人事檔案信息化管理的整合研究

劉卓 張萌

摘 要：信息化時(shí)代的到來，改變了我國各個(gè)與領(lǐng)域的生產(chǎn)模式和人們的生活習(xí)慣，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等融入社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，體現(xiàn)出諸多的技術(shù)優(yōu)勢。人事檔案的管理工作與信息化技術(shù)的整合已經(jīng)受到不同領(lǐng)域的高度重視，人事檔案管理工作必然要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，提高管理效率，發(fā)揮人事檔案的積極作用。本文對人事檔案信息化管理的重要作用進(jìn)行了探討，結(jié)合人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀，分析人事檔案信息化管理的整合策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理；整合

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案管理工作面臨著時(shí)代的挑戰(zhàn)，要結(jié)合數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)，加大對人事檔案的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，構(gòu)建起全新的管理模式。將信息化技術(shù)引進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理模式的創(chuàng)新，升級人事檔案管理的新形式，在觀念創(chuàng)新、手段更新中，有針對性地對檔案資料進(jìn)行分類管理，降低人工操作的工作量，緩解工作人員的壓力，對資源配置進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展。

一、人事檔案信息化管理的重要作用

“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為21世紀(jì)一種新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相互組合，構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，影響著人們的工作和生活，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，面臨著時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，人事檔案管理工作有必要革新發(fā)展觀念、管理觀念，加大投入力度，特別是我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會上的工作崗位數(shù)量、崗位類型均有所增長，社會的就業(yè)率不斷提高，人員流動(dòng)性大。在人事檔案管理工作信息化建設(shè)中，能夠更全面、準(zhǔn)確地了解人才的基本信息，展現(xiàn)人才的各方面能力，包括人才的工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能水平、品德思想，使企業(yè)在人才篩選中，利用人事檔案的信息化平臺，更準(zhǔn)確、全面地了解人才，篩選企業(yè)發(fā)展所需要的人才。

人事檔案的信息化建設(shè)和管理，還是一種保護(hù)人才的手段，因?yàn)楹推渌麢n案相比，人事檔案具有諸多的價(jià)值優(yōu)勢，更加真實(shí)、可靠，在考試、出國、就業(yè)、退休等各個(gè)領(lǐng)域，均能夠保護(hù)人才信息，科學(xué)、有效地落實(shí)對人才資源信息的保障目標(biāo)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的企業(yè)建設(shè)和發(fā)展，在人才管理的信息化建設(shè)與改革中，加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，改變紙質(zhì)檔案的管理模式，促進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，針對人事檔案進(jìn)行信息化處理、數(shù)字化管理，建立起功能完善的信息系統(tǒng)。

二、人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.信息化管理觀念落后

現(xiàn)代社會背景下，人事檔案管理工作要加快信息化建設(shè)，但目前在人事檔案管理的信息化建設(shè)實(shí)踐中，仍舊存在一些問題和不足有待完善，包括人們在意識層面對檔案管理信息化建設(shè)的重要性缺少正確認(rèn)知，忽視檔案管理工作的重要性。在思想上不重視人事檔案，人事部門將更多的時(shí)間和精力放在了人才的招聘、選拔、培訓(xùn)等具體工作事務(wù)中，對人事檔案管理重要性認(rèn)識不足，僅僅將其作為一項(xiàng)常規(guī)性業(yè)務(wù)。在落后的人事檔案管理觀念中，信息化建設(shè)、信息化管理的重要意義被忽視，人事檔案的利用率不足，電子技術(shù)、信息化技術(shù)在企業(yè)的人事檔案管理中的應(yīng)用不夠普及，將人事檔案管理中不遺漏、不泄露、可查檔作為唯一的工作目標(biāo)，難以將人事檔案的內(nèi)在價(jià)值挖掘出來，用于推動(dòng)企業(yè)更好的長足建設(shè)與發(fā)展。

2.專業(yè)人才缺失

人才支持是一個(gè)企業(yè)發(fā)展中必不可少的資源，在企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)和管理實(shí)踐中，人才資源缺失，對人事檔案信息化建設(shè)和管理工作的實(shí)踐產(chǎn)生了負(fù)面影響，導(dǎo)致人員素養(yǎng)不高。只有在專業(yè)人才的保障作用下，人事檔案管理工作才能真正與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，最終促進(jìn)人事檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型。企業(yè)目前普遍存在一個(gè)問題，那就是缺少專業(yè)型人才，檔案內(nèi)容質(zhì)量低，尤其是人事檔案工作單調(diào)、乏味，很多都是連續(xù)性、重復(fù)性的工作，表面輕松，實(shí)際對于人員的專業(yè)能力和細(xì)心程度有著較高要求。

企業(yè)在人事檔案管理方面對人才提出了嚴(yán)格要求，必須要組建起一支專業(yè)型的檔案管理人才隊(duì)伍，提高人才的知識儲備能力，加快信息化建設(shè)的腳步。很多企業(yè)人事檔案管理工作是由其他崗位人員兼職的，例如參與人事檔案管理工作崗位的人員，是由檢察部門、科技部門的人員兼職的，專業(yè)能力不足，缺少對檔案管理的高度重視。在時(shí)間和精力方面，人員始終處于超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，對人事檔案管理工作造成負(fù)面影響。專業(yè)人才的缺失阻礙了人事檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型，限制了人事檔案管理信息化水平的提高，對企業(yè)運(yùn)行和高質(zhì)量創(chuàng)新發(fā)展產(chǎn)生一定程度的制約。

3.技術(shù)手段單一

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理工作加快了信息化建設(shè)的步伐，但目前在信息化技術(shù)手段的應(yīng)用中存在一定問題，信息化開發(fā)力度有限，檔案管理工作的手段和方法落后、單一。很多人事檔案管理人員缺少專業(yè)知識，人事檔案管理的培訓(xùn)不足，難以把握正確的信息化發(fā)展方向，導(dǎo)致人事檔案的信息化管理模式落伍，管理手段單一，并長期處于落后狀態(tài)。甚至有些企業(yè)在人事檔案的信息化管理中，缺少專業(yè)的設(shè)備設(shè)施，對于人事檔案的管理中防火、防潮的重要性缺少關(guān)注，保管措施落實(shí)不到位。部分企業(yè)的人事檔案管理還停留在被動(dòng)狀態(tài)，缺少對人事檔案信息的開發(fā)和有效利用，管理水平不足，人事檔案管理人員的主動(dòng)意識差。有了人事檔案的使用需求時(shí)，才會去查詢?nèi)耸聶n案，以簡單、基本的信息為主，例如個(gè)人簡歷、黨團(tuán)信息，對人才的挖掘、選拔等，均缺少對人事檔案的有效運(yùn)用。在人才資源的利用上，實(shí)效性、全面性不足，缺少對人才人事檔案信息的深度分析，究其根本，這都是由于人事檔案管理的手段落后導(dǎo)致的，人事檔案的信息化管理方法有待完善。

三、人事檔案信息化管理的整合策略

1.創(chuàng)新人事檔案信息化管理觀念

在人事檔案管理的信息化建設(shè)和實(shí)踐探索中，重視組織建設(shè)，企業(yè)的管理層要將信息化建設(shè)納入企業(yè)發(fā)展的規(guī)劃中，在人事檔案管理中引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，特別是在檔案中詳細(xì)記載著相關(guān)人員的工作經(jīng)歷，包括思想品德工作、技術(shù)水平等，用于企業(yè)的考核、干部選拔，均需要參考人事檔案資料的內(nèi)容展開各項(xiàng)工作。因此人事檔案管理人員要重視人事檔案信息的及時(shí)更新，加強(qiáng)對人事檔案管理的信息化建設(shè)，保證工作人員檔案的詳細(xì)、完整、準(zhǔn)確。立足于新時(shí)代的發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢，將先進(jìn)的信息技術(shù)、科學(xué)技術(shù)引進(jìn)人事檔案管理工作中，分類檔案信息，提高對檔案的整理和利用效率。及時(shí)更新信息，以此規(guī)劃和分配人才資源。人事檔案管理人員要提高自身的思想認(rèn)識，創(chuàng)新工作觀念，在信息化建設(shè)的道路上，逐步探索出人事檔案管理的新模式，提高人事檔案管理的信息化水平和企業(yè)的管理水平、管理效率。

2.加強(qiáng)人才建設(shè)

人才資源的支持是人事檔案管理工作中的重要資源，也是信息化建設(shè)中的主要力量，專業(yè)性的人事檔案管理人才，有助于推進(jìn)人事檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，企業(yè)的管理層要立足于長遠(yuǎn)發(fā)展的角度，針對人事檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)力度，建立完善的培訓(xùn)和再教育機(jī)制。在服務(wù)性的工作種類中，納入人事檔案管理工作，站在服務(wù)視角，提高人事檔案管理崗位工作人員的職業(yè)能力、專業(yè)技能水平。人事檔案管理工作的整個(gè)過程，都是由人事檔案管理人員操作的，企業(yè)要在人事檔案管理人員的專業(yè)技能、實(shí)踐操作、理論知識、信息化技術(shù)各個(gè)方面，加強(qiáng)培訓(xùn)力度。展開系統(tǒng)性的知識培訓(xùn)、技能培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的綜合能力，強(qiáng)化其信息化意識，提高信息化素養(yǎng)，學(xué)會運(yùn)用多種軟硬件進(jìn)行人事檔案管理工作實(shí)踐，提高人事檔案管理工作的信息化水平。

及時(shí)進(jìn)行信息分享與共享，針對人事檔案管理工作中存在的難點(diǎn)、重點(diǎn)，要及時(shí)突破，邀請行業(yè)內(nèi)的專家學(xué)者，結(jié)合人事檔案管理的信息化建設(shè)中所需要的技術(shù)技能、基礎(chǔ)知識，展開技術(shù)指導(dǎo)、知識共享、案例講解等實(shí)踐活動(dòng)，提高企業(yè)的人事檔案管理工作水平。培養(yǎng)起一支現(xiàn)代化、具有較強(qiáng)專業(yè)能力和良好綜合素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍，在日常的人才培養(yǎng)和管理中，促使人事檔案管理人員強(qiáng)化責(zé)任意識，培育相關(guān)人員吃苦耐勞的精神，參與實(shí)踐和培訓(xùn)活動(dòng)，提升服務(wù)意識，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力。在信息技術(shù)支持下，提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平，參與現(xiàn)代化的技術(shù)培訓(xùn)，通過參觀、學(xué)習(xí)、借鑒同行業(yè)同領(lǐng)域的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在直觀的學(xué)習(xí)和提升中，在信息化建設(shè)中實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理的轉(zhuǎn)型目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)更穩(wěn)定的長足發(fā)展。

3.創(chuàng)新人事檔案管理手段

信息化時(shí)代，人事檔案管理工作要在信息化手段創(chuàng)新和方法改革中，創(chuàng)建健全的人事檔案管理機(jī)制，加快信息化建設(shè)的腳步，首先，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行情況、發(fā)展目標(biāo)、工作需求，建立起人事檔案管理機(jī)制，在信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)平臺的支持和應(yīng)用中，準(zhǔn)確、全面地收集信息、核對信息，提高對檔案信息的保管水平，落實(shí)權(quán)責(zé)分明的責(zé)任制。建立起功能完善的人事檔案信息化管理機(jī)制，使內(nèi)部的人事檔案管理人員強(qiáng)化責(zé)任意識，真正加入到對人事檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐探索中，提高人事檔案管理工作水平和管理效率。引進(jìn)信息化技術(shù)，開發(fā)和建設(shè)信息化平臺，用于人事檔案的管理創(chuàng)新，信息化建設(shè)前提條件就是要利用信息化平臺，展開各項(xiàng)工作，建立起信息化平臺數(shù)據(jù)庫，完善人事檔案管理資料的內(nèi)容。加大資金投入、技術(shù)投入，在資源規(guī)劃和資源管理中，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，建設(shè)起數(shù)據(jù)庫平臺，考慮到整體平臺的功能性、完整性，保證各工作環(huán)節(jié)之間相互銜接，創(chuàng)建便捷的條件，引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，優(yōu)化人事檔案管理模式，進(jìn)行人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，提高信息化管理水平，整合和籌集資金，建設(shè)信息化辦公場地，安裝專業(yè)的設(shè)備設(shè)施，營造良好的信息化工作環(huán)境。

人事檔案管理工作要加強(qiáng)對人事信息的備份和管理，在信息系統(tǒng)建設(shè)中，要以人事檔案數(shù)據(jù)的全面性、準(zhǔn)確性為切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，改變傳統(tǒng)的工作方式，提高人事檔案管理水平。突破紙質(zhì)材料記錄的陳舊模式，在數(shù)據(jù)化系統(tǒng)中，進(jìn)行對人事檔案的管理，實(shí)現(xiàn)電子化、信息化的轉(zhuǎn)型，保證人事檔案信息的完整性，在信息錄入中，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使大量文字轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)格式，借助數(shù)據(jù)平臺、信息技術(shù)，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。建立完善的管理系統(tǒng)，要將其作為重要的載體，完善信息查找功能、信息整合功能，因?yàn)樾畔⒒娜耸聶n案管理系統(tǒng)，要滿足人們對信息的查找需要，避免出現(xiàn)信息混亂的問題。同時(shí)要在信息的整合和管理中，借助基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)備應(yīng)用，簡化信息化人事檔案管理系統(tǒng)的操作，全面、準(zhǔn)確的錄入人事檔案信息數(shù)據(jù)。在存儲、調(diào)取、查閱、分析等功能中，提高人事檔案資源的利用率，促進(jìn)人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

4.加強(qiáng)資金投入

在人事檔案的信息化管理中，要加強(qiáng)資金投入，在資金支持下，配置完善的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，包括軟件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施等，例如網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備、大型服務(wù)器、掃描設(shè)備，均屬于硬件設(shè)備設(shè)施中必不可少的，人事管理的信息化建設(shè)要依據(jù)完善的硬件設(shè)備支持，加強(qiáng)預(yù)算投入，提高基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)水平。結(jié)合人力資源管理的需要，人事檔案管理工作要在信息化建設(shè)中，立足于實(shí)際的工作需求，及時(shí)更新軟件，引進(jìn)先進(jìn)的軟件設(shè)備，加強(qiáng)信息化建設(shè)有效性，提高信息化建設(shè)和管理水平。經(jīng)過長時(shí)間的實(shí)踐探索，將人事檔案信息化管理中存在的不足之處進(jìn)行及時(shí)改進(jìn)，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識，借助充足的軟硬件設(shè)備支持，為廣大職工提供服務(wù)。

在搜集和整理信息資源檔案過程中，要借助軟硬件設(shè)備的支持，為用人單位提供全面、準(zhǔn)確的查詢服務(wù)、資料信息，防止出現(xiàn)人事檔案信息化管理片面化的問題，構(gòu)建起信息平臺，全面覆蓋到各個(gè)環(huán)節(jié)和運(yùn)行階段，提高人事檔案的使用效率。并借助先進(jìn)的信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)平臺，增進(jìn)學(xué)校、企業(yè)等相關(guān)部門之間的合作交流，及時(shí)交換信息，提高信息管理質(zhì)量與效率。加快檔案的信息化建設(shè)，投入更多的硬件建設(shè)資金、軟件開發(fā)資金，形成良好的人事檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境與氛圍，強(qiáng)化信息化管理和服務(wù)效率，提高人員的綜合素養(yǎng)。

四、結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)在社會背景下，企業(yè)的管理工作實(shí)踐愈發(fā)重視對人事檔案的管理，結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，人事檔案的管理要在信息化建設(shè)和信息化管理實(shí)踐中，逐漸轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新。加大資金投入力度和人才資源的支持，在信息化建設(shè)中，立足于企業(yè)的實(shí)際現(xiàn)狀，重視檔案管理的信息化建設(shè)，創(chuàng)建起人事檔案管理的新模式，在信息化技術(shù)的支持下，促進(jìn)人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型和升級。將人事檔案信息化管理的積極作用發(fā)揮出來，提高企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)更高效的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。

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（作者單位：1.山東省淄博市第一醫(yī)院；2.淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心）