信息化時(shí)代財(cái)務(wù)共享管理效率提升策略探討

杜鵬 河北建投智慧財(cái)務(wù)服務(wù)有限公司

引言

財(cái)務(wù)共享管理能為新型財(cái)務(wù)管理模式提供重要支撐，引領(lǐng)財(cái)務(wù)共享中心擁有完善的組織人力結(jié)構(gòu)，進(jìn)而充分展現(xiàn)財(cái)務(wù)共享管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展階段的實(shí)踐作用，在控本的同時(shí)達(dá)成高效管理目標(biāo)。據(jù)此，在推行財(cái)務(wù)共享管理模式時(shí)，應(yīng)結(jié)合新時(shí)代發(fā)展特征進(jìn)行有序改進(jìn)，便于財(cái)務(wù)共享管理強(qiáng)化內(nèi)控效力，促進(jìn)企業(yè)壯大發(fā)展，符合企業(yè)改革創(chuàng)新實(shí)踐要求。

一、信息化時(shí)代財(cái)務(wù)共享管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）踐行提質(zhì)增效

財(cái)務(wù)共享管理實(shí)則是以統(tǒng)籌管理思想對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)施有效管理，通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的合理梳理確定改進(jìn)方向，進(jìn)而按照新標(biāo)準(zhǔn)獲取更大的財(cái)務(wù)管理效果。隨著財(cái)務(wù)共享管理工作內(nèi)容的落實(shí)，財(cái)務(wù)共享管理效率及其管理有效性，都能在改進(jìn)過程中得以優(yōu)化，無論是業(yè)務(wù)程序合規(guī)性，還是財(cái)務(wù)管理模式創(chuàng)新性，都將助力財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)獲得更高效的管理成果，而且也能隨時(shí)去除多余工作步驟，加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整合處理，由此踐行提質(zhì)增效的改革目標(biāo)。

（二）嚴(yán)控財(cái)務(wù)成本

基于信息化時(shí)代，在推行財(cái)務(wù)共享管理方法時(shí)，往往需要設(shè)立共享服務(wù)中心，而經(jīng)過財(cái)務(wù)共享管理，能夠針對(duì)財(cái)務(wù)員、業(yè)務(wù)員月均憑證處理數(shù)量以及處理費(fèi)用等指標(biāo)進(jìn)行客觀衡量，并從中剔除非必要中間管理層以及閑置人員，以此達(dá)到節(jié)約成本的目標(biāo)。

（三）加速信息共享

在財(cái)務(wù)共享管理背景下，通常能夠形成信息共享?xiàng)l件，且隨著財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在多部門中的共享和傳遞，可以為各部門快速提供有用數(shù)據(jù)，保持各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的有序開展，以免因信息壁壘、信息滯后，耽誤正常的業(yè)務(wù)進(jìn)度。而且為了支撐財(cái)務(wù)共享管理，還需引進(jìn)信息系統(tǒng)，致使在系統(tǒng)信息共享中，促使財(cái)務(wù)共享水平得以提高，最終促進(jìn)信息共享速度的提高。最關(guān)鍵的財(cái)務(wù)共享管理還能突破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的局限性，在業(yè)財(cái)融合政策導(dǎo)向下，引領(lǐng)財(cái)務(wù)人員從會(huì)計(jì)核算中脫離出來，致使決策層領(lǐng)導(dǎo)能獲取優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，便于出具更可靠的企業(yè)決策。鑒于此，財(cái)務(wù)共享管理在企業(yè)發(fā)展中意義重大[1]。

二、信息化時(shí)代財(cái)務(wù)共享管理常見低效動(dòng)因

在信息化時(shí)代背景下，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享管理工作成果進(jìn)行分析，能夠發(fā)現(xiàn)目前財(cái)務(wù)共享管理效率偏低，未能滿足企業(yè)實(shí)際運(yùn)作需求。為了提高財(cái)務(wù)共享管理效率，應(yīng)當(dāng)對(duì)其低效動(dòng)因進(jìn)行客觀總結(jié)，具體包含以下幾個(gè)方面：

（1）財(cái)務(wù)信息失真。新時(shí)代的到來，造成我國(guó)處于嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型狀態(tài)，為了增強(qiáng)時(shí)代適應(yīng)性，常在企業(yè)管理中引入新技術(shù)以及新模式。但在財(cái)務(wù)共享管理過程中獲取的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，其真實(shí)性仍有待考量，尤其是上傳到系統(tǒng)平臺(tái)上的數(shù)據(jù)，其真實(shí)性會(huì)影響財(cái)務(wù)共享建設(shè)成果。對(duì)此，理應(yīng)提出有效對(duì)策應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真風(fēng)險(xiǎn)。

（2）內(nèi)控管理不到位。按照上述所言，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不真實(shí)，還與內(nèi)控管理成效有關(guān)，一方面，財(cái)務(wù)共享管理程序缺少規(guī)范性，致使對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的監(jiān)督以及財(cái)務(wù)共享模式的管理很難達(dá)到預(yù)期效果。另一方面，在實(shí)際管理中未能出具與之對(duì)應(yīng)的約束性文件，長(zhǎng)此以往將削弱財(cái)務(wù)共享管理效能[2]。

（3）人員職能單一。信息化時(shí)代下，雖然已經(jīng)有許多企業(yè)開始采用財(cái)務(wù)共享管理模式，但在財(cái)務(wù)職能設(shè)定上，依然傾向于會(huì)計(jì)核算，且部分財(cái)務(wù)人員未在財(cái)務(wù)共享管理工作中履行管理監(jiān)督職能，致使財(cái)務(wù)共享管理效率遲遲得不到提高。此外，在財(cái)務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)技能培養(yǎng)方面，多以非對(duì)口專業(yè)人才為主，無形中加大了培養(yǎng)難度，作為實(shí)施財(cái)務(wù)共享職責(zé)的具體人員，理應(yīng)在崗位職能上進(jìn)行拓展，以此符合財(cái)務(wù)共享推行要求。

（4）缺乏共享?xiàng)l件。管理者在財(cái)務(wù)共享模式導(dǎo)向下，需要得到信息技術(shù)以及其他基礎(chǔ)設(shè)施的支撐。而當(dāng)前部分企業(yè)僅單一的引進(jìn)信息系統(tǒng)，未能配置財(cái)務(wù)共享中心或是組建與之對(duì)應(yīng)的人才團(tuán)隊(duì)，促使財(cái)務(wù)共享管理呈現(xiàn)低效趨勢(shì)。

（5）流程管控不充分。當(dāng)下按照業(yè)務(wù)程序確定的業(yè)務(wù)流程，多以部門為實(shí)施主體，不但沒有考慮業(yè)務(wù)重復(fù)性，而且也忽視了業(yè)務(wù)流程有力監(jiān)督。如賬目核算中若進(jìn)入結(jié)賬環(huán)節(jié)時(shí)，出現(xiàn)賬目錯(cuò)誤或是其它問題，將直接損耗前幾項(xiàng)步驟的時(shí)間成本，并耽誤業(yè)務(wù)進(jìn)度。究其根本，多因流程內(nèi)控監(jiān)督不充分。面對(duì)上述多項(xiàng)動(dòng)因，需要提出改進(jìn)措施，由此提高財(cái)務(wù)共享管理效率，打造良好的財(cái)務(wù)共享環(huán)境。

三、信息化時(shí)代財(cái)務(wù)共享管理效率提升策略

（一）完善信息披露制度

在信息化時(shí)代下，財(cái)務(wù)共享管理工作效率的有效提升，務(wù)必保證傳輸過程中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)足夠真實(shí)，否則必然影響業(yè)務(wù)秩序。其中維護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)性，最有效的措施即為完善信息披露制度，借此提高管理效率。無論是財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部還是管理部、子公司財(cái)務(wù)分部等職能部門，在上傳財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，都要參照制度標(biāo)準(zhǔn)確定財(cái)務(wù)信息可靠性。通常情況下，在信息披露制度中需要涵蓋財(cái)務(wù)報(bào)表編制模板、財(cái)務(wù)報(bào)告出具辦法等相關(guān)內(nèi)容，便于上傳的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可作為財(cái)務(wù)共享管理決策的重要依據(jù)。

以財(cái)務(wù)報(bào)告披露制度為例，其中可至少包括財(cái)務(wù)報(bào)告編制、信息披露職責(zé)、編制準(zhǔn)則、編制控制、報(bào)告報(bào)送與披露規(guī)定、財(cái)務(wù)分析評(píng)價(jià)程序等多項(xiàng)要?jiǎng)t。在制度設(shè)定中越細(xì)致，且信息披露準(zhǔn)確度就會(huì)越高。比如在確定財(cái)務(wù)報(bào)告披露職責(zé)部分，董事會(huì)職責(zé)范圍以報(bào)告書面意見確認(rèn)簽字、報(bào)告報(bào)送審批、會(huì)計(jì)政策變更為主，而監(jiān)事會(huì)主要披露責(zé)任為財(cái)務(wù)報(bào)告編制報(bào)送與發(fā)表審核意見。至于企業(yè)負(fù)責(zé)人則為會(huì)計(jì)法律法規(guī)執(zhí)行與財(cái)務(wù)報(bào)告簽署職責(zé)。企業(yè)中的財(cái)務(wù)部經(jīng)理等其他負(fù)責(zé)人，披露職責(zé)集中在會(huì)計(jì)變更方案、會(huì)計(jì)政策審核擬定、財(cái)務(wù)報(bào)告編制與報(bào)送多個(gè)方面，至于與財(cái)務(wù)共享存在直屬關(guān)系的財(cái)務(wù)共享中心，職責(zé)范圍在會(huì)計(jì)政策擬定、變更與財(cái)務(wù)報(bào)告合并、分析、財(cái)務(wù)核算報(bào)表出具、財(cái)務(wù)核算審核等。經(jīng)過對(duì)信息披露制度內(nèi)容的細(xì)化處理，能夠督促財(cái)務(wù)共享管理者主動(dòng)遵照制度要求履行各自職責(zé)，保證在報(bào)表報(bào)告編制等諸多財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)事項(xiàng)上，都能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)傳遞。據(jù)此，信息披露制度的完善處理，是達(dá)成財(cái)務(wù)共享管理提效目標(biāo)的首要前提。

（二）注重財(cái)務(wù)內(nèi)控監(jiān)督

對(duì)于以機(jī)械設(shè)備銷售、信息技術(shù)咨詢服務(wù)、軟件開發(fā)為主營(yíng)業(yè)務(wù)的企業(yè)而言，在財(cái)務(wù)共享模式推進(jìn)階段，還應(yīng)當(dāng)從內(nèi)控監(jiān)督管理層面提高管理效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)效益水平的有效改善。實(shí)際上，財(cái)務(wù)共享模式并非單純實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳輸分享，還要通過高效管理應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，促使在數(shù)據(jù)提取與利用中及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理中的不足之處，并提出對(duì)應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，進(jìn)而在管理者履行財(cái)務(wù)內(nèi)控監(jiān)督職責(zé)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)防范效果。一方面，管理者應(yīng)當(dāng)建立財(cái)務(wù)共享監(jiān)督機(jī)制。另一方面，管理者需要提高內(nèi)控水準(zhǔn)，無論是財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的操作行為還是財(cái)務(wù)核算以及文件報(bào)表編制過程，都要得到管理者的有力干預(yù)，以便突顯內(nèi)控管理職能。

結(jié)合學(xué)者朱桂田[3]等人的研究成果，在提效過程中，關(guān)于財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，管理者還要事先確定好各財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)的使用權(quán)限，避免因內(nèi)部人員誤操作或外部黑客攻擊，引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)事件。而且也要出具財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，借此增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)變能力。具體可以參照“會(huì)計(jì)法”，圍繞企業(yè)財(cái)務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，設(shè)定“風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)——衡量與預(yù)判風(fēng)險(xiǎn)中降低風(fēng)險(xiǎn)”、組建“財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)委員會(huì)——總會(huì)計(jì)師+部門負(fù)責(zé)人”、對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類——壞賬風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)糾紛風(fēng)險(xiǎn)、客戶延緩支付風(fēng)險(xiǎn)等，這些都應(yīng)當(dāng)納入應(yīng)急預(yù)案中。隨著對(duì)財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)的合理控制，即可提升內(nèi)控監(jiān)督有效性，從根本上促進(jìn)財(cái)務(wù)共享高效管理。

（三）強(qiáng)化崗位職能培養(yǎng)

信息化時(shí)代造就了財(cái)務(wù)共享模式的穩(wěn)步推進(jìn)，而財(cái)務(wù)共享管理效率的提升則需要精細(xì)化呈現(xiàn)崗位職能范圍，在清晰的職能標(biāo)準(zhǔn)下，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)人員以及財(cái)務(wù)管理者的實(shí)踐價(jià)值。

1.財(cái)務(wù)憑證高效處理

在財(cái)務(wù)共享模式下建立的財(cái)務(wù)共享中心，有關(guān)人員在各自的工作崗位中，需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)信息的精準(zhǔn)核實(shí)，包括對(duì)財(cái)務(wù)審核職能進(jìn)行細(xì)分，以初審聯(lián)合復(fù)審方式，增加財(cái)務(wù)審核結(jié)果的可靠性，也能從中清理錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。另外，也要積極組織財(cái)務(wù)共享中心成員對(duì)財(cái)務(wù)憑證處理流程簡(jiǎn)化技巧、分工處理步驟等相關(guān)知識(shí)進(jìn)行深度學(xué)習(xí)。為了深化財(cái)務(wù)職能，加深財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)工作的了解，也可以實(shí)施換崗舉措，引領(lǐng)財(cái)務(wù)人員前往業(yè)務(wù)部門參加交流會(huì)，使之在新崗位中學(xué)會(huì)包容業(yè)務(wù)員工作內(nèi)容，自此在轉(zhuǎn)崗中培養(yǎng)財(cái)務(wù)共享中心人員的協(xié)作力。為了縮減煩瑣的財(cái)務(wù)共享管理流程，還可以在信息技術(shù)支撐下，將傳統(tǒng)紙質(zhì)打印報(bào)表轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)傳輸形式。通過對(duì)財(cái)務(wù)憑證處理步驟的全面學(xué)習(xí)，有利于提高憑證處理效率，便于在提速中提高整體管理效率[4]。

2.提升業(yè)務(wù)技能素養(yǎng)

財(cái)務(wù)共享中心的建立往往需要從財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門調(diào)取優(yōu)質(zhì)人資力量。而人才合理培養(yǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人才潛能的深度挖掘，使之適應(yīng)新時(shí)代的工作環(huán)境。此時(shí)，對(duì)于新組建的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)，需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)素養(yǎng)與職業(yè)技能的全方位培養(yǎng)。而且也要從傳統(tǒng)的職能型組織培養(yǎng)方法方面，逐漸向賦能型組織培養(yǎng)轉(zhuǎn)化，保證財(cái)務(wù)共享管理擁有更深層次的發(fā)展成果。

例如在2018年某旅游職業(yè)學(xué)院同正保網(wǎng)建立財(cái)務(wù)共享關(guān)系，建立正保財(cái)務(wù)云共享中心，堅(jiān)守賬目真實(shí)性，聯(lián)合校企合作模式，確保財(cái)務(wù)共享中心獲得持久性的專業(yè)人才保障。同時(shí)，還專門為儲(chǔ)備人才提供實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)培訓(xùn)，其中僅在2019年9月份就曾有 349 名企業(yè)儲(chǔ)備人才參與此次培訓(xùn)，合計(jì)完成 280 套稅務(wù)處理任務(wù)，賬目精準(zhǔn)核對(duì)，鍛煉參訓(xùn)者的實(shí)操能力。同時(shí)，在培訓(xùn)中還側(cè)重于理論與實(shí)踐的結(jié)合，便于參訓(xùn)者經(jīng)過培養(yǎng)后具備突出的問題解決能力，此類人才納入企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心，必然可以獲得更高的管理效率。所以，人才培養(yǎng)亦是財(cái)務(wù)共享管理效率提升的重要途徑。

（四）優(yōu)選信息共享平臺(tái)

信息化時(shí)代下，各種高新技術(shù)、優(yōu)質(zhì)平臺(tái)的出現(xiàn)，往往能夠?yàn)樨?cái)務(wù)共享模式的推行創(chuàng)造最佳條件。而在提高財(cái)務(wù)共享管理效率期間，要想獲得理想化管理效率，還需要選擇適合的信息共享平臺(tái)，便于財(cái)務(wù)共享模式能在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸、財(cái)務(wù)報(bào)表共享以及財(cái)務(wù)報(bào)告聯(lián)合編制中具備完善的共享載體。所謂的信息共享平臺(tái)，除了需要建立財(cái)務(wù)共享中心外，也要選擇與企業(yè)財(cái)務(wù)管理性質(zhì)相一致的財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)[5]。

目前，在市面上較為常見的系統(tǒng)軟件有泛微、分貝通、元年等。此次研究以適用范圍廣泛的泛微軟件為例予以闡述，此軟件系統(tǒng)中設(shè)有前端門戶中心、中臺(tái)應(yīng)用中心、后臺(tái)引擎中心等三大模塊，其中涵蓋的門戶類型多樣，包括專家財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)績(jī)效、報(bào)賬業(yè)財(cái)?shù)炔糠?，而且在此系統(tǒng)運(yùn)行中，可以為采購(gòu)部、業(yè)務(wù)部、銷售部等多部門提供專屬信息共享渠道，經(jīng)過對(duì)項(xiàng)目資金、固定資產(chǎn)、采購(gòu)成本等綜合數(shù)據(jù)的有效整合，促使管理者能直觀地在系統(tǒng)界面動(dòng)態(tài)知曉財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)變化規(guī)律，加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享正確決策的順利提出。此平臺(tái)軟件的合理運(yùn)用，可以在信息化場(chǎng)景中加速財(cái)務(wù)共享管理，由此達(dá)成既定目標(biāo)，為財(cái)務(wù)共享給予可靠保障。

（五）規(guī)范財(cái)務(wù)共享流程

作為以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)模式，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中，還要針對(duì)具體流程提出規(guī)范化要求，便于在標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)共享程序中提高管理效率。

其一，提升財(cái)務(wù)共享內(nèi)容規(guī)范性，在管理者參與某項(xiàng)財(cái)務(wù)共享工作時(shí)，需要協(xié)助財(cái)務(wù)人員有序完成財(cái)務(wù)共享任務(wù)。以機(jī)械設(shè)備銷售業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)共享事項(xiàng)為例，要求管理者先期確定客戶訂單信息，按照標(biāo)準(zhǔn)支付比例回收定金，統(tǒng)計(jì)好各支付款項(xiàng)的準(zhǔn)確度，之后在產(chǎn)品質(zhì)檢合格后將其順利郵寄給客戶，客戶檢測(cè)無誤后，在合同規(guī)定期限內(nèi)收取尾款，并做好記錄，最后整合財(cái)務(wù)報(bào)表，由此在管理中杜絕壞賬現(xiàn)象。

其二，注重財(cái)務(wù)共享平臺(tái)規(guī)范化操作，管理者在財(cái)務(wù)人員使用財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)時(shí)，對(duì)于系統(tǒng)功能的了解以及操作順序的確認(rèn)，都要一一進(jìn)行指導(dǎo)，繼而在實(shí)踐操作中，為財(cái)務(wù)共享管理效率的提高提供指引。

結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代下財(cái)務(wù)共享管理具有較為深刻的現(xiàn)實(shí)意義，為了進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)共享管理效率，需要立足于現(xiàn)有低效管理成因，從信息披露制度、財(cái)務(wù)內(nèi)控監(jiān)督、崗位職能培養(yǎng)、信息共享平臺(tái)、財(cái)務(wù)共享流程等方面著手，以期在財(cái)務(wù)共享管理的優(yōu)化過程中，改善財(cái)務(wù)共享管理現(xiàn)狀，使之朝著標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化方向不斷轉(zhuǎn)變，繼而夯實(shí)企業(yè)財(cái)務(wù)信息共享傳輸基礎(chǔ)。