疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀及其改善策略

葛 楠 蘇居明 徐 東

（濰坊市疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 261061）

人事檔案管理（Personnel file management）是疾控中心（The centers for disease control and prevention）日常管理的重要內(nèi)容，直接關(guān)乎人才資源的優(yōu)化配置和相關(guān)工作的有序開展[1]。鑒于人事檔案管理工作之于疾控中心相關(guān)人員薪金待遇、職稱晉升、工作履歷、信息化管理等多方面內(nèi)容，有必要采取合宜的管理措施改變當前管理現(xiàn)狀，更好地在實踐管理中為其提供有效的改革建議?，F(xiàn)就疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀及其改善策略分析如下。

一、疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀

高質(zhì)量的人事檔案管理是一項非常重要的信息資源，對疾控中心而言至關(guān)重要。疾控中心必須符合現(xiàn)代社會發(fā)展要求，通過人事檔案管理提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力，全面創(chuàng)新和提高疾控中心人事檔案管理，助推其朝有益社會全面發(fā)展[2]?，F(xiàn)就疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀匯總?cè)缦隆?/p>

1.管理工作重要性認識不足

疾控中心是疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位，主要通過對疾病、殘疾和傷害進行預(yù)防控制，以達到創(chuàng)造健康環(huán)境，維護社會穩(wěn)定，保障國家安全，促進人民健康的目的。人事檔案管理作為疾控中心管理工作的一部分，因部分管理人員對管理工作的重要性認識不足，進而導(dǎo)致影響疾病預(yù)防控制中方案制定、技術(shù)決策技巧、疾病防治計劃執(zhí)行、傳染病流行性管理條例貫徹及其傳染病防治等事項的緊急處置和安排；忽略認識檔案管理工作的開展之于部門合作、相關(guān)工作開展、應(yīng)急管理中的資源浪費等問題出現(xiàn)[3]。

2.管理材料缺失現(xiàn)象嚴重

疾控中心在人事檔案管理中，會因人為因素導(dǎo)致檔案材料缺漏現(xiàn)象嚴重；不重視管理工作，造成人事檔案管理一盤散沙。一方面，因工作環(huán)節(jié)不注重對進修培訓(xùn)、研究等的歸檔，使得人員個人工作能力、業(yè)務(wù)能力及其相關(guān)材料證明不合宜，如有些工作人員之前并無管理檔案的經(jīng)驗，也非檔案專業(yè)出身，也沒經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，只是靠經(jīng)驗豐富的前輩為其講解檔案管理的相關(guān)內(nèi)容和工作。另一方面，關(guān)于履歷材料、年度考核材料、學歷學位材料、培訓(xùn)材料、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、取得專業(yè)技術(shù)資格證書的材料、更改出生日期和參加工作時間的相關(guān)材料、黨團材料、獎勵和處分材料、工資材料、任免材料、考察材料、出國（境）材料，黨代會代表、人代會代表等材料管理不明，例如：檔案中以上材料缺失、填寫不夠規(guī)范、當時填寫有誤等。這一系列的問題都會對中心、對個人、對檔案工作者產(chǎn)生極大的負面影響；因而在人事檔案管理中存在著檔案材料留存缺漏等問題，使得人員管理的公正性和科學性喪失。

3.管理制度滯后

鑒于當前“全國檔案保管費每年多達數(shù)十億”的調(diào)研中，疾控中心也不能例外；這一現(xiàn)象的背后，使得疾控中心在人事檔案管理上的問題未值得相關(guān)人員引以為戒，同時警示管理層對人事檔案管理方式的再思考。鑒于人事檔案管理制度在信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等的作用，舊有的檔案管理制度尚且有極大的提升空間[4]。盡管疾控中心在人事檔案管理意識上有所提升，但在管理手段上的弊端和紕漏現(xiàn)象仍舊存在，加之人事檔案管理工作具有專業(yè)性，使得相關(guān)部門間在信息交互上應(yīng)用效率不高。

4.管理體系化建設(shè)尚未完善

鑒于當前有時會在人事檔案管理中有官本位意識和計劃經(jīng)濟體制的影響，多頭管理下的利益沖突不可避免。由此，在流動人員的檔案管理中，為避免各利益方參與到利益爭奪中，需系統(tǒng)性實現(xiàn)人事檔案制度變革[5]。通過完善人事檔案管理體系化建設(shè)，以彰顯檔案管理的使用價值。當今時代受信息化建設(shè)影響，使得時代發(fā)展對疾控中心人才檔案管理提出了更高的要求，要進一步適應(yīng)對檔案的錄入、查閱、存檔、借用等要求，有待通過建立科學的管理體系，以防范單純紙質(zhì)檔案的標準和把關(guān)不嚴、存檔丟失等問題的發(fā)生。

二、新時期疾控中心檔案信息化管理的意義所在

疾控中心檔案主要基于保存信息的主要作用。在傳統(tǒng)的管理模式中大多以紙質(zhì)檔案為主，所以說在查閱信息時就不得不翻閱紙質(zhì)檔案，而且紙質(zhì)檔案對于存放場所以及存放場所環(huán)境都有著極高的要求，在檔案翻閱過程中也極其容易對檔案原件造成損壞。因此，在實際應(yīng)用過程中表現(xiàn)出大量的弊端。而推進疾控中心檔案信息化建設(shè)則可以有效地避免并解決這一問題，能夠在很大程度上節(jié)約檔案查找、翻閱的時間，確保檔案原件完整安全。除此之外，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化管理工作中，也是當前檔案信息管理發(fā)展的主流趨勢。其能夠進一步簡化檔案信息的查詢和管理等工作，進而使得工作效率能夠得到顯著提升。

三、基于現(xiàn)狀的改善策略

為進一步做好人事檔案管理工作有專門的檔案管理人員，且以專業(yè)類人員為主；有專門的檔案室，按高標準配置檔案柜、溫濕度計、空調(diào)等；要實行電腦信息化管理，選配實用的檔案管理軟件，如量子偉業(yè)、萬能檔案等；掌握人員的各類信息，并歸類整理其檔案資料，錄入到檔案系統(tǒng)；按上級主管部門的要求做好人事檔案的各項其他階段性工作[6]。具體改善策略如下。

1.從意識上強化認知

疾控中心要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、專業(yè)化，需強化在檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)、工作能力與工作意識上提升其重要性認知。對干部人事檔案工作的體制機制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀律監(jiān)督等從認知上加以強化。這就要求人事檔案管理員工一切從實際出發(fā)，遵循實事求是原則，完善自我工作意識，促進其朝主動服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，同時還要加強理論學習，用知識武裝頭腦；牢固樹立堅定的管理信念，全面收集各類檔案，避免檔案遺失，有效保護和利用檔案，確保疾控中心的管理工作與之相吻合；在思想上、行動上確保檔案管理工作與日常服務(wù)相吻合；要求管理人員要有自省意識，遇事多從自身方面尋求解決之法，不斷從經(jīng)驗中總結(jié)教訓(xùn)。

2.提升管理人員的素質(zhì)水平

隨著新知識、新技術(shù)的出現(xiàn)，要在疾控中心人事檔案管理工作中與時代相稱，需對檔案人員提出更多新要求。從知識面、學歷層次、需求上加以錘煉。通過定期組織知識競賽、演講比賽、專業(yè)探討、業(yè)務(wù)考試、參觀學習、外出培訓(xùn)等提高檔案管理人員的綜合能力。合理檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，提升學歷水平和再教育水平，打造一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)熟的檔案管理人才團隊。平時可以多組織檔案管理人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極提高管理人員自身專業(yè)素質(zhì)與水平。鑒于知識經(jīng)濟背景下，需全面的考慮不同部門間相互聯(lián)系、相互制約和相互影響關(guān)系。將檔案部門作為疾控中心發(fā)展的知識媒介，通過強化和不同部門間的互動關(guān)系，最大限度地做好人事檔案管理工作。進一步引進先進化人才，增強培訓(xùn)力度；增大對檔案人員的培訓(xùn)力度，使其滿足新時代發(fā)展要求，確保檔案管理人員工作素養(yǎng)、水平得到進一步提高。

3.制度層面加以改善

該方法通過在人事檔案管理中，全面監(jiān)督、科學歸整和嚴密管理。在相關(guān)的人事檔案管理中，基于人事檔案管理的人才隊伍建設(shè)、標準化工作、規(guī)范工作程序等方法，為其提供了制度化保障。從疾控中心發(fā)展現(xiàn)狀展開，劃分人事檔案，生成合理有效的人事檔案，不受傳統(tǒng)劃分形式約束。豐富人事檔案內(nèi)容，實現(xiàn)動態(tài)化信息管理，包括政治態(tài)度、思想內(nèi)容與學識能力，整體提高信息的有效性。加強疾控中心檔案管理工作，規(guī)范疾控中心人事檔案收集、歸檔程序和方法，確保檔案完整。

4.實現(xiàn)管理體系化建設(shè)

具體包括明確人事雙方權(quán)利與義務(wù)，強化契約化管理；建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實施電子化管理，并將其作為集合人才管理信息，對涉密信息進行數(shù)字化、信息化、制度化管理，也更能在開放式信息平臺建設(shè)中為人事檔案管理提供信息源支持等。建立社會征信體系，健全法治化管理。在人事檔案管理的科學性、規(guī)范性管理體系中，更好地在檔案收集、歸檔、管理人員職責確認、檔案保密、檔案查閱等全面提升工作效率[7]。針對部分無法滿足新要求的體系進行改善，通過建立更為有效和科學的人事檔案管理體系，開展更為規(guī)范化與體系化的人事檔案工作。在相關(guān)檔案資料采集中，保證檔案信息全面、完整；遵循科學嚴謹?shù)脑瓌t整理人事檔案；實事求是借閱檔案，區(qū)別好部門工作，重視檔案安全性。

四、疾控中心人事檔案管理的現(xiàn)實思考

對于疾控中心而言，將人事檔案管理工作作為各項工作有序開展的前提，也更需要在改革層面，全面加強人事檔案管理工作，以為疾控中心提更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。首先，加強人事檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)，對切實解決工作中遇到的實際問題，開創(chuàng)干部人事檔案工作的新局面大有裨益。其次，通過歸檔與整理情況，對完善各種登記簿和臺帳，實現(xiàn)檔案利用和轉(zhuǎn)遞無誤，為疾控中心的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。為深化改革服務(wù)，在人事檔案上實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一出口，為深化人事制度改革、實行競爭上崗和建立易崗易薪提供有力保障。為穩(wěn)定疾病防控大局服務(wù)。

通過機構(gòu)整合、人員劃轉(zhuǎn)、帶資分流等合理應(yīng)對人事轉(zhuǎn)變的復(fù)雜局面，為組織人事工作服務(wù)提供基礎(chǔ)指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)層面，通過構(gòu)建組織有力、指導(dǎo)到位、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的人事檔案工作格局，全面推進人事檔案工作開展層面，以制度化、體制化、有序化為依據(jù)。強化宏觀指導(dǎo)，有效地推動人事檔案工作水平提高。抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，錘煉過硬作風，不斷提升檔案隊伍整體素質(zhì)；建設(shè)一支政治堅定、紀律嚴明、作風過硬、業(yè)務(wù)精湛的人事檔案隊伍；改善知識結(jié)構(gòu)，提高實際操作能力，并采取培訓(xùn)熱身方式，提高管檔人員業(yè)務(wù)水平。

整章建制，規(guī)范工作流程，進一步夯實人事檔案基礎(chǔ)工作；強化嚴細管理；加大資金投入，改善環(huán)境條件、更新辦公設(shè)備、改善保管條件、優(yōu)化工作環(huán)境；還需通過引入信息理念，推進管理創(chuàng)新，明顯提高人事檔案工作水平。整體上以理順體制、強化機制、完善制度、規(guī)范管理、明晰流程、配備設(shè)施和建設(shè)隊伍等為基本出路。

對于疾控中心而言，人事檔案管理問題的主要現(xiàn)實出路為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，并重視對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作意識培養(yǎng)，將該項工作作為重要性資源信息獲取的渠道加以管理，提升人員責任意識等層面整體實現(xiàn)對檔案信息的科學化管理[8]。在人才選聘環(huán)節(jié)，強化對人事檔案管理崗位相關(guān)人員的品德建設(shè)和準入要求，確保管理人員具有高尚的品德、職業(yè)責任感、認同感和歸屬感，更能在專業(yè)素質(zhì)水平及其管理歸檔中，全面提升檔案管理水平。為進一步維護人事檔案的真實性，將疾控中心檔案管理科的相關(guān)工作進行復(fù)核，規(guī)范管理，更好地服務(wù)人才流動。改變以往傳統(tǒng)的人事檔案管理體系，科學化、規(guī)范化提升人事檔案管理工作，全面提高各科室檔案歸檔率[9]。在制度化、規(guī)范化整合環(huán)節(jié)，從檔案信息收集、存檔歸檔、職權(quán)明確、信息查閱、檔案保密到數(shù)據(jù)化、信息化、系統(tǒng)化管理技術(shù)層面全面提升檔案管理工作效率。

結(jié)語

鑒于當前疾控中心在人事檔案管理工作中存在的不足，需在不同管理階段，將信息化管理工作作為管理的重中之重，以在管理工作重要性認識不足、管理材料缺失現(xiàn)象嚴重、管理制度滯后、管理體系化建設(shè)尚未完善的現(xiàn)實情況下，針對性采取從意識上強化認知、提升管理人員的素質(zhì)水平、實現(xiàn)不同科室間的聯(lián)動、實現(xiàn)管理體系化建設(shè)的措施，為疾控中心的人事檔案管理工作提供可行性借鑒。