基于新《檔案法》視角下國企檔案管理方法創(chuàng)新研究

平頂山天安煤業(yè)股份有限公司朝川礦 喻彩霞

新《檔案法》的出臺為我國國企開展檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向，意味著我國檔案管理工作進入了新的發(fā)展路徑，檔案管理工作必須依法進行，必須保障檔案信息的精準(zhǔn)嚴密，要采取積極優(yōu)化措施防止檔案信息出現(xiàn)泄露。新《檔案法》規(guī)定國企檔案是我國國企資產(chǎn)的重要一環(huán)，國企檔案應(yīng)該以不同的檔案記錄形式，記錄國企的生產(chǎn)經(jīng)營、銷售工作、管理工作等各個工作環(huán)節(jié)，要嚴格保障國企單位相關(guān)信息的完整性和嚴密性。因此，在新形勢下，相關(guān)工作人員必須了解新《檔案法》，并明確新《檔案法》出臺后為國企檔案管理工作帶來的變化，尋找國企檔案管理工作未來的發(fā)展路徑，促進國際檔案管理工作的順利進行。

一、新《檔案法》出臺的解讀

新《檔案法》在2021年1月正式開始實行，要求在企業(yè)內(nèi)部完善檔案管理機制，要在傳統(tǒng)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，繼續(xù)優(yōu)化管理措施，建設(shè)完整的管理體系，明確國企檔案管理工作的歸檔范圍和歸檔類別，進一步豐富國企檔案管理工作的館藏資源。其次，新《檔案法》明確提出國有企業(yè)在開展檔案管理工作中，面臨未來的發(fā)展變化要制定相應(yīng)的發(fā)展策略，要應(yīng)對未來的變化趨勢，積極開展國企檔案管理信息化建設(shè)工作，要擴寬國企檔案管理機構(gòu)的類別，補充檔案管理資料，征集有關(guān)于國有企業(yè)檔案管理方面的相關(guān)信息，并認可了購買、捐獻等方式在檔案管理工作中的重要作用。

新《檔案法》要求國有企業(yè)要建立安全保密的管理制度，要嚴格保障檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性。同時，要對檔案開發(fā)、數(shù)字化儲存、檔案整理等多方面的內(nèi)容進行梳理，明確檔案管理工作的重要性。其次，新《檔案法》的推行越來越重視應(yīng)急管理的重要作用，將檔案管理突發(fā)事件上升到了法律層面，對檔案移交的責(zé)任和權(quán)利作出了新的規(guī)定，國有企業(yè)必須明確各個工作環(huán)節(jié)的主要負責(zé)人，要落實目標(biāo)責(zé)任制，防止出現(xiàn)檔案信息泄露或出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。此外，新《檔案法》要求提高檔案的分享率和利用率，可以在各部門的交流中，落實檔案審批程序，明確檔案信息的使用方向，并積極采取優(yōu)化措施，完善檔案管理制度，保障檔案安全。

二、新《檔案法》對國企檔案管理工作帶來影響

（一）進一步增加了檔案管理的工作量

我國頒布的新《檔案法》明確了檔案開放的具體時間，從之前的開放30年縮短至開放20年，并且檔案的開放主體也從原有的單一的檔案館下放至所有檔案館。在移交檔案資料時，其審核程序和檔案開放程序，要由專門的保管單位負責(zé)，并且檔案的館藏量應(yīng)該向社會群眾開放，要與檔案的管理者與檔案館聯(lián)合負責(zé)。在這一條例的規(guī)定下，將會大大提高檔案開放和審核工作的數(shù)量，會增加部分工作人員的工作負擔(dān)和工作壓力。并且，部分檔案管理人員必須了解檔案的來源，了解檔案的審核和鑒定程序，還要了解檔案在開放后的具體類別以及開放后的主要負責(zé)人，在一定程度上會增加檔案開放鑒定工作的壓力，同時也會讓工作人員承擔(dān)著開放檔案目錄的工作負擔(dān)，進一步增加了檔案管理的工作難度[1]。

（二）加快檔案管理信息化進程

新《檔案法》明確提出國企在開展檔案管理工作時，要立足于社會未來發(fā)展趨勢，要從整體出發(fā)，積極采用數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)，建設(shè)數(shù)字檔案，促進檔案管理信息化建設(shè)工作的有序進行。并且，在檔案法中，明確提出要求檔案館通過網(wǎng)絡(luò)等其他手段，公布檔案目錄，甚至是公布檔案的全文。目前，我國國企分布范圍較廣，工作環(huán)節(jié)和工作數(shù)量較多，跨區(qū)域和跨機構(gòu)的業(yè)務(wù)數(shù)量不斷攀升。國企各部門對信息共享以及信息的利用率越來越高，為了方便信息共享，節(jié)省國企工作人員查找信息的時間，推進國企檔案信息管理工作的信息化建設(shè)勢在必行。工作人員可以在網(wǎng)站上收集檔案信息，查看檔案信息的完整內(nèi)容，能夠有效加快國企相關(guān)工作的進度，提高國企檔案的利用率。此外，由于各地區(qū)國有企業(yè)發(fā)展的規(guī)模和速度并不一致，在推進國企檔案信息化建設(shè)工作時，也會存在差異，信息開放程度不同。因此，國有企業(yè)要在新《檔案法》實施的背景下，積極推進檔案管理信息化建設(shè)工作，加大資金和人才的投入，促進檔案信息的共享，綜合利用數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)加快檔案管理信息化的進程，從而為社會群眾和工作人員帶來更多的便利。

（三）推動檔案管理部門提升服務(wù)能力

新《檔案法》中增加了有關(guān)于檔案管理工作以及檔案服務(wù)工作的部分內(nèi)容，不僅包括檔案管理、檔案開發(fā)，還包括檔案使用渠道、開發(fā)形式等。但目前部分國有企業(yè)在開展檔案管理工作中，還存在許多問題。部分國有企業(yè)的檔案管理模式相對滯后，還在運用傳統(tǒng)的工作理念和工作模式，利用檔案信息開展檔案管理工作，導(dǎo)致國有企業(yè)的檔案管理工作一直處于被動發(fā)展的模式，造成檔案管理部門與其他國有企業(yè)的部門溝通效果并不良好，不能夠充分發(fā)揮各部門的聯(lián)動作用，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理部門的服務(wù)水平較差，遠遠達不到國有企業(yè)其他部門的實際需求。其次，受傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，檔案信息的開放范圍狹窄，導(dǎo)致檔案管理部門的服務(wù)功能不能得到有效發(fā)揮，提供的檔案信息資源并不能夠滿足國有企業(yè)其他工作環(huán)節(jié)的實際需要，沒有凸顯出國有企業(yè)檔案信息的重要作用。

其次，部分國有企業(yè)在開展檔案管理工作時，沒有提供專業(yè)化的信息服務(wù)，沒有推進信息化建設(shè)工作，導(dǎo)致在信息查詢、檔案流轉(zhuǎn)、檔案審批時，存在較大的問題，檔案管理工作轉(zhuǎn)型緩慢，信息服務(wù)觀念較為陳舊，難以解決國有企業(yè)在發(fā)展過程中跨區(qū)域的聯(lián)動問題，造成信息不流通，產(chǎn)生信息不對稱，影響了國有企業(yè)部分項目的順利開展。因此，在新《檔案法》實施的背景下，國有企業(yè)必須積極解決上述問題，要積極采取優(yōu)化措施，推進國有企業(yè)檔案信息管理工作的信息化建設(shè)，從整體出發(fā)，綜合提高檔案信息管理部門的服務(wù)水平，提高檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，謀求新的發(fā)展路徑，促進國有企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展[2]。

三、新《檔案法》下，國企檔案管理的開展路徑分析

（一）進一步加快檔案開放審核鑒定工作

國有企業(yè)的檔案管理部門必須仔細研究和分析新《檔案法》，要積極按照新《檔案法》的有關(guān)規(guī)定開展檔案管理工作，要進一步明確檔案的開放形式，調(diào)整檔案管理工作的管理理念，要明確檔案審核的工作流程，明確檔案開放的審核方式，并積極采取優(yōu)化措施，針對國有企業(yè)的實際發(fā)展現(xiàn)狀，制定檔案開放的具體工作計劃以及國有企業(yè)具體的工作年度目標(biāo)。并將年度計劃作為審核國有企業(yè)檔案管理部門開展檔案開放工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，從而有效提高檔案管理部門工作人員的積極性，真正地按照年度計劃以及年度目標(biāo)開展檔案管理工作。其次，國有企業(yè)要繼續(xù)進行管理體制改革，要落實目標(biāo)責(zé)任制，要對檔案管理工作進行量化，明確檔案開放的具體時間以及檔案管理部門的具體工作量，并對檔案管理部門的每個工作人員進行崗位和責(zé)任的劃分，要保障權(quán)責(zé)一致，保障在發(fā)現(xiàn)問題時，能夠追究到具體的工作部門和具體的責(zé)任人，從而做到有法必依，有責(zé)必究，提高檔案管理部門工作人員的積極性。此外，國有企業(yè)要積極創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案開放審核方式，要明確檔案審核的工作重點，要明確檔案管理部門與其他檔案行政部門、檔案保管部門之間的關(guān)系，要密切加強各部門之間的交流與合作，促進信息的共享和信息的傳遞，并根據(jù)國有企業(yè)具體的發(fā)展目標(biāo)，開展定期的信息交流，從而更好地減少信息不對稱現(xiàn)象的發(fā)生，為國有企業(yè)開展檔案開放審核工作創(chuàng)設(shè)新的局面，實現(xiàn)檔案管理的工作目標(biāo)[3]。

（二）全面推動國企檔案管理信息化

新《檔案法》明確提出要讓國有企業(yè)能夠立足于未來發(fā)展趨勢，推進國企檔案管理信息化建設(shè)。首先，相關(guān)工作人員必須樹立正確的管理思維，要綜合利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)形成檔案管理工作的新局面，要仔細研究和分析新《檔案法》中有關(guān)于檔案信息化建設(shè)章節(jié)中的主要內(nèi)容，要真正地將信息化建設(shè)工作納入國有企業(yè)檔案管理部門未來的發(fā)展規(guī)劃中，并以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，對電子檔案信息的錄入、管理、保護、共享等各個方面進行全過程的優(yōu)化和升級，確保檔案信息化建設(shè)工作能夠準(zhǔn)確落實到位，提高國有企業(yè)數(shù)字檔案信息管理的合理性和科學(xué)性。其次，國有企業(yè)的相關(guān)工作人員也要從整體出發(fā)，注重發(fā)揮檔案信息的整合功能，要在利用計算機開發(fā)檔案信息管理工作的基礎(chǔ)上，改變傳統(tǒng)檔案存儲和錄入的方式，打造一體化的檔案數(shù)字化平臺，從而更好地為各部門之間進行信息共享提供優(yōu)勢。此外，國有企業(yè)也可以在內(nèi)部建立完善的檔案管理平臺和檔案數(shù)字化平臺，并建立搜索系統(tǒng)，讓工作人員能夠通過搜索關(guān)鍵字在平臺中找到相對應(yīng)的檔案信息，從而有效促進信息的傳遞和交流，讓工作人員利用成熟的云平臺，能夠及時獲取檔案資源，從而有效提高國有企業(yè)檔案信息的利用率，促進檔案信息的流轉(zhuǎn)和共享，真正實現(xiàn)檔案管理工作的目標(biāo)。此外，從國有企業(yè)的長遠角度出發(fā)，構(gòu)建信息化建設(shè)的新格局，要打造一體化的檔案管理新結(jié)構(gòu)，讓檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門、銷售部門、組織部門等共同參與檔案管理工作，方便國有企業(yè)各部門進行信息的流轉(zhuǎn)，促進檔案管理的信息化建設(shè)，讓檔案管理部門能夠與國有企業(yè)其他各部門的信息和數(shù)據(jù)進行有效的對接，從而進一步對所有信息數(shù)據(jù)進行儲存，提高信息的準(zhǔn)確率，更好地實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用效果。

（三）探索檔案服務(wù)創(chuàng)新的新路徑

國有企業(yè)的檔案管理工作人員要積極改變傳統(tǒng)的服務(wù)思維和服務(wù)方式，要依據(jù)新《檔案法》明確未來檔案管理工作的開展路徑，要積極創(chuàng)新和升級檔案管理工作的服務(wù)渠道和服務(wù)模式，要讓檔案管理工作真正地為國有企業(yè)的發(fā)展而服務(wù)，真正地凸顯檔案管理工作的價值。目前，部分國有企業(yè)在開展檔案管理工作時，通常會采用檔案查閱、檔案編碼以及網(wǎng)絡(luò)展示的方式，進行檔案開放，在一定程度上雖然能夠有利于信息的共享，但并不能夠讓工作人員及時地獲取相關(guān)信息，不能夠隨時隨地地進行信息的傳遞和交流。因此，國有企業(yè)要在內(nèi)部開展專題性的檔案服務(wù)工作，要把握國有企業(yè)未來的發(fā)展目標(biāo)，明確我國新《檔案法》的具體規(guī)劃路徑和具體的發(fā)展目標(biāo)，要讓檔案管理部門能夠為其他工作部門的工作提供精準(zhǔn)化的信息支持。比如，如果國有企業(yè)想要開展安全管理工作，實現(xiàn)安全生產(chǎn)的管理目標(biāo)，檔案管理部門就可以提供有關(guān)于國有企業(yè)歷年來開展安全管理和安全生產(chǎn)方面的檔案信息，讓管理部門能夠及時了解到國有企業(yè)在以前包括現(xiàn)在可能存在的安全事故的類型，明確安全事故發(fā)生的原因，并深入了解當(dāng)時的處理方法，從而針對性地進行優(yōu)化，及時解決目前在生產(chǎn)過程中可能存在的問題，從而凸顯檔案管理部門信息化工作的優(yōu)勢。其次，國有企業(yè)也可以積極利用信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用線上服務(wù)和線下服務(wù)相結(jié)合的方式，開發(fā)多元化的網(wǎng)絡(luò)渠道和網(wǎng)絡(luò)平臺，讓國有企業(yè)能夠跨區(qū)域聯(lián)動，讓國有企業(yè)的各部門也能夠及時獲得信息，提高檔案信息的跨區(qū)域服務(wù)水平。此外，國有企業(yè)也要積極創(chuàng)新檔案服務(wù)的模式和檔案服務(wù)的方法，要跟隨社會和時代發(fā)展的步伐，積極利用先進的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造多元的信息共享平臺，可以針對目前關(guān)于企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息資源，進行開發(fā)和利用，利用動漫軟件、視頻、音頻等多種方式，在國有企業(yè)的網(wǎng)站以及微信公眾號等多元平臺進行檔案信息的推送和檔案信息的共享，從而進一步提高國有企業(yè)檔案管理部門服務(wù)的質(zhì)量，創(chuàng)新服務(wù)方式[4]。

（四）增強檔案安全管理水平

國有企業(yè)要積極開展檔案信息安全管理工作，要針對未來國有企業(yè)檔案管理工作可能面臨的社會環(huán)境，從硬件軟件等方面營造良好的檔案管理氛圍，要嚴格保障檔案信息的精準(zhǔn)性和嚴密性，防止檔案信息出現(xiàn)丟失或泄露，影響國有企業(yè)相關(guān)工作環(huán)節(jié)的順利進行。首先，國有企業(yè)要依據(jù)新《檔案法》中的具體內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，建立科學(xué)嚴密的管理庫房，并配備相應(yīng)的機器設(shè)備，保障檔案信息的安全，防止檔案信息由于人為因素的影響而丟失。其次，國有企業(yè)要對重要的檔案信息進行針對性地保管，要根據(jù)新《檔案法》中的明確規(guī)定，對于有重要價值的檔案信息，要采用密鑰、專業(yè)人員看管等多種方式，嚴格保障信息的安全。同時，對于紙質(zhì)檔案要嚴格保障存放紙質(zhì)檔案庫房通風(fēng)干燥，防止紙質(zhì)檔案受時間或空氣濕度的影響，造成字跡丟失，影響檔案信息的準(zhǔn)確性。此外，國有企業(yè)要在軟件上提高信息管理工作的嚴密性，要明確數(shù)字檔案資源共享和信息移交的流程和方法，要構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)平臺和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對于數(shù)字化檔案信息進行妥善的保管，并定期更新國有企業(yè)的防火墻，避免遭受黑客攻擊，影響國有企業(yè)工作的順利進行。

（五）打造檔案監(jiān)督管理新體系

國有企業(yè)要積極依據(jù)新《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，明確檔案管理工作的主要負責(zé)人，明確團體、企事業(yè)單位、具體工作人員的權(quán)利和責(zé)任，并檢查國有企業(yè)內(nèi)部庫房、機器設(shè)備的使用價值，在進行檔案保管和檔案流轉(zhuǎn)時，要進行針對性的指導(dǎo)和監(jiān)督，要改變傳統(tǒng)檔案管理的模式，要堅持在新《檔案法》的指導(dǎo)下，強調(diào)檔案管理部門工作人員的服務(wù)意識和崗位意識，要強化工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，防止由于人為因素造成檔案信息的泄露。其次，國有企業(yè)要積極打造檔案監(jiān)督管理體系，落實目標(biāo)責(zé)任制，從宏觀和微觀兩方面入手，對檔案信息管理工作進行監(jiān)督，要采取雙向監(jiān)督的方式，讓被監(jiān)督對象能夠與監(jiān)管部門進行雙向反饋，防止出現(xiàn)尋租、貪污腐敗等現(xiàn)象的發(fā)生，造成檔案管理工作難以有效落實。此外，檔案管理工作人員要提升自身的專業(yè)能力和專業(yè)知識，要在有專業(yè)理論和知識的支撐下，更好地完善國有企業(yè)的檔案管理工作，促進國有企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展[5]。

四、結(jié)論

在新形勢下，我國經(jīng)濟環(huán)境不斷變化，國有企業(yè)對我國經(jīng)濟發(fā)展具有重要的作用，國有企業(yè)的工作人員必須立足于新《檔案法》，對傳統(tǒng)的檔案管理工作進行轉(zhuǎn)型和升級，要積極推進國有企業(yè)信息化建設(shè)工作，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式，加快檔案管理創(chuàng)新的進度，構(gòu)建完善的檔案管理監(jiān)督體系，讓檔案管理工作能夠真正地在國有企業(yè)發(fā)揮其原有的實用價值，促進信息流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)信息共享，進一步促進國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。