ERP系統(tǒng)下企業(yè)全面預(yù)算體系的構(gòu)建探討

丁宣譯 程芯儀 鄧 婭

一、以ERP系統(tǒng)搭建企業(yè)全面預(yù)算體系的價值

1.利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)

通過發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用價值，企業(yè)全面預(yù)算能夠較為精確地捕捉到生產(chǎn)經(jīng)營內(nèi)的全部活動，幫助公司資源進(jìn)行配置，進(jìn)而提高生產(chǎn)經(jīng)營活動效益和財務(wù)工作質(zhì)量。與此同時，通過總結(jié)、數(shù)據(jù)分析，為公司降低成本、改善生產(chǎn)工藝、進(jìn)行費(fèi)用決策奠定了穩(wěn)固的基石，最終也更利于輔助企業(yè)實(shí)現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)的共享

以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)所展開的企業(yè)全面預(yù)算，可以促使各個部門之間借由互聯(lián)網(wǎng)平臺實(shí)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的信息資源共享，同時，也有助于提高公司財會組織效率，并輔助公司財務(wù)部門獲取在生產(chǎn)運(yùn)營部門間所產(chǎn)生的信息資源，從而減少了在公司內(nèi)各部門間由于數(shù)據(jù)問題所產(chǎn)生的矛盾情況。此外，在減輕公司內(nèi)部各部門查閱數(shù)據(jù)、提供資訊的工作量方面也將產(chǎn)生有效的輔助效果，更利于提高公司運(yùn)營管理水平。

3.提供全面預(yù)算管理數(shù)據(jù)

通過ERP軟件系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)公司的全面預(yù)算，而在此過程中，一切由公司經(jīng)營業(yè)務(wù)所形成的財務(wù)數(shù)據(jù)都會被及時存入公司計(jì)算機(jī)中，特別是一些償債能力指標(biāo)、財務(wù)預(yù)警指標(biāo)以及資本流轉(zhuǎn)狀況指標(biāo)等，都能夠直接通過ERP軟件系統(tǒng)進(jìn)行核算。因此，在公司全面計(jì)劃管理中，ERP管理系統(tǒng)的運(yùn)用可以給公司帶來更為精準(zhǔn)的財務(wù)數(shù)據(jù)，通過把計(jì)劃管理與財務(wù)核算有效融合到一起，也利于進(jìn)一步提升企業(yè)的管理效率。

二、應(yīng)用ERP系統(tǒng)展開企業(yè)全面預(yù)算的可行性

1.充分保障數(shù)據(jù)的正確性

以ERP系統(tǒng)為載體建立起全面的分析機(jī)制，對企業(yè)內(nèi)部各部門、員工在費(fèi)用預(yù)算、成本預(yù)算執(zhí)行中存在的差異提出改進(jìn)意見，并進(jìn)行匯總與分析。接下來，將數(shù)據(jù)信息提交至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，完成匯報之后，結(jié)合實(shí)際問題提出整改意見，進(jìn)而保證企業(yè)在全面預(yù)算環(huán)境中、結(jié)合實(shí)際情況展開預(yù)算控制，針對差異修改預(yù)算指標(biāo)。在這樣的過程中，將為企業(yè)管理層提供更加可靠、及時的數(shù)據(jù)來源，充分保障數(shù)據(jù)的正確性。

2.提高企業(yè)全面預(yù)算水平

通過運(yùn)用ERP系統(tǒng)收集到的數(shù)據(jù)將為企業(yè)全面預(yù)算提供最為核心的數(shù)據(jù)支持，并且，針對企業(yè)資金情況、生產(chǎn)情況展開實(shí)時監(jiān)控，確保企業(yè)全面預(yù)算工作執(zhí)行到位，并進(jìn)一步提升企業(yè)全面預(yù)算水平，最終輔助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)。

3.確保數(shù)據(jù)的及時性要求

在傳統(tǒng)全面預(yù)算模式中，有關(guān)人員必須定時獲取各部分生產(chǎn)運(yùn)營數(shù)據(jù)，以便為以后制定計(jì)劃指標(biāo)建立下良好的基準(zhǔn)。不過，此種模式也會給公司計(jì)劃管理人員造成一些工作壓力，公司內(nèi)各部門也會由于工作量等各種因素帶來錯數(shù)據(jù)甚至假數(shù)據(jù)，因此，導(dǎo)致全面預(yù)算失去其原有的科學(xué)性。針對此種問題，便可借由ERP系統(tǒng)予以解決，通過發(fā)揮出數(shù)據(jù)的實(shí)時性特點(diǎn)，滿足全面預(yù)算中對數(shù)據(jù)及時性的要求，各部門也可以及時接收所需數(shù)據(jù)。與此同時，因?yàn)镋RP系統(tǒng)本身便有著非常嚴(yán)格的審核制度和審批流程，因此，更能保證企業(yè)中各部門所生成數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性問題，以此為基礎(chǔ)，自然能夠?yàn)槿骖A(yù)算提供準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)支持。

4.利于增加企業(yè)預(yù)算管理目標(biāo)的實(shí)操性

通過運(yùn)用ERP系統(tǒng)可以有效打破處于企業(yè)之間存在的壁壘，并且進(jìn)一步落實(shí)資源數(shù)據(jù)的共享目標(biāo)，以此為基底，自然可以為企業(yè)的統(tǒng)一管理奠定下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為制定后期發(fā)展戰(zhàn)略也將做出有效的輔助作用。與此同時，在全面預(yù)算過程中極易產(chǎn)生的信息失衡現(xiàn)象，這一現(xiàn)象也可借由ERP系統(tǒng)得到有效解決，進(jìn)一步增加企業(yè)預(yù)算管理目標(biāo)的實(shí)操性，為維護(hù)好企業(yè)和企業(yè)內(nèi)部之間的良好關(guān)系做出促進(jìn)作用。

5.利于促進(jìn)企業(yè)構(gòu)建統(tǒng)一扶持平臺

在分析預(yù)算模塊的過程中需要以會計(jì)預(yù)算模塊作為主要數(shù)據(jù)支持，處于權(quán)責(zé)分配方面要引入HR模塊部門和相關(guān)人員的檔案，并且利用權(quán)責(zé)發(fā)生制對成本、收入和多方面的費(fèi)用展開編制處理。在企業(yè)當(dāng)中，無論是任何一個環(huán)節(jié)和部門都應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起統(tǒng)一的資金管理財務(wù)會計(jì)相關(guān)制度，進(jìn)而借由基礎(chǔ)性的扶持平臺與財務(wù)系統(tǒng)的核算、預(yù)算融合在一起，最終獲得良好的預(yù)算成效。因此，可以這樣說，以ERP系統(tǒng)為載體所構(gòu)建的全面預(yù)算體系將為企業(yè)實(shí)施各項(xiàng)活動作出寶貴的奠基作用，這一點(diǎn)優(yōu)勢是不容忽視的。

三、企業(yè)全面預(yù)算體系的構(gòu)建難點(diǎn)

1.子系統(tǒng)的整合問題

在企業(yè)當(dāng)中，全面預(yù)算體系的構(gòu)建通常被理解為是企業(yè)財務(wù)資金的管理工具，但是，同時也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，企業(yè)的運(yùn)營是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有確保企業(yè)在此過程中，將戰(zhàn)略規(guī)劃、管理控制、組織架構(gòu)、考核激勵等一系列子系統(tǒng)聯(lián)系在一起，呈現(xiàn)出協(xié)調(diào)共享的狀態(tài)，才能確保企業(yè)價值呈現(xiàn)出最大化的良好局面。因此，從這方面來看，企業(yè)全面預(yù)算體系的構(gòu)建將會產(chǎn)生一定困難，如何將其與ERP系統(tǒng)整合在一起、進(jìn)一步增加其執(zhí)行性，這一問題是需要得到重點(diǎn)關(guān)注的。

2.子系統(tǒng)的控制問題

在企業(yè)當(dāng)中內(nèi)部管理系統(tǒng)里，既強(qiáng)調(diào)著流程的管理，更重視多種量化指標(biāo)的管理，尤其是容易為財務(wù)狀況帶來巨大影響的一些指標(biāo)更需要加強(qiáng)重視。因此，在執(zhí)行全面預(yù)算過程中，必須要能夠切實(shí)達(dá)到這一要求，基于ERP系統(tǒng)所展開的全面預(yù)算體系構(gòu)建工作，需要采用一些方法控制ERP系統(tǒng)中各子系統(tǒng)的預(yù)算項(xiàng)目，并提供與其相對應(yīng)的預(yù)算控制報告，供企業(yè)管理層和各部門結(jié)合預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行結(jié)果、展開差異化分析。在這一過程中，如何處理好子系統(tǒng)的控制問題將成為構(gòu)建全面預(yù)算體系的與另外一個難點(diǎn)，這也直接影響到全面預(yù)算體系的構(gòu)建效果，因此，需要堅(jiān)持把握好ERP系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用方向做好子系統(tǒng)的控制工作。

3.預(yù)算工作量的問題

關(guān)于預(yù)算工作量的問題，在傳統(tǒng)企業(yè)全面預(yù)算活動當(dāng)中，基本是由手工方式完成預(yù)算的，因此，在進(jìn)行預(yù)算工作時需要耗費(fèi)極多的時間和精力，這時，企業(yè)很難及時完成質(zhì)量的全面預(yù)算工作。并且，針對不同預(yù)算支出、編制預(yù)算計(jì)劃的方法也是有所差異的，此時，部分預(yù)算主體存在著一定的編制滯后現(xiàn)象，將非常容易增加財務(wù)們在整理數(shù)據(jù)時的難度。在預(yù)算編制過程中出現(xiàn)問題也需要消耗極多時間去予以整理，這樣的情況非常容易影響事前計(jì)劃，導(dǎo)致既定的目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)，也就很難憑借著高質(zhì)量的預(yù)算管理工作去控制企業(yè)的日常業(yè)務(wù)、發(fā)揮出其原有職能。

4.預(yù)算調(diào)整力度的問題

傳統(tǒng)預(yù)算過程中，以手工預(yù)算的方式進(jìn)行預(yù)算會非常容易受到人為因素的影響，并且，全面預(yù)算工作中也有著調(diào)整方面的隨機(jī)性，考慮到預(yù)算主體不同，很難準(zhǔn)確的控制預(yù)算調(diào)整方向。在企業(yè)處理日常業(yè)務(wù)時，日常預(yù)算和預(yù)算計(jì)劃的需求呈現(xiàn)出極大的差距，在調(diào)整預(yù)算計(jì)劃可以充分發(fā)揮全面預(yù)算作用方面存在錯誤認(rèn)知，這也將使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益因此而受到影響。

5.內(nèi)部控制方面的問題

在企業(yè)當(dāng)中，預(yù)算編制將成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)目標(biāo)的重要途徑，而以傳統(tǒng)預(yù)算模式所影響運(yùn)算審批流程中涵括著極多空白點(diǎn)和薄弱點(diǎn)，例如，在傳統(tǒng)審批流程當(dāng)中缺乏足夠的嚴(yán)謹(jǐn)性，因此，在預(yù)算管理方面也就非常容易出現(xiàn)內(nèi)部控制上的風(fēng)險問題。

四、ERP系統(tǒng)下企業(yè)全面預(yù)算體系的構(gòu)建條件

第一，執(zhí)行信息化的管理路徑、制定明確戰(zhàn)略目標(biāo)，并且，始終堅(jiān)持朝著正確戰(zhàn)略方向所執(zhí)行運(yùn)營管理活動，這是以ERP軟件構(gòu)建全面預(yù)算體系的重要依據(jù)和堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

第二，關(guān)于ERP軟件的建設(shè)與應(yīng)用，將為企業(yè)信息化全面預(yù)算帶來技術(shù)方面的保障和支撐，因此，企業(yè)一定要融合信息時代的獨(dú)特性，以信息化為主導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對物流、協(xié)調(diào)信息流對資金流的有效調(diào)控，從而借由信息化運(yùn)營模式獲得良好的全面預(yù)算管理效果。

第三，關(guān)于基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)備要全面、準(zhǔn)確，盡可能地確保歷史資料的齊全性。

第四，構(gòu)建高效預(yù)算管理組織，并且配置科學(xué)、合理的管理制度，以此作為企業(yè)展開全面預(yù)算的主要依據(jù)。

第五，企業(yè)管理層需要帶頭執(zhí)行預(yù)算管理制度，發(fā)揮其領(lǐng)導(dǎo)作用，確保將各類預(yù)算控制在合理范圍內(nèi)，保障預(yù)算的可控性并落實(shí)企業(yè)內(nèi)的各項(xiàng)預(yù)算。

五、ERP系統(tǒng)下企業(yè)全面預(yù)算體系的構(gòu)建策略

1.根據(jù)ERP系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境設(shè)定預(yù)算目標(biāo)

通過將公司全面計(jì)劃預(yù)算管理目標(biāo)進(jìn)行分解、滲透至公司內(nèi)各個領(lǐng)域之中，以便于確保公司全面計(jì)劃目標(biāo)能夠順暢落實(shí)，并最終產(chǎn)生較好地實(shí)施成效。同時，公司方面也必須要帶領(lǐng)各個部門明確在公司全面計(jì)劃中的實(shí)際工作，而各部門之間也必須在明確貫徹總體目標(biāo)的同時，嚴(yán)格地根據(jù)全面計(jì)劃目標(biāo)落實(shí)各種工作活動，避免出現(xiàn)問題后，各部門之間推諉責(zé)任，也可有效規(guī)避各部門工作過程中存在的一系列問題，進(jìn)一步保證企業(yè)財務(wù)管理效率。

2.構(gòu)建完善科學(xué)的全面預(yù)算程序

在企業(yè)所展開的全面預(yù)算工作當(dāng)中，預(yù)算調(diào)整是最容易因?yàn)楦鞣N不當(dāng)因素影響而產(chǎn)生漏洞的環(huán)節(jié)。例如，在經(jīng)營管理活動中，企業(yè)會因?yàn)樵牧蟽r格上漲，或者是出臺稅收政策等一系列無法預(yù)見因素所帶來的影響，導(dǎo)致企業(yè)在上半年因?yàn)橛绊懸蛩貫楫a(chǎn)生變化條件下所設(shè)置的預(yù)算指標(biāo)遭遇一定影響。此時，假如企業(yè)未能對預(yù)算展開及時調(diào)整，那么，將會使企業(yè)的預(yù)算工作缺少足夠公平性。因此，處于此種條件之下，企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出ERP軟件實(shí)際價值，以ERP軟件基本功能設(shè)置調(diào)整審批權(quán)限，有效降低調(diào)整預(yù)算指標(biāo)所產(chǎn)生的風(fēng)險系數(shù)，使得企業(yè)全面預(yù)算工作變得更加公平、透明。

3.全面控制企業(yè)內(nèi)部核算

處于傳統(tǒng)的企業(yè)全面核算工作當(dāng)中，假如企業(yè)制定了預(yù)算指標(biāo)后，在考察預(yù)算實(shí)際狀況時，便沒有顧及各種原因?qū)τ?jì)劃實(shí)施成果所容易產(chǎn)生的負(fù)面影響，這時，企業(yè)計(jì)劃的考核就會缺乏公正性。而處于ERP環(huán)境下，公司方面也能夠通過更加人性化的預(yù)算管理與考核制度，根據(jù)某些無法預(yù)測的原因，對預(yù)測結(jié)果所容易產(chǎn)生的誤差做出調(diào)節(jié)，由此使得公司的全面計(jì)劃呈現(xiàn)更為靈活、個性化的特征。

4.堅(jiān)持完善企業(yè)內(nèi)部控制制度

在企業(yè)當(dāng)中，能夠制定出科學(xué)、合理的內(nèi)部控制制度是十分重要的。這也將為全面預(yù)算的順利實(shí)施奠定下良好的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)方面一定要認(rèn)識到內(nèi)部控制制度的制定價值，總的來說，無論是運(yùn)算ERP系統(tǒng)還是制定全面預(yù)算制度和功能，都需要由企業(yè)內(nèi)部工作人員實(shí)施操作，這樣才能充分發(fā)揮出ERP系統(tǒng)和全面預(yù)算工作的實(shí)際價值。假如在企業(yè)內(nèi)部所設(shè)計(jì)的崗位并不是十分合理，并且缺少足夠的審批程序，那么，將會使ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算制度呈現(xiàn)出低效狀態(tài)。因此，企業(yè)方面要堅(jiān)持完善內(nèi)部控制制度，確保以科學(xué)、合理的內(nèi)部會計(jì)控制制度作為依據(jù)，規(guī)范公司進(jìn)行的全面預(yù)算管理工作和會計(jì)電算化核算管理工作，切實(shí)防止公司的職工存在危及公司發(fā)展的消極情況。因此，公司方面就可以建立起一種安全系數(shù)更多的防范機(jī)制，在該機(jī)制中，每一位財務(wù)人員均有其獨(dú)立的注冊用戶名和登陸密碼，保證其安全系數(shù)達(dá)到既定的標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，公司也需為財務(wù)人員的電腦設(shè)有網(wǎng)絡(luò)的安全防火墻，以免因財務(wù)人員丟失了賬號，從而對公司財務(wù)造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失和無法挽回的負(fù)面影響，企業(yè)方面也可因此有效避免遭遇網(wǎng)絡(luò)攻擊。

5.充分融合財務(wù)與業(yè)務(wù)預(yù)算

對于ERP系統(tǒng)在全面預(yù)算體系中的應(yīng)用，一定要發(fā)揮出其自身優(yōu)勢，充分融合財務(wù)方面與業(yè)務(wù)方面的預(yù)算，進(jìn)一步確保預(yù)算的分析職能。處于技術(shù)方面，應(yīng)用ERP系統(tǒng)對業(yè)務(wù)預(yù)算和財務(wù)預(yù)算進(jìn)行有效銜接，凸顯出業(yè)務(wù)板塊和財務(wù)板塊在數(shù)據(jù)方面的集成性和共享特點(diǎn)，從而有效實(shí)現(xiàn)財務(wù)預(yù)算和預(yù)約惡預(yù)算的無縫對接，并最終保障預(yù)算效率的持續(xù)性提升。與此同時，需要重點(diǎn)注意的是，ERP系統(tǒng)在預(yù)算分析方面正處于初步發(fā)展的階段，因此，企業(yè)相關(guān)工作人員要重視起信息技術(shù)的輔助作用，以信息技術(shù)豐富預(yù)算分析途徑，并且，運(yùn)用ERP系統(tǒng)當(dāng)中包含的數(shù)據(jù)功能去分析企業(yè)的償債能力、獲利能力等相關(guān)情況，以ERP系統(tǒng)為基底構(gòu)建完善的預(yù)算分析體制，并對其中存在的差異展開逐層精細(xì)化分析，確定出現(xiàn)差異的真正原因，以此為基礎(chǔ)，自然可有效發(fā)揮出預(yù)算輔助決策的基本職能。

6.構(gòu)建完善的獎懲制度

在企業(yè)進(jìn)行發(fā)展運(yùn)營過程中，要想做好企業(yè)全面預(yù)算工作也需要構(gòu)建起一套與之相適應(yīng)且完善的獎懲制度?？偟膩碚f，企業(yè)處于全面預(yù)算過程中，實(shí)現(xiàn)全面目標(biāo)需要依托于相關(guān)制度的輔助，這將為企業(yè)帶來更加理想的經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)方面也應(yīng)當(dāng)在預(yù)算委員會成員方面加強(qiáng)重視，保障企業(yè)全面預(yù)算工作質(zhì)量的同時，對預(yù)算委員會成員予以嘉獎。反之，假如我預(yù)算工作出現(xiàn)問題、缺乏合理性時，也要采取一系列的懲罰措施?？偠灾谄髽I(yè)展開全面預(yù)算工作的過程中，需要各個部門積極參與并協(xié)調(diào)配合，每一名工作人員都要具備較強(qiáng)的責(zé)任感和積極性，這樣才能保障企業(yè)全面預(yù)算工作最終獲得良好的質(zhì)量、為企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)營做出積極的促進(jìn)作用，因此，企業(yè)全面預(yù)算一定要與員工的績效工資掛鉤，針對可以及時完成任務(wù)的員工予以嘉獎，而難以完成任務(wù)的則要采取一定懲罰措施。

要想達(dá)到以上效果、滿足獎懲制度的實(shí)際職能，需要從以下方面出發(fā)構(gòu)建獎懲機(jī)制：首先，針對預(yù)算評估體系的構(gòu)建，其中要涵括著考評指標(biāo)、考評時間、考評結(jié)果等相關(guān)內(nèi)容，并且，在制定過預(yù)算評估體系之后，將相關(guān)制度、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)滲透至企業(yè)內(nèi)各部門之中，確保每一名工作人員都認(rèn)識到這一問題，并且為實(shí)現(xiàn)良好考勤目標(biāo)而在全面預(yù)算工作方面下足功夫；其次，針對考評指標(biāo)的設(shè)計(jì)來說，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注財務(wù)指標(biāo)和非財務(wù)指標(biāo)這方面指標(biāo)內(nèi)容，進(jìn)而保證企業(yè)實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)；最后，要不斷完善獎懲制度，確保做到獎罰分明，并且可以與企業(yè)職工的薪資呈現(xiàn)直接掛鉤關(guān)系，這樣可最大程度地調(diào)動員工的熱情，促使員工積極主動地參與到企業(yè)全面預(yù)算工作當(dāng)中，為構(gòu)建更有價值的全面預(yù)算體系帶來實(shí)質(zhì)性幫助。