精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略研究

文/侯吉紅（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

醫(yī)院發(fā)展，不僅體現(xiàn)在醫(yī)療水平的進(jìn)步方面，而且還體現(xiàn)在醫(yī)院管理工作的進(jìn)步方面。而檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常關(guān)鍵的部分，做好醫(yī)院檔案管理工作，能夠確保醫(yī)院人事管理、醫(yī)療管理工作質(zhì)量水平的提升。與此同時(shí)，近些年來國(guó)內(nèi)部分醫(yī)院在檔案管理工作開展期間還有一些不足之處，比如：檔案管理制度有待完善、檔案管理信息化建設(shè)有待革新、檔案管理人員素質(zhì)水平有待提升等。為了解決這些問題，不少行業(yè)內(nèi)學(xué)者提出實(shí)施精細(xì)化管理理念方法，即了解精細(xì)化管理理念，了解醫(yī)院檔案管理精細(xì)化的要求，進(jìn)一步落實(shí)具體的精細(xì)化管理策略[1]。

總體而言，從醫(yī)院檔案管理工作效率及質(zhì)量全面提升角度考慮，本文圍繞“精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略”展開分析研究?jī)r(jià)值意義顯著。

一、精細(xì)化管理的概念分析

精細(xì)化管理，既屬于一種理念，也屬于一種文化，在社會(huì)分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化、現(xiàn)代化管理的迫切需求下，便形成了“精細(xì)化管理”理念。基于現(xiàn)代管理學(xué)層面分析，將科學(xué)化管理分成三個(gè)層次，其一，規(guī)范化；其二，精細(xì)化；其三，個(gè)性化[2]。在科學(xué)管理、精益生產(chǎn)中，精細(xì)化管理的作用顯著，并且在組織架構(gòu)、目標(biāo)管理等體系當(dāng)中，精細(xì)化管理發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。

從醫(yī)院檔案管理工作層面分析，由于醫(yī)院信息數(shù)據(jù)種類、數(shù)量繁多，因此精細(xì)化管理模式方法在其中的應(yīng)用價(jià)值頗高[3]。對(duì)于醫(yī)院相關(guān)檔案管理工作人員而言，需對(duì)新生成的信息及時(shí)記錄，并針對(duì)歷史信息數(shù)據(jù)展開科學(xué)分類與整理，經(jīng)科學(xué)技術(shù)方法的應(yīng)用，開展高效的管理作業(yè)，使成本投入得到有效節(jié)約，使檔案管理工作的質(zhì)量得到全面提高，進(jìn)一步使檔案在醫(yī)院整體工作中的價(jià)值作用充分發(fā)揮出來。

二、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作的具體要求分析

如前所述，對(duì)精細(xì)化管理的概念有了一定程度的了解。而從醫(yī)院精細(xì)化管理工作實(shí)際開展層面分析，還需明確一些具體要求。具體而言，主要具體要求如下：

（一）保證檔案信息的全面性

對(duì)于醫(yī)院檔案來說，集成度很高，在對(duì)醫(yī)院信息資料采取管理的過程中，需確保信息資料的全面性與完整性，嚴(yán)格記錄、校對(duì)每一條信息資料，使信息資料錯(cuò)誤問題的發(fā)生得到有效避免。與此同時(shí)，由于醫(yī)療檔案對(duì)信息資料的完整性、可利用性的要求較高，因此相關(guān)檔案管理工作人員需做好信息資料的收集、整理工作，進(jìn)一步使醫(yī)院檔案信息的全面性得到有效保證。

（二）保證檔案信息的真實(shí)性與可靠性

在醫(yī)院日常工作開展期間，比如診斷、護(hù)理、治療等環(huán)節(jié)，均會(huì)產(chǎn)生不同的檔案信息資料，這些信息資料對(duì)救治病患起到了至關(guān)重要的作用，同時(shí)也是病患醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷的重要參考憑證[4]。對(duì)此，在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作開展期間，需保證檔案信息的真實(shí)性與可靠性，即對(duì)醫(yī)院各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各項(xiàng)信息均展開如實(shí)的記錄，以此使醫(yī)院相關(guān)工作能夠順利、有效開展。

（三）保證檔案的專業(yè)性與專屬性

對(duì)于醫(yī)院檔案信息資料來說，對(duì)醫(yī)院病患的治療工作起到了至關(guān)重要的作用，并且在醫(yī)療相關(guān)科學(xué)研究中也屬于非常重要的參考資料。相關(guān)醫(yī)院涉及的檔案信息資料，在科學(xué)研究、臨床治療等方面，均具備詳細(xì)的記錄，比如詳細(xì)記錄相關(guān)病患在疾病治療期間的信息資料等。

因此，需確保醫(yī)院檔案資料管理工作的專業(yè)性與系統(tǒng)化[5]。與此同時(shí)，基于醫(yī)院檔案信息資料整理工作開展期間，還需對(duì)檔案資料的專屬性充分考慮，將專業(yè)的檔案資料管理體系構(gòu)建出來，以此確保醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作質(zhì)量水平的全面提高。

三、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

雖然精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理工作中的價(jià)值作用顯著，且要求明確，但目前醫(yī)院檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題。具體而言，主要問題包括：

（一）對(duì)檔案管理工作有待重視

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，需要醫(yī)院檔案管理工作人員足夠重視。但是，從目前來看，部分醫(yī)院的檔案管理工作人員對(duì)醫(yī)院檔案管理工作缺乏足夠的重視，具體表現(xiàn)為：其一，在檔案管理崗位工作的責(zé)任心不高，針對(duì)檔案管理工作潛在的問題未能及時(shí)有效解決，從而使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平難以得到有效提升；其二，醫(yī)院方面未能針對(duì)檔案管理工作開展定期培訓(xùn)教育，使檔案管理人員的素質(zhì)水平難以得到有效提高，進(jìn)而使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平不能得到有效提升[6]。由此可見，無論是醫(yī)院方面，還是檔案管理工作人員，均需充分重視檔案管理工作。

（二）檔案管理制度有待完善

醫(yī)院檔案管理工作的開展少不了制度的支撐，換而言之，完善的檔案管理制度是醫(yī)院檔案管理工作順利、有序開展的基礎(chǔ)保障。但從目前來看，部分醫(yī)院的檔案管理制度尚且有待完善，比如在醫(yī)院檔案管理內(nèi)部控制制度不夠完善、責(zé)任機(jī)制制度不夠完善的情況下，醫(yī)院檔案管理工作的開展便缺乏有效保障，進(jìn)而會(huì)影響醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平。

（三）檔案管理信息化建設(shè)水平有待提升

在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式滿足不了醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。同樣，在醫(yī)院檔案管理工作方面，也需與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案管理信息化建設(shè)。但目前部分醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)水平尚且有待提升，主要表現(xiàn)為：其一，醫(yī)院檔案管理缺少現(xiàn)代化信息化技術(shù)的充分支持；其二，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)有待加快步伐等。總之，需逐步提升檔案管理信息化建設(shè)水平，才能夠確保醫(yī)院檔案管理工作整體質(zhì)量水平得到有效提升。

四、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用策略分析

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在明確各項(xiàng)具體要求的基礎(chǔ)上，需結(jié)合現(xiàn)狀問題，掌握精細(xì)化管理方法在醫(yī)院檔案管理工作的具體應(yīng)用。結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，具體應(yīng)用策略包括：

（一）對(duì)醫(yī)院檔案建設(shè)目標(biāo)充分明確

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作開展之前，需將精細(xì)化管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)制定好。一方面，相關(guān)醫(yī)院需以自身的實(shí)際情況為依據(jù)，將合理、科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃制定好。因醫(yī)院處于不同的階段，需求有所不同。所以，需將短期和長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃制定好。并且，需對(duì)不同發(fā)展階段的詳細(xì)目標(biāo)進(jìn)行合理劃分，將各部門的主觀能動(dòng)性激發(fā)出來，使相關(guān)工作人員主動(dòng)積極地參與到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中[7]。另一方面，醫(yī)院需將責(zé)任落實(shí)到崗位個(gè)人，根據(jù)具體工作情況，對(duì)相關(guān)部門、相關(guān)工作人員展開有針對(duì)性的考核。并需構(gòu)建公平公正的獎(jiǎng)懲機(jī)制，使檔案管理工作人員對(duì)待檔案管理工作的積極性及警惕性得到有效提升，比如對(duì)檔案管理工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予物質(zhì)層面或精神層面的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案管理工作存在紕漏、不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員給予有針對(duì)性的懲罰等，以此使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平得到持續(xù)提升。此外，針對(duì)醫(yī)療檔案，醫(yī)院方面需樹立分類管理理念意識(shí)，聘請(qǐng)專業(yè)的工作人員協(xié)助開展檔案分類工作。在檔案資料管理期間，檔案管理人員需以檔案管理制度為依據(jù)，將管理工作期間潛在的問題及時(shí)查找出來，并及時(shí)解決檔案管理工作存在的問題，使檔案管理工作的質(zhì)量得到有效提高，進(jìn)一步使醫(yī)院檔案資料精細(xì)化管理的質(zhì)量得到有效保障。

（二）對(duì)醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化改善

為了使醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的效率及質(zhì)量得到全面提升，需逐步優(yōu)化完善醫(yī)院的組織架構(gòu)，即優(yōu)化改善醫(yī)院檔案管理制度，主要做法包括：

（1）檔案局、市衛(wèi)健委需發(fā)揮自身職能作用，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)管，同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也需加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的監(jiān)管。醫(yī)院方面，各科室需對(duì)專門的檔案管理工作人員進(jìn)行配置，從而使醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作順利開展[8-9]。并且，醫(yī)院需確保每一位檔案管理工作人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ髂繕?biāo)與內(nèi)容充分明確，緊密聯(lián)系檔案管理工作的質(zhì)量與績(jī)效，使閉環(huán)管理目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。

（2）醫(yī)院方面需對(duì)全面檔案管理制度進(jìn)行構(gòu)建，包括崗位責(zé)任制度、檔案資料收集與歸檔制度、檔案分析與鑒定制度等，同時(shí)還包括檔案借閱制度、檔案保密制度以及檔案統(tǒng)計(jì)制度等。在確保各項(xiàng)制度完善構(gòu)建的基礎(chǔ)上，使醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作順利、有效開展。以完善、優(yōu)化的制度體系為依據(jù)，使醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展能夠有據(jù)可依，使檔案管理工作的可靠性及規(guī)范性得到有效保障，確保檔案管理工作人員能夠及時(shí)查出期間出現(xiàn)的問題，然后及時(shí)展開處理。

（3）此外，醫(yī)院需對(duì)完善的考核評(píng)價(jià)制度體系進(jìn)行構(gòu)建，使醫(yī)院檔案管理的時(shí)效性與動(dòng)態(tài)性得到充分有效的保證，確保利用合理科學(xué)的方式方法，使醫(yī)院檔案管理制度盡可能地構(gòu)建完善、優(yōu)化。

（三）優(yōu)化醫(yī)院檔案歸檔保存作業(yè)

對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作人員，在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作開展期間，需以精細(xì)化管理理念為基礎(chǔ)導(dǎo)向，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案歸檔保存作業(yè)。一方面，整理檔案過程中，需確保檔案信息資料的完整性，對(duì)所需保存的檔案資料進(jìn)行收集，將收集工作當(dāng)中潛在的不足及時(shí)查找出來，避免檔案資料管理后期工作量的增加。另一方面，在整理醫(yī)院檔案信息資料過程中，需以實(shí)際情況為依據(jù)，針對(duì)檔案信息資料進(jìn)行合理分類，比如整理醫(yī)生的處方資料、整理藥品采購(gòu)資料等。總之，需在醫(yī)院檔案歸檔保存作業(yè)開展期間合理應(yīng)用精細(xì)化管理方式方法，確保醫(yī)院檔案管理工作的合理性及科學(xué)性，進(jìn)一步確保醫(yī)院其他相關(guān)工作能夠順利、有序開展。

（四）提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)質(zhì)量

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐步轉(zhuǎn)向電子化、智能化、信息化檔案管理模式發(fā)展的大背景下，醫(yī)院檔案管理精細(xì)化水平要想得到有效提高，便需提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，主要方法包括：

（1）醫(yī)院需與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)做好檔案信息資源管理工作的改革工作，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)合理科學(xué)應(yīng)用，使檔案資料得到規(guī)范、科學(xué)的保存與管理，并突破傳統(tǒng)檔案資料儲(chǔ)存方式，詳細(xì)分類檔案，并對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行優(yōu)化構(gòu)建，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使醫(yī)院檔案信息資料得到完善存儲(chǔ)。

（2）逐步推進(jìn)電子病歷檔案建設(shè)步伐，對(duì)國(guó)家政策號(hào)召積極響應(yīng)，通過“以評(píng)促建”思路方法，使醫(yī)院電子病歷檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、分級(jí)評(píng)價(jià)目標(biāo)得到協(xié)同實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步使醫(yī)院檔案信息資料的集成化管理目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，醫(yī)院方面可對(duì)現(xiàn)代智能設(shè)備加以利用，整合分析各類醫(yī)療信息，使醫(yī)療工作的效率及質(zhì)量得到協(xié)同提高。

（3）醫(yī)院方面需對(duì)自身的檔案信息管理系統(tǒng)加以完善，將醫(yī)院各科室檔案信息系統(tǒng)有機(jī)整合起來，使醫(yī)院管理部門能夠?qū)n案管理工作展開合理規(guī)范的監(jiān)管[10]。當(dāng)然，醫(yī)院還需對(duì)全面完善的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，在該系統(tǒng)當(dāng)中，需針對(duì)不同類型的檔案實(shí)施專門的管理與保存，使檔案資料的自動(dòng)化分類管理水平得到逐步提升，對(duì)每一個(gè)信息資料設(shè)置明確的類別，確保信息集成度足夠高的條件下，檔案信息資料分享的便捷性及可靠性，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理質(zhì)量水平的提升。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院整體管理工作尤為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，需了解精細(xì)化管理的概念，把控精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用的一些具體要求，結(jié)合現(xiàn)狀問題，充分明確醫(yī)院檔案建設(shè)目標(biāo)，優(yōu)化改善醫(yī)院檔案管理制度，優(yōu)化醫(yī)院檔案歸檔保存作業(yè)，并提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)質(zhì)量等?？傊?，相信從以上方面加以完善，醫(yī)院檔案管理工作的效率及質(zhì)量將能夠得到全面提升，進(jìn)一步為醫(yī)院整體管理工作的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。