(lián)系辦會(huì)部門,第一時(shí)間拿到會(huì)議議程,掌握會(huì)議主題、參會(huì)部門、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)等信息,做到心中有數(shù)。
熟悉背景資料。有的會(huì)議是之前會(huì)議的延續(xù)和再部署,關(guān)聯(lián)性較強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)場(chǎng)可能直奔主題,這時(shí)就很有必要把之前的會(huì)議紀(jì)要、背景材料等找出來(lái),熟悉情況,對(duì)于理解本次會(huì)議內(nèi)容有很大幫助。
精準(zhǔn)記錄。做好現(xiàn)場(chǎng)記錄是一項(xiàng)基本功,也是寫好會(huì)議紀(jì)要的有力保障。
要抓住重點(diǎn)。一些會(huì)議持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng),紀(jì)要寫作人員難免出現(xiàn)疲憊、注意力無(wú)法高度集中等狀況,這時(shí)需要重點(diǎn)緊盯一把手講話,以及主要副職、主匯報(bào)人發(fā)言,確保關(guān)鍵信息無(wú)一遺漏。
要拾零為整。會(huì)議中,如果某位與會(huì)人員的發(fā)言得到主要領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間肯定,說(shuō)明主要領(lǐng)導(dǎo)非常認(rèn)可,這類內(nèi)容需要迅速記在本上,后期整理寫作紀(jì)要時(shí)注意補(bǔ)充。
要核對(duì)人員。一般情況下,會(huì)議議程上的參會(huì)人員均會(huì)到場(chǎng),但偶爾也會(huì)有臨時(shí)未到、他人代替等情況,需要紀(jì)要寫作人員及時(shí)“掃描”現(xiàn)場(chǎng),確認(rèn)到會(huì)人員,嚴(yán)格忠實(shí)于會(huì)場(chǎng),在紀(jì)要中加以體現(xiàn)。
精細(xì)整理。會(huì)議紀(jì)要考驗(yàn)寫作者的文字功底,需要注重細(xì)節(jié),做到精細(xì)整理。
語(yǔ)言要實(shí)用。會(huì)議紀(jì)要的精髓在于指導(dǎo)執(zhí)行,語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)盡量簡(jiǎn)潔、扼要,少用修飾詞,不講含混不清、模棱兩可的話,不給具體落實(shí)帶來(lái)歧義困惑。
善于引用批示語(yǔ)。一些會(huì)議議題的原始文件上往往有領(lǐng)導(dǎo)批示語(yǔ),如果其中提出明確要求,在后期紀(jì)要整理過(guò)程中應(yīng)注意合理使用。
參考發(fā)言稿。有的匯報(bào)人會(huì)攜帶發(fā)言稿,如果認(rèn)為發(fā)言比較重要、參考價(jià)值較高,可在會(huì)后以適當(dāng)途徑要到,既省時(shí)省力,又能最大程度確保文字精準(zhǔn)。
認(rèn)真校對(duì)。在報(bào)送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審簽前,一定要全面校對(duì),對(duì)認(rèn)為可再修改升華的地方,認(rèn)定了就要果斷改,同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)名字、文件名稱、財(cái)務(wù)數(shù)字等關(guān)鍵信息須重點(diǎn)留意。在條件允許的情況下,最好采用雙人以上校對(duì)。
精密回顧。會(huì)議紀(jì)要簽批分發(fā)完畢后,正好可以靜下來(lái)干三件事。
仔細(xì)比對(duì)。會(huì)議紀(jì)要報(bào)審過(guò)程中,會(huì)逐級(jí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽修改。紀(jì)要起草人員應(yīng)珍惜各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的修改批示,勤于、善于比對(duì)初稿與修改稿的差別,體會(huì)琢磨領(lǐng)導(dǎo)的用意,特別是著重修改的地方,尤其要注意體會(huì)把握。
完善筆記。用記錄本來(lái)記錄會(huì)議召開(kāi)的情況,會(huì)議過(guò)程往往氣氛嚴(yán)肅、時(shí)間緊張,即使記錄人員下筆速度很快,也難免有內(nèi)容來(lái)不及記錄,紀(jì)要發(fā)放完成后便是補(bǔ)充記錄本的最佳時(shí)機(jī)。
整理保存。記錄本、會(huì)議錄音、會(huì)議文件等,是會(huì)議的客觀見(jiàn)證者,要特別注意存檔保管,以便隨時(shí)查證。