人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策研究

孫志國

（內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗委組織部，內(nèi)蒙古 赤峰 025450）

現(xiàn)如今，由于科學技術的持續(xù)發(fā)展，信息技術在單位組織人力資源檔案管理的發(fā)展過程中起到了非常重要的作用，所以更加注重對人力資源檔案資料的管理，在大數(shù)據(jù)時代背景下，人力資源檔案管理在不斷進行轉變與深入，基于大數(shù)據(jù)整合、云計算、智能數(shù)字化管理等為代表的新型管理技術層出不窮。作為人力資源檔案管理部門，也應實現(xiàn)人力資源檔案管理的網(wǎng)絡化、便捷化、科學化、協(xié)同化、智能化、服務化。因此，本文此次研究的內(nèi)容和提出的策略對豐富我國單位組織人力資源檔案管理優(yōu)化改革內(nèi)容具有理論性意義，對指導當前整體單位組織的人力資源檔案管理式具有現(xiàn)實性意義。

一、單位組織人力資源檔案管理工作優(yōu)化的動因

在單位組織管理中，人力資源檔案中所反映出的人才主體實際狀況，是各事業(yè)單位在招聘、選人、錄用時，作為篩選合適人員的第一道門檻。其次，在完善的人力資源檔案中，也會記錄人才的特長與愛好，所獲得的獎項以及優(yōu)異的成績也會被寫入其中，事業(yè)單位的招聘人員也會根據(jù)檔案資料，為人才安排最為合適的工作崗位，發(fā)揮其最大的價值?；诖耍挥袑⑷肆Y源檔案的優(yōu)化工作落到實處，才能夠對發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，同時也是得以長期發(fā)展的源動力。所以必須要給予極高的重視力度，并且也要對人力資源檔案管理和資源管理的相關部門給予一定的重視，構建人才和管理體制的建立，使人力資源檔案的效用得以充分發(fā)揮，提升管理效率。

二、單位組織人力資源檔案管理工作中存在的主要問題

1.人力資源檔案管理觀念落后的問題

事實上，一些單位組織的人力資源檔案管理現(xiàn)狀一直處在落后的境地，在實際的管理工作中，一直注重的是“管”，卻沒有注重“理”，更加傾向于管理人才關系，缺乏對人才的培養(yǎng)和使用。

其次，我國的人力資源檔案管理實踐工作中，缺乏對于管理專業(yè)人員的把控與培訓，很少甚至從不開展人員適應性崗位培訓，在人力資源檔案管理相關人員到達崗位后，直接進行管理業(yè)務的接洽，導致部分工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)和操作能力，最終無法勝任崗位要求。人力資源檔案管理工作開展之前，相關工作人員需要明確崗前培訓機制，應該是人力資源檔案管理的核心組成部分。但是根據(jù)當前人力資源檔案管理實踐工作現(xiàn)狀的觀察，可以發(fā)現(xiàn)一些弱化了這一功能，導致人力資源檔案管理人員無法有效提升自身工作核心素養(yǎng)，遇到專業(yè)性問題時無法獨立解決[1]。有時會出現(xiàn)對于人力資源檔案管理工作中出現(xiàn)的問題放任不管的現(xiàn)象，忽略人力資源檔案管理制度，缺乏人員管理的內(nèi)在動力，更沒有做好崗位培訓，很難達到檔案管理優(yōu)化。

2.人力資源檔案管理實踐執(zhí)行力差的問題

人力資源檔案管理部門管理好人力資源檔案的同時，需要搭建良好的內(nèi)部關系，找出解決管理執(zhí)行力提升的根本辦法。執(zhí)行力差具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 管理者缺乏管理工作目標

在單位組織的人力資源檔案管理中，小部分管理者缺乏具有針對性的工作目標，導致這一現(xiàn)象的原因是一些人力資源檔案管理部門沒有做好工作目標計劃，在部署環(huán)節(jié)中有欠缺的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時也制約了單位組織人力資源檔案管理工作的開展。

2.2 管理者核心素養(yǎng)低下

導致這一現(xiàn)象起因是人力資源檔案管理部門沒有做好崗前業(yè)務培訓，管理者到崗位上，沒有業(yè)務能力素養(yǎng)的支持，無法應對所分配的工作。

2.3 管理者工作效能有待提升

導致這一現(xiàn)象的原因是人力資源檔案管理部門在開始工作的時候，人力資源檔案部門沒有制定一個長效的目標計劃，再加之管理人員缺乏對于管理者工作過程的觀察與把控，導致人才的檔案管理工作結果不如人意。

3.人力資源檔案管理工作者對于管理信息化的認識不足問題

根據(jù)對于當前互聯(lián)網(wǎng)背景下人力資源檔案管理現(xiàn)狀的觀察可以發(fā)現(xiàn)，雖然諸多單位組織的管理都與互聯(lián)網(wǎng)進行融合與接軌，也在人們的日常生活中得到普及，但是部分人力資源檔案管理人員對于更具信息化、網(wǎng)絡化的人力資源檔案管理理念與模式還沒有引起高度重視，導致整個單位組織的人力資源檔案管理發(fā)展較為傳統(tǒng)與落后。另外，大部分單位組織領導認為，人力資源檔案管理部門的工作內(nèi)容僅僅就是整理、錄入，缺乏對于人力資源檔案管理的正確認知以及發(fā)展思維，導致人力資源檔案管理手段老舊、人力資源檔案管理法單一等現(xiàn)象，甚至還造成人力資源檔案管理在職內(nèi)的發(fā)展仍舊停留在初級建設階段[2]。

4.人力資源檔案管理模式落后

隨著科學技術與信息技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術以及多媒體技術已經(jīng)融入高職干部的工作中、HR 的教學中，以及人才的學習中，由此可見單位組織內(nèi)大部分工作都已經(jīng)完成信息化。但就實際情況來看，一些單位組織的人力資源檔案管理并沒有隨著其他環(huán)節(jié)共同信息化，在管理人力資源檔案時依舊采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理式。當人才、單位組織管理工作者以及單位組織管理工作者需要使用人才的個人檔案時，往往易于出現(xiàn)檔案破損或丟失等情況，而補辦檔案也會為人才、HR 以及管理人員帶來多余的工作量。

三、單位組織人力資源檔案管理工作中問題解決的對策及建議

1.加強檔案管理人員培訓

第一，對于當前人力資源檔案管理人員進行審查，保證其業(yè)務能力與專業(yè)水平能夠達到日常人力資源檔案管理工作需求，定期組織考試、培訓、講座等提升從業(yè)人員整體水平的活動，在監(jiān)管管理人員核心素養(yǎng)的同時，使其能夠擁有提升空間與提升機會。

第二，人力資源檔案管理工作者需明確自身業(yè)務水平影響著整個人力資源檔案管理工作的運行，也影響著的整體運營，需要提高自身人力資源檔案管理能力，通過上網(wǎng)學習、大量閱讀、自行模擬測試等手段來提升辦事效率與處理事情能力，將人力資源檔案管理工作做到爛熟于心[3]。

第三，相關的人力資源檔案管理工作人員要注意，在進行人力資源檔案共享操作之前，需要從長期戰(zhàn)略的角度出發(fā)，通過不斷的嘗試與實踐，找出不同人力資源檔案板塊，也可拓展相關業(yè)務并發(fā)展為主要業(yè)務條件的關鍵點，不斷優(yōu)化并轉變?nèi)肆Y源檔案資源管理角度、壓低成本控制與人力資源檔案共享資源管理角度與信息人力資源檔案系統(tǒng)創(chuàng)建的角度?？偠灾?，就是讓領導人以及相關職工重視人力資源檔案共享工作的建設，不同業(yè)務部門也需要重新認識人力資源檔案共享工作的內(nèi)容，全體人員都需要對人力資源檔案資源共享業(yè)務、人力資源檔案集中管理工作等面達成積極共識。

第四，建立完善的“互聯(lián)網(wǎng)+”人力資源檔案運營保障流程機制也是提升人力資源檔案管理人員業(yè)務水平的一大硬件提升措施，以人力資源檔案數(shù)據(jù)信息的匯總作為主要依據(jù)，只需工作人員進行核對后提交，就可以完成領導審批環(huán)節(jié)，大大節(jié)省了辦公時間，也解決了人力資源檔案管理工作繁雜困難的問題。

2.建設信息化管理平臺

首先，相關人力資源檔案管理工作者需不斷創(chuàng)新管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)的先進技術建立完善的人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，使用者能夠通過數(shù)據(jù)終端將人力資源檔案管理信息輸入到人力資源檔案管理平臺中，保證管理者能夠快速進行業(yè)務查詢。

其次，還要注意人力資源檔案數(shù)據(jù)分析的準確率，能夠生成明確的人力資源檔案數(shù)據(jù)信息并進行數(shù)據(jù)分析，使決策層能夠一目了然。

加大對于人力資源檔案管理系統(tǒng)的投資，并將優(yōu)化完成后的系統(tǒng)與其他系統(tǒng)建立連接，如人力資源檔案管理系統(tǒng)、內(nèi)部管理系統(tǒng)、人員流動管理系統(tǒng)、人力資源檔案調動管理系統(tǒng)等，實現(xiàn)人力資源檔案信息與其他系統(tǒng)共享，完成人力資源檔案管理業(yè)務與其他業(yè)務的一體化管理，便人力資源檔案管理層面需求。

需采用新的人力資源檔案管理技術架構，支持人力資源檔案共享服務建設與規(guī)劃，滿足人力資源檔案等相關服務在人力資源檔案計劃等諸多面的需求，降低人力資源檔案管理人工工作強度，提高防范人力資源檔案管理風險的能力。

最后要注意的一點是，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，要求所有人力資源檔案管理相關工作人員提高網(wǎng)絡安全意識、強化安全維護手段、優(yōu)化人力資源檔案管理能力，時刻保持高度警惕，并隨時做好風險預估處理案和實行準備，以此保障人力資源檔案管理系統(tǒng)安全。例如，配備高級網(wǎng)絡保障防火墻，并要求在職人員在進行人力資源檔案相關操作時，嚴格按照安全網(wǎng)絡操作程序執(zhí)行，不點開任何來路不明的鏈接，不掃任何不明渠道生成的二維碼等。在單位組織人力資源數(shù)量逐步增多的情況下，加強檔案管理，可以最大程度實現(xiàn)檔案信息資源共享，深入挖掘檔案中所具有的價值信息，可以為單位組織的發(fā)展和建設等提供重要支持，也可以改變以往檔案記錄難、利用弱等問題。同時，單位組織在加強檔案信息建設后，保證對文書進行準確分類，或是采用信息化建設，可以保證快速檢索人力資源信息，為單位組織建設提供參考。從客觀上來看，單位組織實現(xiàn)人力資源建設也有助于領導者及時了解各科室管理情況，在單位組織進行體制改革以及工作變動時，可以快速進行工作部署，對于單位組織持續(xù)經(jīng)營有著重要意義。

單位組織人力資源創(chuàng)新管理可以實現(xiàn)檔案從傳統(tǒng)紙質版向電子版的過渡，可以降低以往紙質版檔案遺失或損壞問題，也可以進一步提升人力資源管理的效率和質量。實現(xiàn)人力資源信息化建設既可以為單位組織內(nèi)部各項工作開展提供便利，也給單位組織對外業(yè)務提供較大支持，在向相關部門遞交單位組織材料時，可以通過線上運轉，相關人員只要在遵守制度基礎上進行對接，可大大提升工作效率。與此同時，單位組織檔案管理部門可以根據(jù)現(xiàn)實情況來了解檔案信息是否存在錯誤或有不完善的地方，及時從檔案管理系統(tǒng)進行補充或修改，也進一步提升檔案信息的準確度和完整性。

3.提升人員核心素養(yǎng)

第一，人力資源檔案管理工作者需明確，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的人力資源檔案管理工作，需要先進的互聯(lián)網(wǎng)資源與網(wǎng)絡技術作為支撐，深刻意識到并能夠正確使用互聯(lián)網(wǎng)資源來創(chuàng)新人力資源檔案管理理念與模式。

第二，領導需起到帶頭作用，指導建立網(wǎng)絡技術監(jiān)管中心以及人力資源檔案管理中控臺等，構建信息化人力資源檔案管理平臺，實現(xiàn)對人力資源檔案管理工作的超高完成效率。

第三，人力資源檔案管理系統(tǒng)的高效運行，是信息化人力資源檔案管理的基礎和前提，信息化人力資源檔案管理人員需要盡快提升工作效率，想盡一切辦法提高單位組織信息化人力資源檔案管理工作效率。

第四，需定期組織提升相關人力資源檔案管理工作者信息化管理理念提升培訓的活動，包括人力資源檔案管理知識競賽、人力資源檔案管理能力測評等，引導并鼓勵在職職工積極參加。

第五，人力資源檔案管理相關工作人員一定要認清“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展大趨勢，強化人力資源檔案管理信息化建設，保障整體的人力資源檔案工作正常運行以及人力資源檔案資源安全。為了進一步優(yōu)化相應工作人員的配置，在進行單位組織人力資源管理工作的改革過程中，還需要對檔案管理人員的配置問題實行比較合理的設定工作。單位組織的管理人員對單位組織人力資源管理工作崗位進行管理時，需要強化人員配置的管理力度，從而達到提高單位組織人力資源管理人員綜合素質能力的目標。單位組織需要進一步完善工作激勵體系，可有效保證相關工作人員能夠充分地的發(fā)揮出工作積極性，對于優(yōu)化單位組織人力資源管理工作的質量以及強化檔案管理工作團隊具有非常大的好處。單位組織在進行人力資源管理人員的優(yōu)化配置過程中，還需要進一步落實一些檔案管理相關的制度管理內(nèi)容。例如，培訓學習的具體要求，員工工作發(fā)展的規(guī)劃，均需要開展更加有效的落實工作，工作人員可以先從一些基礎的內(nèi)容進行入手，從而提高單位組織人力資源管理的實際工作效率。單位組織的管理人員即可以通過單位組織人力資源管理的工作內(nèi)容實行進一步的創(chuàng)新工作，使從事單位組織人力資源管理的工作人員可以充分地意識到檔案管理優(yōu)化改革的重要作用，可以使單位組織人力資源管理人員更加理解檔案管理變革發(fā)展的優(yōu)勢，從而提高檔案管理的工作人員參與檔案管理改革的自覺性。

結語

綜上所述，單位組織人力資源檔案管理工作發(fā)展非常重要，只有將其人力資源檔案管理觀念進行更新，才能使得人員資源和管理方式有所轉變，要貫徹以人為本的理念，提升人力資源檔案部門的地位，確保人力資源檔案管理能夠長期穩(wěn)定的發(fā)展。