胡良洪
新力物業(yè)集團(tuán)有限公司
經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下,國(guó)內(nèi)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)趨于穩(wěn)定,曾經(jīng)依靠資源投入、勞動(dòng)力價(jià)格差異獲取暴利的時(shí)代已經(jīng)終結(jié),外部競(jìng)爭(zhēng)壓力加大,轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的必經(jīng)之路。企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持向管理、成本要效益的理念,施行精細(xì)化管理的非常必要的。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下,企業(yè)需要對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作具備清晰的認(rèn)知,借助數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)有效推進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作的調(diào)整和優(yōu)化。
財(cái)務(wù)共享,即在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域開(kāi)展共享服務(wù)。目前的財(cái)務(wù)共享服務(wù),主要是依托信息化、大數(shù)據(jù)技術(shù),其基礎(chǔ)工作是能夠?qū)ω?cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行處理,旨在對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化、有效規(guī)范管理流程,使企業(yè)財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效。該服務(wù)模式會(huì)對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的職能進(jìn)行重新規(guī)劃,按照專(zhuān)業(yè)模塊進(jìn)行分工,以標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)來(lái)獲得規(guī)?;?yīng)。圖1為按專(zhuān)業(yè)功能劃分的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心及各小組。
圖1 按功能劃分的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心及各小組
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就本質(zhì)來(lái)說(shuō)是一個(gè)財(cái)務(wù)信息化平臺(tái),在該平臺(tái)中對(duì)匯集的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合形成財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)中心。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下,企業(yè)業(yè)務(wù)需要匹配相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行支持,工作效率較低、相關(guān)反饋較慢。企業(yè)在創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí),需要考慮未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略并對(duì)組織架構(gòu)和系統(tǒng)進(jìn)行搭建,針對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施管理,能夠顯著提升財(cái)務(wù)管理工作效率,創(chuàng)造更多的價(jià)值。在此過(guò)程中,企業(yè)會(huì)經(jīng)歷一個(gè)不斷探索的過(guò)程,中途遭遇波折在所難免。目前,存在兩大誤區(qū),即認(rèn)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)就是財(cái)務(wù)集中管理,或者認(rèn)為企業(yè)財(cái)務(wù)構(gòu)建了信息化系統(tǒng)就等于實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)共享服務(wù),這兩種認(rèn)知與正確的理解間存在偏差。信息化系統(tǒng)不改變業(yè)務(wù)本身,僅能夠提升效率、降低成本,而財(cái)務(wù)共享服務(wù)能通過(guò)數(shù)字技術(shù)對(duì)原業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)模式等進(jìn)行重構(gòu),是財(cái)務(wù)領(lǐng)域的工業(yè)化革命,其財(cái)務(wù)再造過(guò)程主要涉及:第一、觀念再造。企業(yè)在推進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)時(shí)會(huì)面臨各業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部的阻力。財(cái)務(wù)工作人員的工作內(nèi)容和工作形式均會(huì)發(fā)生改變,部分工作人員存在畏難情緒,對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的認(rèn)可度不足,所以需要首先轉(zhuǎn)變工作觀念,需要意識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)的模式對(duì)于企業(yè)發(fā)展的積極意義、對(duì)自身專(zhuān)業(yè)能力的提升,方可化被動(dòng)為主動(dòng),積極應(yīng)對(duì)工作中的變化。第二、流程再造。財(cái)務(wù)共享中心的核心在于科學(xué)、有效地分解流程,以此驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)規(guī)范化發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的三大流程為:由采購(gòu)至付款、從訂單至收款、從總賬到報(bào)表的逐級(jí)細(xì)化,至每一個(gè)業(yè)務(wù)末節(jié),在此基礎(chǔ)上開(kāi)展專(zhuān)業(yè)分工,要求每一環(huán)節(jié)的規(guī)定詳盡且可操作性強(qiáng),進(jìn)一步去除工作人員主觀認(rèn)識(shí)的干擾,使不同的人、不同時(shí)間均可以獲得相同的處理結(jié)果。第三、組織再造。流程的改變會(huì)影響各流程節(jié)點(diǎn),其中各崗位工作人員的具體職能、配置、技術(shù)要求等均會(huì)隨之變化,組織模式需要進(jìn)行調(diào)整以適應(yīng)這些變化,權(quán)利將面臨重新分配。第四、人員再造。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心參與的人員會(huì)出現(xiàn)不同的專(zhuān)業(yè)化分工,崗位對(duì)于人員的能力要求發(fā)生改變,晉升通道與之前相比會(huì)出現(xiàn)差異。第五、系統(tǒng)再造。確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心得以順利落實(shí)的一項(xiàng)前提是具有強(qiáng)大的系統(tǒng)支持,這并非購(gòu)入并運(yùn)行一套財(cái)務(wù)管理軟件能夠解決的,需要跨部門(mén)數(shù)據(jù)打通和融合,強(qiáng)調(diào)整合全域數(shù)據(jù),包括業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)、共享數(shù)據(jù)和社會(huì)化數(shù)據(jù),為企業(yè)決策提供重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)和運(yùn)行是一個(gè)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的工程,在轉(zhuǎn)型過(guò)程中不可避免地會(huì)遭遇一些問(wèn)題。
企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,將工作重心聚焦于如何獲取更多的投資收益上,在實(shí)際工作中側(cè)重于市場(chǎng)銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)的層面,對(duì)于內(nèi)部管控如何進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化比較淡漠,這也是造成很多企業(yè)的管理層對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作目標(biāo)不明確的一個(gè)主要原因,對(duì)于建設(shè)前期的規(guī)劃籌備工作重視程度不高。財(cái)務(wù)共享中心依托于信息、數(shù)字化建設(shè),在構(gòu)建過(guò)程中需要在原有財(cái)務(wù)架構(gòu)、流程上進(jìn)行調(diào)整,以達(dá)到規(guī)范業(yè)務(wù)流程的目的,加速業(yè)財(cái)融合進(jìn)度。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中,和企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)保持獨(dú)立,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不能夠互相融通,導(dǎo)致信息的集成度較低。財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)模式正是要沖破不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的屏障,構(gòu)建統(tǒng)一的接口將不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,形成一致的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)?;谶@些訴求,企業(yè)需要對(duì)原信息化系統(tǒng)重新布局與規(guī)劃,確保其完成從信息化到數(shù)字化的提升。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建成之后并非可以一勞永逸,在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中,需要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展情況和業(yè)務(wù)需要,持續(xù)發(fā)現(xiàn)新的管理需求,再有針對(duì)性的對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)進(jìn)行調(diào)整。
在財(cái)務(wù)共享中心的規(guī)劃、建設(shè)和運(yùn)行的過(guò)程里,都需要企業(yè)投入大量的精力與資源,需要企業(yè)全員的密切配合。經(jīng)常出現(xiàn)在平臺(tái)建成初期,由于相關(guān)工作需要磨合,各部門(mén)熟練度、配合度較低導(dǎo)致運(yùn)行效果不如傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下順暢,財(cái)務(wù)共享中心貢獻(xiàn)的效益無(wú)法在段時(shí)間內(nèi)體現(xiàn)出來(lái),這種情況是難以避免的。企業(yè)需要對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型報(bào)有耐心和信心,積極解決遇到的各類(lèi)難題,在中心服務(wù)步入正規(guī)后,才能逐漸體現(xiàn)出對(duì)企業(yè)決策等活動(dòng)的輔助作用,核對(duì)各部門(mén)及其業(yè)務(wù)的監(jiān)督作用。財(cái)務(wù)共享中心在前期發(fā)生的投入與收益比例失調(diào)的現(xiàn)象會(huì)使部分管理者存在種種鼓勵(lì),傾向于選擇效果短、平、快的模塊,對(duì)于一些需要更多投入并需持續(xù)萬(wàn)善的功能,選擇會(huì)更加審慎。
在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中,財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容更多地局限于核算、審核等基礎(chǔ)性工作中,人力成本較大。建成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后,工作人員職能發(fā)生轉(zhuǎn)變,需要向業(yè)務(wù)職能轉(zhuǎn)換,這對(duì)于之前進(jìn)行財(cái)務(wù)核算工作的人員是一個(gè)新的挑戰(zhàn),由于短期內(nèi)思維方式和工作模式還未適應(yīng),部分財(cái)務(wù)人員對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在抵觸心理。以往財(cái)務(wù)核算人員缺乏和業(yè)務(wù)部門(mén)、管理人員的溝通,部門(mén)重核算、輕管理的現(xiàn)象長(zhǎng)期存在,在與具體業(yè)務(wù)人員溝通時(shí)缺乏話語(yǔ)權(quán),業(yè)財(cái)融合的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。在財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)模式下,需要財(cái)務(wù)工作人員除具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能外,還需要掌握管理、業(yè)務(wù)知識(shí),并具有一定的數(shù)字化技能,成為復(fù)合型人才,否則無(wú)法對(duì)當(dāng)前企業(yè)所處行業(yè)環(huán)境進(jìn)行綜合性分析,對(duì)企業(yè)當(dāng)前管理效益不能做出科學(xué)、客觀的評(píng)估,導(dǎo)致中心在企業(yè)業(yè)務(wù)當(dāng)中的作用不能充分發(fā)揮。部分財(cái)務(wù)人員僅熟悉本專(zhuān)業(yè)知識(shí),對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)沒(méi)有深入了解,無(wú)法就當(dāng)前成本管控工作制定有效的改進(jìn)方案。
企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)及運(yùn)作僅憑財(cái)務(wù)部門(mén)的努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,需要管理層、各業(yè)務(wù)部門(mén)及員工的通力合作。在服務(wù)中心建設(shè)和運(yùn)行的過(guò)程中,管理層及各個(gè)部門(mén)需要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的價(jià)值有深入的了解,明確自身在其中的重要作用,充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,促進(jìn)中心建設(shè)和運(yùn)行。之后,需要將財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)人員進(jìn)行合理分工,詳細(xì)界定各崗位在該工作當(dāng)中的職責(zé),落實(shí)到具體的工作人員,確保企業(yè)內(nèi)各部門(mén)能夠承擔(dān)應(yīng)盡責(zé)任。
企業(yè)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變理念,形成財(cái)務(wù)數(shù)字化意識(shí),繼續(xù)增加信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等軟硬件設(shè)施的投入,為企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。另外,企業(yè)應(yīng)注重人性化管理,避免在轉(zhuǎn)型過(guò)程中由于管理不當(dāng)造成人才的流失,注重對(duì)人才的培養(yǎng),引導(dǎo)其形成正確認(rèn)知,能夠積極地投入到這場(chǎng)改革當(dāng)中。例如,將財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的任務(wù)層層細(xì)化、分解,落實(shí)到人,分步驟的完成工作,對(duì)于在該工作中主動(dòng)參與試點(diǎn)建設(shè)的部門(mén)和人員應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì),可以與績(jī)效考核相掛鉤,將工作進(jìn)度和完成情況列入個(gè)人任務(wù)或成就當(dāng)中,定期召開(kāi)財(cái)務(wù)共享中心工作推進(jìn)總結(jié)會(huì),在會(huì)議中就相關(guān)經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題進(jìn)行交流匯總,全員參與、集思廣益為財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)作出貢獻(xiàn)。
財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),既是機(jī)遇也同樣存在多重挑戰(zhàn),為了盡量企業(yè)陷入高風(fēng)險(xiǎn)、低收益的泥沼,企業(yè)需要充分重視風(fēng)險(xiǎn)管理,將財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的識(shí)別、度量和控制,在此期間,需要利用財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)來(lái)應(yīng)對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。第一、企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行明確,并制定控制原則及工作目標(biāo),以此為基礎(chǔ)有效降低在轉(zhuǎn)型過(guò)程中企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境對(duì)轉(zhuǎn)型工作帶來(lái)的不利影響,以提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力。第二、企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理決策時(shí)要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的具體情況進(jìn)行分析,對(duì)轉(zhuǎn)型方案、效益及面對(duì)的重難點(diǎn)問(wèn)題合理權(quán)衡,預(yù)判企業(yè)可能承受的損失,并確定出綜合效果更佳的管理方案,盡量將風(fēng)險(xiǎn)控制在能夠承受的范圍以?xún)?nèi)。第三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)利用大數(shù)據(jù)技術(shù),設(shè)計(jì)出適用于本企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別模型,如相關(guān)數(shù)據(jù)變動(dòng)可以觸發(fā)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,便于及時(shí)對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)整,從而在風(fēng)險(xiǎn)可控的情況下促成財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)。
企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心正常運(yùn)行后,成為企業(yè)各類(lèi)數(shù)據(jù)、信息高度集中的樞紐,其重要性不言而喻,所以在服務(wù)中心構(gòu)建初期,企業(yè)需要結(jié)合當(dāng)下內(nèi)外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境和未來(lái)的戰(zhàn)略目標(biāo)考量,對(duì)目前的工作狀態(tài)、發(fā)展形式等做出多維度的評(píng)估,考慮管理和業(yè)務(wù)工作的實(shí)際需求,在確定能夠滿(mǎn)足企業(yè)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)上將管理和業(yè)務(wù)的發(fā)展作為重點(diǎn)考慮。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在匯聚了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的同時(shí),也能夠體現(xiàn)其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有數(shù)據(jù),是一個(gè)綜合性的管理平臺(tái)。其數(shù)據(jù)內(nèi)容是由各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總,財(cái)務(wù)共享中心工作人員需要將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、分析,挖掘出數(shù)據(jù)背后隱藏的客觀規(guī)律,利用自身優(yōu)勢(shì),使企業(yè)中的財(cái)務(wù)管理工作和業(yè)務(wù)鏈能夠有機(jī)融合,切實(shí)體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作對(duì)資金、成本的監(jiān)管,企業(yè)全面管理提供堅(jiān)實(shí)的支撐。
在企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)過(guò)程中,工作人員可以直接從業(yè)務(wù)接口中調(diào)取數(shù)據(jù),工作的質(zhì)量與效率都可以實(shí)現(xiàn)大幅度提升,實(shí)時(shí)監(jiān)管更有利于發(fā)揮財(cái)務(wù)管理中事中監(jiān)督的作用,一改從前單一的事后審查、彌補(bǔ)缺陷的被動(dòng)的工作模式,可以在事前主動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)管。例如,在企業(yè)投資項(xiàng)目進(jìn)行中,財(cái)務(wù)人員就可以開(kāi)展投資預(yù)決算業(yè)務(wù),實(shí)時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行驗(yàn)收與評(píng)估,利用數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)及時(shí)察覺(jué)項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),并迅速采取有針對(duì)性的干預(yù)辦法。
企業(yè)在推廣并運(yùn)行財(cái)務(wù)共享模式后,依托共享服務(wù)中心就可以完成很多基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)工作,這些工作之前有基層財(cái)務(wù)人員完成,但這并不意味著財(cái)務(wù)人員的管理職能被服務(wù)中心所取代。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員的職責(zé)與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中人員的分工存在不同,其還需要在與企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)接,企業(yè)方面需要重點(diǎn)培養(yǎng)其戰(zhàn)略財(cái)務(wù)能力,財(cái)務(wù)工作人員需要盡快實(shí)現(xiàn)角色的轉(zhuǎn)換。
首先,企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的需要需要對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)、教育,旨在提升其業(yè)務(wù)能力,使之能夠適應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的相關(guān)變動(dòng)。在立足自身業(yè)務(wù)崗位的同時(shí)能夠和其他部門(mén)保持溝通,深入企業(yè)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行深入分析,運(yùn)用所學(xué)知識(shí),對(duì)解決具體的業(yè)務(wù)問(wèn)題提供有力的支持。為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo),財(cái)務(wù)人員知識(shí)的更新是必不可少的。企業(yè)在對(duì)其培訓(xùn)過(guò)程中需要結(jié)合員工的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人愿景、知識(shí)儲(chǔ)備情況等對(duì)其進(jìn)行合理的分配,并創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)使財(cái)務(wù)人員能夠參與到各項(xiàng)業(yè)務(wù)當(dāng)中。員工應(yīng)了解自身知識(shí)架構(gòu),有針對(duì)性地學(xué)習(xí)自己不熟悉的業(yè)務(wù)內(nèi)容。其次,部分企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員已無(wú)法滿(mǎn)足財(cái)務(wù)共享服務(wù)的需要,需要引進(jìn)一些專(zhuān)業(yè)能力過(guò)硬、具有數(shù)字化能力的復(fù)合型財(cái)務(wù)人才。
企業(yè)施行財(cái)務(wù)共享模式,進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型是順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)的明智之舉,在相關(guān)工作推進(jìn)過(guò)程中不可避免的會(huì)遭遇一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持從實(shí)際情況出發(fā),利用財(cái)務(wù)共享模式盡量降低管理和經(jīng)營(yíng)的成本,以此作為未來(lái)企業(yè)管理的發(fā)展方向。建成并順利運(yùn)行財(cái)務(wù)共享中心需要企業(yè)全員群策群力,將該服務(wù)模式的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái),促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。