張 玲
“雙一流”背景下,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,辦學(xué)條件的不斷提升,許多高校圖書館擁有了新圖書館。新圖書館的建成能夠從一定程度上緩解館藏資源激增與館舍空間緊張的矛盾[1],但同時(shí)也給圖書館的資源調(diào)配工作帶來了新的挑戰(zhàn)。
館藏資源調(diào)配歷來是高校圖書館業(yè)務(wù)工作中的重點(diǎn)內(nèi)容之一。做好資源調(diào)配工作,不僅為圖書館布局結(jié)構(gòu)提供質(zhì)量保障,同時(shí)也進(jìn)一步利于讀者利用館藏。不同館的資源調(diào)配工作的范疇與職責(zé)不盡相同。例如清華大學(xué)圖書館,其資源調(diào)配工作隸屬于資源建設(shè)部,主要是對(duì)傳統(tǒng)紙本文獻(xiàn)進(jìn)行日常的典藏處理[2];北京大學(xué)圖書館,將館藏資源調(diào)配工作納入文獻(xiàn)資源服務(wù)中心,主要是通過多種形式組織各類普通文獻(xiàn)并以高標(biāo)準(zhǔn)揭示館藏[3];中國(guó)政法大學(xué)圖書館(以下簡(jiǎn)稱“本館”),2019年成立獨(dú)立的資源調(diào)配中心,除館藏文獻(xiàn)的基礎(chǔ)典藏工作外,重點(diǎn)負(fù)責(zé)館藏文獻(xiàn)資源的布局規(guī)劃和藏書異動(dòng),特別是館藏文獻(xiàn)的動(dòng)態(tài)調(diào)整與館藏揭示工作。多年來,本館建立了以政治法律為重點(diǎn)文獻(xiàn)資源自身特色的藏書體系,截至2020年底,兩校區(qū)館藏紙本資源已達(dá)262萬余冊(cè),急劇增加的館藏圖書使得有限的館舍空間難以負(fù)荷,館藏利用率逐漸降低。隨著2021年海淀校區(qū)新館的建成,在新館搬遷過程中,面對(duì)龐大的館藏資源,如何科學(xué)、合理、有效地做好館藏資源的調(diào)配至關(guān)重要。
本文以中國(guó)政法大學(xué)圖書館為例,對(duì)新館搬遷過程中資源調(diào)配工作涉及的數(shù)據(jù)調(diào)研、指導(dǎo)原則、方案確定、實(shí)施路徑以及調(diào)配工作的重難點(diǎn)進(jìn)行梳理和總結(jié),以期為館藏布局的優(yōu)化提供科學(xué)依據(jù),為同行提供參考借鑒。
新館搬遷前的數(shù)據(jù)調(diào)研工作直接影響著搬遷調(diào)撥的質(zhì)量[4]。前期的數(shù)據(jù)調(diào)研工作主要包括以下四個(gè)方面:現(xiàn)有館藏資源的調(diào)研;館藏利用現(xiàn)狀的調(diào)研;讀者群體需求的調(diào)研;新館實(shí)地情況的調(diào)研。
新館搬遷前,對(duì)現(xiàn)有館藏資源進(jìn)行清查,是搬遷工作的基礎(chǔ)。以中國(guó)政法大學(xué)圖書館為例,對(duì)館藏紙本文獻(xiàn)資源進(jìn)行摸底統(tǒng)計(jì)。本館紙本文獻(xiàn)分布于兩校區(qū)、三館舍,分別為昌平校區(qū)法淵閣、昌平校區(qū)文淵閣、海淀校區(qū)科研樓。截至2020年底,館藏文獻(xiàn)共達(dá)262萬冊(cè)。
從物理館藏地來看,昌平校區(qū)法淵閣藏書109.7萬冊(cè);昌平文淵閣藏書24.6萬冊(cè);海淀校區(qū)科研樓藏書127.7萬冊(cè)。從紙本文獻(xiàn)類型來看,館藏圖書共242.4萬冊(cè);合訂刊與報(bào)紙10.9萬冊(cè);特藏文獻(xiàn)7.8萬冊(cè);學(xué)位論文0.9萬冊(cè)。從圖書分類法來看,人大法圖書共62.8萬冊(cè),其中昌平校區(qū)34.7萬冊(cè),海淀校區(qū)28.1萬冊(cè);中圖法圖書共179.6萬冊(cè),其中昌平校區(qū)92.4萬冊(cè),包括中文圖書73.2萬冊(cè)、西文圖書8.5萬冊(cè)、港臺(tái)圖書5.5萬冊(cè);海淀校區(qū)87.2萬冊(cè),包括中文圖書88.7萬冊(cè)、西文圖書1.6萬冊(cè)、港臺(tái)圖書0.8萬冊(cè)、中歐圖書0.8萬冊(cè)。從圖書流通情況來看,在館圖書260.6萬冊(cè),外借圖書1.4萬冊(cè)。
從不同維度統(tǒng)計(jì)館藏現(xiàn)有資源,能夠?yàn)轲^藏調(diào)撥時(shí)進(jìn)行資源整合提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)制定調(diào)配方案,以及進(jìn)行調(diào)配后的數(shù)據(jù)評(píng)估,因此,統(tǒng)計(jì)工作要確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,統(tǒng)計(jì)單位重點(diǎn)以“冊(cè)”為準(zhǔn),精確到各地各類圖書的具體冊(cè)數(shù)。
館藏資源利用現(xiàn)狀是揭示讀者借閱需求的客觀依據(jù)。新館搬遷中,如何以讀者為中心,使新館資源得到最大化利用,是資源調(diào)配工作的理想目標(biāo)。據(jù)調(diào)研,許多高校圖書館采用三線動(dòng)態(tài)典藏模式對(duì)館藏資源進(jìn)行組織和管理,而這一模式應(yīng)用的前提就是要做好充分的館藏利用情況的統(tǒng)計(jì)與分析[5]。以中國(guó)政法大學(xué)新圖書館三線動(dòng)態(tài)調(diào)配模式為例,主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析:
第一,館藏文獻(xiàn)利用率。首先,以學(xué)科細(xì)分的角度,對(duì)各校區(qū)館藏文獻(xiàn)的種利用率和冊(cè)利用率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,能夠準(zhǔn)確掌握同一校區(qū)不同學(xué)科圖書的種、冊(cè)利用差異。以海淀校區(qū)中文圖書為例,如圖1所示,種利用率=近5年圖書種借閱量2/館藏可借圖書種數(shù)×100%;冊(cè)利用率=近5年圖書冊(cè)借閱量3/館藏可借圖書冊(cè)數(shù)×100%。種利用率平均值為34.6%,高于平均值的有9類;冊(cè)利用率平均值為26.05%,高于平均值的有10類,種利用率低于20%的僅有三類,分別是:S、V、Z類;冊(cè)利用率高于25%的有三類,分別是:A、B、D類,其中D類冊(cè)利用率最高為44.60%。
圖1 海淀校區(qū)中文圖書利用情況統(tǒng)計(jì)
其次,綜合不同校區(qū)總體情況,可以分析同一學(xué)科,在不同校區(qū)的館藏利用情況,這有利用于跨校區(qū)的資源調(diào)配[6]。以本館兩校區(qū)中文圖書冊(cè)利用情況為例,如圖2所示,可以看出不同校區(qū)讀者類型不同,對(duì)同一學(xué)科的需求程度也不同。以D類圖書利用情況為例,海淀校區(qū)的研究生讀者高于昌平校區(qū)的本科生讀者。因此,對(duì)于D類圖書兩校區(qū)的復(fù)本調(diào)配問題值得深思。
圖2 兩校區(qū)中文圖書冊(cè)利用情況統(tǒng)計(jì)
第二,館藏文獻(xiàn)符合程度。館藏文獻(xiàn)符合程度是館藏文獻(xiàn)入藏比與館藏文獻(xiàn)借閱比的差值。其中文獻(xiàn)入藏比=某類文獻(xiàn)入藏量/館藏文獻(xiàn)總量×100%,文獻(xiàn)借閱比=某類文獻(xiàn)借閱量/借閱總量×100%。當(dāng)兩者差值的絕對(duì)值越趨于“0”,則表明該類館藏文獻(xiàn)符合程度越高。由圖3可知,海淀校區(qū)需要增加D類圖書復(fù)本,需要減少F、G、K類圖書復(fù)本或品種。
圖3 海淀校區(qū)中文圖書文獻(xiàn)符合程度統(tǒng)計(jì)
第三,相對(duì)均冊(cè)借次。相對(duì)均冊(cè)借次=冊(cè)借次4/文獻(xiàn)借閱量(冊(cè)),數(shù)值越大,則外借圖書與讀者需求匹配程度越高。由圖4可知,文獻(xiàn)利用最為集中的圖書類別是D類,遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他類別。其他類別圖書相對(duì)均冊(cè)借次差異不大。
圖4 海淀校區(qū)中文圖書文獻(xiàn)相對(duì)均借次統(tǒng)計(jì)
第四,外借館藏比。外借館藏比是外借比與館藏比的比值,外借比=該類圖書外借量/所有圖書外借量×100%;館藏比=該類圖書入藏量/所有圖書入藏量×100%。當(dāng)外借館藏比大于或小于1時(shí),則表明需要對(duì)該類圖書進(jìn)行館藏結(jié)構(gòu)調(diào)整。由圖5可知,P、S、U類圖書需要增加品種或復(fù)本。其他類別適當(dāng)剔舊。
圖5 海淀校區(qū)中文圖書外借館藏比統(tǒng)計(jì)
新館搬遷時(shí),需要考慮的另一重點(diǎn)問題是新館主要服務(wù)的讀者群體[7]。許多高校圖書館新館建在新校區(qū),新校區(qū)的讀者群,有的按照學(xué)科專業(yè)劃分,例如理工校區(qū)、人文校區(qū)等;有的按照學(xué)歷層次劃分,例如本科生院、研究生院。不同的讀者群體也直接決定著資源調(diào)配的方案。以中國(guó)政法大學(xué)圖書館為例,新館建在海淀校區(qū),主要面向本校研究生,且由于老館部分館舍需要騰空,因此,新館搬遷的主要館藏資源要優(yōu)先從海淀校區(qū)調(diào)撥,同時(shí)重點(diǎn)調(diào)研研究生的借閱需求,并具體到各學(xué)院。
以中國(guó)政法大學(xué)圖書館為例,統(tǒng)計(jì)近五年本科生與研究生各類圖書借閱差異,如圖6所示,相比而言,D、F類圖書研究生需求高于本科生需求,且差異較大,新館搬遷時(shí)適當(dāng)增加調(diào)撥量;C、H、I、J、K、O、T類圖書本科生需求高于研究生需求,新館搬遷時(shí)適當(dāng)減少調(diào)撥量;剩余類別圖書對(duì)于本科生與研究生的需求差異不大。
圖6 近五年本科生與研究生各類圖書借閱差異情況
為做好新館搬遷的調(diào)撥工作,對(duì)新館實(shí)地情況的考察必不可少。新館藏書空間布局主要包括兩部分:開架區(qū)和閉架區(qū)。各區(qū)域各樓層可容納的書架數(shù)量、藏書數(shù)量、藏書類型,都需要結(jié)合新館的實(shí)際情況而定。此外,新館采用三線典藏制,還需要考慮各線書庫(kù)對(duì)未來圖書空間的預(yù)留以及各線書庫(kù)的距離,為未來資源動(dòng)態(tài)調(diào)配做好充分的準(zhǔn)備,對(duì)新館藏書空間進(jìn)行全面的梳理和規(guī)劃。
根據(jù)前期數(shù)據(jù)調(diào)研結(jié)果,制定新館資源調(diào)配的總體原則。新館資源調(diào)配應(yīng)以讀者為中心,堅(jiān)持藏用集合,以用為主,使得每一本書都能有其最適合的位置,使館藏資源滿足“藏、借、閱、咨、研”一體化的管理模式[8]。新館紙本文獻(xiàn)資源通過調(diào)配原館藏和新增館藏組成,應(yīng)根據(jù)館藏利用情況、讀者群體需求、新館實(shí)際容量等,對(duì)原有館藏入新館的布局進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃[9],同時(shí)做好未來新增館藏的空間預(yù)留。在借閱服務(wù)上,新館藏書結(jié)構(gòu)要使得讀者與資源的流動(dòng)路線科學(xué)合理,便于為讀者提供高效便利的服務(wù)[10]。
以中國(guó)政法大學(xué)圖書館為例,新館搬遷涉及的資源類型主要包括:第一,圖書。包括海淀校區(qū)經(jīng)前期綜合確定好的圖書和昌平校區(qū)的補(bǔ)充圖書。第二,報(bào)刊。包括海淀校區(qū)的現(xiàn)刊資源與民國(guó)報(bào)紙等。第三,特藏文獻(xiàn)。包括四庫(kù)全書、中華再造善本以及各類圖書、論文等特藏文獻(xiàn)。
以讀者需求為根本,根據(jù)新館建設(shè)情況,最大限度為新館面向的讀者群體提供文獻(xiàn)資源服務(wù)[11]。根據(jù)新館空間布局的規(guī)劃以及管理模式的要求,確定新建的藏書區(qū)域數(shù)量、藏書區(qū)域所置書架數(shù)量,需調(diào)配資源類型與調(diào)配數(shù)量。以中國(guó)政法大學(xué)圖書館為例,按新館空間功能區(qū)域劃分,新館資源調(diào)配方案如下:
(1)中外文借閱區(qū):主要分布于新館三、四層,主要收藏近三年新入藏的各類中外文圖書以及近五年借閱率較高的圖書一種一冊(cè),共約18.4萬冊(cè);
(2)港臺(tái)與期刊閱覽區(qū):主要分布于新館六層,包括館藏港臺(tái)圖書6.6萬冊(cè),現(xiàn)刊600冊(cè);
(3)重點(diǎn)文獻(xiàn)樣本區(qū):主要分布于新館五層,主要收藏館藏全部中文法律樣本圖書,包括人大法和中圖法,共約8.3萬冊(cè);
(4)套書與工具書專區(qū):主要分布于新館六層,主要收藏館藏非法律中文套書與工具書,共約1.3萬冊(cè);
(5)精品展示區(qū):分布于新館二至六層固定專區(qū),主要對(duì)部分教師著作、馬列哲學(xué)類、經(jīng)典法律類、精品外文圖書進(jìn)行展示,共約7000冊(cè);
(6)特藏文獻(xiàn)區(qū):主要分布于新館地下一層,主要收藏古籍善本包括晚清、民國(guó)時(shí)期的法學(xué)、文學(xué)著作、四庫(kù)全書、民國(guó)報(bào)紙、1949-1979年特藏樣本文獻(xiàn)等,共約6.8萬冊(cè)。
(7)閉架藏書區(qū):主要分布于新館地下一層,主要收藏館藏人大法圖書樣本,館藏所有外文圖書復(fù)本,館藏重點(diǎn)中文圖書復(fù)本和重點(diǎn)圖書外各類中文圖書樣本,共約50.2萬冊(cè)。
在新館搬遷的實(shí)施過程中,高校圖書館應(yīng)按照前期制定的工作計(jì)劃,逐步完成整個(gè)搬遷的工作目標(biāo)。
搬遷實(shí)施過程中,工作人員的執(zhí)行能力非常重要,包括圖書館工作人員和搬遷工作人員。圖書館工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和較硬的業(yè)務(wù)能力。圖書館工作人員要按照前期的調(diào)研結(jié)果和調(diào)撥計(jì)劃,利用圖書管理系統(tǒng)整理和導(dǎo)出調(diào)撥書單,調(diào)撥書單是搬遷實(shí)施的依據(jù),因此需要圖書館工作人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交出數(shù)據(jù)準(zhǔn)備且完整的書單,讓搬遷工作人員有單可查。同時(shí),圖書館工作人員要對(duì)搬遷工作人員進(jìn)行基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn),包括館藏地區(qū)域的指引、挑書、打捆、標(biāo)記等。對(duì)于搬遷工作人員而言,要求時(shí)刻具備安全憂患意識(shí),圖書館是防盜防火防水的重點(diǎn)部門,在整個(gè)圖書搬遷過程中,第三方搬遷人員直接接觸圖書,要有圖書愛護(hù)意識(shí),自我約束能力,以身作則,確保圖書等文獻(xiàn)的安全與完整。此外,搬遷人員也應(yīng)具備一定的圖書館搬遷經(jīng)驗(yàn),這樣不僅有助于提高搬遷效率,也能夠提升搬遷質(zhì)量。
高校圖書館搬遷實(shí)施的時(shí)間也十分重要。圖書館應(yīng)盡量選擇在寒暑假期間來完成圖書館搬遷工作,避開讀者用館高峰,減少對(duì)讀者用館的影響。例如中國(guó)政法大學(xué)圖書館2021年新館搬遷兩期工程,均選擇在2021年暑假與寒假進(jìn)行,不會(huì)對(duì)圖書館的正常使用造成影響。
新館搬遷資源調(diào)配的實(shí)施,既包括實(shí)體資源的物理遷移,也包括系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)資源的調(diào)撥與整合。
實(shí)體資源物理遷移指資源下架、打捆、裝車、運(yùn)輸、卸車、拆包、上架7個(gè)主要步驟,完成資源從老館到新館的物理轉(zhuǎn)移[12]。其中每一步驟都需要規(guī)定好具體負(fù)責(zé)人、實(shí)施期限與進(jìn)度安排,確保搬遷工作有序推進(jìn)。同時(shí),在裝運(yùn)卸過程中,圖書要按照打包標(biāo)記對(duì)號(hào)入座,使圖書不易丟失。
數(shù)據(jù)資源調(diào)撥是指將實(shí)際發(fā)生物理轉(zhuǎn)移的實(shí)體資源所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)撥,使系統(tǒng)數(shù)據(jù)與資源的物理架位信息保持一致[13]。這一過程需要對(duì)大量的圖書數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)撥處理,大部分根據(jù)挑選圖書的掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行分批次調(diào)撥,而掃描數(shù)據(jù)存在一定誤差,對(duì)于調(diào)撥不成功的數(shù)據(jù),需要單獨(dú)留檔,集中統(tǒng)一處理。
當(dāng)完成實(shí)體資源與數(shù)據(jù)資源的調(diào)撥后,整個(gè)調(diào)撥實(shí)施過程并不算真正的結(jié)束。對(duì)于新館的資源進(jìn)行清點(diǎn)、定位與整理,也是關(guān)鍵步驟,這直接影響著新館運(yùn)行的效能。首先需要對(duì)新館資源進(jìn)行排架、順架處理,當(dāng)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)架圖書時(shí)及時(shí)調(diào)整;其次利用RFID技術(shù)對(duì)新館資源進(jìn)行定位,便于讀者借閱,當(dāng)發(fā)現(xiàn)圖書無法定位時(shí)對(duì)圖書進(jìn)行“放倒”處理,待全部定位完成后,將“放倒”圖書收回,待重新編目、分配后,重新定位上架;當(dāng)新館全部資源就位后,對(duì)全館資源進(jìn)行清點(diǎn),確保在館數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。
前期的數(shù)據(jù)調(diào)研是資源調(diào)配過程中需要首要考慮的問題,也是難點(diǎn)問題。一方面,新館藏書布局的調(diào)整方案與圖書調(diào)配原則是建立在數(shù)據(jù)調(diào)研的基礎(chǔ)之上的。例如中國(guó)政法大學(xué)圖書館,新館采用三線典藏模式,需要根據(jù)圖書利用情況進(jìn)行調(diào)撥,這就需要在前期對(duì)館藏利用情況、讀者借閱需求深入地挖掘和分析。另一方面,新館的調(diào)整最根本的目標(biāo)是更好地為讀者服務(wù),這就需要明確讀者的需求,“對(duì)癥下藥”才能解決根本問題,因此基于讀者借閱行為進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)研尤為重要。而數(shù)據(jù)調(diào)研分析的指標(biāo)卻難以確定,如讀者借閱冊(cè)次分析、讀者需求程度分析、學(xué)科符合程度分析、借閱時(shí)間段的選擇、有效讀者人數(shù)等,對(duì)其定義不同,統(tǒng)計(jì)結(jié)果也不同[14]。例如有效讀者人數(shù)的確定,根據(jù)注冊(cè)時(shí)間而定,注冊(cè)時(shí)間的不同選擇,直接使統(tǒng)計(jì)結(jié)果有所差別。因此,在數(shù)據(jù)調(diào)研過程中要根據(jù)實(shí)際工作的需要,不斷地挖掘、統(tǒng)計(jì)和分析,不斷完善分析指標(biāo),使統(tǒng)計(jì)結(jié)果更加客觀準(zhǔn)確。
在新館搬遷資源調(diào)配過程中,實(shí)體文獻(xiàn)資源的調(diào)配與數(shù)據(jù)資源的調(diào)配是相輔相成的,它們既“獨(dú)立”又“統(tǒng)一”[15]。“獨(dú)立”體現(xiàn)在實(shí)施過程中,實(shí)體資源的調(diào)配與數(shù)據(jù)資源的調(diào)配可以同時(shí)進(jìn)行,互不干擾;“統(tǒng)一”體現(xiàn)在兩者相互制約,任何一方出現(xiàn)差錯(cuò),都會(huì)影響新館搬遷的質(zhì)量。例如,數(shù)據(jù)資源調(diào)撥至該書庫(kù)內(nèi),但實(shí)體圖書卻錯(cuò)架不在該書庫(kù),這將使得讀者在借閱時(shí)找不到該書。因此,在調(diào)配過程中,需要數(shù)據(jù)調(diào)撥人員與圖書搬遷負(fù)責(zé)人保持溝通與交流,按照?qǐng)D書標(biāo)記、要求進(jìn)行調(diào)配,互相監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整,保持圖書信息上下對(duì)稱,高質(zhì)量完成新館搬遷的資源調(diào)配。
在新館搬遷過程中,通常圖書清點(diǎn)工作與圖書調(diào)撥工作不能同時(shí)進(jìn)行。為了保證搬遷的進(jìn)度,調(diào)撥工作一般早于清點(diǎn)工作。這里的清點(diǎn)工作指調(diào)撥完成后的館藏清點(diǎn)。因此,此時(shí)的調(diào)撥數(shù)據(jù)只是階段性的調(diào)撥成果,為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,需要將館藏清點(diǎn)后的清點(diǎn)數(shù)據(jù)與調(diào)撥數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì),查漏補(bǔ)缺,完善調(diào)撥數(shù)據(jù)。而比對(duì)過程是一項(xiàng)龐大的數(shù)據(jù)處理過程,需要多重的排序、拆分和整合,這就需要相關(guān)負(fù)責(zé)人具備高水平的數(shù)據(jù)處理技能。
高校圖書館資源調(diào)配工作是一項(xiàng)重要且復(fù)雜的工作。在新館搬遷過程中,資源調(diào)配工作的價(jià)值與定位明顯突出。資源調(diào)配工作需要根據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)研結(jié)果,制定調(diào)配規(guī)則和方案,從而進(jìn)行實(shí)施。當(dāng)然不僅只在搬遷中有所用途,在圖書館未來的館藏結(jié)構(gòu)配置、館藏布局規(guī)劃、館藏體系構(gòu)建過程中,資源的統(tǒng)計(jì)、分析、調(diào)配都至關(guān)重要?;谧x者行為大數(shù)據(jù)分析的館藏結(jié)構(gòu)動(dòng)態(tài)調(diào)整是高校圖書館資源調(diào)配工作的進(jìn)一步重點(diǎn)研究?jī)?nèi)容。