淺談如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作

崔啟順

（單縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

檔案管理中的信息技術(shù)發(fā)展是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案信息資源管理、存儲(chǔ)、訪問、閱讀等方面的應(yīng)用。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案中保存的檔案資料大部分是由員工手工處理的，篇幅不多，同時(shí)也容易因手工出錯(cuò)而引起檔案管理的安全問題，增加員工的工作量，影響檔案管理工作的質(zhì)素。將信息和通信技術(shù)應(yīng)用于檔案管理將提高檔案管理的速度和效率，減少文件丟失和銷毀方面的工作差距，提高檔案管理工作在檔案管理組織中的質(zhì)量[1-3]。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化概述

從檔案管理的角度來看，所謂檔案信息化，是將檔案管理模式由檔案中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)碼資訊形式為社會(huì)服務(wù)中心的過程。檔案工作人員的學(xué)習(xí)和工作能力必須得到加強(qiáng)，以適應(yīng)檔案管理的新時(shí)代。由于科技進(jìn)步，檔案管理方式發(fā)生了變化，對(duì)檔案管理的能力提出了新的要求，要擴(kuò)大檔案管理聯(lián)系，擴(kuò)大檔案收集形式，提高檔案收集的高效性和準(zhǔn)確性，確保檔案資源的完整性。同時(shí)，最終將文件信息資源的使用擴(kuò)展到計(jì)算機(jī)硬盤上，以擴(kuò)大文件的使用范圍，提高文件和檔案工作的價(jià)值，這一文件管理概念將充分用于文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行。要把繁雜的工作簡(jiǎn)單化、精簡(jiǎn)簡(jiǎn)單化，堅(jiān)持從源頭上抓起，把文件檔案、會(huì)計(jì)檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案、裝備檔案、圖片檔案、實(shí)物檔案納入管理范圍，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。為了滿足檔案信息共享和快速恢復(fù)的需要，利用檔案管理計(jì)算機(jī)化的優(yōu)勢(shì)，如信息處理速度快、存儲(chǔ)空間小、存儲(chǔ)容量大、存儲(chǔ)容量大等，加快建立日常檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查閱檔案，有利于保護(hù)原有檔案，促使經(jīng)濟(jì)部門檔案的全面信息化。這也意味著事業(yè)單位檔案管理正朝著完全自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式、決策智能化和檔案信息電子化處理的方向發(fā)展。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位檔案管理的主要目的是保存和管理紙質(zhì)檔案，但按照傳統(tǒng)管理方法，紙質(zhì)檔案易受環(huán)境影響，在潮濕的環(huán)境中可能會(huì)長(zhǎng)期造成紙質(zhì)檔案出現(xiàn)霉菌，會(huì)對(duì)檔案資料產(chǎn)生影響。檔案保管中還應(yīng)注意檔案存放的環(huán)境，一旦損壞，會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生重要影響。特別是一些可能經(jīng)常會(huì)用到的檔案，頻繁的使用更容易造成文件受到不同程度的損害。基于信息的文件管理格式是將文件信息轉(zhuǎn)換成電子文件，然后用機(jī)械設(shè)備掃描紙質(zhì)文件，從而在計(jì)算機(jī)上形成與內(nèi)容和形式相同的電子文件[4-5]。如果這些是重要的密封文件，也可以拍攝備份并存儲(chǔ)它們，以避免在存儲(chǔ)過程中影響工作環(huán)境。為了儲(chǔ)存這類檔案，可以統(tǒng)一機(jī)械掃描設(shè)備和備份紙張檔案，以避免在早期儲(chǔ)存過程中老化和損壞。各機(jī)構(gòu)可直接利用資訊科技建立電子檔案，將備份資料儲(chǔ)存在光碟及硬盤上。

在傳統(tǒng)的文件管理工作中，無論是查詢還是借用文件，都非常煩瑣，首先必須提交文件訪問和調(diào)度應(yīng)用程序，然后通過管理器查找文件。通常，這種聯(lián)系可以持續(xù)幾天，這直接影響到工作質(zhì)量和公共機(jī)構(gòu)的效率。如果將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理，可以將要檢索的文件直接插入檔案管理系統(tǒng)，減少了檔案的訪問鏈接，也可以直接傳輸給工作人員，減少了檔案的傳輸鏈接，減少文件損壞和丟失的可能性，使文件管理更加完善和快速。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.檔案保存不善

目前，事業(yè)單位仍普遍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式來實(shí)施紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理。由于紙質(zhì)文件非常容易受到環(huán)境影響，文件的保存不注意環(huán)境選擇，文件在潮濕環(huán)境中會(huì)發(fā)霉。同時(shí)，一些文件非常陳舊，很少轉(zhuǎn)換，很容易導(dǎo)致飛蛾生長(zhǎng)并吞食紙質(zhì)使文件不完整，導(dǎo)致文件內(nèi)容損壞，影響重要的信息。業(yè)務(wù)部門對(duì)文件的需求很高，這只是時(shí)間問題。有些員工在搜索文件時(shí)不注意紙張保護(hù)。有些紙張?jiān)趦?chǔ)存期間會(huì)老化和易碎。一旦頁面變硬，紙張將受損，導(dǎo)致文件內(nèi)容不完整，并影響事業(yè)單位的重要工作。

2.文件請(qǐng)求量大且耗時(shí)

由于一些公共機(jī)構(gòu)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，在執(zhí)行文件和貸款申請(qǐng)時(shí)，工作人員應(yīng)提前提交文件和協(xié)議申請(qǐng)。此外，檔案管理員必須在數(shù)千個(gè)檔案中找到所需的文件，這使得在幾天內(nèi)無法獲得這些文件，這嚴(yán)重影響了工作效率。此外，從員工那里借來的紙質(zhì)文件不可避免地會(huì)受到不同程度的損壞。當(dāng)從多個(gè)人處借用同一個(gè)文件時(shí)，該文件也會(huì)在拿取過程中老化，導(dǎo)致頁面丟失、字跡不清、磨損，并且難以長(zhǎng)期保存。

3.檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

由于發(fā)展的范圍和資金有限，一些公共機(jī)構(gòu)沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的評(píng)估和培訓(xùn)，這意味著他們對(duì)自己的日常任務(wù)和具體的預(yù)防措施缺乏明確的認(rèn)識(shí)，難以保證信息的準(zhǔn)確性，檔案管理缺乏系統(tǒng)的專業(yè)方法[6-9]?，F(xiàn)代檔案管理是一項(xiàng)高度專業(yè)化的系統(tǒng)工程，要求檔案員不僅要具備系統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還要具備所屬單位的生產(chǎn)技術(shù)知識(shí)。因此，儲(chǔ)存可能更有成效。此外，隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)軟件的應(yīng)用對(duì)檔案管理員的專業(yè)性提出了更高的要求，一些檔案員對(duì)檔案及電腦技能的掌握不足。過去單純的紙質(zhì)文件和文字操作歸檔實(shí)踐已經(jīng)不能滿足檔案信息管理的需要，如果維持現(xiàn)狀，缺乏必要的準(zhǔn)備將阻礙檔案信息管理的發(fā)展。目前，有的單位還沒有實(shí)施電子文檔流通系統(tǒng)，沒有專用的磁體存儲(chǔ)設(shè)備，數(shù)字檔案嚴(yán)重依賴設(shè)備，這給日常工作中的電子文件管理和數(shù)據(jù)獲取帶來了諸多挑戰(zhàn)并直接影響到政府機(jī)構(gòu)的信息流程。同時(shí)，一些檔案管理人員無法對(duì)檔案進(jìn)行有效分類。他們?nèi)狈Σ僮麟娔X的專業(yè)技能，導(dǎo)致工作效率低下和質(zhì)量低下，在出現(xiàn)問題時(shí)，不能有效地告知上級(jí)機(jī)關(guān)解決，嚴(yán)重影響了經(jīng)濟(jì)組織建立檔案資料的過程。

4.重視程度不足

該單位負(fù)責(zé)人忽視了檔案的計(jì)算機(jī)化建設(shè)，對(duì)其在公共機(jī)構(gòu)中的意義和作用沒有足夠的了解。因此，檔案信息化建設(shè)中存在著管理不善、投入不足、人員不足等問題。部分事業(yè)單位把事業(yè)單位職工檔案視為事業(yè)單位檔案的整體或主體，忽視了事業(yè)單位發(fā)展所構(gòu)成的真正決定事業(yè)單位命運(yùn)的珍貴檔案，直接影響事業(yè)單位檔案的開發(fā)利用，制約事業(yè)單位的發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位檔案資源建設(shè)進(jìn)程緩慢[10-12]。

5.檔案電腦化建設(shè)缺乏相關(guān)性

現(xiàn)時(shí)欠缺一套軟件，可以了解政府機(jī)構(gòu)的特色、工作流程和管理特色，以協(xié)助政府機(jī)構(gòu)在檔案資料的制作過程中向前邁進(jìn)。因此，過去一些商業(yè)單位堅(jiān)持互補(bǔ)、綜合的原則，在方案審批過程中沒有進(jìn)行系統(tǒng)的需求分析，缺乏個(gè)人的二次開發(fā)能力，導(dǎo)致所建立的信息系統(tǒng)缺乏針對(duì)性和實(shí)用性。許多政府機(jī)構(gòu)鼓勵(lì)設(shè)立無紙化辦公室，建立一個(gè)記錄基本檔案數(shù)據(jù)的信息平臺(tái)，讓員工找到他們需要的信息。因此，在充分利用資源的情況下，節(jié)省了大量人手搜尋文件和資料的時(shí)間，大大提高了工作效率。但并非所有方案都適合管理事業(yè)單位的檔案。大多數(shù)程序更適合用于檔案館，而事業(yè)單位的檔案與檔案館的管理工作并不相同，相同方案的優(yōu)勢(shì)不能充分利用，也不能產(chǎn)生預(yù)期的效果。

四、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.完善檔案管理制度

改進(jìn)工作單位檔案管理，首先要建立以規(guī)章制度和法律規(guī)范為基礎(chǔ)的有效檔案管理體系，提高檔案管理的專業(yè)性和科學(xué)性。檔案管理作為組織的主要工作之一，與許多單位的正常工作密切相關(guān)。因此，檔案管理和檔案資料管理系統(tǒng)需要改進(jìn)，以便更好地管理檔案。制度約束是保證檔案管理信息化的前提。只有在現(xiàn)有體制基礎(chǔ)上進(jìn)行改革優(yōu)化，將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理更有效地結(jié)合起來，才能真正為工作的實(shí)際實(shí)施提供理論依據(jù)。嚴(yán)格的勞動(dòng)監(jiān)管可以對(duì)有效推進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)揮約束作用。事業(yè)單位要建立適應(yīng)單位需要的檔案管理制度，根據(jù)工作特點(diǎn)和實(shí)踐，提高檔案管理的質(zhì)量?？蓪⒖伎?jī)制度加入將在個(gè)人基礎(chǔ)上實(shí)施的考績(jī)制度，將對(duì)工作人員專業(yè)資格的認(rèn)可和評(píng)價(jià)與工作制度結(jié)合起來，使工作人員明確職責(zé)，增強(qiáng)工作動(dòng)力。

2.合理規(guī)劃計(jì)算機(jī)檔案管理

事業(yè)單位要明確戰(zhàn)略目標(biāo)，根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略和單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)，核實(shí)部門工作，科學(xué)、周密規(guī)劃和管理單位檔案，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)展，逐步提高檔案管理效率，提升事業(yè)單位檔案管理水平。

3.完善檔案信息管理監(jiān)督體系

只有建立有效的檔案信息控制系統(tǒng)，才能有效地限制和監(jiān)控檔案信息。各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督管理制度，規(guī)范完善檔案管理人員日常工作和檔案信息管理。運(yùn)用監(jiān)督管理制度，有利于提高工作人員的積極性，規(guī)范檔案管理，提高單位檔案管理的質(zhì)量效益。事業(yè)單位要建立完善的信息管理和控制體系，使優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、內(nèi)外合作，確保信息單位安全穩(wěn)定運(yùn)行，大幅提高組織發(fā)展水平。

4.提高檔案管理人員的全面素質(zhì)

隨著我國(guó)社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員也必須不斷提高自己的素質(zhì)，以適應(yīng)組織檔案管理的要求。雖然檔案資料的管理有賴于電子IT 設(shè)備的成本效益，但如果沒有檔案管理人員的管理，最終是無法有效執(zhí)行的。因此，提高檔案工作的整體質(zhì)量是一個(gè)關(guān)鍵因素。首先，檔案管理單位對(duì)經(jīng)過專業(yè)考試后可以錄用的工作人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，以確保他們的專業(yè)技能符合應(yīng)聘者的要求。其次，定期為現(xiàn)職員工舉辦講座及培訓(xùn)課程，為檔案室員工提供資訊科技培訓(xùn)，應(yīng)用科學(xué)知識(shí)及技術(shù)提升技能。最后，要培養(yǎng)工作人員的思想政治意識(shí)，有單位工作人員應(yīng)有的政治文化訓(xùn)練，增強(qiáng)日常管理服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化服務(wù)水平，更好地為檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)。政府機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，提高員工的專業(yè)水平，即積極提供信息化培訓(xùn)，掌握科學(xué)的檔案管理方法，熟練使用資料處理軟件，從而更好地滿足職業(yè)發(fā)展的需要。事業(yè)單位要加強(qiáng)培訓(xùn)培訓(xùn)活動(dòng)，注重提高每名員工的技能，尊重每名員工的成長(zhǎng)，調(diào)動(dòng)員工的工作動(dòng)力[13-14]。

5.建立檔案信息網(wǎng)站

利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立信息網(wǎng)站，建立基于計(jì)算機(jī)保存的檔案信息網(wǎng)站，采用新的管理模式，利用紙質(zhì)文檔通過掃描儀、照片進(jìn)行管理。對(duì)計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的攝像機(jī)、錄像機(jī)等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化改造，并將其記錄到完整的數(shù)字檔案、年號(hào)、目錄號(hào)、檔案號(hào)等。推行檔案數(shù)字化管理新模式，將在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上優(yōu)化整合，建立一個(gè)龐大而精細(xì)的數(shù)據(jù)庫(kù)，縮短員工檢索檔案的時(shí)間，提高單位的工作效率。檔案使用者可透過互動(dòng)網(wǎng)頁的形式，提供資訊管理服務(wù)，從而提供智能化的網(wǎng)絡(luò)管理、實(shí)時(shí)存取、管理和聯(lián)網(wǎng)，以及改善檔案的交換和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和安全。

6.加強(qiáng)檔案管理的計(jì)算機(jī)化

組織檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新，在檔案管理中引入信息管理模式，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理手段，根據(jù)文件的年齡和性質(zhì)進(jìn)行檔案管理，提高組織檔案的使用效率。檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的信息化管理，便于檢索，大大提高了檔案的及時(shí)性。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件不僅節(jié)省了時(shí)間，而且延長(zhǎng)了保存時(shí)間。

結(jié)語

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位迫切需要利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。在組織工作中，創(chuàng)新檔案管理理念和工作模式，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理，完成組織檔案信息中心建設(shè)，方便檔案檢索和后續(xù)咨詢，提高檔案管理效率。時(shí)代在變，愿景和工作方式也在變。在當(dāng)前信息時(shí)代快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)，優(yōu)化和更新傳統(tǒng)的檔案管理，將信息服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化、檔案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，為公共機(jī)構(gòu)的管理做出更好的貢獻(xiàn)。