事業(yè)單位檔案管理信息化創(chuàng)新研究

孫艷艷

（菏澤市行政審批保障中心 山東菏澤 274000）

社會發(fā)展日新月異，信息處理速度加快，導(dǎo)致我國企事業(yè)單位的檔案成倍速增長，過去傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理高效、便捷的要求。檔案信息影響著重大事件的決策走向，也對人才是否充分利用具有很大的影響。但目前仍有許多事業(yè)單位對檔案管理信息化認(rèn)識不清，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)相對混亂。對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化創(chuàng)新研究已經(jīng)是刻不容緩的要求。

1 事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的必要性

檔案在事業(yè)單位的眾多環(huán)節(jié)廣泛存在，因此，進(jìn)行檔案管理很有必要。檔案管理錄入的數(shù)據(jù)在對制定決策具有影響性和指導(dǎo)性，這要求進(jìn)行檔案管理時必須做到從事實出發(fā)，實事求是。某一項決策制定之前都要進(jìn)行實地考察，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行參考，以調(diào)查決策實施的可能性，例如，警察局的案件記錄會對案件的來龍去脈提供查詢方向。人事檔案包含著個人的成長記錄，包括在受教育階段的表現(xiàn)、表彰或處分，都進(jìn)行了信息收錄。某些企業(yè)或事業(yè)單位在進(jìn)行人才招錄時可以參考個人檔案，做到全面掌握深入了解。并且將個人信息收錄檔案對個人行為起到了一定規(guī)范和約束作用。例如，個人的不誠信行為是會被收錄的，影響銀行貸款等行為。對于事業(yè)單位本身來說，檔案會記錄事業(yè)單位發(fā)展的方方面面，通過檔案，可以完整地看到這個事業(yè)單位在某一階段的發(fā)展趨勢，如人員的調(diào)動或流失，能夠使事業(yè)單位對自身發(fā)展有一個較為清晰的認(rèn)知。

2 當(dāng)代事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理是一項繁雜的系統(tǒng)工程，隨著信息時代的來臨和綠色辦公的推動，檔案管理無紙化、信息化要求快步提上日程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理存在諸多缺點，如填寫空間有限，版面整潔度導(dǎo)致出現(xiàn)錯別字需要重新填寫、浪費紙張不環(huán)保等，一系列劣勢導(dǎo)致檔案管理更新不到位、查找資料困難。隨著信息化進(jìn)程逐漸加快，網(wǎng)絡(luò)滲入社會發(fā)展的各行各業(yè)，事業(yè)單位檔案管理面臨的種種困境亟需解決。

2.1 缺乏檔案管理科學(xué)觀念

我國針對事業(yè)單位的檔案管理專門制定并出臺了《中華人民共和國檔案法》，但事業(yè)單位中檔案管理人員對法律的鉆研和掌握并不深入，導(dǎo)致法律法規(guī)形同虛設(shè)；對待檔案管理工作一味地重視檔案系統(tǒng)中信息量的填充和堆砌，忽略了將信息進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中的信息碎片化，影響相關(guān)事項的完成進(jìn)度；從事業(yè)單位管理層到直接對檔案進(jìn)行管理的工作人員，都不重視檔案管理工作，無專人負(fù)責(zé)，人員變動頻繁，歸檔不及時，導(dǎo)致檔案管理混亂。上述種種行為都體現(xiàn)出許多事業(yè)單位缺乏科學(xué)的檔案管理理念，僅僅把檔案看作是信息的收錄，卻忽略收錄信息之后的一系列工作，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)。

2.2 檔案管理能力差

事業(yè)單位大多配備檔案管理這一工作部門，但是并沒有制定對檔案管理的系統(tǒng)化要求與監(jiān)管。當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理人員并不專業(yè)，甚至不了解檔案管理對工作人員的具體要求。檔案管理人員不具備專業(yè)技能，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理也不重視，認(rèn)為檔案就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作。管理人員的工作能力不足及監(jiān)管工作的缺失導(dǎo)致許多檔案管理工作只拘泥于形式，甚至在錄入、銷毀檔案中部分信息時，也沒有做到按照法律要求進(jìn)行錄入或銷毀，并沒有嚴(yán)格建立檔案管理信息庫，導(dǎo)致檔案信息中某些數(shù)據(jù)不正確，違背檔案管理建立的初衷。

2.3 檔案管理設(shè)施不完善

紙質(zhì)版檔案管理容易受各種因素的影響，如天氣潮濕、外力撕扯、“六防”設(shè)備不配套等，種種因素會導(dǎo)致檔案保管不善，造成紙張受損，信息缺失。雖然各行各業(yè)大都提高了信息化程度，但受各種因素的影響，如今事業(yè)單位檔案管理信息化程度普遍不高。檔案管理信息化有利于保存信息，除去網(wǎng)絡(luò)因素之外，幾乎不受過多外力因素影響，但受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，各事業(yè)單位并沒有將檔案管理進(jìn)行信息化發(fā)展，不僅信息化錄入設(shè)施不足，紙質(zhì)化檔案甚至也沒有足夠完善的空間和設(shè)施來進(jìn)行妥善保存。

3 檔案管理信息化優(yōu)勢

3.1 保存時間久

相對于紙質(zhì)版檔案來說，信息化檔案管理只需要將數(shù)據(jù)錄入網(wǎng)絡(luò)，只需運用電腦和網(wǎng)絡(luò)建立專門的檔案管理信息庫，就可以將龐大的信息錄入，且不同于容易受各種因素而保存不當(dāng)?shù)募垙?，例如，紙質(zhì)版檔案呈現(xiàn)在紙面上，在陰雨天氣或長久保存之后容易發(fā)霉，導(dǎo)致信息缺失，很可能影響重大決策的實施。例如，警察辦案時，重要信息的缺失很可能導(dǎo)致案件關(guān)鍵時候無法繼續(xù)調(diào)查，使真相埋沒在發(fā)霉的紙張中。而信息檔案只要不進(jìn)行徹底刪除，信息將永遠(yuǎn)存在。信息的永久保存對于相關(guān)政策的決定有著重大參考影響，進(jìn)行某一事件的調(diào)查時，永久保存的信息為查找遠(yuǎn)久信息提供便利。

3.2 信息化檔案管理查詢便捷

在實際操作中，若查詢紙質(zhì)版檔案信息，需要去檔案部門調(diào)取已存檔的卷宗，就需要先申請查閱卷宗，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、分管局長、局長審批，過程繁瑣耗時。在查詢紙質(zhì)版檔案時，要明確調(diào)取檔案的發(fā)生年度，按年度在不同的檔案柜中進(jìn)行大海撈針式的查詢和地毯式搜索，消耗大量的人力和精力，時間周期長可能導(dǎo)致錯過事件辦理的黃金時期，費時，費力，還會有出錯的可能性［1］。而查詢電子化檔案時，只需要在電腦上輸入關(guān)鍵詞，就能在龐大的數(shù)據(jù)信息庫中進(jìn)行一鍵查詢，省時省力，提高工作效率，也能最大限度地保障檔案的完整性。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化特點

4.1 廣泛性

事業(yè)單位儲存的檔案錯綜復(fù)雜，主要包括了影像檔案、文書檔案、政策檔案、特殊檔案及人才檔案等一系列的檔案類別。這些檔案存在的本身就凸顯了事業(yè)單位檔案管理信息化的一個重要特點——廣泛性。事業(yè)單位的檔案儲存時間久遠(yuǎn)、儲存內(nèi)容多，從檔案系統(tǒng)建立之初甚至建立之前，檔案系統(tǒng)就會不斷收錄各種類別的信息，且伴隨事業(yè)單位的發(fā)展，與之對應(yīng)的檔案管理收錄信息也在不斷擴大，檔案系統(tǒng)一直處于更新的狀態(tài)，這就需要對這龐大且在不斷發(fā)展的數(shù)據(jù)信息庫進(jìn)行強化數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)備份、擴大存儲空間等。

4.2 隱蔽性

事業(yè)單位檔案具有隱蔽性。事業(yè)單位的一些政策涉及單位個人、事業(yè)單位本身乃至社會整體的隱私性。網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，網(wǎng)絡(luò)開放時代，信息的傳輸很容易遭受到第三方的監(jiān)聽與盜竊甚至是修改，造成安全隱患。這就要求事業(yè)單位工作人員在錄入某些機密性數(shù)據(jù)時，要注意數(shù)據(jù)的隱蔽性，保證數(shù)據(jù)傳輸過程中不泄露。

4.3 標(biāo)準(zhǔn)性

事業(yè)單位檔案系統(tǒng)具有標(biāo)準(zhǔn)化要求。事業(yè)單位收錄檔案內(nèi)容廣泛、種類眾多，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息收錄時，應(yīng)注重收錄方式程序的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，如按“年度—部門—事項—經(jīng)辦人—保管期限”進(jìn)行分類，以方便后續(xù)歸檔工作的進(jìn)行。

5 事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新策略

5.1 提高檔案管理科學(xué)理念

我國事業(yè)單位對檔案管理信息化重視程度普遍不高，要想實現(xiàn)檔案管理信息化的創(chuàng)新，需提高對檔案管理的重視程度。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要充分意識到信息時代檔案管理的重要性，數(shù)據(jù)信息是一切決策的基礎(chǔ)。要堅持所有決策都實事求是，改變陳舊過時的檔案管理理念，加大對檔案管理部門的資金投入，提高檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理信息化建設(shè)提供強大的硬件支撐，以保證在后續(xù)決策工作擁有正確且真實、全面的數(shù)據(jù)信息［2］。

5.2 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

我國有專門進(jìn)行管理檔案的檔案法，檔案管理人員要對檔案法進(jìn)行深入研究，掌握檔案管理的基礎(chǔ)方法，提高自身知識素養(yǎng)。在事業(yè)單位檔案信息化過程中，需要重點提高檔案管理人員的計算機技術(shù)水平，要求管理人員具備基本的電腦操作技能，以便更好地進(jìn)行信息化錄入。在檔案管理人員進(jìn)入工作之前，事業(yè)單位要對這些人員進(jìn)行工作技能和綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，并進(jìn)行結(jié)業(yè)考試，考試合格頒發(fā)檔案上崗證，做到持證上崗。檔案管理人員要重視檔案管理工作，意識到做好檔案的完整保存和準(zhǔn)確錄入工作是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策的前提和基礎(chǔ)，對待檔案工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，做到信息應(yīng)收盡收，沒有遺漏。事業(yè)單位要在一定時間段內(nèi)對檔案管理人員進(jìn)行專門考核，建立“能者上庸者下”的用人導(dǎo)向，使檔案管理人員時刻提高警惕，始終做到高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求對待檔案管理工作［3］。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員起到不可或缺的作用，因此，對檔案管理人員的高素質(zhì)要求是必需的，檔案管理要從思想到行為上都具備管理專業(yè)能力和要求。

5.3 提高檔案管理信息化建設(shè)設(shè)施質(zhì)量

檔案管理信息化需要對儲存設(shè)施硬件進(jìn)行優(yōu)化。信息數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上運行，由于事業(yè)單位檔案具有廣泛性、隱蔽性特點，為充分保存檔案信息，就需要提高檔案管理儲存設(shè)施的硬件。高質(zhì)量的硬件設(shè)施須具備穩(wěn)定性高、受外界網(wǎng)絡(luò)影響小的屬性，可以充分發(fā)揮電子儲存的作用，有利于對檔案管理的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行長久儲存和便捷的管理，這對于后續(xù)一些重要工作的信息調(diào)查是有很大幫助的。事業(yè)單位要為檔案管理部門提供質(zhì)量良好的網(wǎng)絡(luò)水平和硬件優(yōu)良的計算機設(shè)施，這就需要加大對檔案管理部門的資金投放力度，以便有效進(jìn)行檔案管理的信息錄入和存儲［4］。同時，事業(yè)單位檔案管理人員在數(shù)據(jù)錄入過程中，需注意隱蔽性，做到杜絕外來網(wǎng)絡(luò)干涉，設(shè)置防火墻，對檔案信息進(jìn)行儲存的設(shè)備進(jìn)行定期的病毒查殺，保證檔案管理系統(tǒng)中的信息完整性和正確性。

5.4 規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位錄入的檔案信息數(shù)據(jù)龐雜大、錯綜復(fù)雜，為便利后續(xù)工作的進(jìn)行，要對錄入的信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。制定明確的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)定信息錄入的方式方法，對信息錄入進(jìn)行合理的監(jiān)控和約束，不同的檔案要規(guī)定各自明確的錄入方式。例如，影像檔案的錄入要規(guī)定影像格式、壓縮方式，文字檔案的錄入要注意書寫格式、字體規(guī)范等。事業(yè)單位要根據(jù)自身的工作特點對不同檔案的各個環(huán)節(jié)的錄入進(jìn)行明確規(guī)定。制定針對規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時，要注意多個方面。

首先，要注重前瞻性原則。進(jìn)行信息錄入、建立檔案管理系統(tǒng)的目的是為后續(xù)工作打下良好的數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)，要考慮未來調(diào)取信息的便利度［5］。

其次，還要注意兼容性原則。事業(yè)單位收錄的信息關(guān)聯(lián)到社會各行各業(yè)的相關(guān)發(fā)展，因此，在標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，要注重與社會各界發(fā)展需求進(jìn)行融合。

5.5 注重檔案管理的安全性能

檔案管理的信息化方便了數(shù)據(jù)儲存與提取，但事業(yè)單位收錄的檔案信息很多是不便對外公開的，具有隱私性，如人事檔案之類的信息，因此，要注重檔案數(shù)據(jù)的安全性，警惕網(wǎng)絡(luò)在便捷人們生活的同時會導(dǎo)致的隱私信息泄露問題。在建立檔案信息庫的同時，要注意防范外界不法人員對檔案信息進(jìn)行竊取。將防火墻技術(shù)與內(nèi)外網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，檔案數(shù)據(jù)信息庫不允許除檔案管理部門網(wǎng)絡(luò)地址以外的其他網(wǎng)絡(luò)地址訪問，對檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置最高級別的安全管理系統(tǒng)，建立只允許內(nèi)部訪問的網(wǎng)站系統(tǒng)，一旦有外界網(wǎng)絡(luò)試圖對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問，防火墻自動進(jìn)行警報并關(guān)閉檔案數(shù)據(jù)庫。將加密級別放到最高，與特定角色訪問技術(shù)進(jìn)行融合，加密手段將檔案管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行加密保存，在傳輸檔案信息時，運行特殊的網(wǎng)絡(luò)路線，防止在信息數(shù)據(jù)傳輸過程中被外人竊取的可能性出現(xiàn)［6］。

6 結(jié)語

信息化時代給社會各行各業(yè)都帶來了機遇和挑戰(zhàn)，對于事業(yè)單位的檔案管理來說，檔案管理的信息化使檔案管理更為切合時代需求，將檔案管理進(jìn)行信息化的創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是時代發(fā)展的必經(jīng)之路。為此，事業(yè)單位需要革新檔案管理觀念，檔案管理人員必須提高專業(yè)素養(yǎng)，同時，注重網(wǎng)絡(luò)安全性，使檔案管理水平走上更高的臺階，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理健康有序發(fā)展。