淺析事業(yè)單位科技檔案管理模式的創(chuàng)新研究

文/鄭盛楠

摘 要：科技檔案在科學技術發(fā)展進程中發(fā)揮著重要的作用。本文針對當前事業(yè)單位科技檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題進行研究，積極探索科技檔案管理的新模式、新方法，全面提升科技檔案管理水平，充分發(fā)揮科技檔案的應用價值，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供高標準、高質量的科技檔案信息服務。

關鍵詞：科技檔案;管理模式;創(chuàng)新;研究

目前，中國的科學技術正處于日新月異的高速發(fā)展階段，科技檔案的重要性也在日益增強，只有充分、有效地收集、整理、編研、開發(fā)利用好這些科技檔案，才能使科技檔案中的科技信息資源得到充分利用，發(fā)揮其重要的科技價值。因此，要想對于事業(yè)單位科技檔案管理工作的專業(yè)性不斷提高，就需要對提高科技檔案管理效率及利用率進行系統(tǒng)性和創(chuàng)新性的研究。

一、科技檔案管理工作發(fā)揮的重要作用

科研檔案是由記錄科學技術活動全過程的文件材料組成的，是科學技術成果的主要載體，是重要的技術資源，也是一種潛在的生產(chǎn)力，在社會經(jīng)濟發(fā)展中有著非常重要的作用。

1.可以使科學技術資源得到繼承和發(fā)展，促進科學技術不斷進步

科技檔案管理對于科學技術的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用?？茖W技術的發(fā)展是在前人進行的科學研究、生產(chǎn)建設開發(fā)等工作的基礎上進行繼承和創(chuàng)新的，科技檔案是在進行科技活動的各階段、各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的具有保存價值的科技文件資料，反映了完整的科技活動過程。通過高效利用科技檔案，可以使檔案中的科研數(shù)據(jù)、科研成果等為現(xiàn)代化的生產(chǎn)管理、技術升級、技術創(chuàng)新提供有效依據(jù)，發(fā)揮其應有的利用價值，使先進的科學技術資源得到高效利用，避免造成重復研究和信息資源的浪費，有助于不斷促進科學技術的發(fā)展。

2.可以促進生產(chǎn)力的發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供助力

科技檔案是科學技術成果信息的載體，科學、高效地在科技、生產(chǎn)活動中運用科技檔案可以使其轉化為生產(chǎn)力。首先，科技檔案是進行研發(fā)、生產(chǎn)、工程建設等科技活動的重要依據(jù)和憑證，是廣大科技工作者智慧的結晶。通過科學利用科技檔案管理，可以為科技工作者提供寶貴的科研資源，從而高效開展后續(xù)的科技活動。其次，科學研究是需要一定程度上繼承和吸收利用前人的科學成果，在此基礎上進行研發(fā)和創(chuàng)新，避免走彎路，減少不必要的失誤和重復勞動，科技檔案的開發(fā)和利用就是為了生產(chǎn)力的發(fā)展而服務。最后，通過高效開發(fā)科技檔案信息資源，可以利用已有的科技成果在生產(chǎn)活動中提高產(chǎn)量和質量或降低成本、能耗，在科技研發(fā)中創(chuàng)造出更先進的科學技術，促進經(jīng)濟社會的發(fā)展。

3.為科學技術史的系統(tǒng)研究提供寶貴的史料

科學技術史的研究需要對科學的理論和技術的原理進行理解分析，這就要接觸一些科學理論著作和原始科技檔案資料?？萍紮n案真實記錄了生產(chǎn)、科研等活動的全部過程，因此科技檔案也是非常珍貴的研究科技史的歷史資料。通過利用科技檔案，可以理清科技成果發(fā)生的時間順序，建立科技成果之間的關系，描繪科技發(fā)展的前景。科技檔案管理使得這些珍貴的資料得以完整、系統(tǒng)的保存下來，在科技發(fā)展的過程中得到逐步積累，為科學技術史的研究提供了寶貴的資料資源。

二、事業(yè)單位科技檔案管理工作現(xiàn)狀

1.科技檔案管理仍有不規(guī)范的情況發(fā)生

目前，大多數(shù)事業(yè)單位的科技檔案管理能夠按照相關規(guī)定進行管理，但是仍有一些不規(guī)范的情況存在，主要表現(xiàn)在：（1）收集的檔案資料不完整。出現(xiàn)這種情況有兩方面原因，一是科技業(yè)務人員作為科技檔案的提供者，缺乏檔案管理意識，在科技活動過程中不注意留存檔案資料，導致資料缺失不完整;二是檔案管理人員對檔案收集工作缺乏全面認知，業(yè)務知識的不足等導致了收集的資料不完整?？萍紮n案資料的完整性對開展后續(xù)科學研究、生產(chǎn)建設等有非常重要的作用，如果資料不齊全，就會影響科技檔案的開發(fā)利用工作。（2）檔案整理不夠規(guī)范、不標準。由于科技檔案管理制度不夠健全，在科技檔案的整理環(huán)節(jié)上缺乏規(guī)范化管理，加之檔案管理人員業(yè)務水平不高就容易造成檔案整理的不規(guī)范、不標準，影響科技檔案管理質量。（3）檔案資料管理不集中、移交不及時。事業(yè)單位科技檔案仍然存在多頭管理的現(xiàn)象，由多個部門共同完成項目時，就會存在科技檔案資料分別管理的情況，這就給檔案的收集整理增加了難度，有時項目組科技檔案資料移交的不及時，就會嚴重影響檔案組卷進度。

2. 科技檔案管理人員的專業(yè)水平存在差距

當前，科技檔案管理工作人員的專業(yè)能力水平參差不齊，與實際工作需要還存在一定差距。科技檔案管理的難度較大、專業(yè)性要求較高，這就需要檔案管理人員不僅要有先進的檔案管理理念和檔案管理知識，還要掌握相關的科技專業(yè)知識和計算機技能，這樣才能處理好種類多樣、專業(yè)性強的科技檔案資料。在大多數(shù)事業(yè)單位，具有這些專業(yè)技能的檔案管理人員較少，多是由辦公室人員或其他非檔案專業(yè)人員擔任科技檔案管理工作，缺乏對科技檔案管理的先進理念和專業(yè)知識儲備，并且由于合理的考核制度和專業(yè)的培訓機制不夠完善，工作人員的積極性不高，嚴重影響科技檔案管理的質量和效率。

3. 科技檔案的利用率不高

目前，大部分單位的科技檔案管理工作仍然只是將科技資料文件收集整理、裝訂成冊、歸檔入庫即可，利用率較低。特別是在一些科研、生產(chǎn)單位，由于之前取得的科研成果未能被有效檢索、使用，沒能將其很好應用在之后的研究中，導致設計、研制、勘測等工作進行重復勞動，在技術改造、革新時沒有服務于科學研究，也沒能轉化成生產(chǎn)力，沒有將科技檔案的作用得到充分利用。出現(xiàn)這種情況的主要原因有：第一，科技檔案管理工作人員對檔案的價值認識不足，沒能樹立起科技檔案是為科學技術和生產(chǎn)力發(fā)展而服務的意識，僅僅將檔案資料收集成冊、入庫入柜了事，沒有進一步對科技檔案進行編目、整合和開發(fā)利用，使得科技檔案的價值被忽視，降低了科技檔案的利用率;第二，科技工作者、研發(fā)人員等意識不到科技檔案的利用價值，在工作中很少意識到要去檔案資料室調閱利用科技檔案信息，為自己的科研工作提供有價值的信息資源;第三，科技檔案管理的質量不高也會影響科技檔案的利用率。當科技檔案管理過程中存在著檔案資料收集不完整，檔案資料存在缺損等情況時，就會影響檔案信息的整合編研，有利用價值的信息就不能被開發(fā)出來，嚴重影響了科技檔案信息資源的有效利用。

4.科技檔案的信息安全存在隱患

事業(yè)單位科技檔案資料信息的安全保障是檔案管理過程中一項重要內(nèi)容。科技檔案中涉密的信息資料較多、密級等級較高，特別是一些高新科技產(chǎn)業(yè)的技術、產(chǎn)品的研發(fā)數(shù)據(jù)等，是關乎我國科技發(fā)展的寶貴財富，一旦泄露或者遭到破壞其損失難以估量。近年來，我國科技檔案信息安全方面的防護意識、保密意識在不斷提高，對單位及檔案管理人員的保密要求也更嚴格。但是，仍存在一些信息安全防護方面的問題，如科技檔案在信息化建設過程中，必須要注意涉密資料的信息安全保障。有些單位在日常工作中特別容易忽視該方面，主要表現(xiàn)在沒有嚴格審查公開的檔案信息資料是否涉及保密信息，科技檔案管理信息化過程沒有按照標準化建設，忽視了管理信息平臺系統(tǒng)中潛在安全風險，很容易威脅到機密文件資料的信息安全，導致涉密資料的信息遭到泄露。

三、事業(yè)單位科技檔案管理模式創(chuàng)新路徑

1.完善科技檔案管理制度，嚴格規(guī)范科技檔案工作

要使科技檔案形成規(guī)范化管理，就要進一步完善相應的管理制度。單位領導要重視科技檔案管理工作，樹立先進的檔案管理理念，結合單位科技檔案管理的實際情況，形成更嚴謹、細致的管理制度和規(guī)定，使得進行科技檔案管理過程中的每個環(huán)節(jié)都有章可循。首先，科技檔案管理是一項系統(tǒng)性較強的工作，需要在研發(fā)、生產(chǎn)、工程項目等科技活動的初始階段就要做好相應的原始資料收集整理保管工作，隨著活動進展逐步進行資料管理工作，直到科技活動結束形成整套的檔案資料。這就需要提高技術人員對科技檔案的重要性和規(guī)范化的認識，使他們參與科技檔案管理的過程中來，從科技活動的起始就有針對性地進行原始資料的收集管理，打牢檔案管理的基礎工作，有助于提高科技檔案的完整性，幫助檔案管理人員更高效地對科技檔案進行收集整理、開發(fā)利用。其次，要建立科技檔案集中式管理制度，設立專門的檔案庫房，配備現(xiàn)代化的檔案管理設備和專業(yè)檔案管理技術人員，明確各部門的檔案管理職責，及時、主動將科技項目資料交由科技檔案管理部門統(tǒng)一保管，對科技檔案形成系統(tǒng)化、標準化管理。還要加強科技檔案管理的保密制度，提高檔案管理人員保密意識，嚴格管理涉密檔案資料。

2.提高科技檔案管理人員專業(yè)素質

科技檔案管理難度較大、專業(yè)性較強，對檔案管理人員的專業(yè)技術水平要求較高，因此需要經(jīng)常讓科技檔案管理人員參加專業(yè)培訓，了解最新的法律法規(guī)、管理理念和管理方法，著重提高信息技術操作水平方面的能力，使其能夠適應科技檔案管理信息化發(fā)展的需求。也可以多與其他單位的檔案管理人員進行經(jīng)驗交流、參觀學習，構建完善的科技檔案管理知識體系和實操經(jīng)驗，使科技檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)得到不斷提升。在工作中要建立相應的獎懲和考核機制，充分調動檔案管理人員的工作積極性，不斷加強其責任感和職業(yè)道德，樹立其檔案服務意識，大力培養(yǎng)科技檔案管理儲備人才，優(yōu)化檔案管理人員隊伍結構，從而提高科技檔案管理的整體水平。

3.主動開發(fā)科技檔案信息，提高檔案利用率

目前，大多數(shù)事業(yè)單位的科技檔案服務方式主要以提供借閱、目錄信息等被動的服務，缺乏對科技檔案信息的深度開發(fā)與利用，浪費了寶貴的科技信息資源。只有通過對科技檔案信息進行開發(fā)和利用，將大量的科技信息轉變?yōu)樯a(chǎn)力，才能將科技檔案的價值得以充分發(fā)揮。

科技檔案管理可以為生產(chǎn)、研發(fā)、建設等科技活動以及科技工作者服務，要充分開發(fā)與利用科技檔案，可以從三個方面開展：第一，檔案是否得到充分利用，很大程度取決于檔案系統(tǒng)中全引目錄是否準確無誤、一目了然，因此要提高科技檔案索引方式或索引系統(tǒng)的便捷性和準確性，提供全面的索引目錄和參考資料，索引目錄要包括總目錄分類目錄、專題目錄，參考資料主要有指南手冊、專題資料匯編、資料簡報等，提高科技檔案的檢索效率，便于利用者查找科技檔案;第二，科技檔案管理人員要注意研究使用者對信息需求的動態(tài)規(guī)律，結合規(guī)律主動開展服務是很有必要的，也是強化服務觀念的一種體現(xiàn)。通過研究信息需求的規(guī)律找到高效利用科技檔案的方式方法，有助于提高利用效果;第三，要做好科技檔案的編研工作。通過對科技信息加工編研成新的知識產(chǎn)品，形成科技檔案目錄匯編、科技成果匯編、科技檔案文摘等，使得科技檔案信息得到整合、提煉，清晰明了，系統(tǒng)性更強，可以為使用者或單位領導提供有效的信息服務。因此，在進行科技檔案的編研工作時，要從用戶需求的角度出發(fā)，通過開展調查研究，緊密結合內(nèi)需和外需的不同要求，對科技檔案的信息加工、整理和綜合分析，形成準確、系統(tǒng)、優(yōu)質的科技檔案編研成品，做好科技檔案的開發(fā)利用的基礎工作。同時，及時對科技檔案的信息進行編研，可以使用戶及時掌握和了解相關領域的先進科技成果，提高科技檔案的利用價值;第四，要做好科技檔案信息化建設工作。充分利用現(xiàn)代化信息手段，建設科技檔案管理系統(tǒng)和信息平臺可以大大提高科技檔案的管理水平和利用效率，充分發(fā)揮其社會經(jīng)濟價值。因此，要全面推進科技檔案的信息化建設工作，運用先進的數(shù)字化設備和科技手段，提高科技檔案歸檔、檢索、查閱和開發(fā)利用的效率，提供高效的科技檔案服務工作。

4.做好科技檔案信息的安全保障工作

科技檔案信息的安全性是檔案管理的重中之重。首先，加強基礎設施建設，完善檔案庫房的監(jiān)控設施、消防設施、溫濕度控制等硬件設備，確保紙質檔案的安全措施保障到位。同時，對科技檔案采取分級管理的模式，將記錄重點研發(fā)數(shù)據(jù)信息、保密信息的涉密檔案列為重點檔案，與其他普通檔案進行分級管理，對重點檔案要限定使用權限，縮小查閱范圍，重點管理、重點監(jiān)控，防止科技檔案信息泄密失密。其次，對科技檔案信息化平臺管理要配備相應的安全防護硬件和軟件，引進先進的防病毒、防黑客系統(tǒng)，構建安全防護體系，確保設備安全、系統(tǒng)安全、信息安全，定期開展安全維護，進行漏洞掃描和風險評估，保證防火墻的有效性，對于管理涉密科技檔案的計算機嚴禁連接外網(wǎng)和外部存儲器，消除安全隱患。

四、結語

綜上所述，在科技高速發(fā)展的今天，科技檔案作為最真實、最原始的科技活動記錄資料，發(fā)揮著非常重要的作用。目前，事業(yè)單位科技檔案管理中還存在一些不完善的地方，如管理不夠規(guī)范、檔案管理人員業(yè)務水平不足、科技檔案的利用效果不高、科技檔案的信息安全存在隱患等，因此需要不斷對科技檔案的管理模式進行摸索和創(chuàng)新，提高科技檔案管理意識，加強從業(yè)人員的技術能力和職業(yè)素養(yǎng)，不斷完善檔案信息化建設，提高科技檔案的利用率和信息安全保障，使科技檔案更好地服務于科學發(fā)展和社會經(jīng)濟建設。

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（作者單位：黑龍江省地質環(huán)境監(jiān)測總站）

基金項目：黑龍江省地質環(huán)境監(jiān)測服務工程項目，課題：黑龍江省寧安市響水產(chǎn)業(yè)區(qū)土地質量地球化學調查，編號：黑國土資函〔2017〕454號

作者簡介：鄭盛楠（1987—），女，漢族，黑龍江人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。