科研機構(gòu)基建聲像檔案管理研究

文/中國科學(xué)院上海光學(xué)精密機械研究所 岳文杰

一、科研機構(gòu)聲像檔案的概念及意義

科研機構(gòu)基建聲像檔案是指科研機構(gòu)在進行新建、改建和擴建的基本建設(shè)項目中直接形成的具有保存價值，主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式的記錄，包括照片、錄音、錄像制品、影視片以及相應(yīng)的說明文字等。基建聲像檔案的收集應(yīng)與工程建設(shè)同步進行，不得事后補編。

科研機構(gòu)聲像檔案可以全面展示研究所在不同年代和生產(chǎn)環(huán)境的建筑面貌。不僅為未來科研院所建設(shè)與規(guī)劃提供了重要參考，而且豐富了室藏聲像檔案的類型，從中可以挖掘出深厚的研究所歷史文化，從而建立科研機構(gòu)的“記憶”工程，為科研院所的文化建設(shè)、檔案編研等提供素材。

二、科研機構(gòu)基建聲像檔案的特點

科研機構(gòu)基建項目類型除了存在普通單位的人才公寓等民用建筑、辦公用房外，還有一類特殊的用房——科研建筑?？蒲薪ㄖㄋ讈碚f，指的是實驗室用房。與一般的基建項目不同，科研建筑需要與科研項目技術(shù)指標(biāo)、實驗儀器設(shè)備運行環(huán)境相適配，比如部分實驗設(shè)備輸出的數(shù)據(jù)受環(huán)境影響較大，即便是輕微的震動，都會對數(shù)據(jù)產(chǎn)生很大的影響，那么在進行科研建筑的基本建設(shè)時需要在隔振等方面要進行相應(yīng)的設(shè)計，確保數(shù)據(jù)不受外界干擾。

科研基建項目與一般單位基建項目的差別，也導(dǎo)致了聲像檔案的采集與普通基建項目聲像檔案存在較大的差異。由于很多工藝設(shè)備需要在特定的環(huán)境進行測試，那么科研建筑基建項目的聲像檔案也記載了特定的基建全貌。如有些設(shè)備需要在類似太空中的環(huán)境進行調(diào)試，科研建筑可能需要向地下挖掘幾十米來模擬真空環(huán)境，那么科研建筑的聲像檔案相較于普通地面民用建筑呈現(xiàn)出很大的差異，帶給人強烈的視覺沖擊?？蒲薪ㄖ娜芷诼曄駲n案除了可以用于科研機構(gòu)基建項目宣傳外，更是為今后類似的基建項目提供了全面的借鑒材料，生動地展示了科研的建筑全貌。

三、科研機構(gòu)基建聲像檔案的作用

（一）生動形象記錄科研機構(gòu)的外貌變遷。與科研機構(gòu)歸檔的基建項目紙質(zhì)文件不同，基建聲像檔案生動形象地記錄了科研機構(gòu)隨時代變遷而發(fā)生的建筑面貌改變。其收集范圍一般為基建項目在開工前、施工中、竣工時等各階段形成的反映重大活動、重點部位等方面的聲像材料，能夠全面、真實地反映基建項目從立項到施工至項目竣工后整個過程的全貌。

同時，聲像檔案可以為紙質(zhì)檔案或者電子文件檔案起到相互補充、相互說明的作用，為檔案利用提供更全面的素材；如在召開基建項目立項會歸檔了會議材料、評審材料等紙質(zhì)文件，同時歸檔的聲像檔案可以更生動地展現(xiàn)會議現(xiàn)場，也便于該項目檔案移交進館后的查借閱。

（二）為檔案編研提供素材。習(xí)近平總書記指出：“文化是一個國家、一個民族的靈魂?！笨蒲性核曄駲n案的歸檔和長期保存可以為科研機構(gòu)所史館、科學(xué)家精神教育基地等研究所文化建設(shè)提供素材。如利用檔案展廳展示科研院所不同歷史時期的建筑外貌，讓年輕一代切實感受到老一輩科學(xué)家在早期艱苦科研環(huán)境下依然孜孜不倦，為祖國科學(xué)事業(yè)做出重要貢獻的精神，激勵新一代科技工作者“不忘初心、牢記使命”，用實際行動履行國家戰(zhàn)略科技力量的使命擔(dān)當(dāng)。

同時，也可以利用基建聲像檔案進行檔案編研制作微視頻等，將基建聲像檔案嵌入宣傳片中，可以起到還原再現(xiàn)歷史時期的畫面，給人以身臨其境的感受。如中國科學(xué)院國家天文臺制作的《南仁東：一眼萬年》，講述了有著“中國天眼”（又名FAST項目）之稱的500米口徑球面射電望遠鏡建造過程的艱辛和南仁東先生艱苦奮斗的科學(xué)家精神。正是由于FAST工程聲像檔案完整地拍攝和保存，才有了這個鼓舞后輩繼續(xù)奮進的科學(xué)家精神微視頻的誕生。該視頻展現(xiàn)了從2008年該項目奠基工程到2016年項目竣工的全生命周期建造過程，以及南仁東先生無私奉獻、堅持不懈的科學(xué)家精神，也讓更多的人了解這個大工程建造的不易，弘揚了新時代的科學(xué)家精神。

（三）為后續(xù)基建項目提供佐證?；曄駲n案是對工程建設(shè)過程中重要施工環(huán)節(jié)和隱蔽工程文字記錄資料的補充和印證，是檢查和記錄工程質(zhì)量情況的重要措施，是城市舊貌和新貌對比的重要依據(jù)。歸檔并保存好基建聲像檔案，可以為未來科研機構(gòu)開啟新的基建項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理、抗災(zāi)等環(huán)節(jié)提供佐證材料。

同時，科研院所的基建項目需要向?qū)俚氐某墙n案館進行移交，不同城市的城建檔案館對聲像檔案提出了不同的歸檔要求。如上海市在聲像檔案移交進館時規(guī)定：總投資在5000萬元及以上、1億元以下的建設(shè)項目，應(yīng)制作及報送工程照片檔案。同時，上海市重點建設(shè)項目或總投資在1億元及以上的建設(shè)項目，還應(yīng)制作及報送工程錄像檔案。這反映出聲像檔案在基建項目中是非常重要的，不僅豐富了科研機構(gòu)室藏檔案的資源，也豐富了城建檔案館的聲像檔案門類，滿足了科研院所職工和公眾對基建項目聲像檔案不同需求的利用。

四、科研機構(gòu)基建聲像檔案存在的問題

（一）缺乏聲像檔案管理制度?？蒲性核诩堎|(zhì)檔案的管理方面普遍制定了與實際工作相匹配的管理制度。但是，對于聲像檔案的管理往往缺乏相應(yīng)的制度，導(dǎo)致聲像檔案從采集、移交到歸檔的全生命周期的管理比較隨意，如基建項目的重要建造過程照片未拍攝或者出現(xiàn)拍攝不清晰、歸檔非原圖等現(xiàn)象。到了檔案驗收階段，大家主要關(guān)注紙質(zhì)檔案的歸檔情況，忽略了聲像檔案的歸檔是否準確、完整。

隨著信息化時代的到來，聲像檔案也從打印歸檔的紙質(zhì)照片向數(shù)字照片、音視頻轉(zhuǎn)變。由于缺乏聲像檔案的管理制度，導(dǎo)致以光盤、硬盤等載體的聲像數(shù)字資源歸檔之后，未定期對光盤、硬盤的內(nèi)容進行巡檢，也沒有對這些聲像數(shù)字檔案進行備份，歸檔的聲像數(shù)字資源隨時間和環(huán)境的變化可能出現(xiàn)損壞或者不可讀的現(xiàn)象，不便于長期保存。

（二）不重視過程聲像檔案的收集。對于基建聲像檔案而言，拍攝和整理需要貫穿在基建項目的全生命周期。包括在項目開工前的可行性研究、初步設(shè)計、規(guī)劃選址、勘察設(shè)計、重要合同的簽字儀式、工程現(xiàn)場原地貌或景觀等環(huán)節(jié)。開工及施工過程，如開工及奠基儀式、施工過程（基坑開挖、填土等重要施工階段）、隱蔽工程、施工工藝（新技術(shù)、工藝及特色等）、工程項目中主要的質(zhì)量檢查、驗收活動、質(zhì)量問題、事故現(xiàn)場及處理；工程的竣工階段：竣工后外部新貌（完工建筑物、構(gòu)筑物、綠化小景等）、室內(nèi)面貌、周邊風(fēng)貌（標(biāo)志性建筑物和道路等）、竣工驗收會等。在科研機構(gòu)實際開展基建項目時，基建部門及施工單位往往忽略了聲像檔案的拍攝及保存，只注重紙質(zhì)檔案的收集歸檔。沒有設(shè)置專門的人員進行聲像檔案的拍攝、收集、保管、監(jiān)督，導(dǎo)致基建項目結(jié)束時缺少如項目隱蔽工程、重要施工環(huán)節(jié)等檔案材料。這反映出基建項目的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對聲像檔案不夠重視，缺乏對聲像檔案重要性的正確認知。

（三）移交的聲像檔案質(zhì)量有問題或缺乏著錄。

在科研機構(gòu)基建聲像檔案移交時，往往出現(xiàn)基建聲像檔案質(zhì)量未能達到歸檔和長期保存的要求，或者缺乏著錄導(dǎo)致無法在后續(xù)利用時提供佐證作用。如聲像檔案的拍攝模糊或者光線昏暗等情況導(dǎo)致聲像檔案不符合歸檔和移交的質(zhì)量。同時，移交每張照片或視頻往往缺少說明、日期、事件等要素。隨著時間的推移，無法在未來工作中對這些資料進行“深度”利用。要想讓這些聲像檔案真正做到“講述自己的故事”，需要及時、全面著錄好基建聲像檔案的信息。

（四）未能達到聲像檔案長期保存。科研院所的聲像檔案的管理往往沒有設(shè)單獨的長期保存的軟硬件設(shè)施。聲像數(shù)字檔案的存儲往往是將基建聲像檔案的光盤、硬盤與基建項目紙質(zhì)檔案隨意放置在一起，并沒有將其放在防磁柜等專用聲像檔案設(shè)施中。同時，也沒有定期的巡檢制度來確保歸檔的聲像數(shù)字檔案光盤、硬盤是否出現(xiàn)不可讀或者內(nèi)容有損的情況。

隨著信息化時代的到來，為了方便科研院所職工的利用和編研工作的開展，需要建立數(shù)字檔案室和聲像數(shù)字檔案模塊。目前，仍有很多科研院所未建立數(shù)字檔案室，導(dǎo)致聲像數(shù)字資源未能掛接到檔案系統(tǒng)信息化便捷查借閱，阻礙了基建聲像檔案后續(xù)價值的實現(xiàn)。

五、科研機構(gòu)基建聲像的改進策略

（一）建立健全科研機構(gòu)基建聲像檔案質(zhì)量和管理制度。首先，科研機構(gòu)應(yīng)建立健全基建聲像檔案的質(zhì)量管理制度，需要界定適合長期保存的聲像檔案范圍和存儲格式，明確不屬于保存格式的聲像檔案需要轉(zhuǎn)換格式。其次，聲像檔案的拍攝質(zhì)量需要進行規(guī)定，如拍攝角度、清晰度、容量等因素。再次，要明確歸檔流程的環(huán)節(jié)，以及明確每個基建項目聲像檔案歸檔的時間節(jié)點。最后，要明確基建聲像檔案的獎懲舉措，同時成立兼職聲像檔案員隊伍。將基建聲像檔案的歸檔情況納入兼職聲像檔案員的年度考核中。對積極完成基建聲像檔案移交歸檔的兼職檔案員予以獎勵，對未完成聲像檔案工作的兼職檔案員予以懲罰。通過一系列的獎懲舉措強化人員重視歸檔的意識，確?；曄駲n案能夠及時移交、規(guī)范歸檔以及長期保存。

（二）加強對基建聲像檔案的培訓(xùn)和檢查?？蒲袡C構(gòu)綜合檔案室要加強對基建聲像檔案移交歸檔的培訓(xùn)。主要包括兩個方面：基建項目立項聲像檔案培訓(xùn)和定期基建聲像檔案培訓(xùn)。

對于基建項目檔案培訓(xùn)而言，綜合檔案室應(yīng)該在基建項目立項時就及時介入基建項目的管理。綜合檔案室應(yīng)根據(jù)不同基建項目開展個性化的檔案培訓(xùn)，向基建管理部門、施工等部門宣貫包括基建聲像檔案在內(nèi)的采集、歸檔步驟及原則。同時，聲像檔案具有過時不補的特性，綜合檔案室也要加強對基建聲像檔案過程的檢查。對于包括基建聲像檔案整理不規(guī)范的人員，綜合檔案室需要對該部分責(zé)任人及所屬部門負責(zé)人發(fā)送《基建檔案整改通知單》，列出需要整改的事項及限期整改時間，跟蹤直至整改完成。

對于定期基建聲像檔案培訓(xùn)而言，側(cè)重點主要是培訓(xùn)基建管理人員及基建兼職檔案員的歸檔意識基本歸檔知識。兼職檔案員相較于專職檔案員而言，其流動性比較大。因此，科研機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立常態(tài)化、定期基建檔案培訓(xùn)機制，幫助基建管理人員及基建兼職檔案員養(yǎng)成包括聲像檔案在內(nèi)的基建檔案建檔和移交意識，規(guī)范基建聲像檔案的整理。

（三）配備聲像檔案的軟硬件設(shè)施，確保聲像檔案的長期保存。對于聲像數(shù)字檔案的長期保存，需要配備一系列軟硬件設(shè)施。首先，在移交環(huán)節(jié)，需要專業(yè)的檢測設(shè)備，對數(shù)字聲像檔案進行演示或檢測，確保移交的聲像檔案圖像、聲音清楚，載體材料沒有磨損、外觀沒有劃傷，內(nèi)容準確完整。其次，需要配備聲像數(shù)字資源長期保存的防磁柜等存放設(shè)備，并進行備份來確保聲像數(shù)字檔案的安全。同時，制定聲像數(shù)字檔案定期巡檢制度，保障聲像數(shù)字檔案的安全可用。最后，對于移交歸檔的聲像數(shù)字資源，可依托數(shù)字檔案系統(tǒng)建立聲像數(shù)字資源庫，不僅方便科研機構(gòu)職工的在線查閱，也為聲像數(shù)字資源的后續(xù)利用提供新的方案。對于聲像紙質(zhì)照片，則需要將其單獨放置在相應(yīng)的檔案架上，保證干燥、整潔，并定期檢查確保其狀態(tài)良好。對于破損的紙質(zhì)聲像檔案則需要及時修復(fù)。

（四）要注重基建聲像檔案的編研工作。基建聲像檔案對科研機構(gòu)檔案編研工作起到了重要作用，可以幫助研究所進行一系列的宣傳工作，對提升研究所影響力起到了積極的正面效應(yīng)。要想充分發(fā)揮基建聲像檔案的編研作用，科研機構(gòu)可以利用基建項目聲像檔案結(jié)合特定節(jié)日進行宣傳。如在“國際檔案日”、研究所周年慶等節(jié)點制作，反映科研機構(gòu)外貌變遷展示，利用聲像檔案直觀的特性進行展覽。也可以結(jié)合檔案編研工作制作微視頻等新時代宣傳方式積極宣傳。

六、結(jié)語

對于科研機構(gòu)基建聲像檔案而言，需要進一步強化基建聲像檔案相關(guān)負責(zé)人的重視程度，做好基建聲像檔案的全生命周期管理。同時，要做好新時期城建聲像檔案管理體系的構(gòu)建，采用數(shù)字化管理以及數(shù)字化利用等一系列的方法。讓基建聲像檔案在科研機構(gòu)的發(fā)展建設(shè)中持續(xù)發(fā)揮重要作用。