改進養(yǎng)老機構檔案工作的探討

胡玉艷

（本溪滿族自治縣干部人事檔案管理中心，遼寧 本溪 117100）

一、養(yǎng)老機構檔案的含義及其種類

根據(jù)《老年人社會福利機構基本規(guī)范》的規(guī)定，養(yǎng)老機構包括老年社會福利院、養(yǎng)老院或老人院、老年公寓、護老院、護養(yǎng)院、農(nóng)村敬老院、托老所和老年人服務中心。老年社會福利院是指由國家出資、公辦的養(yǎng)老機構。這些名稱因為服務對象的不同或性質(zhì)的不同而出現(xiàn)差異。比如，老年社會社會福利院是指由國家出資、管理的養(yǎng)老機構；護老院和護養(yǎng)院接收的分別是介助老人和介護老人，養(yǎng)老院則是接收自理老人或綜合接收自理老人、介助老人和介護老人；老年人服務中心是提供各種綜合性服務的社區(qū)服務場所；托老所是提供短期老人托管服務的社區(qū)養(yǎng)老服務場所[1]。

養(yǎng)老機構形式上分為兩種：一種是公辦的各級由地方政府機關興辦的福利院和敬老院，在20世紀80年代以前僅限收養(yǎng)沒有生活保障的老年人，后來擴大對社會上的一般老人的收養(yǎng)安置，主要是為老年人提供生活照料、醫(yī)療保障、精神上的問題等，是為達到提高老年人的生活水平的目的。第二種是民營養(yǎng)老院，只要每個月交付一定的費用，就可以享受其所提供的服務。

1.養(yǎng)老機構檔案概念

養(yǎng)老機構檔案作為一種專門檔案，目前檔案界對養(yǎng)老機構檔案還沒有一個統(tǒng)一的定義，可以理解養(yǎng)老檔案是政府、社會（包括市場、機關團體、社會組織等）在開展養(yǎng)老工作中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖標、聲像等各種不同載體的歷史記錄。

養(yǎng)老機構檔案工作是指養(yǎng)老機構檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本機關形成的全部檔案，為本單位各項工作服務，同時為養(yǎng)老機構積累檔案史料的活動。

2.養(yǎng)老機構檔案種類

養(yǎng)老機構可分為以下三類：第一類為文書檔案，在養(yǎng)老機構文書檔案指的是機構運營過程中形成的行政管理檔案。第二類科技檔案，在養(yǎng)老機構中科技檔案主要包括基建檔案、設備檔案、聲像檔案、電子檔案?；n案是指養(yǎng)老機構辦公及活動場所的基建文件材料和圖紙。設備檔案是指養(yǎng)老機構重要的辦公和交通車輛、醫(yī)療器材等設備的隨機文件材料。聲像檔案是指反映養(yǎng)老機構歷史概貌以及重大事件、重要活動等形成的照片（底片）、錄音帶、錄像帶等。電子檔案是指養(yǎng)老機構應用電子計算機等形成的磁帶、磁盤、光盤及相應的支持軟件產(chǎn)品和硬件說明材料。第三類專門檔案，養(yǎng)老機構產(chǎn)生的專門檔案是指在養(yǎng)老機構在護理老人過程中產(chǎn)生的養(yǎng)老檔案。包括養(yǎng)老機構醫(yī)務人員對入住人員的護理、治療康復以及養(yǎng)老服務老年人申請表，養(yǎng)老服務人員登記表，養(yǎng)老服務合同等內(nèi)容[2]。

3.養(yǎng)老機構檔案特點

主要表現(xiàn)在內(nèi)容的豐富性。養(yǎng)老機構建設中的檔案真實反映了建設活動的內(nèi)容，記錄了養(yǎng)老機構發(fā)展，而養(yǎng)老機構的建設活動涉及組織、宣傳、衛(wèi)生、公安、文化、醫(yī)療等很多的方面，這樣就決定了養(yǎng)老機構檔案的內(nèi)容也具有豐富性這一特點。另外，表現(xiàn)為服務對象動態(tài)性。養(yǎng)老機構的主要服務對象是老人，而老人作為養(yǎng)老機構活動的主體具有一定的動態(tài)性，即老人在養(yǎng)老機構居住過程中個人信息是不斷變化更新的，比如生病住院明細情況，需要歸檔到老人的個人檔案當中。這樣使得養(yǎng)老機構檔案不僅能夠反映養(yǎng)老機構的整體動態(tài)的變化情況，同時也能夠反映老人在居住期間的變化情況。

二、養(yǎng)老機構檔案工作存在的問題

1.基礎設施配備不健全

首先，一些養(yǎng)老機構沒有獨立的檔案庫房。檔案庫房是安全保存檔案的重地，也是檔案工作順利開展的必要條件。少數(shù)的養(yǎng)老機構為檔案工作提供了獨立的檔案庫房，大多數(shù)養(yǎng)老機構將辦公室和檔案室集中在一起，使得檔案實體的安全得不到根本保障。其次，庫房設施不健全。根據(jù)檔案庫房的設置要求，為確保檔案的安全完整延長檔案的壽命，應配備“三鐵”“和八方安全保護措施”，三鐵指的是鐵門、鐵窗、鐵軌，八防指的是防盜、防潮、防蟲、防鼠、防火、防塵、防高溫、防光。據(jù)了解一些養(yǎng)老機構提供了獨立的檔案庫房也沒有達到“三鐵”“八防”的基本要求，基本都是庫房條件差，設備不齊全，達不到檔案的實體安全保管。

2.檔案管理人員隊伍不健全

首先，養(yǎng)老機構在編制上對行政管理崗位的人員配備上盡量精簡，以至于養(yǎng)老機構檔案管理人員少而不精，進而導致難以開展好養(yǎng)老機構的檔案工作。究其原因之一是部分養(yǎng)老機構領導人員的檔案意識比較淡薄，對檔案或者檔案工作不甚了解，養(yǎng)老機構的一些領導對檔案法律法規(guī)了解不夠，沒有意識到檔案工作的好壞直接影響?zhàn)B老機構事業(yè)的發(fā)展。尤其在當下老齡人口上升的前提下，在解決養(yǎng)老機構和老人家屬之間的作用時發(fā)揮著重要的憑證作用。

其次，檔案人員配備不足。養(yǎng)老機構沒有配備專職檔案工作人員，大部分兼職檔案人員還兼職辦公室行政之類工作，由于日常工作繁忙，精力有限，對各職能部門的業(yè)務指導和檢查督促也相對較少，檔案工作質(zhì)量也難以提高。近年來，隨著老齡化人口的增加，養(yǎng)老機構規(guī)模的擴大，機構對老人的服務越來越追求全方位、多元化的服務，這樣各類檔案和各項新的活動也會增多。因此，檔案數(shù)量也劇增，其工作量和難度也隨之增大。但養(yǎng)老機構的檔案管理人員隊伍并沒有壯大起來，只能是起到了檔案“保管員”的作用，忽視了檔案工作的專業(yè)性，以致養(yǎng)老機構檔案專業(yè)人才匱乏。有些檔案人員是經(jīng)過短期培訓后上崗，有些未經(jīng)過任何專業(yè)培訓、進修學習或繼續(xù)教育培訓就直接上崗從事檔案工作，這些檔案工作者既缺乏系統(tǒng)的檔案知識，又缺乏檔案專業(yè)技能和理論基礎，只能停留在簡單的收集、整理和被動的提供、利用的工作層面上，使得養(yǎng)老機構檔案難以實現(xiàn)規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化管理。

3.規(guī)章制度及管理制約機制不健全

一些養(yǎng)老機構一直缺乏檔案工作的相關規(guī)章制度，使得檔案無章可循、無制可依，檔案工作需要依靠經(jīng)驗去進行，難以實現(xiàn)檔案的科學規(guī)范化管理。而有些養(yǎng)老機構雖然制定了相關規(guī)章制度，但是由于缺乏一定的管理機制使得規(guī)章制度難以真正落實。例如，有些養(yǎng)老機構雖然制定了《檔案管理辦法》，而沒有制定切合養(yǎng)老機構實際的《立卷歸檔制度》，使得養(yǎng)老機構內(nèi)部各職能部門不按時收集資料，待利用時就到相關部門查找，有的還會出現(xiàn)有些文件因時隔時間太長或由于職能部門人員更換沒有做好相關的交接工作而導致部分文件資料遺失，造成養(yǎng)老機構檔案材料不齊全。

部分養(yǎng)老機構雖然制定了檔案關規(guī)章制度卻執(zhí)行得不嚴格或者并未真正執(zhí)行，出現(xiàn)將規(guī)章制度鎖在柜里只是達到了擺設作用，一些檔案工作人員認為機構內(nèi)部并沒有出臺相應的檔案工作獎懲制約機制，即便沒有按照要求按規(guī)定完成檔案工作也不會對自身的利益有影響，在業(yè)務繁忙的時候就會把檔案工作擱置在一邊。相反的，有的檔案員做了很多的工作也沒有得到相應的獎勵表揚。形成了干好干壞一個樣的工作狀態(tài)。

4.檔案工作規(guī)范缺乏

相關職能部門還沒針對養(yǎng)老機構檔案工作而出臺檔案工作規(guī)范與實體分類法，缺乏統(tǒng)一的養(yǎng)老機構檔案工作規(guī)范，使得養(yǎng)老機構在開展檔案工作過程中選擇的參照標準也不盡一致，檔案業(yè)務建設環(huán)節(jié)難以達到標準化與規(guī)范化。由于不同的養(yǎng)老機構主管部門不同管，有些是有衛(wèi)生部門主管，有些是由民政部門主管的。在業(yè)務工作上，主管部門對下屬單位進行指導時，往往習慣于要求各下屬單位參照其工作做法去開展各項工作。因此，養(yǎng)老機構檔案工作可以參照機關單位的工作規(guī)范，制定其歸檔范圍和保管期限表、排架原則、管理要求和編制檔號等[3]。

三、改進養(yǎng)老機構檔案工作的對策

1.提高養(yǎng)老機構領導的檔案意識是關鍵

機構領導作為整個機構發(fā)展的領頭羊，其檔案意識的強弱是關乎檔案工作水平的高低的重要因素。機構領導有較高的檔案意識，則將會把檔案工作作為養(yǎng)老機構管理工作中的一項基礎性工作來抓，將其納入養(yǎng)老機構整體發(fā)展規(guī)劃當中，在每年的財務預算上劃有專門的檔案工作費用，在人力、物力上也給予相應的支持，使得檔案工作與養(yǎng)老機構的其他工作同步發(fā)展。反之，如果機構領導意識薄弱，在人力、物力、財力上不予以支持，檔案工作將成為空談。因此，增強養(yǎng)老機構領導的檔案意識，是做好檔案工作的關鍵[4]。

政府職能部門要加強對養(yǎng)老機構檔案工作的指導與監(jiān)督，定期或不定期組織機構領導集中學習檔案法律法規(guī)，強化領導干部的檔案意識；對于政府主管的養(yǎng)老機構，進行定期檢查或不定期抽查，對于私企養(yǎng)老機構多進行業(yè)務指導，進一步強化檔案意識，盡快改進養(yǎng)老機構檔案工作。

2.加強養(yǎng)老機構檔案工作人員的隊伍建設

首先，相關主管部門應該加強對養(yǎng)老機構檔案工作人員的培訓，包括思想政治方面的培訓、專業(yè)技能方面的培訓、職業(yè)道德方面的培訓，從整體上提高養(yǎng)老機構檔案工作人員的隊伍素質(zhì)。其次，相關主管領導要重視綜合性人才的引進。養(yǎng)老機構檔案工作發(fā)展需要高素質(zhì)的綜合性人才，但由于目前養(yǎng)老機構工作的環(huán)境、發(fā)展前景等問題，導致高素質(zhì)綜合性人才的引進存在較大難度，所以我們應該加強對高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，不僅是對其專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，而且還是對其政治素養(yǎng)的培養(yǎng)。不斷地為養(yǎng)老機構，為社會儲備人才，共同養(yǎng)老機構檔案工作的開展。最后，養(yǎng)老機構的檔案工作人員要提高自己各方面的綜合能力。在工作中具有強烈的事業(yè)心和責任感、具有開拓進取、敢于創(chuàng)新的精神，具有良好的政治素養(yǎng)、道德修養(yǎng)，具有善于學習、微笑服務的素質(zhì)，以便使自己成為信息時代高素質(zhì)的檔案工作人員。

3.建立和完善檔案基礎設施建設

首先，要配備專門的檔案庫房，建立健全養(yǎng)老機構，檔案機構的任務是負責集中統(tǒng)一養(yǎng)老機構各種門類、載體的檔案，為建設和發(fā)展提供利用服務，由于養(yǎng)老機構檔案的數(shù)量及內(nèi)容也各不相同，各養(yǎng)老機構要根據(jù)自身的實際情況，設置與其規(guī)模相適應的檔案機構。其次，及時配備必要的設施設備。檔案是一種原生信息資源，具有不可再生的特性，在檔案保管工作環(huán)節(jié)中要最大限度地防止與減少檔案的損毀，并盡可能創(chuàng)造條件延長檔案的壽命。因此，要根據(jù)檔案管理“三鐵”（即鐵門、鐵窗、鐵柜）和“八防”（即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）的基本要求，及時配備必要的設施設備，才能保證檔案工作的有效進行[5]。

4.制定出臺養(yǎng)老機構檔案工作規(guī)范

首先，政府職能部門與檔案部門應根據(jù)養(yǎng)老機構檔案的實際情況，制定出臺切實可行的《養(yǎng)老機構檔案工作規(guī)范》，進一步明確養(yǎng)老機構檔案的歸檔范圍和保管期限、排架原則、管理要求及檔號的編制方法等，為養(yǎng)老機構檔案工作提供詳細統(tǒng)一的立卷歸檔操作規(guī)程，加快養(yǎng)老機構實現(xiàn)規(guī)范化、科學化、標準化檔案管理。其次，及時制定統(tǒng)一的養(yǎng)老機構檔案實體分類標準。無論傳統(tǒng)的檔案管理模式還是現(xiàn)代化的檔案管理模式，都缺少不了分類這一工作環(huán)節(jié)。只有將檔案材料進行合理的分類后，方能揭示出檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，并形成一個有機整體，否則，檔案材料依然是一堆雜亂無序的文件材料，將不利于其他工作環(huán)節(jié)的開展。因此，對檔案進行分類是整個檔案工作中重要的基本建設。養(yǎng)老機構主要包括基建檔案、設備檔案、聲像檔案、電子檔案、文書檔案、專門檔案等類別的檔案，但由于各類養(yǎng)老機構的職能與作用不完全相同，其產(chǎn)生的檔案材料種類也不盡相同，應根據(jù)養(yǎng)老機構檔案產(chǎn)生的領域范疇及檔案的內(nèi)容性質(zhì)及時制定養(yǎng)老機構檔案實體分類的標準，使檔案工作有章可循，盡快走上科學化、規(guī)范化、標準化的軌道。

5.完善檔案管理機制

建立健全規(guī)章制度和管理制約機制來改進養(yǎng)老機構檔案工作的現(xiàn)狀。各個相關主管部門根據(jù)各個養(yǎng)老機構的實際情況，應聯(lián)合制定養(yǎng)老機構檔案規(guī)章，使得養(yǎng)老機構檔案規(guī)章既能與《檔案法》《檔案法實施辦法》以及和省級行政區(qū)頒布實施的《檔案管理條例》相統(tǒng)一，又能使得各個法律規(guī)章之間相互協(xié)調(diào)一致，不相互矛盾，在實際工作中，使養(yǎng)老機構檔案工作真正做到有法可依、有章可循。養(yǎng)老機構檔案工作需要有力的法律，法規(guī)作為支持。各養(yǎng)老機構在制定了有關檔案工作的規(guī)章制度后，還須要根據(jù)實際情況建立一套與其配套的約束機制得以貫徹執(zhí)行。養(yǎng)老機構可以效仿績效考評辦的做法，將養(yǎng)老機構各職能部門的檔案工作列入部門和個人的績效考評，根據(jù)其檔案工作任務完成情況對其進行考評，并與其績效工資、評優(yōu)評先、申報職稱等掛鉤。