市級煙草專賣局（公司）如何做好縣級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的思考

文/成 龍

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、垂直管理、專賣專營”的管理體制賦予市級煙草專賣局（公司）對縣級煙草專賣局（分公司）（以下簡稱縣級局（分公司））檔案工作履行監(jiān)督指導(dǎo)職能。本文從提高市級煙草專賣（公司）（以下簡稱市級局（公司））檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力入手，確立了縣級局（分公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重點，并提出對縣級局（分公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式。

對縣級局（分公司）檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)是市級局（公司）檔案室一項基本職責(zé)，也是提高本系統(tǒng)檔案管理整體水平的重要手段。如何做好縣級煙草專賣局（分公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，本文進(jìn)行了思考與研究。現(xiàn)在論述如下：

一、提高市級局（公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力

1.樹立服務(wù)意識。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)就是一種服務(wù)，就是為立檔單位檔案工作提供檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能的服務(wù)。檔案工作不是大局，但影響大局、服務(wù)中心的工作。市級局（公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)要以為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的使命感、以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、垂直管理、專賣專營”的體制責(zé)任感，寓業(yè)務(wù)指導(dǎo)于真誠服務(wù)之中，全心全意地為縣級局（分公司）提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.提高業(yè)務(wù)技能。要提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，市級局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者要具備過硬的理論知識、業(yè)務(wù)技能及信息化水平。要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，除了加強檔案新知識，新理論、新技能學(xué)習(xí)外，還要掌握計算機新知識、網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)、安全保密及煙草專賣等知識，使業(yè)務(wù)指導(dǎo)者的理論水平、專業(yè)技能和實踐經(jīng)驗不斷得到補充和完善，這樣才能在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中做到游刃有余。

3.注重調(diào)查研究。調(diào)查研究是做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的前提。市級局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者要深入縣級局（分公司）調(diào)研檔案工作真實情況。調(diào)研內(nèi)容應(yīng)從立檔單位變遷、員工意識、法制觀念、管理制度、硬件設(shè)施、人員技能、分類標(biāo)準(zhǔn)、案卷質(zhì)量、檔案編研、檔案利用、信息化建設(shè)等方面進(jìn)行，并結(jié)合煙草行業(yè)和地方檔案工作標(biāo)準(zhǔn)列出有針對性指導(dǎo)問題清單、優(yōu)選指導(dǎo)人員、設(shè)定指導(dǎo)時限、確定指導(dǎo)方式、關(guān)注指導(dǎo)效果。

4.掌握縣域特點。縣級局（分公司）檔案是在履行煙草專賣管理、“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營和踐行行業(yè)共同價值觀等職能過程中形成的具有保存價值的歷史的原始記錄。市級局（公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)者如果不了解縣級局（分公司）所處的縣域歷史文化、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、煙草種植、卷煙消費水平及縣級局（分公司）的歷史沿革、業(yè)務(wù)職能所決定的檔案全宗特點，就不可能形成有針對性的合理化指導(dǎo)建議。只有通過掌握縣城特點，才能形成既符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)又體現(xiàn)煙草縣域特色的指導(dǎo)意見。

二、確立縣級局（分公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)重點

1.提高員工檔案意識。目前，在縣級局（分公司）檔案工作還沒有得到普遍重視的情況下，要使檔案資源在“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營、專賣管理和精神文明建設(shè)中發(fā)揮作用，就必須增強縣級局（分公司）領(lǐng)導(dǎo)和干部職工的檔案意識，這是市級局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)的前提。就市級局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者來說，一是要宣傳檔案工作對縣級局（分公司）、煙草行業(yè)及全社會的現(xiàn)實意義和歷史責(zé)任；二是要幫助縣級局（分公司）了解國家法律、法規(guī)對檔案以及檔案機構(gòu)設(shè)置、人員配備、文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)施設(shè)備建設(shè)等方面的要求；三是要促進(jìn)縣級局（分公司）把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入本單位年度工作計劃，納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

2.加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。對檔案實體的科學(xué)管理，是業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的核心內(nèi)容。指導(dǎo)檔案人員學(xué)習(xí)檔案管理基本知識，掌握不同門類和載體檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案管理各環(huán)節(jié)工作，是業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的目標(biāo)。就市級局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者來說，一是督促縣級局（分公司）熟透并執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；二是幫助縣級局（分公司）制訂檔案工作的規(guī)范性文件，規(guī)范各類文件資料的歸檔范圍（重點將重大活動、重要事件如：專賣法規(guī)宣傳、社會捐助、卷煙銷毀、開工奠基等及大型物流設(shè)備等納入歸檔范圍）、保管期限、分類大綱及整理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；三是幫助縣級局（分公司）將檔案信息化管理納入辦公自動化系統(tǒng)布局中，實現(xiàn)對電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、管理、提供利用、銷毀等整個生命周期全方位一體化，將電子文件與紙質(zhì)文件同步形成、同步整理和同步歸檔變成現(xiàn)實；四是定期舉辦檔案工作新形勢、新標(biāo)準(zhǔn)、新業(yè)務(wù)及新技能培訓(xùn)，提高縣級局（分公司）檔案人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能，為高質(zhì)量檔案工作提供人才支撐。

3.重視檔案開發(fā)利用。檔案工作的最終目的是檔案信息開發(fā)利用。做好檔案信息開發(fā)利用工作，不僅有利于提高檔案意識，而且有利于立檔單位強化檔案工作。就市級局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者來說，一要重視對縣級局（分公司）檢索工具體系建設(shè)的指導(dǎo)，除了保留原有的紙質(zhì)檔案手工檢索工具外，還要對手工檢索工具進(jìn)行數(shù)字處理，特別是如何就實現(xiàn)檔案資料的全文檢索、增強提供者與利用者互動方面進(jìn)行思考。二要重視對撰寫編研資料的指導(dǎo)。對全宗介紹、大事記、組織沿革、數(shù)字匯編等基礎(chǔ)編研類型，要從檔案編研的一般類型、選題條件、選材方法、編撰要求及傳播效果進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃。三要重視對利用檔案信息進(jìn)行維權(quán)活動的指導(dǎo)，重點在維護(hù)國家利益、消費者利益、煙農(nóng)權(quán)益等方面發(fā)揮參考和憑證作用，提升檔案信息的現(xiàn)實價值。四要重視對檔案利用典型事例的收集宣傳，提高全員檔案意識和參與激情，為檔案工作提供良性社會氛圍。五要重視探索檔案信息資源開發(fā)利用成果，重點從如何發(fā)揮檔案信息正能量，提升縣級局（分公司）企業(yè)文化軟實力角度指導(dǎo)。

三、豐富縣級局（分公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式

1.定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提高縣級局（分公司）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的最佳途徑。就市級局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者來說，對檔案法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范的培訓(xùn)，目的是增強檔案人員的法律意識；對新上崗人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，目的是培訓(xùn)各種門類檔案收集、整理、保管、利用的基本技能；對專業(yè)、專門檔案培訓(xùn)，目的是提高各類專門業(yè)務(wù)檔案的管理水平；對專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，目的是對具有共性的某項業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，如檔案編研、檔案保護(hù)及檔案管理軟件的使用等。

2.弘揚先進(jìn)典型。目前，全省系統(tǒng)推行的優(yōu)秀檔案室創(chuàng)建和檔案工作年檢是提高檔案管理水平的“兩大”手段。縣級局（分公司）通過了優(yōu)秀檔案室達(dá)標(biāo)認(rèn)定，檔案管理工作就會形成規(guī)范化、制度化的機制，就能為本單位檔案工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。通過優(yōu)秀檔案室創(chuàng)建評比，樹立檔案工作典型、弘揚檔案工作先進(jìn)，不僅是對縣級局（分公司）檔案工作的肯定和鼓勵，同時也為其他縣級局（分公司）樹立榜樣和目標(biāo)。這樣就可以形成“以點帶面”的良性循環(huán)，推動本系統(tǒng)檔案工作整體水平的提高。

3.進(jìn)行條塊結(jié)合?？h級局（分公司）檔案工作不僅要加強與全省煙草系統(tǒng)檔案部門的聯(lián)系，還要與縣級檔案局（館）合作，充分調(diào)動縣級檔案局（館）的指導(dǎo)積極性，將縱向的煙草垂直管理優(yōu)勢與橫向的縣級檔案局（館）業(yè)務(wù)指導(dǎo)優(yōu)勢結(jié)合起來，建立健全縱向橫向檔案業(yè)務(wù)合作機制。此外，還可以按市級局（公司）系統(tǒng)組建檔案業(yè)務(wù)協(xié)作組。通過開展互通、互助、互查等活動，能夠充分促進(jìn)縣級局（分公司）之間檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流。有了這種縱向橫向的檔案合作機制和市級局（公司）系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)協(xié)作組，縣級局（分公司）檔案工作一定會取得新實效。

4.檢查評比激勵。年度檢查是市級局（公司）檔案工作的一項制度。通過對縣級局（分公司）檔案工作的年度檢查，對工作優(yōu)的予以表揚，對差的提出整改意見。盡可能每年組織一次市級局（公司）系統(tǒng)辦公室會議，表彰縣級局（分公司）檔案工作先進(jìn)，充分調(diào)動其檔案工作積極性?？梢耘c市級局（公司）學(xué)會組織聯(lián)系增加檔案專業(yè)學(xué)術(shù)活動，如開展檔案業(yè)務(wù)論文、優(yōu)秀編研成果評比等。還可以通過檔案技術(shù)職稱評聘結(jié)合，打通檔案工作者的晉升渠道。通過開展這三項活動，不僅能提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作熱情，更能促進(jìn)縣級局（分公司）檔案工作健康持續(xù)發(fā)展。