企業(yè)檔案管理信息化路徑研究

董海霞

（山西焦化股份有限公司機(jī)動部，山西 臨汾 041606）

引言

網(wǎng)絡(luò)智能技術(shù)迅猛發(fā)展背景下，企業(yè)建設(shè)和發(fā)展迎來新機(jī)遇，企業(yè)發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)時代下的各種技術(shù)實現(xiàn)整合，企業(yè)發(fā)展各階段中都有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用的身影。當(dāng)前企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)需要合理使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而且對于企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展而言，企業(yè)離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理信息化開展可以提高工作效率。同時，企業(yè)在信息化發(fā)展中面臨信息化意識不足、軟硬件需要優(yōu)化等問題。因此，要想從根本上解決檔案管理信息化發(fā)展問題，企業(yè)必須合理關(guān)注檔案管理的信息化發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理信息化特點

1.數(shù)字化

傳統(tǒng)人工管理中主要采用紙質(zhì)檔案管理形式。這種方式容易出現(xiàn)工作誤差和問題，浪費人力、物力等資源。目前，與傳統(tǒng)人工管理方法相比，信息化管理手段可以節(jié)約企業(yè)檔案管理成本，又能將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。提高各類信息管理有效性，方便工作人員查詢，為工作人員順利開展檔案管理工作提供保障?；跀?shù)字化的檔案管理工作中相關(guān)人員主要依托數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案管理，其數(shù)據(jù)庫在建立過程中主要運用信息技術(shù)，發(fā)揮信息技術(shù)的重要使用價值。數(shù)據(jù)庫在應(yīng)用中可以科學(xué)分類與有效整理各種檔案信息，通過建立健全更加規(guī)范和完整的方法進(jìn)行檔案信息管理，對檔案管理過程出現(xiàn)的混亂問題有效規(guī)避，增強(qiáng)檔案管理工作時效性，使企業(yè)取得良好的管理效果[1]。

2.智能化

企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展中依托信息化手段的檔案管理工作有著顯著的數(shù)字化特點，所以這種情況下就使信息化檔案管理具備智能化搜索和篩選功能。智能化的管理工作形式和傳統(tǒng)管理工作期間依靠人工查找和檢索方式相比具有很大優(yōu)勢和使用價值，搜索和篩選信息的智能化功能可以讓相關(guān)人員的檔案查找和搜索工作水平顯著提升，讓工作變得十分便利。比如，如果工作人員想要尋找某份檔案資料，只需要將關(guān)鍵詞輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫中即可，然后其人員就能快速找到自己所需的檔案資料，也可以找到與檔案資料相似的一些資料。從而在節(jié)省管理人員時間和精力的基礎(chǔ)上，讓管理人員更好地兼顧其他檔案管理工作環(huán)節(jié)，提高管理工作效果[2]。

3.共享性

檔案管理工作開展中信息技術(shù)的應(yīng)用可以輔助工作人員提高工作水平，信息化管理手段可以促進(jìn)工作人員更好地開展相關(guān)工作?，F(xiàn)如今企業(yè)檔案管理信息化呈現(xiàn)出共享性特點，相關(guān)人員可以在信息技術(shù)應(yīng)用、信息化管理手段使用的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案信息資源在企業(yè)內(nèi)部的實時共享和傳播。有關(guān)人員也可以構(gòu)建針對檔案資源共享的網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫，讓檔案調(diào)閱和查找起來更加方便。同時，其人員可以運用信息化技術(shù)的檢索功能，強(qiáng)化檔案信息查詢速度。在搜索相關(guān)信息時只需要輸入關(guān)鍵詞就可以，從多方面提升檔案信息查閱速度以及從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中提取信息的速度，最大程度地增強(qiáng)檔案信息儲存和運用的科學(xué)性。除此之外，信息化管理手段和信息技術(shù)的使用不僅可以提升檔案信息傳輸速度，還可以簡化信息傳送流程，使檔案使用效率得到最大限度的提升，改變傳統(tǒng)檔案管理中信息共享效率低下的情況。

二、企業(yè)檔案管理信息化問題

1.信息化意識不足

當(dāng)前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在組織檔案管理信息化活動時，未能有效意識到檔案管理信息化的意義，以及構(gòu)建檔案信息活動的重要性。只是表面化地推動檔案管理信息化發(fā)展，未能真正提高管理信息化發(fā)展質(zhì)量。同時，部分人員思想尚未緊隨時代發(fā)展步伐，缺少企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)資金和人力投入力度，未能有效使用各種信息化技術(shù)和方法，最終造成管理信息化發(fā)展效果不佳。另外，由于部分企業(yè)檔案管理人員年齡較大，工作觀念和思想意識較為傳統(tǒng)，習(xí)慣運用傳統(tǒng)工作模式，對信息化管理和發(fā)展意識不足，這就造成企業(yè)檔案管理工作無法獲得實質(zhì)性的進(jìn)展，阻礙檔案管理信息化發(fā)展[3]。

2.軟硬件需要優(yōu)化

目前，企業(yè)開展檔案管理信息化的工作中運用種類豐富的檔案管理軟件，通過相關(guān)軟件的運用提高管理工作效果。相關(guān)軟件功能大同小異，但一般情況下都可以滿足檔案管理信息化需求。雖然大多數(shù)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的軟件種類豐富，但是仍然有小部分企業(yè)的軟件不能與行業(yè)發(fā)展特征相適應(yīng)，缺少有效使用的價值。并且這些企業(yè)還面臨硬件設(shè)施設(shè)備陳舊的問題，未能及時優(yōu)化硬件設(shè)施設(shè)備，從而導(dǎo)致管理信息化發(fā)展效果不佳。還有部分企業(yè)的軟件和硬件系統(tǒng)與設(shè)施不能高效滿足企業(yè)檔案管理規(guī)定，無法發(fā)揮各種軟件的實際工作優(yōu)勢和作用。檔案管理軟件在運行中其運行速度低下，無法為信息資源共享工作的有效完成提供保障。在檔案管理硬件的運行中，因為企業(yè)缺乏對檔案信息化建設(shè)活動的關(guān)注度，所以未能將更多資金投入到硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)中，相關(guān)設(shè)施設(shè)備不完善，不能更好地為檔案管理信息化發(fā)展提供保障。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范待完善

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中各個環(huán)節(jié)之間存在密切關(guān)聯(lián)，任何一項工作出現(xiàn)問題都會對眾多主體帶來不利影響。因此，在檔案管理信息化建設(shè)活動開展中，企業(yè)需要統(tǒng)一技術(shù)語言，更要合理明確標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但是目前檔案館信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范仍然有待優(yōu)化，在和企業(yè)具體情況緊密聯(lián)系方面存在較大困難。這種情況下使一些企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展中缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理手段、制度，盲目地開展檔案管理信息化工作。進(jìn)而為檔案管理信息化發(fā)展埋下許多風(fēng)險和隱患，不利于促進(jìn)各項工作順利開展。企業(yè)在管理信息化發(fā)展中未能真正將管理責(zé)任落實到部門、個人身上，有關(guān)部門和人員尚未充分了解企業(yè)信息化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度要求，參與信息化建設(shè)和管理工作的意識不足。另外，檔案信息管理工作中不少人員在接受信息化知識內(nèi)容等方面存在很多困難，相關(guān)企業(yè)未能重視員工學(xué)習(xí)活動和教育工作的開展。缺少針對員工培訓(xùn)和教育的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，忽略人員管理信息化能力的培養(yǎng)，從而造成檔案管理人員個人工作能力不能更好地與檔案管理信息化發(fā)展相適應(yīng)，實際工作效果受到很大影響，最終致使檔案管理綜合質(zhì)量不高[4]。

三、企業(yè)檔案管理信息化方向

企業(yè)檔案管理信息化工作開展中可以從以下幾個方向出發(fā)，為檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。首先，完善檔案管理信息系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)該以實際管理情況為主，創(chuàng)建較為統(tǒng)一和完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。在前期工作中，可以將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)信息，然后錄入系統(tǒng)當(dāng)中。在設(shè)計系統(tǒng)過程中可以有效組合數(shù)據(jù)采集加工、信息查詢、系統(tǒng)維護(hù)等各模塊。與此同時，企業(yè)應(yīng)該運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)不同部門，進(jìn)而實現(xiàn)檔案信息自動化管理目標(biāo)。在實際管理中可以讓數(shù)據(jù)采集加工模塊，整合所有不同業(yè)務(wù)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)信息。但在信息查詢的過程中，應(yīng)該為不同用戶設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，讓其在合理的查詢范圍內(nèi)查詢相關(guān)信息。在系統(tǒng)維護(hù)中，與維護(hù)有關(guān)的系統(tǒng)應(yīng)該讓檔案后臺管理人員應(yīng)用，從而輔助檔案管理人員在系統(tǒng)后期運行時做好系統(tǒng)更新和維護(hù)工作，并及時解決出現(xiàn)的各種問題。其次，提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。企業(yè)在檔案管理信息化發(fā)展中有很多工作是在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的，為了推動各項工作順利開展，企業(yè)必須保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。在具體工作中，企業(yè)可以運用相應(yīng)的安全措施，而工作人員也應(yīng)該提高警惕意識，采用數(shù)據(jù)備份和身份認(rèn)證等形式，有效避免不法分子和病毒對系統(tǒng)的侵害。企業(yè)應(yīng)該高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問題，可以在實際工作中設(shè)置網(wǎng)絡(luò)平臺的報警系統(tǒng)，第一時間處理網(wǎng)絡(luò)安全問題，進(jìn)而強(qiáng)化檔案管理工作安全性。最后，系統(tǒng)技術(shù)人員需要設(shè)置用戶使用權(quán)限，防止用戶超越權(quán)限進(jìn)行操作，還要充分將身份認(rèn)證工作落實。從多方面保護(hù)檔案管理信息化安全，提高實際管理工作質(zhì)量，使企業(yè)可以在信息化的發(fā)展和管理中提升管理效果[5]。

四、企業(yè)檔案管理信息化策略

1.強(qiáng)化信息化建設(shè)意識

檔案管理信息化發(fā)展中個別企業(yè)的信息化建設(shè)意識不足，而且未能明確信息化管理手段、技術(shù)使用的價值。要想改變信息化發(fā)展存在的現(xiàn)狀問題，企業(yè)需要強(qiáng)化信息化建設(shè)意識，以促進(jìn)檔案管理信息化構(gòu)建工作順利開展，其主要工作措施如下。一方面，企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)需要提升信息化建設(shè)意識，挖掘信息化建設(shè)對檔案管理的價值。樹立與時俱進(jìn)發(fā)展原則，適當(dāng)在傳統(tǒng)思想觀念方面做出改變，也可以積極且認(rèn)真地組織學(xué)習(xí)工作。在保障自身具備先進(jìn)的信息化管理思想上，提高信息化建設(shè)能力；另一方面，各個企業(yè)需要按照自身實際情況，提升相關(guān)教育和培訓(xùn)活動開展力度，專門宣傳檔案信息化建設(shè)觀念和相關(guān)知識，讓員工有效理解相關(guān)知識內(nèi)容，多方面發(fā)展員工對信息化建設(shè)的能力和水平。另外，在促進(jìn)管理信息化建設(shè)活動順利開展期間，企業(yè)需要增加資金投入力度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)活動。根據(jù)企業(yè)自身狀況，增強(qiáng)檔案管理人員薪資待遇，通過這種方式提高檔案管理人才吸引力，增加管理信息化建設(shè)和發(fā)展效果。

2.注重軟件硬件的創(chuàng)新

檔案管理信息化建設(shè)中，硬件和軟件具有較大的支撐作用，可以為信息化建設(shè)工作的開展奠定基礎(chǔ)?，F(xiàn)如今企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)活動實施中，應(yīng)該注重軟件和硬件的創(chuàng)新。首先，企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門需要高度關(guān)注采購與配置硬件的工作，將這項工作提上日程，并為其提供足夠的資金。相關(guān)人員需要有效選擇和應(yīng)用檔案管理軟件，保障使用軟件的先進(jìn)性、科學(xué)性，持續(xù)促進(jìn)檔案管理信息化工作發(fā)展。同時，在管理軟件的選擇過程中，企業(yè)相關(guān)人員需要以行業(yè)特征為依據(jù)，強(qiáng)化所選用軟件的實用性，讓其更好地運用到實際工作中。當(dāng)然相關(guān)人員應(yīng)該立足于檔案管理工作實際情況，適當(dāng)運用新選擇和引入的軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作形式，或者企業(yè)落后的軟件，提高軟件配置和應(yīng)用效果。其次，在硬件設(shè)施和技術(shù)的創(chuàng)新中，企業(yè)需要提高硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備投入力度，對現(xiàn)有的硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，適當(dāng)摒棄傳統(tǒng)老舊的硬件設(shè)備，提高硬件設(shè)施的實用性，為檔案管理信息化發(fā)展提供硬件保障。最后，在軟件硬件的創(chuàng)新發(fā)展中，企業(yè)可以借鑒其他行業(yè)或企業(yè)比較先進(jìn)的軟件硬件建設(shè)方法，也可以引入其他企業(yè)的相關(guān)軟件和硬件，對現(xiàn)有的信息化技術(shù)和平臺進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)到管理信息化合理開展的目的[6]。

3.確定管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

基于信息化的企業(yè)檔案管理活動構(gòu)建中，企業(yè)需要將檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)作用體現(xiàn)出來，而且相關(guān)建設(shè)活動在組織和實施中都需要有一定的標(biāo)準(zhǔn)作為保障。企業(yè)在實際工作中可以以國家行政力量為根本保障，積極分析信息化發(fā)展的各項法律法規(guī)和政策以及業(yè)務(wù)規(guī)范。在確保企業(yè)自身掌握各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和要求的前提下，制定屬于企業(yè)自身的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。各個企業(yè)還需要在信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)中按照自身具體情況，創(chuàng)建現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，改革原有企業(yè)檔案管理制度規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)而讓各項工作在實施中都有據(jù)可依。在管理細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)中，企業(yè)可以針對相關(guān)人員使用信息化管理手段開展工作的這一特點，制定員工有效使用信息化手段和技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。企業(yè)應(yīng)該制定檔案管理信息化人員管理的獎懲制度，明確相關(guān)人員在實際工作中的管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，要求相關(guān)人員結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)來開展工作。對于積極落實信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度，并取得檔案管理良好成效的人員，企業(yè)可以適當(dāng)給予一些獎勵。而對于表面化開展檔案管理信息化工作、未能合理落實標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度要求的人員，企業(yè)需要對其進(jìn)行處罰或者教育，從而保障相關(guān)人員在實際工作中的積極性。在相關(guān)工作開展中，企業(yè)需要重視信息化人才激勵制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，通過這種形式提高信息人才工作主動性，吸引更多人才參與到企業(yè)檔案有關(guān)的管理工作中，發(fā)揮人才的根本性作用和優(yōu)勢，促使人才在檔案管理工作中更好地為企業(yè)貢獻(xiàn)力量。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理屬于企業(yè)管理活動中的重要組成內(nèi)容，企業(yè)要想增強(qiáng)檔案管理工作科學(xué)性，必須重視信息化建設(shè)活動的開展，強(qiáng)化信息化建設(shè)意識，有效研究與分析信息化建設(shè)和活動實施的相關(guān)工作，注重軟件硬件的創(chuàng)新，改進(jìn)和優(yōu)化信息化制度與措施，確定管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，推動信息化工作合理進(jìn)行。