如何以數字化應用推動干部人事檔案管理轉型提質

阜陽市人民醫(yī)院 康焱珺

人事干部檔案是對干部的成長經歷和工作能力的真實記錄，是對干部進行考察和任用的重要依據。但是傳統(tǒng)的管理方式較為落后，人事干部信息的更新和交流速度緩慢，不利于我國對人事干部檔案進行科學的管理。以數字化應用彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高管理的質量和效率，有利于人事干部檔案管理的轉型。

一、以數字化應用推動干部人事檔案管理的意義

數字化應用的代入，在根源處提高了干部人事檔案管理的工作效率，以及合理優(yōu)化了檔案管理的質量，增強了干部人事檔案的程序化推進。數字化的應用，促進了紙質版的檔案信息進行數字化轉型，增強了檔案信息的儲存方式，避免了紙質版檔案信息因遭受外界因素而造成的丟失問題，進而更便捷地利用檔案資料進行信息化水平的高效管理。數字化應用可以打破管理水平的局限性，加強檔案信息的流通性以及交流性，有效地推進了干部人事檔案管理的現(xiàn)代化運行。

（一）節(jié)約管理的成本

數字化應用的代入，在根源處優(yōu)化了檔案信息管理的空間以及紙張材料的利用。數字化的檔案信息記錄不僅可以高效無損害痕跡地保存檔案信息，還可以減少使用室內的空間面積，使檔案信息具有有序性、完整性、精準性，減少了檔案信息管理的資金消耗，有效地減輕了檔案信息管理的工作壓力。數字化應用可以將檔案信息進行計算機掃描，可以將復雜無序的檔案信息進行合理分類，利用數字化的記憶模式，增強檔案信息的合理利用，從而減少檔案管理的成本支出[1]。

（二）保障管理的完整性

數字化應用的代入，在根源處優(yōu)化了檔案信息管理的信息完整程度，有效地配合了檔案管理工作的運行。由于檔案管理的收納渠道較廣、信息量比較大，經常會出現(xiàn)檔案形式差異、信息整理不規(guī)范、內容不全面等問題，這是傳統(tǒng)檔案信息管理的弊端。數字化檔案信息管理模式，可以有效地解決檔案信息過期、丟失、損壞等問題，有效地保障檔案信息的完整性。數字化的檔案管理模式以及高效率的工作完成度，有利于后期管理工作的正常運行，也是現(xiàn)代化背景下的發(fā)展趨勢。

二、目前人事干部檔案管理中存在的問題

（一）管理人員對數字化應用重視不足

傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經深入人心，長期以來，大眾已經適應了人力手動式記錄檔案的工作方法，沒有創(chuàng)新改革的管理轉型，也不具備事業(yè)單位領導的重視，進而無法實現(xiàn)干部人事檔案信息管理的工作效率[2]。由于沒有良好的宣傳渠道，缺少相關技術人員對于檔案管理軟件的研發(fā)，無法進行傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化改革。由于缺乏重視，缺少專業(yè)的人員配備、專業(yè)的檔案管理知識技能以及基礎設備落后，導致數字化應用檔案管理模式的發(fā)展停滯。

（二）管理軟件和設備較為落后

傳統(tǒng)檔案管理的工作習慣導致工作方式依舊采用人力手工操作進行檔案管理，對于現(xiàn)代化的管理設備配備不全，缺乏先進的管理軟件設備，這將會延緩檔案信息管理工作的開展。無法靠自身技術研發(fā)管理軟件，只能購買市場中的先進軟件，又因為經費的緊缺，無法配備一套完整的電子設備，進而無法實行數字化檔案信息管理的操作模式。并且由于傳統(tǒng)檔案管理工作人員長期手動記錄，無法保證信息錄入的準確性，降低了數字化檔案管理的效果。

（三）管理信息不全面、更新緩慢

傳統(tǒng)檔案記錄依靠人力操作方式進行檔案信息的整理，由于現(xiàn)代化社會的發(fā)展，增添了檔案信息的多樣性，這對于檔案記錄是一個很大的考驗。但是傳統(tǒng)的檔案信息記錄方法無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，以及傳統(tǒng)檔案記錄方法無法促成信息資料的快速流動，無法及時進行檔案的資料更新，已經和資料收集的速度脫軌，無法適應新時代下檔案管理現(xiàn)代化的基本要求。

（四）數字化管理體系不健全

傳統(tǒng)檔案信息管理缺乏完善的管理體系，無法完成現(xiàn)代化發(fā)展下的數字化應用轉型。檔案信息記錄存在多個方面的欠缺，如檔案數字化應用管理體系不夠專業(yè)性、系統(tǒng)性、科學性，管理層次上存在一定的漏洞，不能夠代入實際的應用范圍內。數字化應用管理體系缺乏強力度的管控模式，無法有效地進行人員調動以及責任管理等，沒有將數字化應用的檔案管理模式的潛能發(fā)揮出來。數字化應用檔案信息管理部門缺乏與其他部門的結合，長期獨立性不利于發(fā)展。

三、以數字化應用推動干部人事檔案管理的措施

（一）加快人事干部檔案管理數字化轉型建設

在新時期發(fā)展過程當中，為了能夠全面提升干部人事檔案管理水平，提高管理效率，確保當前干部人事檔案管理發(fā)揮更加顯著的優(yōu)勢作用，則需要迎合時代發(fā)展需求，應用到現(xiàn)代化先進技術，全面提高干部人事檔案管理技術層面建設。積極引進數字化應用手段，促進人事干部檔案管理呈現(xiàn)出數字化轉型發(fā)展趨勢。為了確保在人事干部檔案管理工作當中實現(xiàn)良好的數字化建設，要求有關事業(yè)單位領導部門積極重視到對于干部人事檔案管理而言的轉型優(yōu)化重要意義。確保以明確的戰(zhàn)略管理目標為干部檔案管理提出數字化建設制度。

擁有良好的制度保障是從內而外實現(xiàn)改革的基礎前提，以高度認同的自下而上改革方式，逐層遞進推進有關事業(yè)單位人事干部檔案管理的數字化全面轉型建設。以更加積極的數字化理念能夠有效提高干部人事檔案管理工作效率。一方面要求有關事業(yè)單位部門積極宣傳數字化檔案建設的優(yōu)勢，擴大宣傳力度。在事業(yè)單位內部，以組織例會或是LED燈屏宣傳等方式，在大屏幕當中滾動播放有關數字化檔案管理的優(yōu)勢作用。確保干部人事檔案管理工作人員都能夠樹立良好的數字化應用意識。

并且需要組織事業(yè)單位有關干部人事檔案管理工作人員學習數字化技術經驗，到試驗數字化轉型成功的事業(yè)單位進行調研學習。掌握前沿應用經驗，總結適合自身事業(yè)單位發(fā)展的干部人事檔案管理數字化工作要點，從而開展個性化改革轉型。與此同時，為了確保當前事業(yè)單位干部人事檔案管理呈現(xiàn)出更加良好的數字化專項發(fā)展趨勢，則需要聘請有關專家到當前單位進行理論講解。并對有關數字化應用進行技術指導，以萬全準備確保當前干部人事檔案的數字化建設具有良好的基礎條件。

（二）加大對數字化管理軟件和設備的開發(fā)力度

實現(xiàn)標準化、規(guī)范化以及科學化的干部人事檔案數字化管理，則需要有關事業(yè)單位全面提高資金投入力度，增強基礎設施建設，大力開發(fā)數字化管理軟件及管理設備。根據當前事業(yè)單位干部人事檔案管理工作需求，以先進的信息技術設備配置，奠定良好硬件基礎，為信息傳遞收集和加工等提供保障。其次，要求有關事業(yè)單位聘請專業(yè)軟件研發(fā)團隊開發(fā)專屬數字化軟件，為干部人事檔案管理提供良好應用的同時，形成更加安全的獨立運行效果。要求有關事業(yè)單位為干部人事檔案的數字化管理建設高質量信息平臺，全面改變以往干部人事檔案管理工作的傳統(tǒng)運行模式，積極促進其呈現(xiàn)出網絡化、信息化、數字化建設轉變[4]。在此基礎上，對專屬運行軟件以及數字化設備做好維護保養(yǎng)，定期進行安全風險查殺，維護網絡運行安全，避免信息泄露。

（三）創(chuàng)新應用數字化技術，提高管理效率

而在建設干部人事檔案數字化應用管理的過程當中，需要全面提高管理質量，促使有關檔案管理人員突破傳統(tǒng)工作思維局限。結合工作實際，融合創(chuàng)新理念，全面開發(fā)更加先進的個性化、數字化管理應用。借助于基礎網絡管理環(huán)境，建立檔案服務優(yōu)化目標，從而全面推進數字化干部人事檔案管理工作轉型提質。確保當前干部人事檔案管理數字化模式更加流暢運行。

除了基礎制度之外，同樣需要以數據庫方式保障檔案信息的完整度與精確度。建立數據庫時，則需要根據當前事業(yè)單位干部人事檔案全部信息做好區(qū)別規(guī)劃，以此提升后續(xù)檔案信息整理效率。構建干部人事分層級的數據庫查閱功能，針對人事檔案調度過程當中查詢干部信息時，包括具體工作經歷、專業(yè)知識水平、政治面貌、社會關系以及家庭信息等作出清晰標注并附帶獎懲經歷信息，全面提高信息檔案調取高效性。借助于計算機進行智能分類歸納，保留有關干部層級的決策信息內容，還原有關干部信息的真實表現(xiàn)，確保每一干部人事信息有跡可循，有文可查。

（四）構建完善的人事干部檔案管理數字化系統(tǒng)

而結合當前事業(yè)單位有關干部人事檔案管理的基礎現(xiàn)狀進行調查研究發(fā)現(xiàn)，為了能夠確保迎合時代發(fā)展需求，打造更加先進智能的數字化檔案管理工作，則需要創(chuàng)建符合當前人事部門實際需求以及事業(yè)單位發(fā)展理念的全面管理機制。以完整的數字化檔案管理體系，促使事業(yè)單位干部人事檔案管理數字化真正意義上達到高效率運行。基于這樣的需求，首先需要結合當前事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展方向以及工作目標等，確保當前干部人事檔案管理制度符合數字化建設目標。以更具全面性、科學性的統(tǒng)一工作制度，監(jiān)督有關干部人事檔案管理工作人員的日常操作。

對當前干部人事檔案管理工作當中所涉及的細節(jié)內容形成更加明確的工作建設。累積工作經驗，并要求有關工作人員進行總結，能夠對當前實際應用作出反饋，確保數字化建設在時間推移下逐漸優(yōu)化，從而更加適應事業(yè)單位的服務需求。以這樣的良好管理體系以及制度保障，能夠推進更加成熟、智能、精確的數字化干部人事檔案管理工作。并且與此同時，為了能夠提高干部人事檔案的數字化系統(tǒng)完善度，則需要以更加完備的基礎設備投入強化保障效果。建立在智能計算機系統(tǒng)以及大數據、云計算網絡環(huán)境下，對電子檔案進行實時更新。以良好的軟硬件設備，能夠強化日常當中干部人事檔案管理工作的維護與運行需求[5]。

與此同時，也需要對涉及干部人事檔案管理工作的人員進行系統(tǒng)化培訓，針對新設備的應用，促使其掌握操作要領，避免由于缺乏操作意識，導致工作失誤，從而在損壞數字化設備的同時，造成干部人事檔案數據信息丟失。而最后，則需要全面深度開發(fā)當前事業(yè)單位干部人事檔案資源內容，確保在深入挖掘之下，提高干部人事檔案資源使用力度，發(fā)揮其真正優(yōu)勢。統(tǒng)計不同層次人員的動態(tài)信息，形成動態(tài)跟蹤效果，在全面保障有關干部人事檔案信息安全的基礎前提下，實時動態(tài)更新。全面提高資源利用率，確保檔案信息管理效率有所提升，打造更加完備的檔案管理服務工作。

（五）健全人事干部檔案管理風險管理機制

在全面推進干部人事檔案管理工作數字化應用建設的基礎之上，需要同步實施完善的風險管控。由于涉及更加復雜的網絡環(huán)境以及數字化應用技術，導致數據內容更加復雜。在更加開放的應用環(huán)境之下，結合實際干部人事檔案管理工作環(huán)境可以發(fā)現(xiàn)，為了能夠促使其正常運行，則需要制定完善的風險管控機制。有效降低檔案管理風險是保障事業(yè)單位干部人事檔案信息安全的重要前提。首先來講，需要設定分層級的訪問權限，針對干部人事數字化檔案管理工作設定三員分離理念。全面分離系統(tǒng)管理員、安全審計員以及安全保密員的具體職能。并且，也需要針對于訪問干部人事檔案信息的人員設定具體訪問權限。根據來訪人員的不同信息和職位分層級開放，并設定不同等級的安全密鑰，在一定程度上約束訪問行為，能夠起到一定程度的安全風險控制。

而上述所提到的三員分離管理理念，其中所涉及的系統(tǒng)管理員，主要是針對新用戶創(chuàng)建實施控制職能。如若發(fā)現(xiàn)在數字化管理系統(tǒng)當中存在訪問期限超期用戶，以及違規(guī)使用權限用戶，則需要及時借助于系統(tǒng)管理員進行監(jiān)督管理，刪除用戶權限，確保以規(guī)范性的管理制度約束用戶系統(tǒng)。而安全審計員需要對當前干部人事檔案管理做好日常維護工作，全面監(jiān)管安全風險。安全保密員正是需要對用戶訪問權限進行分級分配所產生的職能。針對以上職能人員做好統(tǒng)籌安排，確保數據庫建設具有良好的安全穩(wěn)定運行效果。

（六）提高人事干部檔案管理人員專業(yè)水平

我國的人事干部檔案數字化管理水平較低，最直接的原因就是相關管理人員的專業(yè)水平較低，對數字化技術的應用能力較差，無法構建完善的數字化檔案管理體系，對檔案管理的信息化建設不足。因此，相關單位要大力引進高素質人才，同時要加強對原有管理人員的培訓，最終訓練一支專業(yè)能力強、責任心重、素質高的專業(yè)化檔案管理人員隊伍，為人事檔案管理的數字化轉型奠定基礎。首先，相關領導要充分認識到人事檔案管理的重要性，重視檔案管理人員的專業(yè)培訓、工作環(huán)境以及工資待遇，提高管理人員的工作積極性。同時，管理人員自身也要加強學習，努力轉變觀念，適應數字化軟件和設備，不斷提升數字化應用水平，使人事檔案管理煥發(fā)生機。

其次，相關單位要加強對現(xiàn)有檔案管理人員進行數字化應用的培訓，提高管理人員的專業(yè)能力，以便其更好地開展數字化檔案管理工作。對現(xiàn)有管理人員應制定系統(tǒng)的培訓計劃，科學有效地提升管理人員的知識水平和工作能力。相關的培訓內容應該包括計算機知識、數字化軟件和設備的應用知識、法律知識和歷史知識等，通過全面系統(tǒng)的培訓提高管理人員的綜合素質，使他們更加適應人事檔案管理數字化的技術要求，在工作中有所突破。

管理人員自身也要不斷加強學習，努力提升自身的能力和水平。在人事檔案管理數字化轉型發(fā)展的過程中，管理人員以前的工作經驗和專業(yè)知識已經不能滿足工作的需要，如果不進行及時地調整，適應數字化的發(fā)展，就會被淘汰。因此，相關管理人員應做到與時俱進，不僅要加強理論知識的學習，還要不斷提升實際應用能力，不僅要掌握計算機的基礎知識和相關檔案管理軟件的應用知識，還要努力學習程序維護和信息咨詢導航的相關知識，努力成為各項工作全能的復合型人才。

總之，相關單位應加強對數字化檔案管理資料的研發(fā)，加快人事干部檔案管理數字化轉型，構建數字化檔案管理系統(tǒng)，為我國的人事干部檔案管理科學化和信息化建設提供助力。同時，國家還應加強對相關專業(yè)人才的培育，創(chuàng)新數字化技術的應用形式，促進我國的人事干部檔案管理工作進一步發(fā)展。