辦公自動化條件下的電子檔案管理路徑研究

中煤平朔集團(tuán)有限公司 柴晶晶

辦公自動化是指運用現(xiàn)代電腦技術(shù)，借助于各類多媒體設(shè)備，對辦公活動進(jìn)行經(jīng)營和管理，從而大大提高了工作效率、提高了企業(yè)的生產(chǎn)力和競爭力。目前辦公自動化已被越來越多的行業(yè)所采用，其涉及的范圍涵蓋了管理科學(xué)、系統(tǒng)工程、行為科學(xué)等多個學(xué)科，充分體現(xiàn)了多學(xué)科的交叉與融合。隨著辦公自動化的日益普及，大量的電子文檔和信息也隨之產(chǎn)生，因此，“如何強化電子文件和電子信息的管理”成為一個新的課題。

一、電子文檔的特點

在辦公自動化信息領(lǐng)域中，電子文檔是由計算機進(jìn)行操作、傳輸、存儲等，從而能夠有效地對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。根據(jù)電子文檔的生成范圍，可以劃分為兩類：一類是記錄人們在處理公事、日常工作或溝通時所形成的電子文檔。二是用來記錄人們的生產(chǎn)和科學(xué)研究的技術(shù)文檔，多采用光柵圖、向量圖等方式。當(dāng)前，大部分單位在實現(xiàn)辦公自動化的過程中，所形成的電子文檔是以文字文檔為主。電子文檔具有下列特征：

（一）電子文檔具有易更改性

電子文檔隨時可以進(jìn)行更改操作，其易更改性主要體現(xiàn)在兩個方面：一是人工主動修改，電子文檔可以在電子設(shè)備上任意復(fù)制和刪除，因為電子文檔和電子設(shè)備是兩個獨立的分離體，信息不會因為載體不同而改變結(jié)構(gòu)和形式，因此很難分辨出哪些是原始文檔，哪些是被篡改的文檔；二是電子文檔極易受到病毒攻擊，一旦被病毒入侵，將會使其毀于一旦，甚至部分或完全失去使用功能。

（二）電子文檔具有對設(shè)備的依賴性

隨著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，電子文檔的特點出現(xiàn)了階段性的變化，在各個階段形成的規(guī)律也不盡相同。電腦處理業(yè)務(wù)也從最初的文檔管理、數(shù)據(jù)計算發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)文件的交換、信息的傳遞和數(shù)據(jù)的共享。從整個發(fā)展歷程來看，我們不僅在思想認(rèn)識上實現(xiàn)了飛躍，而且硬件設(shè)備也不斷迭代更新。計算機的應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴大，操作系統(tǒng)、版本不斷更新，編寫程序的語言也在不斷地進(jìn)化。沒有電腦及其相關(guān)的軟件，電子文檔就無法產(chǎn)生、傳遞和識別。通俗的觀點是，電子文檔的存在取決于具體的應(yīng)用設(shè)備和軟件。

（三）電子文檔具有快捷性與可塑性

紙質(zhì)文檔給工作人員帶來一些不便，如儲存條件需要嚴(yán)格管控、儲存空間不足、搬運困難、關(guān)聯(lián)文件繁瑣不易查找，相比之下，電子文件更加便捷?？刂仆ㄟ^對電子文檔的錄入，實現(xiàn)了傳達(dá)系統(tǒng)的文件實時收發(fā)工作，可以使文件信息在多平臺同時錄入和不限次數(shù)地修改。快捷性與可塑性能便于隨時查閱和使用檔案，突破檔案自動化辦公中存在的管理難題。以往的辦公模式被電子文檔的出現(xiàn)所改變，文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、傳遞等流程都能夠在線操作，尤其是文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動更為高效和便捷，大幅提升了辦公質(zhì)量和效果。電子文檔改變了文檔的加工和運行方式，特別是對普通文檔和傳閱文檔來說，它的工作效率可以提升數(shù)十倍。電子文檔和網(wǎng)上虛擬檔案館（室）的建立，使檔案工作的運行方式發(fā)生了變化。利用文件管理軟件對電子文檔進(jìn)行邏輯存檔，使其在收集、整理、鑒定等方面更加快速、精確。運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行了大量的收集，豐富了檔案資料的內(nèi)容，為用戶提供了更好的服務(wù)；檔案公開查詢系統(tǒng)是以公司運營為核心的新型系統(tǒng)，力求為領(lǐng)導(dǎo)、本部、基層員工提供全面、及時、有效的檔案資料。

二、辦公自動化的電子文檔和電子檔案管理的作用

（1）電子文檔的存檔可以有效地保護(hù)文檔。電子文檔的真實性、安全性、完整性和可識別性都需要檔案管理系統(tǒng)有效運行來保證，以此來防止信息的泄漏和遺失。所以在完成文檔處理后，可以隨時進(jìn)行存檔、整理，既可以安全地防止文檔丟失，又可以確保文檔的完整性和存檔率，防止文檔信息被惡意篡改、意外泄露、遺失。

（2）利用信息資源實現(xiàn)電子文檔的存檔。準(zhǔn)確、高質(zhì)量的資訊資源是企業(yè)經(jīng)營決策的先決條件。電子文檔有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔無法比擬的優(yōu)勢，例如存儲密度大、多功能整合、易操作等。因此對電子文檔進(jìn)行科學(xué)存檔，能便于人們查找和查詢。人們在需要查找資料的時候，會更容易地找到和利用這些資料。在對電子文檔進(jìn)行歸檔時，賦予其對應(yīng)的類別編號或檔案編號，并設(shè)置主題詞索引，以便于使用者在使用時進(jìn)行檢索，從而提高了檔案檢索與查詢的效率。同時，利用電腦技術(shù)對電子文檔進(jìn)行集成處理，有利于存儲、傳輸、提高資源利用率，使其更好地發(fā)揮功能和作用。

三、電子文檔歸檔過程中存在的問題

（一）文件歸檔缺乏整合

由于企業(yè)內(nèi)部各部門的電子文檔和辦公自動化系統(tǒng)在版本和形式上存在差異，其適用性常常不能得到保障，且同一單位的電子文檔會發(fā)生由于軟件故障原因而導(dǎo)致無法正常開啟的情況。因此，在工作流化的指引下，各個部門必須對文檔進(jìn)行有效的集成，以確保其完整性、適用性和可靠性。

（二）對電子文檔歸檔不夠重視

檔案管理要遵循檔案的收集、整理、保管、使用、鑒定和統(tǒng)計等管理原則。但是，它不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，因為其記錄方式為數(shù)字序列。各地區(qū)、各單位要進(jìn)一步認(rèn)識到電子文檔的重要性，加強對其的應(yīng)用引導(dǎo)，把其納入本地區(qū)、本單位的信息化建設(shè)中。在強化電子文檔和電子檔案管理的同時，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理也不能松懈，要積極發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案管理中的重要作用，為企業(yè)提供更多便利的服務(wù)，使辦公自動化技術(shù)在企業(yè)發(fā)展中得到廣泛的重視。

（三）電子文檔的收集不及時

由于電子文檔的性質(zhì)、作用與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔有很大的區(qū)別，所以其收集、整理、需求的方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔完全不同。一般草稿文檔通常不會被保留，因為它沒有實質(zhì)的作用。但是對于正式的書面文檔和最終的定稿，應(yīng)該及時進(jìn)行收集。對作為具有輔助或正式功能的電子文檔，要及時收集和整理，并與對應(yīng)的紙質(zhì)文檔建立識別關(guān)系，特別是“無紙化”系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文檔，要采取更加縝密的管理方法。如有需要，可將其制作成硬件文本，以防系統(tǒng)出現(xiàn)突發(fā)狀況時發(fā)生遺失。

（四）電子文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用存在缺陷

目前，我國的電子文檔管理體系還沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和規(guī)范，存在著跨區(qū)域、跨地域的信息共享等問題。另外，由于各軟件端口模塊的不同，使得當(dāng)前的電子文檔管理系統(tǒng)更多地采用單一版本，以滿足連接界面和網(wǎng)絡(luò)擴充模塊的需求。隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，大量的文檔、資料必須經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳送、管理，如果僅將傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)換成單純的計算機操作，就無法適應(yīng)電子文檔的自動、智能化管理。

四、加強電子文檔歸檔管理的路徑研究

（一）實現(xiàn)文檔一體化管理

所謂的文檔一體化管理，就是摒棄原來的文件歸檔管理中的“后控制”方法，要從文件開始編寫時就進(jìn)行歸檔，以確保文件的存檔質(zhì)量。這樣電子文檔和檔案管理工作能夠協(xié)同配合實現(xiàn)辦公自動化。

（二）提高各部門之間的協(xié)同能力

推行辦公自動化后，各部門的檔案工作應(yīng)該成為一個有序的工作流程。在辦公自動化環(huán)境中，工作流程可以擴展為多種形式的電子文檔。各部門之間若不進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)與交流，極易造成“信息孤島”現(xiàn)象。所以，電腦與資訊管理部門應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用，成為檔案資料的中轉(zhuǎn)站，并逐步形成檔案資料中心。同時，不論采用何種方式，都要將電子文檔按一定的格式進(jìn)行分類，并將其轉(zhuǎn)交到檔案部門。而檔案部門則需要向文件主管機構(gòu)提供協(xié)助，定期檢查軟件和硬件，確保電子文檔的安全、有效。

（三）建立電子文件歸檔管理的質(zhì)量體系

建立檔案管理的質(zhì)量體系，是我國檔案管理現(xiàn)代化的一個重要方面。其內(nèi)容有：（1）強化對檔案載體的保護(hù)。對文件載體的有效保護(hù)，直接影響到文件的完整性和持久性。通常，電子文件是在磁、光介質(zhì)上進(jìn)行離線存儲的，因此，為了適應(yīng)磁、光介質(zhì)的保存，必須滿足相關(guān)的存儲標(biāo)準(zhǔn)。（2）保證電子文檔的可讀性。如果在收集范圍內(nèi)，不僅要有工作記錄，還要有輔助軟件；在搜集需求中，除資訊的內(nèi)容之外，也要包含資訊的形式層面；在進(jìn)行鑒定時，要同時對作品的內(nèi)容及可讀性進(jìn)行有效的價值分析。（3）保證電子文檔的可信度。由于電子文件受易被修改、不易保留痕跡、文件的簽署和聯(lián)網(wǎng)后必須對其實施特定的技術(shù)管理等因素制約，導(dǎo)致它們的真實性和證據(jù)性很大程度被人們懷疑。因此，在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等文檔方面都要嚴(yán)格按照作業(yè)流程進(jìn)行，并建立相應(yīng)的備份，避免資料的遺失、失真，保證電子文檔的可靠性。

（四）加深對電子文件歸檔工作的認(rèn)識

我們以前的歸檔工作主要是以紙質(zhì)文檔的形式進(jìn)行，而電子文檔的歸檔無疑是一項新的工作。雖然電子文檔在憑證、依據(jù)、功能等方面與我們所熟知的各類類型、載體等方面存在著一定的差距，但其本身的優(yōu)越性卻已顯現(xiàn)出來，因此，檔案管理人員要加強學(xué)習(xí)，加強與相關(guān)技術(shù)人員、電子文檔生成單位的溝通，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，幫助制訂相關(guān)的制度，確保電子文檔的存檔質(zhì)量。

（五）根據(jù)電子文件的形成制定電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)

電子文檔因其記錄格式、載體形式有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，這些不同類型的電子文檔，在處理方法、管理內(nèi)容等方面都有很大差異，因此，要針對不同的管理要求，制訂相應(yīng)的管理規(guī)范。例如、電子文檔的錄入標(biāo)準(zhǔn)、掃描標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)，歸檔標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)和維修標(biāo)準(zhǔn)等。在制訂這些規(guī)范時，可以參考有關(guān)文件檔案管理的制度與實踐，結(jié)合我國的國情，并將與其有關(guān)的電子文件管理條例和有關(guān)文件的管理規(guī)定相結(jié)合，需要突破現(xiàn)有的管理方式，即具有前瞻性。例如，電子檔案的存檔標(biāo)準(zhǔn)，目前可以根據(jù)單位的整體管理方式，將一個檔案單位所形成的電子檔案進(jìn)行邏輯存檔，假以時日，或許可以攻破整個防御圈。當(dāng)然，建立電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)絕不只是一個部門的事情，應(yīng)當(dāng)與文檔的產(chǎn)生部門、使用部門等共同協(xié)商制訂，并得到各個部門的認(rèn)可和遵循。

（六）做好電子文件的日常管理

做好普通電子文檔的日常管理包括兩個方面：

1.電子文件形成過程的管理

簡而言之，根據(jù)《公文處理細(xì)則》的規(guī)定，起草、修改、審核、簽發(fā)、打印、封發(fā)各類文件，需采用紙質(zhì)文件的方式。要注意的是，要根據(jù)文章的需要，選取合適的文種，準(zhǔn)備好標(biāo)題，并把每一次修改的標(biāo)志和領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的記錄資料都記錄下來，然后把它送到檔案館的收件箱里。

2.電子表文件夾的歸檔處理

應(yīng)當(dāng)遵循下列原則：

即時歸檔的原則。對于已處理的正式電子文檔應(yīng)立即進(jìn)行存檔。在文件發(fā)出的一瞬間，進(jìn)入下一程序的檔案管理員的文件箱，由檔案管理員分類，劃定保管期限，然后將符合要求的文檔通過 OA系統(tǒng)進(jìn)行存檔。文件的鑒定原則。務(wù)必對生成的電子文檔和接收到的電子文檔的真實性、有效性和完整性進(jìn)行確認(rèn)。根據(jù)檔案的保存時間，將每一份檔案歸檔，確定適當(dāng)?shù)拇鏅n時間。

電子文件生成軟件的接收原則。在形成最終的電子文檔之前，文檔的產(chǎn)生單位應(yīng)向檔案室申請備案，并提供相關(guān)的軟件材料。注冊的內(nèi)容包括軟件名稱、用途、支持硬件、使用語言、技術(shù)要求和維護(hù)要求。技術(shù)部門如果對軟件有任何操作流程的修改，需要及時將信息傳遞至檔案室。另外，檔案人員要對密碼進(jìn)行管理，定期修改密碼，保證密碼的安全性，同時要對上機人員進(jìn)行約束。對電子檔案的管理，

按照每年的“保管期”—“分類”進(jìn)行分類，建立“電子檔案目錄”，每年將“三份”的電子檔案資料刻印在“離線”上。一份存檔，一份用于異地存儲，一份用于使用。定期對存檔光盤進(jìn)行保管，確?？刂坪梅块g溫度、濕度及灰塵等因素。

五、結(jié)語

隨著電子信息化的不斷發(fā)展,檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢,因為它不但能夠提高工作效率,減少人力、物力、財力的浪費,還能大大地減少文獻(xiàn)再次加工的時間的浪費,提高檔案信息的時效性。因辦公自動化的發(fā)展迅速，電子文檔的數(shù)量增加，這就為大家提出了一個新的問題，即如何進(jìn)行電子文檔的管理和存檔。所以，必須認(rèn)識到電子文檔的特點，并強化其檔案管理。