關(guān)于OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院管理工作中的應(yīng)用探討

四川省腫瘤醫(yī)院 李啟多

一、引言

隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已大范圍應(yīng)用在生活中，各個(gè)領(lǐng)域開(kāi)始更多地使用到先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，辦公自動(dòng) 化（office automation， 簡(jiǎn)稱OA）系統(tǒng)也應(yīng)運(yùn)而生，這種全新的線上辦公方式相較于傳統(tǒng)的辦公方式有著極大的優(yōu)勢(shì)，不僅可以節(jié)約人力、物力等資源成本，還能大幅度提升工作效率，加深工作單位與時(shí)代的融合力。尤其作為醫(yī)院來(lái)說(shuō)，良好的管理體系是維護(hù)醫(yī)療工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，行政部門(mén)涉及管理內(nèi)容繁多，臨床科室也需要行政部門(mén)的各種支撐。因此，臨床科室與行政部門(mén)需要更加緊密地聯(lián)系與溝通，盡量做到讓人員少跑路、讓信息多跑路，給醫(yī)療流程和醫(yī)院管理工作的順利開(kāi)展帶來(lái)全新的動(dòng)力。為了滿足醫(yī)院管理的特殊性，一個(gè)高效率、快處理、可共享的辦公系統(tǒng)是提升醫(yī)院管理效能的重要抓手，也是推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要因素。

二、OA系統(tǒng)的簡(jiǎn)介

OA系統(tǒng)是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的現(xiàn)代化新型辦公方式，多應(yīng)用于企事業(yè)單位辦公管理的自動(dòng)化系統(tǒng)，它徹底轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)辦公模式，其中最重要的是把紙質(zhì)文件的傳遞轉(zhuǎn)移到線上，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)各類資料進(jìn)行電子化，然后再傳遞、溝通、調(diào)整和存檔。通過(guò)信息自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用，將原來(lái)需要很多個(gè)部門(mén)聯(lián)合參與的信息發(fā)布、流轉(zhuǎn)、審批等環(huán)節(jié)有效連接起來(lái)，清晰明了地把各類流程投射到系統(tǒng)當(dāng)中，有力地促進(jìn)了辦公管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

三、OA系統(tǒng)的管理價(jià)值

OA系統(tǒng)有一些先天的優(yōu)勢(shì)，可作為提升醫(yī)院管理效能的基石。

（一）構(gòu)建院內(nèi)通訊平臺(tái)

OA系統(tǒng)有專門(mén)的通訊版塊，人力部門(mén)可以定期更新員工通訊錄及院內(nèi)各處辦公電話，讓員工能夠快速準(zhǔn)確地聯(lián)絡(luò)到需要溝通的人或部門(mén)，還能支持點(diǎn)對(duì)點(diǎn)在線溝通，使得工作信息能夠及時(shí)有效地進(jìn)行傳遞，同時(shí)也能確保文件資料和信息的保密性。

（二）建立公共信息發(fā)布平臺(tái)

醫(yī)院行政部門(mén)與臨床科室在不同的地方工作，工作時(shí)間也可能有交錯(cuò)，因此，醫(yī)院的各項(xiàng)決策、通知、文件等信息就可以通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布，并準(zhǔn)確無(wú)誤地傳遞給每個(gè)職工，還可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查看，并根據(jù)文件內(nèi)容設(shè)定是否需要傳遞已閱或回復(fù)。

（三）實(shí)現(xiàn)文件在線搜索功能

醫(yī)院日常管理中的信息資料非常龐雜，各部門(mén)、科室也常有交互，為了確定文件要求和各自職責(zé)，翻閱查找紙質(zhì)文件尋找依據(jù)效率很低，OA系統(tǒng)中的在線搜索功能只需輸入關(guān)鍵字就能將相關(guān)文件一并調(diào)出，不僅提升了工作效率還能查看文件的關(guān)聯(lián)性，為決策提供支撐。

（四）實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)化管理

通過(guò)OA系統(tǒng)在協(xié)同工作中設(shè)置專門(mén)的流程，在文檔管理中建立起相應(yīng)的文件夾來(lái)進(jìn)行存檔和歸檔操作，同時(shí)實(shí)現(xiàn)文件共享。對(duì)于各類資料的管理實(shí)施來(lái)說(shuō)，運(yùn)用OA系統(tǒng)不單單是傳遞方式的變革，也是管理意識(shí)的變革。

四、OA系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的具體應(yīng)用

（一）明確醫(yī)院各類辦事流程

醫(yī)院內(nèi)部的管理事務(wù)非常繁雜，一方面有很多行政工作，涉及上級(jí)部門(mén)與本院各部門(mén)間的業(yè)務(wù)歸口，工作崗位和內(nèi)容也更加細(xì)化，用人工來(lái)做文件整理難免會(huì)傳遞錯(cuò)誤或傳遞失敗[1]。另一方面醫(yī)院臨床科室除了醫(yī)療工作之外，也有許多工作要對(duì)行政部門(mén)對(duì)接，但因?yàn)槠綍r(shí)工作忙碌和工作時(shí)間的關(guān)系，雙方信息溝通不及時(shí)，或?qū)α鞒滩皇煜ぃ紩?huì)導(dǎo)致效率低下或信息丟失。OA系統(tǒng)可以設(shè)置清晰的辦理流程，通過(guò)事前梳理把各類工作的歸口部門(mén)和對(duì)接部門(mén)直接放置在流程中，工作人員只需選擇對(duì)應(yīng)部門(mén)、對(duì)應(yīng)事項(xiàng)就可以按步驟完成文件流轉(zhuǎn)，節(jié)省了詢問(wèn)和查找的時(shí)間，極大地提升了工作效率。同時(shí)，這個(gè)功能也可以讓新進(jìn)員工只需通過(guò)OA系統(tǒng)中的設(shè)置就可以知曉辦事流程，這是一個(gè)了解醫(yī)院日常工作的良好途徑。

（二）提高文件與事務(wù)審批效率

隨著醫(yī)學(xué)不斷進(jìn)步，醫(yī)院的業(yè)務(wù)也逐漸擴(kuò)大，為了對(duì)廣大患者的健康負(fù)責(zé)，醫(yī)院的日常工作都要非常謹(jǐn)慎，所以不論是行政管理還是臨床管理都有很多事務(wù)需要更高一級(jí)的管理人員審批，一方面是為了保證各項(xiàng)事務(wù)的順利推進(jìn)，讓參與到這個(gè)流程中的每一個(gè)部門(mén)都知曉這件事；另一方面也是為了對(duì)流程負(fù)責(zé)，一些重要的文件和事務(wù)要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)從上至下的逐層審批，保證其推進(jìn)的合理性。在傳統(tǒng)辦公管理模式中，因?yàn)樵簠^(qū)范圍大、行政臨床分開(kāi)、領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)等原因可能無(wú)法及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行簽字審核，從而拉長(zhǎng)流程完成時(shí)間，拖慢了工作效率。在使用OA系統(tǒng)之后，相當(dāng)于以網(wǎng)絡(luò)為依托形成了一個(gè)虛擬的辦公地點(diǎn)，能夠使得分散在醫(yī)院各個(gè)區(qū)域的工作人員突破時(shí)間和空間的限制，只需要將文件或事務(wù)流程上傳至OA系統(tǒng)，便可以以業(yè)務(wù)需要按流程完成審批，只要點(diǎn)擊提交便能將信息傳送給已設(shè)定在系統(tǒng)中的對(duì)應(yīng)部門(mén)，無(wú)須自己再重新選擇。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)還可以在流轉(zhuǎn)過(guò)程中留下審批意見(jiàn)，提示工作人員需要完成的事情或注意事項(xiàng)，讓整個(gè)工作進(jìn)度更清晰，效率也獲得大幅度提升。

（三）便于進(jìn)行工作溝通和對(duì)接

隨著智能手機(jī)的普遍應(yīng)用，用微信或QQ作為工作溝通平臺(tái)也是常見(jiàn)的事情，但這些軟件不能將工作信息和生活信息分開(kāi)，有時(shí)就無(wú)法及時(shí)查看到工作上的信息。醫(yī)院工作時(shí)常遇到緊急情況，為了避免漏看其他社交平臺(tái)信息的情況，便可以使用OA系統(tǒng)進(jìn)行溝通，OA系統(tǒng)附帶了強(qiáng)大的查詢功能，能夠迅速和準(zhǔn)確地反映醫(yī)院各部門(mén)和員工的信息，實(shí)現(xiàn)了信息在上下級(jí)、部門(mén)、員工間的互動(dòng)和協(xié)調(diào)溝通，真正實(shí)現(xiàn)把信息傳遞具體到科室、具體到人。在溝通的版塊還可以設(shè)置已讀和已回復(fù)兩種模式，將只需要查看和必須要回復(fù)的內(nèi)容區(qū)分開(kāi)，如此一來(lái)，在工作繁忙時(shí)疏于回復(fù)的信息會(huì)一直處于提醒狀態(tài)，直到輸入了相應(yīng)內(nèi)容這條信息才算傳達(dá)完成，然后就會(huì)進(jìn)入存檔模式，這種操作保證了每一條信息都能傳達(dá)到每一位需要知曉的員工那里，從而為工作的順利進(jìn)行提供保障。

（四）明確工作職責(zé)

傳統(tǒng)的文件修改和業(yè)務(wù)交付是以人工操作為主，而且流程進(jìn)度難以得到掌控，在一些事務(wù)的對(duì)接上可能存在人員的變化，信息溝通的失誤和理解偏差時(shí)有發(fā)生，在工作流程上一時(shí)難以劃分責(zé)任，對(duì)一些時(shí)間性較強(qiáng)的工作影響很大。OA系統(tǒng)在工作流程上做出了明確的流轉(zhuǎn)動(dòng)向之后，相當(dāng)于對(duì)工作職責(zé)自動(dòng)進(jìn)行了劃分，提高了辦事的透明度，可以準(zhǔn)確無(wú)誤地將工作職責(zé)和任務(wù)傳遞給工作人員，使每一個(gè)辦事人員都明確自己的責(zé)任和義務(wù)，從而形成一種緊迫感。與此同時(shí)，OA系統(tǒng)也具有一定的監(jiān)督作用，跟進(jìn)工作的安排和進(jìn)度，上級(jí)部門(mén)可以掌握院內(nèi)各個(gè)部門(mén)、科室的工作情況，及時(shí)督促工作人員完成自己的部分，更好地推進(jìn)整個(gè)工作的完成[2]。

（五）實(shí)現(xiàn)工作留痕

醫(yī)院行政管理部門(mén)與臨床科室間的工作內(nèi)容交互非常多，尤其是有一些文件內(nèi)容需要幾個(gè)部門(mén)一起論證、相互溝通，但是因?yàn)樾姓团R床的工作地點(diǎn)分開(kāi)，工作時(shí)間可能略有差別，要協(xié)調(diào)彼此的時(shí)間也相對(duì)困難，這個(gè)時(shí)候有一個(gè)能對(duì)工作溝通進(jìn)行全記錄且不受時(shí)間、空間限制的工作平臺(tái)就顯得非常必要。在OA系統(tǒng)中，各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的工作人員在對(duì)溝通文件內(nèi)容進(jìn)行編輯的時(shí)候，OA系統(tǒng)自帶的功能可以把修改的痕跡顯示出來(lái)，并且將修改人標(biāo)注出來(lái)，這個(gè)功能不僅實(shí)現(xiàn)了在線溝通，還將工作痕跡保留了下來(lái)，為后續(xù)工作的推進(jìn)和歸責(zé)提供了判斷依據(jù)。

（六）節(jié)約資源、控制成本

傳統(tǒng)的醫(yī)院日常管理活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，一般情況都是采用紙質(zhì)方式傳遞和保存，常要耗費(fèi)大量紙張，在傳閱過(guò)程中容易破損、污染，且不易保存。如果遇到某些工作有臨時(shí)變動(dòng)，需要添加或減少文件內(nèi)容時(shí)，就必須重新打印，重新走流程，一些比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈募?yè)面上不能有涂改痕跡，填寫(xiě)錯(cuò)誤同樣會(huì)造成紙張的浪費(fèi)。OA系統(tǒng)運(yùn)用信息化技術(shù)將文件信息傳閱、修改都放在線上，通過(guò)工作溝通和文檔傳閱等功能都可以將文件進(jìn)行傳送，避免了文件丟失、內(nèi)容修改、錯(cuò)誤打印等帶來(lái)的紙張浪費(fèi)，可以為醫(yī)院節(jié)省一筆不少的辦公耗材支出，也減少了資源的浪費(fèi)。

（七）根據(jù)工作需求，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化功能定制

隨著醫(yī)院的學(xué)科發(fā)展和管理手段的更新，傳統(tǒng)的上傳下達(dá)和行政辦公手段已經(jīng)無(wú)法滿足需求，OA系統(tǒng)可以根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況增加或減少平臺(tái)上的附帶功能，讓管理工作變得更加便捷、簡(jiǎn)單，更好地為臨床一線工作者服務(wù)，提升整體管理效率。在此舉兩個(gè)例子：

現(xiàn)在醫(yī)院加強(qiáng)了對(duì)住院病區(qū)和手術(shù)室等醫(yī)療區(qū)域的進(jìn)出管理，除患者和家屬有專門(mén)的通道之外，還單獨(dú)設(shè)置了員工通道。在傳統(tǒng)的人員進(jìn)出管理中，不時(shí)有醫(yī)托、藥托從員工通道混入，還有一些第三方公司要進(jìn)入醫(yī)療區(qū)域開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)，卻常因手續(xù)不完善或管理部門(mén)不知情而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)因素，導(dǎo)致工作無(wú)法順利開(kāi)展。針對(duì)這個(gè)情況，醫(yī)院在OA系統(tǒng)中增加了準(zhǔn)入醫(yī)療區(qū)域的申請(qǐng)流程，先由申請(qǐng)科室與第三方公司協(xié)商準(zhǔn)入人員，將所需信息錄入申請(qǐng)單，申請(qǐng)單會(huì)依次傳送給科室負(fù)責(zé)人、醫(yī)務(wù)部管理人員和安全保衛(wèi)部管理人員，并且需要上一級(jí)人員點(diǎn)擊確認(rèn)提交后才會(huì)傳閱到下一級(jí)人員。這樣，所有需要知曉這項(xiàng)工作的臨床科室負(fù)責(zé)人和行政管理部門(mén)都參與進(jìn)來(lái)，極大地避免了以前因?yàn)樾畔鬟f不到位而出現(xiàn)的各種情況，保證了工作的順利性和合規(guī)性。

醫(yī)院常會(huì)舉行一些醫(yī)學(xué)發(fā)展、管理會(huì)議，各臨床科室也有自己?jiǎn)为?dú)的大型會(huì)診、學(xué)術(shù)討論會(huì)和管理溝通會(huì)，在傳統(tǒng)管理模式中，準(zhǔn)備這些會(huì)議要進(jìn)行很多事前溝通，大到會(huì)議室的預(yù)定，小到座位牌的安排，人為溝通常有不便。OA系統(tǒng)設(shè)置了會(huì)議相關(guān)的一系列線上操作，首先是開(kāi)發(fā)了專門(mén)的會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)，將醫(yī)院所有可以用于會(huì)議的區(qū)域整理到線上，并標(biāo)明可容納人數(shù)，讓預(yù)定人員可以根據(jù)需求選擇會(huì)議室，在選擇時(shí)還可以實(shí)時(shí)查看會(huì)議室預(yù)約情況，及時(shí)做出工作調(diào)整，避免以前人工溝通時(shí)出現(xiàn)的時(shí)間重疊現(xiàn)象；然后還增加了座位牌的借用、返還申請(qǐng)功能，申請(qǐng)人員只需選擇需要的座位牌樣式和數(shù)量，就能在會(huì)議前進(jìn)行領(lǐng)取使用，會(huì)議結(jié)束歸還后，再于OA系統(tǒng)中填寫(xiě)返還信息就完成了整項(xiàng)流程。由醫(yī)院相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一制作、保管會(huì)議物資，這個(gè)方式既減輕了會(huì)議準(zhǔn)備人員的負(fù)擔(dān)，也避免了醫(yī)院會(huì)議用品資源浪費(fèi)，還可以對(duì)醫(yī)院的物資進(jìn)行監(jiān)管，可謂是一舉多得。

五、OA系統(tǒng)的未來(lái)應(yīng)用發(fā)展

（一）培訓(xùn)OA系統(tǒng)管理人員

OA系統(tǒng)在未來(lái)醫(yī)院管理的應(yīng)用當(dāng)中，培養(yǎng)一些對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行管理的專業(yè)人員是必不可少的，他們要參與到OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研究工作中，還有系統(tǒng)的維護(hù)當(dāng)中，以此來(lái)保障OA系統(tǒng)的有效運(yùn)作。另外，不論是醫(yī)院行政管理人員還是臨床醫(yī)務(wù)人員，都要對(duì)OA系統(tǒng)熟練地掌握，因?yàn)槭褂肙A系統(tǒng)已經(jīng)成為日常工作中必不可少的一部分，是行政和臨床兩大版塊之間的連接橋梁。因此，要加強(qiáng)工作人員對(duì)OA系統(tǒng)知識(shí)的掌握和熟練地運(yùn)用，對(duì)工作人員定期進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)OA系統(tǒng)的使用注意事項(xiàng)、具體的應(yīng)用方法以及設(shè)計(jì)的理念等方面，力求讓醫(yī)院的每一位工作人員都能熟練地應(yīng)用，從而提高醫(yī)院的整體管理工作效率。

（二）OA系統(tǒng)信息的安全管理

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息的安全變得越來(lái)越重要，OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用在提供管理便利性和高效率的同時(shí)也帶來(lái)了一些信息安全問(wèn)題，畢竟醫(yī)院作為特殊的公共機(jī)構(gòu)，掌握著巨量患者信息、醫(yī)療數(shù)據(jù)和學(xué)術(shù)資料，在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)、保存的各項(xiàng)文件也有很多具有一定保密性，因此，解決醫(yī)院OA系統(tǒng)的安全問(wèn)題迫在眉睫。所以在醫(yī)院開(kāi)始應(yīng)用OA系統(tǒng)以后，針對(duì)醫(yī)院所有的工作人員都要進(jìn)行提醒，他們都有義務(wù)保護(hù)自己的賬戶安全，由管理員給統(tǒng)一注冊(cè)一個(gè)身份文件，初始口令在登錄后就必須修改，密碼規(guī)則不能過(guò)于簡(jiǎn)單，并且要有相同密碼使用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)需要重新設(shè)置的功能。登錄系統(tǒng)后只能看到符合其職務(wù)權(quán)限范圍內(nèi)的各種信息，這種職務(wù)限制從源頭上就減少了機(jī)密信息的泄露可能，將中層領(lǐng)導(dǎo)以上的工作人員單獨(dú)設(shè)置群組，避免在選擇信息傳遞人員時(shí)進(jìn)行誤操作。

（三）OA系統(tǒng)與即時(shí)通信軟件聯(lián)動(dòng)

隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，即時(shí)通信軟件的使用已經(jīng)融入人們的日常生活。在工作中也是如此，大家已經(jīng)普遍習(xí)慣使用各類即時(shí)通信工具軟件處理交流溝通、文件傳達(dá)、下發(fā)指令、接收反饋等相關(guān)業(yè)務(wù)，即時(shí)通信技術(shù)簡(jiǎn)單、快速、便捷且免費(fèi)，不受辦公地點(diǎn)的限制，只需要一個(gè)移動(dòng)設(shè)備，一臺(tái)現(xiàn)在幾乎人手一部的智能手機(jī)就能隨時(shí)隨地地處理工作上的各類事務(wù)，與辦公自動(dòng)化的需求天然契合。通過(guò)即時(shí)通信軟件流轉(zhuǎn)的資料既可云端保存，也可本地下載，容量無(wú)限，既可以降低辦公空間的占用，也能降低紙張墨盒等耗材的使用。

文章前面提到常用的即時(shí)通信軟件無(wú)法將工作和生活很好地分開(kāi)，這里要探討的就是可以和現(xiàn)有OA系統(tǒng)相結(jié)合的企業(yè)版軟件。企業(yè)版即時(shí)通信軟件的優(yōu)越性就體現(xiàn)在接口的開(kāi)放性上，已經(jīng)可以與OA系統(tǒng)實(shí)行對(duì)接，它可以通過(guò)簡(jiǎn)單的集成開(kāi)發(fā)與其他應(yīng)用功能系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)功能的連接[3]。如釘釘可以通過(guò)定制，設(shè)置單位名稱、登錄頁(yè)、皮膚、工作臺(tái)、菜單、底部工具欄等界面，可輕松完成員工考勤（可實(shí)時(shí)定位）、在線審批、協(xié)同編校、集體投票、報(bào)名接龍、調(diào)查問(wèn)卷、會(huì)議組織、日程提醒等復(fù)雜事項(xiàng)。

六、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行日常辦公管理，發(fā)揮收集整理和分析信息的優(yōu)勢(shì)，能夠迅速和全面把握醫(yī)院運(yùn)營(yíng)和醫(yī)療業(yè)務(wù)等信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行溝通、整理、分析和歸納，并充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的協(xié)同作用，有助于醫(yī)院各個(gè)管理層迅速做出決策。對(duì)于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)班子來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)能滿足其迅捷決策的需求；對(duì)醫(yī)院中層領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)能滿足其對(duì)信息管理的需求；對(duì)日常辦公的每一個(gè)醫(yī)院工作人員來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)能滿足其有效處理業(yè)務(wù)的需求。由此看來(lái)，OA系統(tǒng)對(duì)于醫(yī)院日常辦公管理來(lái)說(shuō)，如同遍布身體的神經(jīng)系統(tǒng)一般，發(fā)揮著不可替代的作用，它要求醫(yī)院這種類型的事業(yè)單位在管理思想上發(fā)生本質(zhì)轉(zhuǎn)變，同時(shí)也是醫(yī)院各項(xiàng)資源得到整合、協(xié)調(diào)以及充分運(yùn)用的技術(shù)依托，不僅體現(xiàn)出科學(xué)管理思想和先進(jìn)管理方式的完美結(jié)合，也進(jìn)一步推動(dòng)了醫(yī)院管理往更高級(jí)的層次去發(fā)展。