城建檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考

何佳文 漳州市城市建設(shè)檔案館

城建檔案信息與城市的發(fā)展息息相關(guān)，尤其是在現(xiàn)階段我國(guó)大力推進(jìn)城市化建設(shè)總體趨勢(shì)下，城建檔案信息資源建設(shè)對(duì)城市化建設(shè)的速度和質(zhì)量產(chǎn)生正向影響。因此，城建檔案信息資源建設(shè)正逐漸成為各地城市建設(shè)工作不可忽視的重要因素。然而，城建檔案信息資源建設(shè)總體仍處于初期階段，建設(shè)過(guò)程與實(shí)際操作中還存在著諸多不足和待突破解決的難點(diǎn)、堵點(diǎn)，這就需要城建檔案管理人員結(jié)合城建檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀，有針對(duì)性地調(diào)整優(yōu)化城建檔案信息資源建設(shè)策略?；诖?，從城建信息資源建設(shè)相關(guān)概述出發(fā)，總結(jié)歸納城建檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中的難點(diǎn)及出現(xiàn)的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)提出解決措施，希望給其他學(xué)者的研究提供新的參考視角。

城建檔案信息是記錄城市發(fā)展歷程的重要元素，以數(shù)字化、信息化的方式反映了城市的發(fā)展史及發(fā)展現(xiàn)狀。城建檔案內(nèi)容可以為城市建設(shè)提供參照，為科學(xué)規(guī)劃城市建設(shè)提供輔助決策。在傳統(tǒng)工作模式下，城建檔案信息主要以紙質(zhì)版為載體，由專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行收集、保管、利用。但是隨著城市發(fā)展不斷推進(jìn)，城建檔案信息資源逐漸豐富、內(nèi)容不斷擴(kuò)展，傳統(tǒng)的人工管理模式難以滿足現(xiàn)階段城市快速發(fā)展的需求，且紙質(zhì)載體存在不利于長(zhǎng)期保存的缺陷，在檔案保管、查檔利用過(guò)程中容易出現(xiàn)丟失和損壞文件、出庫(kù)入庫(kù)程序煩瑣等諸多問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，推進(jìn)城建檔案信息資源建設(shè)工作，切實(shí)將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為更方便快捷的電子化數(shù)字化檔案管理模式，有利于城建檔案信息資源的長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用。

城建檔案信息資源建設(shè)相關(guān)概述

城建檔案工作發(fā)展歷程

作為記錄城市規(guī)模、城市發(fā)展歷程及城市建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)重要活動(dòng)的載體，城建檔案與城市建設(shè)、城市運(yùn)行維護(hù)等城市管理工作緊密相關(guān)。城建檔案資源具有可靠性、可利用性、連續(xù)性、規(guī)范性等多種特性，可為城市建設(shè)規(guī)劃提供輔助決策和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。隨著改革開(kāi)放不斷深入，城建檔案管理模式不斷改進(jìn)，城建檔案信息資源逐漸豐富，國(guó)家也陸續(xù)出臺(tái)了相關(guān)的城市建設(shè)檔案管理規(guī)定[1]。城建檔案信息的記錄方式隨著信息化時(shí)代的發(fā)展不斷改進(jìn)優(yōu)化，如今除了常見(jiàn)的文字記錄外，還包括聲像、圖像等多種記錄方式。

城建檔案信息資源建設(shè)的意義

1.優(yōu)化檔案存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)城建檔案管理模式一般以紙質(zhì)檔案或聲像檔案為載體記錄城建檔案信息，這種方式人工投入大、維護(hù)成本高，實(shí)體檔案還需要依托足夠的庫(kù)房空間進(jìn)行存儲(chǔ)。隨著城市化發(fā)展不斷加快，建設(shè)工程產(chǎn)生的城建檔案體量日益增多，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式難以滿足城市后續(xù)發(fā)展的需求。通過(guò)城建檔案信息化資源建設(shè)，將城建檔案信息載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像等實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案、數(shù)字檔案，檔案所需存儲(chǔ)空間由成百上千平方米的檔案庫(kù)房?jī)?yōu)化成數(shù)塊硬盤(pán)，甚至通過(guò)云服務(wù)形成網(wǎng)上云空間，從根本上對(duì)檔案的存儲(chǔ)模式進(jìn)行了改革。

2.提高檔案利用效率

人工管理模式下，城建檔案管理人員通過(guò)城建檔案編碼進(jìn)行保管，實(shí)現(xiàn)了檔案的有序保管和資源利用。在查檔利用過(guò)程中，管理人員通過(guò)人工出庫(kù)、入庫(kù)的方式提供查檔利用服務(wù)。然而隨著城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，城建檔案資源不斷豐富、查檔利用需求不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案查閱和管理方式難以滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求[2]。延續(xù)傳統(tǒng)的人工管理和檔案利用方式，會(huì)影響到查檔利用服務(wù)質(zhì)量和檔案管理工作效率。通過(guò)信息化資源建設(shè)將城建檔案信息資源保存到線上平臺(tái)或者云空間，利用相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)管理軟件或者管理平臺(tái)將電子檔案或者數(shù)字檔案直接發(fā)送到服務(wù)端，不僅可以降低城建檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高查檔利用工作效率，還可以大幅縮短服務(wù)等待時(shí)長(zhǎng)、優(yōu)化查檔利用流程手續(xù)，同時(shí)為城建檔案管理人員和服務(wù)申請(qǐng)人員提供更現(xiàn)代化、更智能、更優(yōu)質(zhì)的查檔利用體驗(yàn)。

3.提高城建檔案信息利用率

傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，由于城建檔案信息調(diào)取受到多種限制，城建檔案管理及利用相對(duì)封閉獨(dú)立。如要想獲取城建檔案資源時(shí)，相關(guān)人員需要前往城建檔案管理機(jī)構(gòu)辦理檔案查詢利用服務(wù)申請(qǐng)手續(xù)。相對(duì)復(fù)雜的手續(xù)辦理流程和城建檔案信息資源的封閉獨(dú)立性，使城建檔案信息利用率始終難以提高。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息系統(tǒng)，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共建共享，有相關(guān)權(quán)限的管理人員可以進(jìn)行線上歸檔、線上查檔、線上利用、線上管理等城建檔案管理工作，一方面降低了城建檔案信息資源的管理成本和建設(shè)成本，另一方面也避免了重復(fù)建設(shè)帶來(lái)的沉沒(méi)成本和資源浪費(fèi)。

城建檔案信息資源建設(shè)中存在的問(wèn)題

檔案信息資源難以全面覆蓋

雖然國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)了城建檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)，但結(jié)合城建檔案信息資源建設(shè)實(shí)際來(lái)看，城建檔案信息資源建設(shè)中普遍存在覆蓋面不夠廣、質(zhì)量不高的問(wèn)題。首先，不同城市的發(fā)展水平存在差異，各地城建檔案信息建設(shè)在管理標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)內(nèi)容上各有千秋，再加上不同地市對(duì)城建檔案信息化建設(shè)投入資源多寡，在多種因素共同影響下，從整體上來(lái)看，各地的城建檔案信息資源建設(shè)形成了“少數(shù)先進(jìn)、多數(shù)平均、少數(shù)后進(jìn)”的正態(tài)分布趨勢(shì)。城市建設(shè)發(fā)展快、資源投入多的地區(qū)，城建檔案信息資源相對(duì)豐富，城建檔案信息化建設(shè)相對(duì)完善；城市建設(shè)發(fā)展慢、資源投入少的地區(qū)，城建檔案信息資源相對(duì)不足，城建檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后[3]。此外，城建檔案信息資源覆蓋面不夠廣的問(wèn)題也應(yīng)引起人們更多的重視，特別是地下管線信息資源的收集，僅依靠普查結(jié)果及地下管線實(shí)體檔案歸檔等傳統(tǒng)信息資源收集方式，難以滿足日益增加的地下管線信息資源的收集、利用需求。

城建檔案管理水平普遍不高

由于城建檔案具有檔案管理和工程建設(shè)兩種屬性，因此對(duì)城建檔案管理人員的檔案管理業(yè)務(wù)水平和工程建設(shè)知識(shí)儲(chǔ)備提出了較高的要求。如今隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，城建檔案管理工作更是對(duì)城建檔案管理人員的信息技術(shù)方面提出了新要求、新挑戰(zhàn)。這導(dǎo)致同時(shí)具備豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較高信息技術(shù)水平的城建檔案管理人員占比始終處于低位，不利于城建檔案管理工作的開(kāi)展。首先，城建檔案管理并非單線程工作，在絕大多數(shù)情況下，檔案管理人員不僅要做好某個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目城建檔案信息資源的歸集整理，還要對(duì)已歸檔的城建檔案資料進(jìn)行編碼上架，對(duì)提交歸檔的數(shù)字化檔案、電子檔案、實(shí)體檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)、驗(yàn)收審查，處于多線程同時(shí)并發(fā)的狀態(tài)。其次，城建檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，對(duì)城建檔案管理人員提出了信息技術(shù)方面的新要求和新挑戰(zhàn)，這種情況下，兼具豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較高信息技術(shù)水平的城建檔案管理人員十分稀缺，要么是具備豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的城建檔案管理人員無(wú)法完全適應(yīng)信息化管理技術(shù)手段，要么是信息技術(shù)水平較高的城建檔案管理人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。這對(duì)城建檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

城建檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后

城建檔案信息化建設(shè)大多是以信息管理系統(tǒng)為核心，逐步豐富拓展應(yīng)用場(chǎng)景。但是各地結(jié)合當(dāng)?shù)亻_(kāi)展城建檔案管理工作業(yè)務(wù)實(shí)際，對(duì)城建檔案信息化建設(shè)提出了差異化需求，導(dǎo)致各地的信息管理系統(tǒng)完成度各不同，甚至由于資源投入?yún)T乏、建設(shè)人員水平不夠，部分城建檔案信息管理系統(tǒng)建成后無(wú)法適配城建檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)展，出現(xiàn)“建而不用、建成難用”的不良現(xiàn)象。此外，城建檔案信息資源建設(shè)是為國(guó)家發(fā)展、城市建設(shè)、人民需要服務(wù)的，若城建檔案信息化建設(shè)把關(guān)不嚴(yán)、質(zhì)量不高，很可能與城市建設(shè)發(fā)展相脫節(jié)，甚至淪為故步自封且被束之高閣的淘汰產(chǎn)物。因此，開(kāi)展城市檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中一定要滿足資源投入需求，提供相應(yīng)的人力資源保障，統(tǒng)籌引入城建檔案管理人才和信息化技術(shù)人才，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展不斷提高城建檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)水平。

關(guān)于城建檔案信息資源建設(shè)的有效措施

細(xì)化工作，提高城建檔案信息資源完整性

城建檔案信息資源完整性是衡量城建檔案信息化建設(shè)成效的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。為有效提高城建檔案的完整性，城建檔案管理人員應(yīng)從源頭著手，也就是在城建檔案信息收集、整理過(guò)程上下功夫。首先，在城建檔案收集過(guò)程中，要持續(xù)加強(qiáng)對(duì)城建檔案收集人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)，在收集過(guò)程中不僅要滿足基礎(chǔ)的檔案歸集標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還應(yīng)根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328》的要求逐條清點(diǎn)核對(duì)、收集整理，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行“接收審核、資料審核、檔案審批”三級(jí)管理制度，從工作制度上保障城建檔案的完整性[4]；其次，在接收審核城建檔案過(guò)程中，需要結(jié)合建設(shè)工程知識(shí)對(duì)城建檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行甄別，明確報(bào)送資料的真實(shí)性、有效性是否符合要求。綜合數(shù)據(jù)核對(duì)、邏輯檢查、專業(yè)審核等多種方式，保障城建檔案資料的質(zhì)量，避免城建檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，影響后續(xù)城市建設(shè)工作的開(kāi)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和城建電子檔案共建共享模式的推廣，部分內(nèi)容驗(yàn)審工作可以由建設(shè)工程質(zhì)量安全管理部門在電子檔案生成過(guò)程中完成，減少重復(fù)審核造成的資源浪費(fèi)。最后，城建檔案管理人員可借助信息管理系統(tǒng)等信息化技術(shù)將城建檔案資料進(jìn)行分類編碼，在通用標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上結(jié)合本地情況制定相應(yīng)的編碼規(guī)則，有效提高城建檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

多管齊下，綜合提高城建檔案管理水平

城建檔案管理水平根據(jù)管理工作內(nèi)容分類可分為檔案整理水平、接收審核水平、查檔利用水平和信息化建設(shè)水平等。要提高城建檔案管理水平，就要抓好人才資源儲(chǔ)備，也就是通過(guò)強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)專業(yè)交流、輪崗豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等方式不斷提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其不僅要抓好城建檔案信息化管理水平，滿足熟練操作城建檔案信息化管理平臺(tái)的基本要求，還要不斷豐富建設(shè)工程質(zhì)量和檔案保管利用等方面的知識(shí)儲(chǔ)備，滿足城建檔案管理水平的基礎(chǔ)需求。首先，提高城建檔案信息化管理水平，要建立在引進(jìn)相應(yīng)信息技術(shù)人員的基礎(chǔ)上，在信息技術(shù)人員的專業(yè)指導(dǎo)下逐步開(kāi)展城建信息化建設(shè)，同時(shí)結(jié)合城建檔案管理實(shí)際，定期開(kāi)展檔案管理制度改革及信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保城建檔案管理人員滿足熟練使用檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、數(shù)字化加工紙質(zhì)檔案、線上完成城建檔案信息歸集及城建檔案資源利用等工作需要。其次，提高城建檔案管理水平就要以城市建設(shè)檔案管理相關(guān)規(guī)范文件為指導(dǎo)，加強(qiáng)摸底調(diào)查和自查自糾，充分掌握了解自身在開(kāi)展城建檔案管理過(guò)程中的不足并找到突破點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上結(jié)合城建檔案業(yè)務(wù)實(shí)際向上級(jí)爭(zhēng)取資源投入，有針對(duì)性地制定措施補(bǔ)短板、厚實(shí)根基。此外，開(kāi)展城建檔案管理過(guò)程中，主管部門要摸排相關(guān)城建檔案管理工作的開(kāi)展情況，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理人員的工作考核，及時(shí)掌握了解城建檔案管理中存在的難點(diǎn)，并指明城建檔案管理工作的改進(jìn)方向和措施，為提高城建檔案管理水平、推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)

如今，數(shù)字檔案館依然是檔案工作現(xiàn)代化、信息化的主流發(fā)展趨勢(shì)，城建檔案管理工作作為城市發(fā)展建設(shè)的重要一環(huán)也朝著數(shù)字化方向不斷推進(jìn)。一是打牢數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)。多數(shù)情況下，城建檔案管理部門要加大對(duì)城建檔案信息化建設(shè)的資金投入，開(kāi)發(fā)個(gè)性化城建檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，積極承擔(dān)后續(xù)維護(hù)管理費(fèi)用。隨著城建檔案信息翻倍式增長(zhǎng)，城建檔案收集、保管、利用的工作量和重要程度也逐漸增加，因此必須保證城建檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的后續(xù)維護(hù)有專業(yè)技術(shù)人才及相應(yīng)的維護(hù)資金。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)功能維護(hù)和應(yīng)用場(chǎng)景的擴(kuò)展，不斷完善城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，借助技術(shù)手段定期對(duì)城建檔案信息化建設(shè)成果的安全性、有效性等進(jìn)行檢查整改，保障數(shù)字檔案館建設(shè)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)及基礎(chǔ)應(yīng)用建設(shè)。二是不斷豐富城建檔案信息資源應(yīng)用場(chǎng)景。定期梳理統(tǒng)計(jì)城建檔案信息化建設(shè)情況、基本業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，結(jié)合檔案查詢利用業(yè)務(wù)實(shí)際情況篩選可公開(kāi)的業(yè)務(wù)信息和項(xiàng)目信息，并通過(guò)主管部門門戶網(wǎng)站、微信小程序、微信公眾號(hào)等平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)城建檔案信息利用的宣傳，與城建管理部門、人民群眾共享城建檔案信息資源建設(shè)成果[5]。三是統(tǒng)合城建檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)。通過(guò)建立城建檔案信息資源共享平臺(tái)，積極推廣使用并根據(jù)反饋意見(jiàn)對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化改善，豐富資源應(yīng)用場(chǎng)景和提高信息利用率。但是，各地存在城建檔案管理規(guī)范不同及城建檔案資料具有不公開(kāi)性等情況，所以共享平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)采取保守推廣、逐步建設(shè)的方案。

城建檔案信息資源建設(shè)與城市發(fā)展緊密相連，完善城建檔案信息資源建設(shè)可為后續(xù)城市發(fā)展規(guī)劃提供更為充足的輔助決策和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而為后續(xù)的城市建設(shè)工作指明方向。為充分挖掘城建檔案信息資源，城建檔案管理部門需要結(jié)合自身城建檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀，摸清城建檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出解決措施。此外，還要從人員、技術(shù)、制度等多個(gè)方面出發(fā)，逐步完善城建檔案信息資源建設(shè)工作流程，提高城建檔案信息資源建設(shè)成效。同時(shí)，在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，各地應(yīng)遵循實(shí)事求是的原則，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際和階段性發(fā)展目標(biāo)，從助推城市發(fā)展建設(shè)、服務(wù)人民群眾的根本目的出發(fā)，動(dòng)態(tài)調(diào)整城建檔案信息資源建設(shè)工作思路和工作方法。