大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院文書檔案管理工作優(yōu)化探索

■王澤蓓

一、醫(yī)院文書檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)

醫(yī)院在進(jìn)行各項(xiàng)決定、修訂有關(guān)制度、開展各項(xiàng)管理及舉行各種臨床研討會(huì)的過(guò)程中，都需要通過(guò)文字方式記錄一系列內(nèi)容，這些醫(yī)院在各個(gè)時(shí)期發(fā)展的政策、制度和黨群、人事等各類文件，以及臨床記錄、科研日志等內(nèi)容共同組成了醫(yī)院文書檔案，醫(yī)院文書檔案在醫(yī)院檔案建設(shè)與管理中具有非常重要的地位和作用，是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展歷史與臨床科研開展的重要基礎(chǔ)條件。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)技術(shù)已經(jīng)滲透到了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，是人們生活與工作中不可或缺的部分。大數(shù)據(jù)技術(shù)依靠其巨大的數(shù)據(jù)體量、多樣的數(shù)據(jù)類型和迅速的處理速度已經(jīng)成為提高各行各業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素，在醫(yī)療領(lǐng)域，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)大量臨床醫(yī)療信息進(jìn)行處理，能夠更好地分析病人情況，提高診斷精確度。除此之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院行業(yè)的應(yīng)用還應(yīng)有更多拓展，新形勢(shì)下，醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，文書檔案因其數(shù)量大，類型豐富，管理難度變大，為此，醫(yī)院在文書檔案管理中也要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，在文書檔案的收集、整理、儲(chǔ)存和利用等一系列流程中發(fā)揮重要作用，做好科學(xué)規(guī)范的醫(yī)院文書檔案管理工作,有效推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院管理體系的發(fā)展。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作的主要問(wèn)題

當(dāng)前，一些醫(yī)院對(duì)文書檔案管理的重視程度不夠，其文書檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的管理方法，不能滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的要求，主要存在著以下方面的問(wèn)題：

（一）分散管理，不便歸檔

醫(yī)院文書檔案包含豐富，在內(nèi)容上既包括以人為記錄對(duì)象的人事檔案，也包括以醫(yī)院診療、科研、管理為對(duì)象的業(yè)務(wù)檔案，因此，醫(yī)院文書檔案是由多個(gè)部門形成的資料而整合的，在這個(gè)過(guò)程中便有可能產(chǎn)生分散管理的問(wèn)題。各個(gè)部門獨(dú)立管理本部門所需檔案，設(shè)置專人對(duì)檔案進(jìn)行保存，再加上多個(gè)部門之間信息交流不及時(shí)，對(duì)部分信息會(huì)進(jìn)行重復(fù)收集和整理，這就造成了人力、物力和空間的浪費(fèi)。除此之外，不同的管理主體對(duì)文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不同，加之部分部門的文書檔案管理意識(shí)薄弱，能力較低，很容易造成文書檔案管理的混亂。在報(bào)送至醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存時(shí)，也會(huì)加大機(jī)構(gòu)人員的工作壓力，機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行完善時(shí)也可能會(huì)因?yàn)閮?nèi)容的專業(yè)性造成信息誤差，既不便于歸檔，也會(huì)對(duì)文書檔案的利用產(chǎn)生不利影響。

（二）人工管理，效率低下

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)是民生大事，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)各項(xiàng)新技術(shù)突飛猛進(jìn)，各大醫(yī)院積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)提高醫(yī)療水平。但從醫(yī)院目前的檔案管理情況來(lái)看，大部分醫(yī)院文書檔案管理的模式仍處于傳統(tǒng)階段，紙質(zhì)檔案同電子檔案的融合率較低。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在文書檔案管理工作中普及，但在實(shí)際工作過(guò)程中，部分醫(yī)院只是單純地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資源的存儲(chǔ)與歸檔，在對(duì)所需檔案信息進(jìn)行檢索時(shí)，仍然使用人工查詢的方式，本質(zhì)上仍然是人工管理的模式，大大降低了文書檔案的工作效率，這不僅是對(duì)時(shí)間和精力的消耗，還有可能對(duì)文書檔案的準(zhǔn)確性與下一步工作的開展造成影響。

（三）延遲管理，容易丟失

在傳統(tǒng)管理階段，醫(yī)院文書檔案工作具有延遲管理的特點(diǎn)。一方面，文書工作與檔案工作具有相對(duì)獨(dú)立性，文書是檔案的開始，檔案是文書的終點(diǎn)，在醫(yī)院各個(gè)部門的文書檔案管理工作中，從文書轉(zhuǎn)為檔案是存在時(shí)差的；另一方面，各部門檔案遞交至醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)并不是實(shí)時(shí)的，往往是在某項(xiàng)工作安排結(jié)束后，或者是定期處理完某一階段的事務(wù)后將過(guò)程中產(chǎn)生的檔案一同報(bào)送至檔案機(jī)構(gòu)。因此，檔案的生成和移交保存都是延后的，這也會(huì)不可避免地導(dǎo)致文書檔案的丟失或失真，影響醫(yī)院文書檔案的整體質(zhì)量與利用。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用探索

針對(duì)上述問(wèn)題，主要是源自傳統(tǒng)文書檔案管理模式與方法帶來(lái)的弊端，在數(shù)字化時(shí)代背景下，醫(yī)院文書檔案管理工作應(yīng)自上而下進(jìn)行創(chuàng)新變革。在宏觀上，第一應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)的重視，促使機(jī)構(gòu)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理理念，從主觀上提高機(jī)構(gòu)人員的積極性；第二應(yīng)完善醫(yī)院文書檔案管理制度，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的檔案處理流程，更新文書檔案管理工作方式，提高機(jī)構(gòu)人員工作能力，從客觀上規(guī)范文書檔案管理工作的開展。而在具體的變革措施中，著力點(diǎn)便是發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，從理念、制度、流程和方法等方面探索大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)而解決上述問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)技術(shù)具體的應(yīng)用上，主要有以下幾點(diǎn)要求：

（一）統(tǒng)一文件標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院文書檔案既包括紙質(zhì)檔案，也包括電子檔案，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，首先要推進(jìn)所有紙質(zhì)檔案到到電子檔案的轉(zhuǎn)化。另外，無(wú)論是轉(zhuǎn)化的電子檔案還是原始電子檔案，均應(yīng)有一套規(guī)范的記錄標(biāo)準(zhǔn)，這便要求醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)不同部門的實(shí)際情況進(jìn)一步規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)，包括文件命名、字體、樣式等，保證醫(yī)院內(nèi)部檔案文件格式的一致性。各個(gè)部門在整理文書檔案的過(guò)程中也應(yīng)遵守統(tǒng)一制定的記錄標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)待同類型的文件要保證記錄一致，在文書檔案的移交過(guò)程中做好標(biāo)注，方便檔案機(jī)構(gòu)對(duì)收集完成的文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類、編目和保管。

統(tǒng)一文件標(biāo)準(zhǔn)是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的前提，也是減少人力浪費(fèi)、提高工作效率和質(zhì)量的必要條件，有利于文書檔案的歸檔與利用，

（二）提高信息化能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)為醫(yī)院文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型提供了便利的技術(shù)支持，以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種新技術(shù)逐漸應(yīng)用于檔案管理中，這不僅要求醫(yī)院要加大硬件設(shè)施投入力度，增加信息化設(shè)備，提高檔案機(jī)構(gòu)信息化水平，還對(duì)檔案機(jī)構(gòu)人員的信息化能力提出了要求。醫(yī)院在聘用文書檔案管理工作人員時(shí)，可以適度引進(jìn)有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的人才，側(cè)重對(duì)其進(jìn)行能力的考核，錄用后也要定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與指導(dǎo)，確保其具備醫(yī)院文書檔案管理工作的基本素質(zhì)。同時(shí)也要加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，定期舉辦專業(yè)的信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)其掌握計(jì)算機(jī)有關(guān)軟件和信息化平臺(tái)的操作方法。為保證工作人員學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的積極性，醫(yī)院可以設(shè)立對(duì)應(yīng)考核機(jī)制與獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高其能動(dòng)性，培養(yǎng)檔案理論知識(shí)與信息技術(shù)兼具的管理人才。

培養(yǎng)檔案管理工作人員掌握信息化技術(shù)是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的保障，文書檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理人才是其中重要的組成部分，高專業(yè)素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)水平的機(jī)構(gòu)人員能夠有效提高工作效率。

（三）建立文書檔案管理系統(tǒng)

建立醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)能夠密切檔案管理機(jī)構(gòu)同其他各部門的聯(lián)系，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)而言，該系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)匯總醫(yī)院各個(gè)部門需要?dú)w檔的電子文件，按照不同部門、不同文件類別自動(dòng)分類儲(chǔ)存，成立電子檔案資料庫(kù)，減少了不必要的工作量，更有力地保證了文書檔案工作的準(zhǔn)確性。對(duì)醫(yī)院各部門而言，工作人員直接通過(guò)系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)信息，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案的實(shí)時(shí)整理及上傳，降低了工作失誤可能性，同時(shí)該系統(tǒng)設(shè)置目錄和檢索功能，對(duì)醫(yī)院內(nèi)各部門提供相關(guān)檔案資料的查詢和利用服務(wù)，保證各部門之間的檔案資源信息共享與交換，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為開展各項(xiàng)工作提供了便利條件。另外，該系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能夠極大程度地節(jié)省存放空間，提高醫(yī)院空間利用率。