出國留學(xué)，個(gè)人檔案如何存放？

記者_(dá)楊冬妮 編輯_劉煜 設(shè)計(jì)_劉仕悅

留學(xué)生應(yīng)在出國前妥善管理自己的檔案，將檔案存放到指定位置或地區(qū)。

在我國，檔案是伴隨每個(gè)人一生的重要文件之一，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證件。在校學(xué)習(xí)時(shí)，檔案稱為“學(xué)籍檔案”，畢業(yè)后，則稱為“人事檔案”。檔案記載了一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治品質(zhì)、思想認(rèn)識(shí)、社會(huì)關(guān)系等情況，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，每個(gè)人在參加工作、入黨政審、升職考核、報(bào)考公務(wù)員、辦理退休等事項(xiàng)時(shí)都需要檔案記錄這些信息。

2021年，中共中央組織部、人力資源和社會(huì)保障部等五部門印發(fā)《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》的通知，對自費(fèi)出國（境）留學(xué)的高校畢業(yè)生及其他因私出國（境）人員的人事檔案的管理提出了明確規(guī)定，其中提出：“嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人人事檔案”。如果檔案長時(shí)間停留在個(gè)人手中，除了容易丟失以外，還很有可能變成“死檔”。如果檔案變成了“死檔”，那么則需要重新建檔，重新建檔的流程煩瑣，需要的材料、手續(xù)繁雜，有可能會(huì)造成信息缺失。因此，留學(xué)生應(yīng)在出國前妥善管理自己的檔案，將檔案存放到指定位置或地區(qū)。

出國留學(xué)檔案可以存放在哪里？

學(xué)校

一般來說，如果大學(xué)畢業(yè)后沒有及時(shí)找到工作或是打算繼續(xù)升學(xué)，學(xué)籍檔案可以暫時(shí)保存在學(xué)校，大部分學(xué)?？梢员４鎸W(xué)籍檔案兩年，有的學(xué)校可以保留三年。如到期后檔案仍未有單位接收或是未辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，那么檔案則會(huì)被打回原籍，即退回到原來的（大學(xué)前的）戶口所在地人事檔案管理部 門。

如果大學(xué)畢業(yè)后選擇前往英國等地攻讀一年制碩士課程，檔案可以暫時(shí)存放在學(xué)校，但如果留學(xué)時(shí)間較長，超過了學(xué)校能夠存放檔案的時(shí)間，還須在出國留學(xué)前將檔案存入戶籍所在地人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)或留學(xué)服務(wù)中心。

戶籍地的人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)

自費(fèi)出國（境）留學(xué)的學(xué)生，包含高校畢業(yè)生、高校退學(xué)學(xué)生、高中畢業(yè)生、高中退學(xué)學(xué)生，在離校時(shí)，其檔案也可以按照有關(guān)規(guī)定和要求轉(zhuǎn)至原戶籍地的檔案保管機(jī)構(gòu)即人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，例如：人力資源公共服務(wù)中心、人才中心等。

人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)是專門提供人事管理服務(wù)的官方機(jī)構(gòu)，檔案存在此處較為安全，且日后檔案轉(zhuǎn)入留學(xué)服務(wù)中心或是轉(zhuǎn)入就業(yè)企業(yè)的調(diào)檔手續(xù)較為簡便。

有人擔(dān)心檔案存放在人才市場會(huì)開始計(jì)算工齡，從而導(dǎo)致留學(xué)回國后失去“應(yīng)屆畢業(yè)生”求職、落戶的有利身份。但實(shí)際上，工齡計(jì)算是需要具備一定條件的，計(jì)算方式主要是當(dāng)工作單位將入職登記表等資料委托人才市場放入檔案，才會(huì)開始計(jì)算工齡。且從留學(xué)生比較關(guān)心的“落戶”的角度來說，以北京為例，北京對于留學(xué)生落戶的條件之一也是留學(xué)期間未繳納社保，這也與檔案存放在哪里基本沒有關(guān)系。

留學(xué)服務(wù)中心

對于留學(xué)生來說，可能選擇最多的就是將檔案存放在留學(xué)服務(wù)中心。留學(xué)服務(wù)中心全稱為“中國（教育部）留學(xué)服務(wù)中心”，是教育部直屬事業(yè)單位，主要從事出國留學(xué)、留學(xué)回國、來華留學(xué)以及教育國際交流與合作等領(lǐng)域的相關(guān)服務(wù)。留學(xué)存檔則是留學(xué)服務(wù)中心為留學(xué)人員提供的一項(xiàng)服務(wù)。

2019年8月，留學(xué)服務(wù)中心的留學(xué)存檔業(yè)務(wù)已實(shí)現(xiàn)全面在線辦理，留學(xué)人員可在留學(xué)服務(wù)中心官網(wǎng)的“留學(xué)存檔”業(yè)務(wù)下，辦理“出國（境）存檔”“回國（境）存檔”“檔案轉(zhuǎn)出”“開具證明”“黨組關(guān)系轉(zhuǎn)出”等事 項(xiàng)。

對于出國（境）存檔的人員，申請條件包括：自費(fèi)出國（境）攻讀學(xué)位、獲得offer和學(xué)生簽證、無工作經(jīng)歷、檔案存于戶籍地。由于留學(xué)服務(wù)中心不接受保存在個(gè)人手中的檔案直接轉(zhuǎn)入，所以不論是高中還是大學(xué)畢業(yè)生都要先將檔案存入原戶籍地的人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)后再申請轉(zhuǎn)入留學(xué)服務(wù)中心。

對于出國（境）存檔的人員，檔案存放流程主要包括：進(jìn)入留學(xué)服務(wù)中心官網(wǎng)，即中國留學(xué)網(wǎng)的留學(xué)存檔頁面。進(jìn)行新用戶注冊，并進(jìn)行“檔案存入申請”；審核通過后持打印版調(diào)檔通知單/提檔函及其他相關(guān)材料到原檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)檔，并將取回的個(gè)人密封檔案袋存入留學(xué)服務(wù)中心的留學(xué)人員檔案室。去原籍所在地調(diào)檔案回留學(xué)服務(wù)中心時(shí)，檔案寄送方式為：機(jī)要文件通信/EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞，不接受個(gè)人送達(dá)。

檔案存放常見問題Q&A

檔案存在留服中心或是人才市場是沒有本質(zhì)區(qū)別的，對于日后辦理學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、就業(yè)報(bào)到證等也不會(huì)產(chǎn)生影響。

不能。根據(jù)留學(xué)服務(wù)中心官網(wǎng)發(fā)布的自費(fèi)出國（境）留學(xué)存檔申請條件之一，就是檔案存于戶籍地，留學(xué)服務(wù)中心也對此進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)：“自費(fèi)出國（境）留學(xué)的學(xué)生離校時(shí)，戶口和檔案請按有關(guān)規(guī)定和學(xué)校要求轉(zhuǎn)至原戶籍地的檔案保管機(jī)構(gòu)即人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)。檔案存入上述機(jī)構(gòu)后，再向我處申請辦理存檔手續(xù)?！?/p>

可以。因特殊情況本人不能現(xiàn)場辦理的，可委托他人持相關(guān)材料及委托書代辦。被委托人辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，須攜帶委托人的“委托書”和被委托人的有效身份證復(fù)印件一份。