淺析文書檔案在企業(yè)OA系統(tǒng)中的應(yīng)用

楊利娜

摘 要：在新時期環(huán)境下，諸多現(xiàn)代化和信息化技術(shù)在企業(yè)運行和管理中得到了運用，其中OA系統(tǒng)就是此類技術(shù)在企業(yè)運用的典型代表。OA系統(tǒng)具有顯著的特點與優(yōu)勢，對企業(yè)管理工作的開展提供了技術(shù)支撐，文書檔案作為企業(yè)發(fā)展中的重要資源，借助OA系統(tǒng)能夠有效實現(xiàn)其工作管理水平的提升。本文就主要針對文書檔案在企業(yè)OA系統(tǒng)中的應(yīng)用進行分析，希望對相關(guān)工作的開展提供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；企業(yè)管理；OA系統(tǒng)；技術(shù)應(yīng)用

前言

在企業(yè)長期發(fā)展中，會逐漸產(chǎn)生諸多的文書檔案，這些文書檔案對企業(yè)行政管理活動的開展具有重要的影響。面對復(fù)雜多樣的文書檔案，傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的需求，而OA系統(tǒng)的使用對文書檔案管理提供了良好的手段，有效推動了文書檔案的信息化和智能化發(fā)展，因此，就需要企業(yè)認識到OA系統(tǒng)的應(yīng)用價值，并積極探索文書檔案在企業(yè)OA系統(tǒng)中的應(yīng)用途徑，這對其工作開展和長期發(fā)展也具有重要的意義。

一、文書檔案和企業(yè)OA系統(tǒng)概述

所謂文書檔案，主要是團體、機關(guān)或者企事業(yè)單位等在行政管理事務(wù)中產(chǎn)生的，并通過通用文書所轉(zhuǎn)化的一類檔案稱謂，主要包括指示、命令、決定、請示、布告、報告、通知、批復(fù)、信函、會議的記錄、簡報、計劃、總結(jié)等。

OA意思是辦公的自動化，主要是借助通信、計算機以及管理科學(xué)和系統(tǒng)科學(xué)等技術(shù)，將人們辦公的業(yè)務(wù)活動向人以外的現(xiàn)代化辦公設(shè)備設(shè)施實現(xiàn)物化，實現(xiàn)對辦公效率以及辦公質(zhì)量的提升，促進辦公環(huán)境以及條件的改善，實現(xiàn)辦公周期的縮短，且借助科學(xué)管理的方法和各種先進的技術(shù)，來輔助決策且對管理以及決策的水平實現(xiàn)提升。而企業(yè)的OA系統(tǒng)則是最新OA的辦公系統(tǒng)，傳統(tǒng)OA僅僅是一個通道，具有孤立性和獨立性，相互之間是不能夠?qū)崿F(xiàn)整體關(guān)聯(lián)的，但在企業(yè)的OA系統(tǒng)內(nèi)就實現(xiàn)了大協(xié)同的效果，它能夠?qū)⑵渌娜鏗R、ERP和CRM等實現(xiàn)相連，進而便于數(shù)據(jù)的交換和共享。

二、企業(yè)OA系統(tǒng)對文書檔案的應(yīng)用價值

1.提高文書檔案管理效率

在傳統(tǒng)文書檔案管理中，主要是通過人工方式進行工作開展，這對管理人員提出了很高的要求，需要他們規(guī)范用筆、字跡清楚、分類準確、統(tǒng)計無誤，且在文件歸檔中需要嚴格做好文件的修整、檢查、組建、裝訂、分類、編頁、排序、編目和裝盒等工作，因此，傳統(tǒng)文書檔案的管理工作費時費力。

通過對企業(yè)OA系統(tǒng)的使用，借助信息化的手段，能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案的科學(xué)管理以及合理配置，借助程序軟件能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案的自動化編號、篩選、歸檔、保存等，且在文書檔案的收集、分類、儲存、統(tǒng)計、查閱等階段便于工作快捷和有序開展，實現(xiàn)對辦公效率的有效提升。當文書檔案越是復(fù)雜，企業(yè)OA系統(tǒng)發(fā)揮的作用就越明顯，它能夠便捷和有效通過電子文件的非實體性歸檔功能，以計算機、網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù)，實現(xiàn)對大量電子文件快速收集、整理和歸檔等，且具備隨時辦結(jié)和隨時歸檔的優(yōu)勢。

2.強化文書檔案的利用價值

在企業(yè)發(fā)展中，文書檔案具有重要的使用價值，文書檔案的使用價值主要體現(xiàn)在全面、及時和準確地對檔案用戶需求滿足而采取的服務(wù)手段和方式。在現(xiàn)階段對文書檔案的使用中，主要包括文書檔案原件的提供、文書檔案的復(fù)制品提供、檔案信息的加工品提供等。文書檔案的利用方式主要包括閱覽室的開設(shè)、檔案的外借、檔案的復(fù)制本制作和發(fā)放、檔案證明的出具、咨詢服務(wù)的提供、檔案的參考資料編寫、檔案展覽的舉辦、公開信息的查閱等。在原始文書檔案的管理中，對紙質(zhì)載體過于依賴，很多資料都是在文件柜內(nèi)存檔的，對它們的查找與使用存在很大的不便，這對文書檔案的使用價值發(fā)揮造成了很大的不利。通過對企業(yè)OA系統(tǒng)的使用，可以讓文書檔案的資料實現(xiàn)紙質(zhì)載體的脫離，可以依據(jù)人們不同需求進行儲存介質(zhì)的自由選擇，如U盤、VCD、云端和移動硬盤等，此類介質(zhì)以互聯(lián)網(wǎng)或者電子渠道等能夠?qū)崿F(xiàn)資源的迅速傳送和實時共享，從而實現(xiàn)對文書檔案的利用工作水平提升。同時，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)拷貝件以及通信傳輸?shù)确?wù)功能的提供，這對文書檔案資料的便捷使用和充分利用提供了便利，促進文書檔案價值能夠更好發(fā)揮。

3.確保文書檔案的資料安全

在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，檔案資料主要是紙質(zhì)的類型，在對文書檔案的保存以及使用期間，往往會對文書檔案的紙張外觀、性質(zhì)和結(jié)構(gòu)等產(chǎn)生或多或少的損壞，導(dǎo)致不可逆變化的發(fā)生，如變色和強度的下降等。同時，紙質(zhì)類文書檔案與環(huán)保節(jié)能理念是不相符的，且檔案資料的保存還需要占用空間，若保存的環(huán)境條件不好或者受到人為因素的影響，還會對其資料的安全性產(chǎn)生影響，比如：受到高濕、高溫、酸或者霉等環(huán)境條件的影響，會使文書檔案的紙質(zhì)出現(xiàn)水解、氧化等反應(yīng)，對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞。企業(yè)OA系統(tǒng)使用后，對文書檔案介質(zhì)實現(xiàn)了改變，文書檔案可以通過電子檔案的形式在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)保存，不用擔心受到環(huán)境條件的影響，電子檔案還能夠借助U盤、云端和硬盤等載體進行保存和攜帶，存讀都十分方便、快捷，且貯存的時間也十分長，不易受到損壞，即使發(fā)生損壞也具有良好的修復(fù)性，因此，企業(yè)OA系統(tǒng)的使用確保了文書檔案的資料良好的安全性。

4.便于文書檔案的資料傳遞

文書檔案在傳統(tǒng)管理模式中，因為是紙質(zhì)存在的形式，其文件檔案的傳遞往往主要通過郵政系統(tǒng)來實現(xiàn)，而這種傳遞的方式存在傳遞時間長、安全性低、傳遞費用高等不足，甚至還受到一些外界條件的影響，如距離、運輸條件、天氣條件等，這都對文書檔案的資料傳遞和及時使用造成了不利。在對企業(yè)OA系統(tǒng)使用后，就可以以電子化政務(wù)網(wǎng)為基礎(chǔ)，對國家檔案館、機關(guān)部門檔案室的部署互相連通的檔案管理信息系統(tǒng)使用，通過其在線的接收功能達到電子檔案的接收進館目的，十分便捷和安全。同時，在企業(yè)發(fā)展中相關(guān)人員如果需要對文書檔案資料獲取和使用，也可以借助網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)對電子文書檔案的及時獲取，此過程十分方便和快捷，且對文書檔案的資料傳遞速度以及安全性實現(xiàn)了有效提升。

三、文書檔案在企業(yè)OA系統(tǒng)中的應(yīng)用

在企業(yè)OA系統(tǒng)中，對計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動通信技術(shù)等實現(xiàn)了聯(lián)合使用，對復(fù)雜的文書檔案信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)了有效管理，相關(guān)人員以簡單操作就能夠?qū)ξ臅鴻n案的內(nèi)容以數(shù)字化和信息化等方式實現(xiàn)整合和使用，且配合網(wǎng)絡(luò)化的傳輸，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的實時共享和迅速傳輸，從而打造出一個具有規(guī)范化、有序化、信息化的檔案管理平臺，對促進企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展具有重要價值。在企業(yè)OA系統(tǒng)對文書檔案的使用中，主要體現(xiàn)在信息數(shù)據(jù)的采集和獲取、文書數(shù)據(jù)信息化的輸入、文書數(shù)據(jù)信息化的檢索等方面。

1.文書信息數(shù)據(jù)采集和獲取

在每次的文書辦理工作完成后，所辦結(jié)公文都要通過由單位領(lǐng)導(dǎo)進行審核，然后實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)邏輯的歸檔處理。檔案管理人員要對文書進行核對，看其是否辦結(jié)、是否完整，此公文有效性主要通過公文辦理的單位來負責(zé)。對于文書檔案規(guī)模和管理難度不斷增大的企業(yè)來說，文書信息數(shù)據(jù)采集和獲取往往是一個十分耗時且容易出錯的環(huán)節(jié)。借助OA系統(tǒng)的自動掃描功能，將其和掃描設(shè)備實施連接，就可以對文書信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)掃描和識別，然后把數(shù)字化檔案文件通過統(tǒng)一和規(guī)范的格式向計算機設(shè)備內(nèi)輸入，為后續(xù)管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。在完成一段時間的文書數(shù)據(jù)采集工作后，相關(guān)檔案的管理人員可以把電子文書檔案從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中向光盤、U盤等載體下載，從而實現(xiàn)對電子文書檔案的物理歸檔。

2.文書數(shù)據(jù)信息化的輸入

OA系統(tǒng)之所以能夠在企業(yè)文書檔案的管理中得到廣泛使用，是因為通過數(shù)字化的形式實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息輸入和存儲機制的轉(zhuǎn)變，對管理效率和質(zhì)量實現(xiàn)了有效提升。對新建的公文，需要對公文信息填寫，往往涉及的信息有標題、緊急的程度、秘密的等級、發(fā)文的字號、主送的單位和抄報抄送的單位等，若公文存在附件，還需要在正文的下面和成文日期的上面進行說明的附加，對附件的順序、名稱標明，后把電子版附件向企業(yè)OA系統(tǒng)內(nèi)上傳。通過企業(yè)OA系統(tǒng)對文書檔案的辦理，實現(xiàn)了文書檔案信息向數(shù)據(jù)庫的錄入，且實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫內(nèi)電子文書檔案的及時更新。在企業(yè)OA系統(tǒng)的使用中，還能夠?qū)ξ臅鴻n案實現(xiàn)信息化的管理，借助計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等可以達到文書檔案的信息共享，且通過集中處理系統(tǒng)還能夠?qū)@些文書檔案信息實現(xiàn)集中性分類、歸檔和存儲等。

3.文書數(shù)據(jù)信息化的檢索

使用企業(yè)OA系統(tǒng)完成對電子文書檔案的歸檔處理后，借助數(shù)據(jù)庫的檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對文書數(shù)據(jù)信息的價值挖掘。當相關(guān)人員需要對文書檔案相關(guān)信息使用和查詢時，借助OA系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)庫的檢索功能，他們就能夠通過一些程序?qū)?shù)據(jù)庫內(nèi)的信息數(shù)據(jù)實施檢索、查找、編目和輸出。若在檢索程序內(nèi)組織和設(shè)置一些準確的檢索詞，則還能夠針對一些方面開展專題檢索處理，促進檢全率以及檢準率的有效提升。同時，因為文書檔案信息數(shù)據(jù)是信息化形式，和互聯(lián)網(wǎng)是連接和互通的，在檢索后能夠直接瀏覽和下載。

四、基于OA系統(tǒng)的企業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)

對于現(xiàn)代企業(yè)來說，開發(fā)和引入一套檔案管理系統(tǒng)能夠有效地提高檔案文件的管理效率。通過長期以來的研究和實踐可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代企業(yè)對于電子檔案管理的需求主要集中在以下幾個方面，即：最基本的文件收集功能、檔案的管理和數(shù)據(jù)處理功能、檔案的利用功能等。嵌入OA系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)具體建設(shè)工作開展主要集中在以下幾個方面：

1.文件收集

隨著市場經(jīng)濟體系的不斷深化，現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍也有所拓寬，尤其是對于成長期的企業(yè)來說龐雜的數(shù)據(jù)處理工作以及有限的經(jīng)濟能力之間存在的矛盾將深刻影響企業(yè)的檔案管理能力?；谶@一背景，信息化、智能化的文書檔案管理模塊務(wù)必要具備高效的數(shù)據(jù)采集能力，文件收集的范圍應(yīng)當根據(jù)企業(yè)制定的文件范圍作為參考。另外，文件的收集來源主要分為兩個方面：一方面是自動流轉(zhuǎn)，管理人員實現(xiàn)對系統(tǒng)設(shè)置一定的權(quán)限，OA系統(tǒng)中符合權(quán)限的檔案文件便能自動流轉(zhuǎn)到對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)中，能夠省去大量的人工操作環(huán)節(jié)，提高文件收集的效率。另一方面是對部分文書檔案進行手動錄入，若檔案中存在帶有多個電子文件對應(yīng)一條數(shù)據(jù)的情況，則需要在人工審核的基礎(chǔ)上發(fā)揮其多個電子文件掛接的功能，減少人工錄入的差錯。

2.檔案整理

對于OA系統(tǒng)來說，企業(yè)文書檔案管理整理功能主要集中在案宗的增減、修改和操作；系統(tǒng)內(nèi)檔案順序的調(diào)整；卷內(nèi)文件調(diào)整；組卷錯誤檔案拆卷操作等方面，部分重要的功能名稱及其功能描述如下表所示：

3.檔案利用

對于檔案的利用，前提條件在于有一套相對完善的檢索功能。就目前來說，企業(yè)OA文書檔案管理系統(tǒng)的檢索功能主要集中在目錄檢索和全文檢索方面，其中，目錄檢索還包括簡單檢索和復(fù)雜檢索兩個層面，能夠滿足大部分企業(yè)對于文書檔案檢索和查詢的需求。另外，檔案借閱和檔案利用是管理的重要表現(xiàn)形式，檔案的借閱和歸還管理是企業(yè)文書檔案管理的主要內(nèi)容，用于為企業(yè)用戶提供與文書檔案借閱情況、利用效果以及提示歸還等功能。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)OA系統(tǒng)具有顯著的使用特點，它對文書檔案管理工作的開展產(chǎn)生了積極的影響，為了促進企業(yè)OA系統(tǒng)在文書檔案工作中的作用發(fā)揮，就需要企業(yè)根據(jù)實際需求積極進行企業(yè)OA系統(tǒng)的文書檔案應(yīng)用探索，并不斷對其系統(tǒng)應(yīng)用進行完善和改進，這也是企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展中需要重點關(guān)注的內(nèi)容。

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（作者單位：陜西煤業(yè)化工物資集團有限公司）