高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系研究

馬媛媛，賀 群

（金陵科技學(xué)院，南京 211169）

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，資金來源和業(yè)務(wù)類型更加多元化，使得財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作量劇增，內(nèi)部控制難度加大。在當(dāng)前的財(cái)務(wù)管理體系下，師生們在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)深切體會(huì)到財(cái)務(wù)信息溝通交流不夠及時(shí)充分、報(bào)銷流程煩瑣且服務(wù)效率低、業(yè)財(cái)系統(tǒng)互聯(lián)性差、各部門數(shù)據(jù)共享程度低等問題，財(cái)務(wù)部門的工作人員面對不斷劇增的業(yè)務(wù)量也感到壓力重重，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)高校發(fā)展的需要。大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新科技的快速發(fā)展，為構(gòu)建高校的智能財(cái)務(wù)報(bào)銷模式提供了技術(shù)支撐。

一、高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系分析

（一）總體設(shè)計(jì)思路

高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的總體設(shè)計(jì)思路是基于大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)，以智慧校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)信息管理安全可靠、實(shí)時(shí)互聯(lián)共享、可移植性強(qiáng)、資源擴(kuò)展便利為原則，以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資源為核心，實(shí)現(xiàn)人力資源、學(xué)生管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通等業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享，滿足業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)資源利用效率最大化的目標(biāo)，構(gòu)建一個(gè)高度信息化的智能財(cái)務(wù)報(bào)銷體系。

（二）智能財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的技術(shù)體系

高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷模式通過構(gòu)建智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理平臺，實(shí)現(xiàn)多部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享，在管理平臺上協(xié)作完成財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中的報(bào)銷單據(jù)信息填寫、報(bào)銷單據(jù)智能審核與審批、網(wǎng)上電子支付等業(yè)務(wù)處理流程。由于智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理平臺基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)服務(wù)的安全性可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)癱瘓、黑客網(wǎng)絡(luò)攻擊以及病毒破壞等因素的影響，因此，要積極做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)信息資源的安全防護(hù)，保證智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理平臺穩(wěn)定運(yùn)行。一是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝殺病毒軟件和軟硬件網(wǎng)絡(luò)防火墻，及時(shí)升級軟件系統(tǒng)修補(bǔ)漏洞，建立實(shí)時(shí)監(jiān)控可預(yù)警的網(wǎng)絡(luò)安全防范體系；二是構(gòu)建財(cái)務(wù)內(nèi)部專用網(wǎng)，確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)在內(nèi)部專用網(wǎng)中運(yùn)行，處理后的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份，內(nèi)外網(wǎng)的數(shù)據(jù)只能通過管理平臺實(shí)現(xiàn)互聯(lián)共享；三是智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理平臺使用白名單訪問機(jī)制，加強(qiáng)訪問用戶身份的安全認(rèn)證，不定期提示用戶更換密碼等；四是財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立科學(xué)的內(nèi)部控制制度約束工作人員，具體可從財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全使用與科學(xué)維護(hù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的安全存儲(chǔ)和實(shí)時(shí)多地備份、財(cái)務(wù)人員的分工協(xié)作與相互監(jiān)督等方面進(jìn)行實(shí)施和完善。高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的技術(shù)體系見圖1。

圖1 高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷模式技術(shù)體系圖

（三）智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理平臺的構(gòu)建

智能財(cái)務(wù)管理平臺的建設(shè)是構(gòu)建高校業(yè)財(cái)系統(tǒng)融合、內(nèi)外部數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通、實(shí)時(shí)共享的重要保證，該平臺包括基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)信息共享層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)處理層和交互溝通層這五個(gè)部分。智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理平臺架構(gòu)見圖2。

圖2 智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理平臺架構(gòu)圖

1.基礎(chǔ)設(shè)施層

基礎(chǔ)設(shè)施層主要包括高性能服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、不間斷電源設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、容災(zāi)備份系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等。通過基礎(chǔ)設(shè)施層的集成，改變了以前校內(nèi)各部門分散重復(fù)建設(shè)的情況，降低了建設(shè)成本，提高了建設(shè)資金的使用效率，便于對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行集中統(tǒng)一管理、運(yùn)行與維護(hù)?；A(chǔ)設(shè)施層將為智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理平臺的安全平穩(wěn)運(yùn)行提供最基礎(chǔ)的保障。

2.數(shù)據(jù)信息共享層

數(shù)據(jù)信息共享層主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息、財(cái)稅數(shù)據(jù)信息、財(cái)銀數(shù)據(jù)信息、數(shù)據(jù)交換中心、數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)、電子憑證系統(tǒng)等。數(shù)據(jù)信息共享層的建設(shè)改變了以往各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確、質(zhì)量差、難以共享的狀況，做到了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息、財(cái)稅數(shù)據(jù)信息、財(cái)銀數(shù)據(jù)信息等資源的集中統(tǒng)一存儲(chǔ)，保證了數(shù)據(jù)來源的唯一性和準(zhǔn)確性，界定了數(shù)據(jù)資源的管理權(quán)責(zé)。通過數(shù)據(jù)交換中心和數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)了各部門業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)共享，而且可以進(jìn)一步挖掘數(shù)據(jù)資源的潛力，進(jìn)行多維度數(shù)據(jù)綜合分析，為高校的財(cái)務(wù)管理決策和高校未來發(fā)展決策提供強(qiáng)大的、精準(zhǔn)的大數(shù)據(jù)支持。

3.應(yīng)用支撐層

應(yīng)用支撐層主要包括系統(tǒng)開發(fā)與接口平臺、用戶訪問與安全管理平臺、網(wǎng)上服務(wù)平臺等。應(yīng)用支撐層是數(shù)據(jù)信息共享層和業(yè)務(wù)處理層之間的溝通聯(lián)絡(luò)橋梁，為智能財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)提供運(yùn)行基礎(chǔ)。通過建設(shè)統(tǒng)一的系統(tǒng)開發(fā)和接口平臺，可以為業(yè)務(wù)及應(yīng)用層規(guī)范軟件技術(shù)架構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)、協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息交互聯(lián)通。建設(shè)用戶訪問與安全管理平臺，便于對登錄人員統(tǒng)一管理，建立白名單訪問機(jī)制，進(jìn)行有效的身份識別和密碼安全認(rèn)證。建設(shè)網(wǎng)上服務(wù)平臺，方便師生們熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)和流程，高效率地完成報(bào)銷過程。

4.業(yè)務(wù)處理層

業(yè)務(wù)處理層主要包括查詢系統(tǒng)、影像處理系統(tǒng)、智能審核系統(tǒng)、財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)（預(yù)算、核算、決算與決策分析管理）、銀?；ヂ?lián)支付系統(tǒng)、人力資源管理、學(xué)生管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通系統(tǒng)等。在財(cái)務(wù)報(bào)銷階段，師生們登錄網(wǎng)上服務(wù)平臺，關(guān)聯(lián)個(gè)人信息、錄入報(bào)銷單據(jù)信息、上傳報(bào)銷單據(jù)照片，通過影像處理系統(tǒng)識別和智能審核系統(tǒng)中涉及該項(xiàng)報(bào)銷業(yè)務(wù)的科研、教務(wù)、國有資產(chǎn)等相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及各級領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，進(jìn)入財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)由財(cái)務(wù)人員審核。在報(bào)銷過程中，師生們可以隨時(shí)查詢業(yè)務(wù)流程和報(bào)銷的進(jìn)展情況，任一環(huán)節(jié)中報(bào)銷是否通過都會(huì)通過移動(dòng)APP 實(shí)時(shí)推送消息給報(bào)銷人員，報(bào)銷人員可以及時(shí)處理、補(bǔ)充報(bào)銷需要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，完成報(bào)銷流程。通過這一平臺有效地改善了傳統(tǒng)報(bào)銷過程中流程煩瑣、效率低下的狀況，有利于提升師生們的報(bào)銷體驗(yàn)、改善信息不對稱的情況，實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)系統(tǒng)的有機(jī)融合、互聯(lián)共享。

5.交互溝通層

交互溝通層主要是師生們使用移動(dòng)客戶端或PC機(jī)通過智能財(cái)務(wù)報(bào)銷管理系統(tǒng)APP 或微信公眾號等與財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)處理層交互溝通的平臺。通過這一平臺，可以使師生們的信息獲取體驗(yàn)大為改善，不僅改變了信息傳遞的路徑，而且增強(qiáng)了師生們與業(yè)財(cái)部門之間的交互溝通實(shí)效性和便捷性，提高了報(bào)銷效率。

二、智能財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)模式分析

在傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理體系下，師生們在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)主要存在著以下問題：一是財(cái)務(wù)信息的溝通交流不夠。高校財(cái)務(wù)部門信息多采用官網(wǎng)、微信群或QQ 群等方式發(fā)布，雖然財(cái)務(wù)信息的發(fā)布方便，但師生們每天都要接收推送的各種信息，主動(dòng)獲取財(cái)務(wù)信息的積極性不夠，因此財(cái)務(wù)部門發(fā)布的信息就有可能被忽略，導(dǎo)致師生們無法及時(shí)獲得必要的財(cái)務(wù)信息，出現(xiàn)信息不對稱現(xiàn)象。當(dāng)師生們遇到財(cái)務(wù)問題時(shí)也經(jīng)常是到財(cái)務(wù)部門現(xiàn)場咨詢或電話咨詢，這種信息傳遞和溝通模式經(jīng)常造成財(cái)務(wù)信息的溝通交流不夠及時(shí)和充分。二是財(cái)務(wù)報(bào)銷流程煩瑣，效率低下。報(bào)銷人員由于票據(jù)問題或不熟悉報(bào)銷流程等環(huán)節(jié)，出現(xiàn)狀況經(jīng)常需要頻繁往返于財(cái)務(wù)部門，報(bào)銷流程煩瑣。而且報(bào)銷人員基本都在報(bào)銷時(shí)間集中扎堆，財(cái)務(wù)人員一方面要審核報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性與填報(bào)信息的準(zhǔn)確性，另一方面還要與報(bào)銷人員實(shí)時(shí)溝通報(bào)銷信息，增加了財(cái)務(wù)部門審核人員的業(yè)務(wù)工作量，使得審核時(shí)間長，造成報(bào)銷效率低下。三是業(yè)財(cái)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享程度低。高校內(nèi)部職能部門和院系較多，包含人力資源、學(xué)生管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通業(yè)務(wù)、教學(xué)部門等，這些部門的業(yè)務(wù)管理軟件可能不同，想要實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)信息法人互聯(lián)共享非常困難。平時(shí)，各部門數(shù)據(jù)信息基本都是手工錄入，當(dāng)某個(gè)部門的數(shù)據(jù)發(fā)生改變，由于各部門之間數(shù)據(jù)信息不能實(shí)時(shí)共享，單個(gè)部門數(shù)據(jù)信息的改變不能實(shí)時(shí)同步到其他業(yè)務(wù)部門，從而導(dǎo)致各部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)經(jīng)常不一致，究竟哪一個(gè)部門的數(shù)據(jù)信息是準(zhǔn)確的無從得知，不僅需要人工反復(fù)復(fù)核，還有可能影響各部門內(nèi)部的關(guān)系，數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享程度低的狀況嚴(yán)重影響了高校業(yè)財(cái)部門之間的工作效率。

智能財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)模式利用大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新科技，將財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)由線下切換到線上，結(jié)合流程自動(dòng)化（RPA）、光學(xué)字符識別、OCR掃描成像等技術(shù)進(jìn)行報(bào)銷票據(jù)的精準(zhǔn)識別，實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化服務(wù)。

高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷流程如圖3 所示，在此模式下，學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息同步互聯(lián)共享，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)系統(tǒng)高度信息化、流程自動(dòng)化、業(yè)務(wù)集中控制和處理。師生們在報(bào)銷票據(jù)時(shí)，首先對報(bào)銷單據(jù)拍照，通過移動(dòng)APP 或者PC 客戶端登錄智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，填寫報(bào)銷票據(jù)中的各種信息，進(jìn)入影像管理系統(tǒng)對已拍照上傳的票據(jù)完成OCR 掃描，進(jìn)行光學(xué)字符識別獲取單據(jù)的電子化數(shù)據(jù)并存儲(chǔ)，形成電子數(shù)據(jù)檔案。其次在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中選擇預(yù)算科目中的立項(xiàng)項(xiàng)目，在嚴(yán)控預(yù)算資金使用的基礎(chǔ)上，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)在線上實(shí)時(shí)審核和批準(zhǔn)，同時(shí)，財(cái)務(wù)部門審核人員通過智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，在事前根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算管控報(bào)銷資金，如果項(xiàng)目無預(yù)算或項(xiàng)目無立項(xiàng)就不能報(bào)銷，智能財(cái)務(wù)管理不僅精準(zhǔn)地控制了預(yù)算的執(zhí)行，而且為年終財(cái)務(wù)部門核算提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)來源。最后，在電子支付階段通過銀?；ヂ?lián)支付系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)報(bào)銷項(xiàng)目的費(fèi)用結(jié)算，形成電子發(fā)票，報(bào)銷過程實(shí)現(xiàn)了無紙化和無現(xiàn)金模式。在財(cái)務(wù)信息的獲取和報(bào)銷過程中，師生們可以根據(jù)自己的需求隨時(shí)通過移動(dòng)APP 查詢業(yè)務(wù)流程和報(bào)銷的進(jìn)展情況，任一環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題或報(bào)銷是否通過都會(huì)通過移動(dòng)APP 推送實(shí)時(shí)消息給報(bào)銷人員，報(bào)銷人員可以根據(jù)推送消息及時(shí)處理，補(bǔ)充報(bào)銷需要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)或者完成報(bào)銷流程。

圖3 高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷流程圖

這種多端口、多渠道的智能財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，一是實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)部門之間數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)共享，實(shí)時(shí)同步更新，保證了數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，極大地提升了各部門的工作效率；二是有效地降低了信息不對稱的消極影響，提升了財(cái)務(wù)信息的交互溝通水平；三是有效解決了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)服務(wù)體系下報(bào)銷往返跑，消耗時(shí)間長且效率低下的問題，既優(yōu)化了財(cái)務(wù)報(bào)銷流程和報(bào)銷程序，又大大縮短了報(bào)銷過程中的審批時(shí)間，使報(bào)銷效率獲得了大幅提升。學(xué)校的管理者也可以通過智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)資源，根據(jù)需要生成不同維度的數(shù)據(jù)報(bào)表，合理規(guī)劃、科學(xué)決策學(xué)校的未來發(fā)展。

結(jié)語

構(gòu)建智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效解決了時(shí)間和地理位置上的制約，大幅降低了報(bào)銷過程中的時(shí)間，顯著提高了師生們的報(bào)銷工作效率；利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升了業(yè)財(cái)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)信息的處理效率；利用人工智能技術(shù)智能識別報(bào)銷單據(jù)，提高了財(cái)務(wù)處理的便捷性和準(zhǔn)確性；利用云計(jì)算技術(shù)對報(bào)銷過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的整理分析和準(zhǔn)確計(jì)算，極大地提高了財(cái)務(wù)處理能力。因此，高校應(yīng)在健全和完善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)上，積極利用智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，合理優(yōu)化報(bào)銷流程，創(chuàng)新報(bào)銷服務(wù)新模式，為師生們提供方便快捷的“一站式”服務(wù)，減輕財(cái)務(wù)人員的工作壓力；同時(shí)，為高校的決策提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐，助力高校合理規(guī)劃、科學(xué)發(fā)展。