國家檔案局印發(fā)《通知》進一步加強機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作

近日，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于進一步加強機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知》（以下簡稱《通知》），明確了業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的總體要求、主要任務(wù)和工作安排，并提出了推進業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔工作的思路、模式與方法。

一、重要意義

機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)是機關(guān)在信息化條件下履行主要工作職責、辦理機關(guān)核心業(yè)務(wù)的重要信息平臺，業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成和收集的各類數(shù)據(jù)資源是國家數(shù)字檔案資源的重要組成部分。做好機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作，有效提升各類數(shù)據(jù)資源質(zhì)量和管理水平，對于加強政務(wù)信息化建設(shè)、推動公共數(shù)據(jù)開放共享、不斷提高數(shù)字化政務(wù)服務(wù)效能具有重要意義，是信息化社會做好檔案工作的必然要求。

二、目標要求

到2023年，通過試點推動形成一批可復制可推廣的成功經(jīng)驗做法。到“十四五”末期，機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作普遍開展，機關(guān)電子文件歸檔與檔案管理能力得到顯著提升。

三、主要任務(wù)

（一）健全業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范。推動建立完善的業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔管理制度和技術(shù)規(guī)范。管理制度應(yīng)當明確各部門職責分工，系統(tǒng)歸檔管理流程和運行維護要求等。技術(shù)規(guī)范應(yīng)當與管理制度協(xié)調(diào)配合，明確電子檔案數(shù)據(jù)規(guī)范、系統(tǒng)接口設(shè)計規(guī)范、存儲和備份策略等。（二）完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能。推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔工作，具備完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)并按規(guī)則自動命名、存儲電子文件及其組件，支持全系統(tǒng)審計跟蹤、安全監(jiān)管等功能，能夠按要求向檔案管理系統(tǒng)推送電子文件及其元數(shù)據(jù)，生成規(guī)范的歸檔信息包。（三）推進業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效銜接。完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)銜接工作，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)能夠通過webservice等歸檔接口緊密銜接。（四）不斷提升數(shù)字檔案資源建設(shè)質(zhì)量和管理水平。推進業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案規(guī)范管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件從形成辦理到歸檔利用全流程安全可控、科學規(guī)范管理，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件符合真實性、完整性、可用性和安全性要求。穩(wěn)妥推行來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件僅以電子形式進行單套歸檔和管理。

四、工作安排

（一）確定重點工作領(lǐng)域。在重點工作領(lǐng)域遴選一批具有一定條件的單位先行先試，圍繞各行業(yè)各領(lǐng)域歸檔需求探索創(chuàng)新，提煉歸檔標準化實施路徑，形成對各種類型業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔需求的全覆蓋。（二）積極推進試點建設(shè)。試點工作按照“自愿申報、有序?qū)嵤钡脑瓌t開展，重點面向全流程線上運行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子證照制發(fā)管理系統(tǒng)、具備電子簽名功能的辦公自動化系統(tǒng)等。鼓勵各地區(qū)各部門在本區(qū)域、本系統(tǒng)開展試點工作。（三）及時組織效果評估。納入試點的單位要制定實施方案，按照規(guī)定的時間完成試點任務(wù)。國家檔案局將依據(jù)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范、黨政機關(guān)電子公文系列標準、數(shù)字檔案室建設(shè)指南和電子檔案單套管理相關(guān)要求等開展試點效果評估工作。（四）大力開展成果應(yīng)用。鼓勵試點單位將業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔工作成果應(yīng)用于電子檔案單套管理和數(shù)字檔案室建設(shè)。試點效果評估同時符合電子檔案單套管理一般要求的，可以依程序認定為通過單套管理可行性評估；同時符合數(shù)字檔案室建設(shè)要求的，可以依程序認定為全國示范數(shù)字檔案室或國家級數(shù)字檔案室。（五）做好經(jīng)驗總結(jié)推廣。國家檔案局將總結(jié)試點工作成果，選樹先進典型，推廣經(jīng)驗做法，不斷擴大業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作覆蓋面，推動機關(guān)檔案信息化建設(shè)向縱深發(fā)展。

（來源：數(shù)字檔案管理公眾號）