資源共享視角下如何推進(jìn)物流檔案數(shù)字化建設(shè)

文/濟(jì)南市口岸物流事業(yè)發(fā)展中心 王偉

物流檔案對物流規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營、管理發(fā)揮著重要的作用，隨著電子商務(wù)飛速發(fā)展和現(xiàn)代物流業(yè)逐步形成，對物流檔案的工作要求也日益提高。檔案數(shù)字化是借助數(shù)字信息化技術(shù)進(jìn)行檔案信息轉(zhuǎn)化的一種技術(shù)，可以將文字和圖像信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。現(xiàn)代物流業(yè)的發(fā)展，使信息技術(shù)在物流行業(yè)得以廣泛應(yīng)用，也促進(jìn)了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。物流檔案數(shù)字化的互聯(lián)共通又能促進(jìn)物流業(yè)的飛速發(fā)展。因此，加快物流檔案數(shù)字化共享建設(shè)，加速檔案資源科學(xué)整合，優(yōu)化檔案管理方式，提升檔案管理技術(shù)，對于充分發(fā)揮物流檔案助推經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有重要的意義。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代物流檔案呈現(xiàn)出的特征

物流原意為“實(shí)物分配”或“貨物配送”，是供應(yīng)鏈活動(dòng)的一部分?！吨腥A人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)物流術(shù)語》對物流的定義為“物品從供應(yīng)地向接收地的實(shí)體流動(dòng)過程。根據(jù)實(shí)際需要，將運(yùn)輸、儲存、裝卸、搬運(yùn)、包裝、流通加工、配送、信息處理等基本功能實(shí)施有機(jī)結(jié)合?！蔽锪鳈n案是在物流整個(gè)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)、票據(jù)、合同等不同形式和載體的重要?dú)v史記錄。物流檔案不僅記錄物流業(yè)的發(fā)展軌跡和歷史，而且反映了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況和特點(diǎn)，同時(shí)也是國家檔案的重要組成部分。現(xiàn)代物流發(fā)展使物流業(yè)朝著供應(yīng)鏈管理、綠色物流、信息化、智能化的方向發(fā)展，相應(yīng)物流檔案突破傳統(tǒng)，呈現(xiàn)新的特點(diǎn)。

（一）物流檔案內(nèi)容日益豐富、來源廣泛?，F(xiàn)代物流產(chǎn)業(yè)由于其交叉融合的特殊屬性，涵蓋公路、鐵路、航空、水港、海港等不同的運(yùn)輸方式，涉及交通、海關(guān)、郵政、保稅、機(jī)場、港口、碼頭、物流企業(yè)等不同主體，物流檔案主體眾多，內(nèi)容也非常龐大豐富。

（二）物流檔案呈現(xiàn)數(shù)字化、多樣化特點(diǎn)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)聯(lián)系越來越緊密，在信息技術(shù)的推動(dòng)之下，很多物流部門和企業(yè)注重信息化建設(shè)，更好地服務(wù)于當(dāng)前物流產(chǎn)業(yè)發(fā)展。大數(shù)據(jù)背景下，物流管理工作形成了大量有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息越來越多。物流檔案種類繁多、載體多樣，包含政策、科研、運(yùn)輸、倉儲、裝備、招商、供應(yīng)鏈、金融、保險(xiǎn)、通信等各個(gè)門類，檔案載體除傳統(tǒng)的數(shù)字檔案外，還有照片檔案、錄像檔案、錄音檔案等。

（三）物流檔案具有私密性和復(fù)雜性。物流企業(yè)檔案管理的主要目的是為企業(yè)自身的經(jīng)營和決策等工作提供服務(wù)，具有很強(qiáng)的保密性和排他性。物流企業(yè)大多數(shù)是民營企業(yè)，不論是檔案形成、收集、分類還是檔案維護(hù)的情況都比較復(fù)雜，而且這些企業(yè)產(chǎn)生的檔案具有私有性。物流檔案內(nèi)容很多涉及商業(yè)機(jī)密，比如：接單業(yè)務(wù)、客戶信息、合同、對外報(bào)價(jià)單等等，都是物流企業(yè)競爭的核心數(shù)據(jù)。

（四）物流檔案具有集成性和共享性。現(xiàn)代物流企業(yè)的競爭最終是信息的競爭，物流檔案是物流企業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)和獲得利潤的前提。而現(xiàn)代物流著重于將物流與供應(yīng)鏈的其他環(huán)節(jié)進(jìn)行集成，各主體和環(huán)節(jié)間有關(guān)信息的無縫對接和共享決定整個(gè)物流體系的效率和價(jià)值，從推動(dòng)整個(gè)物流的發(fā)展角度來說，物流檔案共享是必然的趨勢。

二、物流檔案數(shù)字化共享建設(shè)的意義

（一）有利于提高物流檔案管理質(zhì)量。數(shù)字化檔案建設(shè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化編目、電子檢索、自動(dòng)分析、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等，檔案信息組織形式從紙張線性方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑?jì)算機(jī)的網(wǎng)狀方式，大大提高了用戶檢索效率，海量的數(shù)據(jù)信息為檔案的利用開發(fā)提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

（二）有利于掌握物流行業(yè)規(guī)律，做出科學(xué)決策。檔案的一項(xiàng)重要功能就是以史資政，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局。檔案能夠把各種現(xiàn)象真實(shí)記錄下來，成為人們可以反復(fù)觀察和研究的信息和資料，為人們尋找事物發(fā)展規(guī)律提供可靠的依據(jù)。以豐富的檔案信息支持決策者，可以避免或者降低因信息失靈而導(dǎo)致的市場缺陷和決策失誤，有利于經(jīng)濟(jì)朝著健康穩(wěn)定的方向發(fā)展。例如：依托濟(jì)南國際區(qū)位優(yōu)勢和鐵路、公路、航空、水運(yùn)、信息“五網(wǎng)合一”的互通網(wǎng)絡(luò)和當(dāng)時(shí)的市場需求，2018年，濟(jì)南市政府提出打造交通樞紐、物流樞紐和供應(yīng)鏈樞紐三大樞紐，以功能完善的國際內(nèi)陸港核心區(qū)引領(lǐng)濟(jì)南國際內(nèi)陸港中心城市建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了“打造全國區(qū)域性物流中心”的城市發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

（三）有利于提升物流企業(yè)信譽(yù)度和競爭力。物流檔案對商品從接單、裝運(yùn)、轉(zhuǎn)運(yùn)、卸載、倉儲、簽收等信息都有著詳細(xì)的記錄。數(shù)字化物流檔案能夠?yàn)槲锪髌髽I(yè)日常運(yùn)營帶來極其重要的保障，大大增強(qiáng)企業(yè)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，能夠及時(shí)有效防范惡意欺詐，維護(hù)企業(yè)的信譽(yù)。當(dāng)前，信息資源的競爭已成為企業(yè)競爭的重要陣地，檔案是企業(yè)獲得信息資源的重要手段，依靠檔案信息能提高企業(yè)核心競爭力、擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模，并為企業(yè)謀求穩(wěn)定發(fā)展。檔案信息資源的合理利用對企業(yè)調(diào)整結(jié)構(gòu)、加快發(fā)展、促進(jìn)收益等都有著實(shí)際影響。例如：合同、協(xié)議、票據(jù)等等。

（四）有利于推進(jìn)物流供應(yīng)鏈快速發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代，作為物質(zhì)實(shí)體的物流與網(wǎng)絡(luò)中的虛擬數(shù)據(jù)物流，正在時(shí)刻影響日常生產(chǎn)生活。虛擬物流與信息流融合為一體，成為社會信息的一個(gè)組成部分。隨著現(xiàn)代物流的發(fā)展，虛擬物流的作用將日趨重要，物流行業(yè)的發(fā)展更多的是信息資源的發(fā)展。物流檔案的數(shù)字化發(fā)展，有利于更快更有效地獲取具有價(jià)值的信息，推動(dòng)物流供應(yīng)鏈更快更好發(fā)展。

三、物流檔案數(shù)字化共享建設(shè)的現(xiàn)狀和不足

（一）物流檔案數(shù)字化建設(shè)不均衡。大多數(shù)物流企業(yè)實(shí)施了信息化建設(shè)，投入大量人力、財(cái)力配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，例如：濟(jì)南的大型物流企業(yè)佳怡供應(yīng)鏈企業(yè)集團(tuán)，建立了專業(yè)的信息化系統(tǒng)，全面保障了供應(yīng)鏈物流主營業(yè)務(wù)的優(yōu)勢。山東大舜醫(yī)藥物流有限公司、濟(jì)南零點(diǎn)物流、蓋世物流園、壹米滴答奔騰物流等大型企業(yè)都建立了自己的物流檔案信息系統(tǒng)，并且利用這些系統(tǒng)促使企業(yè)占據(jù)競爭的高地。但部分物流企業(yè)是夫妻檔，或者家庭式的經(jīng)營模式，沒有專門的物流檔案，更不用說信息化建設(shè)。不同部門的檔案管理理念、管理模式、重視程度、管理?xiàng)l件等往往都不相同。

（二）缺乏統(tǒng)一聯(lián)通的物流大數(shù)據(jù)平臺。物流工作涉及行業(yè)多、范圍廣，相關(guān)單位內(nèi)設(shè)部門多且相對獨(dú)立，檔案信息共享困難重重。濟(jì)南市口岸物流辦公室負(fù)責(zé)牽頭推進(jìn)全市口岸物流事業(yè)的發(fā)展。由于缺乏統(tǒng)一的信息平臺，公、鐵、空、水、郵等多種運(yùn)輸方式、不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)相對分散，從各部門、各企業(yè)獲取數(shù)據(jù)不便：一是流程繁瑣時(shí)間慢，尤其制訂產(chǎn)業(yè)規(guī)劃和政策時(shí)，需對各種貨運(yùn)方式、貨運(yùn)量、往來城市等基礎(chǔ)信息重新梳理，耗費(fèi)人力物力。二是難以掌握實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，產(chǎn)業(yè)運(yùn)行情況難以充分掌握。如：不同運(yùn)輸方式只知其整體貨運(yùn)量、周轉(zhuǎn)量等，沒有更具體的貨物流向、流量信息等，難以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)了解濟(jì)南的運(yùn)力分布和貨物集疏運(yùn)情況。

（三）技術(shù)上的瓶頸影響數(shù)據(jù)共享開發(fā)。一是云共享技術(shù)利用滯后，檔案管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)之間仍然存在數(shù)據(jù)壁壘，文件在傳輸過程中仍然需要各個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作人員手工操作，難以實(shí)現(xiàn)一站式管理的目標(biāo)。二是數(shù)據(jù)安全性保障技術(shù)水平仍需提高。由于鐵路、海關(guān)等單位的信息系統(tǒng)自成一體，涉及安全和機(jī)密的問題，無法給其他信息平臺開端口，因此數(shù)據(jù)的對接只能是各相關(guān)部門手動(dòng)拷貝再發(fā)送，操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且存在安全隱患。物流企業(yè)自己的信息系統(tǒng)關(guān)系到企業(yè)的商業(yè)機(jī)密和核心競爭力，對于平臺采集數(shù)據(jù)的安全性、保密性及合法合規(guī)性如何保障還有疑慮。三是對平臺大數(shù)據(jù)增值開發(fā)利用不凸顯。接入平臺后能享受哪些功能、服務(wù)以及政策優(yōu)惠不是很明確，因此物流企業(yè)接入統(tǒng)一物流大數(shù)據(jù)平臺的意愿不是很強(qiáng)烈。

（四）檔案管理制度需要不斷完善提升。許多物流企業(yè)對于檔案信息資源收集工作并沒有制訂詳細(xì)的制度和操作規(guī)范，有些雖有規(guī)范，但規(guī)范較為寬泛，缺少實(shí)際操作性。有些規(guī)范的制訂較早，有些條款不符合目前大數(shù)據(jù)背景下的應(yīng)用，亟須更新調(diào)整。

（五）復(fù)合型的專業(yè)檔案人才短缺。物流行業(yè)涉及運(yùn)輸、金融、保險(xiǎn)、制造、會計(jì)等多門類的專業(yè)知識，而信息化建設(shè)涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識，單一知識背景的傳統(tǒng)檔案管理人員已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代物流發(fā)展的需求，復(fù)合型的專業(yè)檔案人才短缺制約了檔案信息化建設(shè)。

四、物流檔案數(shù)字化共享建設(shè)的路徑

（一）深化新技術(shù)應(yīng)用，搭建互聯(lián)共享的物流大數(shù)據(jù)管理平臺。做好企業(yè)檔案管理工作是適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)市場發(fā)展的必然要求。一是利用新技術(shù)打通技術(shù)壁壘。要充分利用大數(shù)據(jù)、云共享、云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢，在信息檢索、信息利用方面對檔案資源進(jìn)行快速識別、分類，并打通檔案管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)以及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，結(jié)合檔案使用主體的具體需求，建立不同類型的檢索模型，讓檔案數(shù)字化建設(shè)成果惠及整個(gè)物流行業(yè)的發(fā)展。二是需求導(dǎo)向、分類推進(jìn)。對不同規(guī)模、不同類型、不同業(yè)務(wù)模式的物流企業(yè)，綜合考慮其信息化基礎(chǔ)和個(gè)性化需求，制訂差異化的企業(yè)上平臺方案。與中小微物流企業(yè)實(shí)現(xiàn)平臺服務(wù)模塊開放共享，與大型、專業(yè)化物流企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互聯(lián)，與制造業(yè)、供應(yīng)鏈鏈主企業(yè)實(shí)現(xiàn)物流需求互通，與金融、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)交易數(shù)據(jù)互信。濟(jì)南市口岸物流辦強(qiáng)化口岸物流數(shù)據(jù)采集互聯(lián)互通，推動(dòng)發(fā)改、交通、商務(wù)、公安、大數(shù)據(jù)等市直部門數(shù)據(jù)共享，加強(qiáng)鐵路、航空、港口、海關(guān)等部門數(shù)據(jù)互通，實(shí)現(xiàn)物流企業(yè)、物流園區(qū)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)對接。加快與國家樞紐和重點(diǎn)城市物流平臺的對接，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通，提高平臺的開放性。三是提升安全保障體系，確保信息安全。加大對物流檔案數(shù)字化信息安全管理相關(guān)理論的研究，對存在的潛在問題提前預(yù)判分析；采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段筑起信息安全屏障，及時(shí)對系統(tǒng)硬件、軟件進(jìn)行維護(hù)升級，防止病毒和黑客侵害；增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)安全制度。

（二）立足企業(yè)需求，深化開發(fā)增值共享服務(wù)體系。共建統(tǒng)一物流大數(shù)據(jù)平臺最終目標(biāo)是推動(dòng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，如何最大限度利用數(shù)據(jù)提升增值服務(wù)是重中之重。濟(jì)南市口岸物流辦在物流信息化大數(shù)據(jù)平臺設(shè)置的增值服務(wù)中心主要包括供應(yīng)鏈金融、融資擔(dān)保、物流保險(xiǎn)、物流裝備、通信運(yùn)營商支持、物流大講堂、智慧物流信息化服務(wù)7個(gè)功能模塊，為物流企業(yè)提供金融、裝備、通信、培訓(xùn)和信息化等方面的線上拓展服務(wù)。一是在采集數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，建立起較為精準(zhǔn)的企業(yè)畫像及動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)模型，企業(yè)通過在平臺建立的成長體系爭取更多的政府公信力背書。二是生產(chǎn)型企業(yè)在進(jìn)行物流招標(biāo)時(shí)，可通過平臺獲取物流企業(yè)運(yùn)行數(shù)據(jù)，以此來實(shí)現(xiàn)業(yè)態(tài)融合。三是通過平臺與企業(yè)之間建立起即時(shí)溝通的橋梁，及時(shí)發(fā)布政府動(dòng)態(tài)政策；組織物流專家大講堂，提升企業(yè)管理水平；提供在線教育培訓(xùn)，提升物流人員從業(yè)素質(zhì)。四是通過平臺的政府公信力，集成整合國內(nèi)一流的信息化、云服務(wù)、金融、保險(xiǎn)、裝備等服務(wù)商，以此讓入駐平臺的企業(yè)享受到更優(yōu)惠、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）完善檔案數(shù)字化共享管理制度。物流檔案數(shù)字化建設(shè)必須有相應(yīng)的制度規(guī)章作為保障和依據(jù)，這樣才能有效地規(guī)范檔案管理人員的思想和行為，進(jìn)一步提升物流數(shù)字檔案建設(shè)效率和質(zhì)量。一是要完善檔案收集、信息采集制度。明確數(shù)字檔案收集范圍，明確各個(gè)環(huán)節(jié)具體要求。二是建立完善檔案數(shù)字管理制度。明確管理流程，確保各項(xiàng)工作合理推進(jìn)。三是建立檔案聯(lián)絡(luò)員制度。牽頭單位聯(lián)合物流相關(guān)政府部門和各大物流企業(yè)，設(shè)立物流檔案聯(lián)絡(luò)員，明確責(zé)任，定期聯(lián)系，以便推進(jìn)統(tǒng)一物流數(shù)據(jù)大平臺建設(shè)工作。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。人才是決定檔案信息化工作成敗的基礎(chǔ)。積極樹立“人才興檔”的理念，讓檔案管理工作煥發(fā)勃勃生機(jī)。一是聘請第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)輔助提高檔案數(shù)字化建設(shè)的水平。二是可以利用招聘、人才引進(jìn)等方式引進(jìn)復(fù)合型檔案人才。三是暢通人員晉升渠道，在職稱評審和員工待遇等方面予以保障，使其積極主動(dòng)發(fā)揮推動(dòng)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。

隨著現(xiàn)代物流的發(fā)展，對物流檔案數(shù)字化共享建設(shè)提出更高的要求，應(yīng)該順應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，培養(yǎng)引進(jìn)人才，不斷完善檔案管理體系，主動(dòng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新技術(shù)，進(jìn)一步應(yīng)用、開發(fā)、利用物流檔案，智慧化地使物流檔案發(fā)揮最大價(jià)值，惠及各個(gè)物流企業(yè)，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。