楊燕靜

（甘肅電力明珠集團有限公司，甘肅 蘭州 730046）

一、前言

合同管理是企業(yè)強化內部控制管理的重要措施之一。在2010年，財政部等主管部門出臺了《企業(yè)內部控制應用指引第16號——合同管理》，凸顯了我國政府對合同管理的重視，通過對國際上相關文獻的解讀和整理，能夠進一步形成更適合我國特有經濟體制的合同管理章程，豐富我國特色合同管理理論，同時指導企業(yè)實際合同管理操作，不斷提升企業(yè)內部管理水平。由此可見，本文對合同管理現(xiàn)存問題方面的解讀，具有一定現(xiàn)實意義。

二、企業(yè)合同管理概述

我國的市場經濟，屬于法治經濟，更貼切的說法，即為契約經濟，企業(yè)之間的項目往來，以合同形式呈現(xiàn)，因此企業(yè)合同管理十分重要。合同管理主要是指以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓以及審查等系列行為的總稱，是企業(yè)間自我管理約束的重要方法與工具，也是現(xiàn)代企業(yè)實行科學管理的基礎[1]。

1.企業(yè)合同管理在項目管理中的作用

一是為企業(yè)項目的既有權益提供保護。依法簽訂的合同是受法律保護的，企業(yè)可運用它保障自身權益。企業(yè)身處市場，必須按照市場運行規(guī)律經營，不得有任何違法行為，當市場環(huán)境發(fā)生變化，合作伙伴出現(xiàn)違約行為，合同就是最直接、有效的證據。二是幫助企業(yè)提升價值衡量標準。規(guī)范化的合同管理，能夠對外部合作者提供明確的合作范圍及方向，幫助決策者更好地審查項目，提供真實有效的合約資料，提升企業(yè)經營效益。三是塑造企業(yè)整體形象。通過規(guī)范化的合同管理能夠間接地提升合作伙伴的水平，推動企業(yè)良好合作，樹立專業(yè)、守信的企業(yè)形象，為后續(xù)的合作奠定基礎。

2.企業(yè)進行合同管理時必須堅持的原則

一是合法性原則。任何企業(yè)的經營必須遵循法律法規(guī)，尤其是在現(xiàn)代經濟環(huán)境中，企業(yè)會在多個國家或地區(qū)開展活動，必須符合當地的法律法規(guī)，只有這樣簽訂的合同才具有法律效用。二是全面管理原則。合同是企業(yè)對外合作的基本形式，涉及到諸多部門，只有全體人員良好配合，才能取得合同應有效益，任何環(huán)節(jié)的錯誤，都有可能導致合同管理失控。三是與時俱進原則。隨著網絡經濟時代的到來和現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，及時地將新技術和方法應用到合同管理上，能夠有效提升合同管理效率，同時經濟全球化的發(fā)展，也在催促企業(yè)必須革新傳統(tǒng)的管理辦法，跟上時代變化的步伐。四是效益性原則。企業(yè)經營的目的是為了盈利，同樣合同管理也要為該目的服務，通過合同管理保證自身權利，也是為了避免違規(guī)操作帶來利益損失。

三、企業(yè)合同管理問題

1.企業(yè)合同管理基礎環(huán)境薄弱

目前，企業(yè)的合同管理工作主要由負責計劃經營工作的部門負責，并協(xié)同配合相關業(yè)務活動所涉及到的職能部門，但是這種管理方式在實際運行中存在以下幾點弊端：一是合同管理決策過程復雜。合同管理的各個流程與企業(yè)的日?；顒用懿豢煞?，隨著業(yè)務流程的逐漸規(guī)范，一份合同從意向到簽訂往往需要多個部門的參與，導致合同最終成型較慢，甚至有可能影響項目正常進度[2]。二是合同相關的管理部門間協(xié)同性差。雖然合同管理的責任分明，但是企業(yè)的各部門之間配合度弱是一直以來的弊端，導致合同管理的難度直線上升，效率卻在下降，無法取得良好的管理效益。三是企業(yè)對合同管理的重視程度還不夠。我國在1982年，隨著《經濟合同法》的出臺，才形成了基本的合同法律條文，但仍較為分散化、碎片化，且在企業(yè)的實踐中，諸多管理者和業(yè)務工作人員并未認識到合同管理的重要性，將其當成某個部門、某部分人員的工作，亦或是將其當成項目完成階段的一種形式，這種狹隘的認知并不利于企業(yè)形成規(guī)范化的合同管理，如果發(fā)生糾紛，很難保障自身權益。

2.企業(yè)合同管理隊伍不規(guī)范

一般情況下，企業(yè)設置有專門的合同管理部門，負責相關工作，但是其構成人員專業(yè)性還有待探究，再加上業(yè)務活動繁多，人員需要超負荷工作，由于時間和精力有限，往往致使合同管理質量較低。一是合同管理人員缺乏。專業(yè)人才的稀少限制了合同全系統(tǒng)的管理，尤其是集團化企業(yè)，合同內容涉及廣泛，對知識的儲備要求更高，一個人員需要同時應付多個待處理事項，他人對合同細節(jié)方面的不了解，使合同只能專人專管，不可假手于人，這種情況就會導致很多合同程序上的細節(jié)方面被忽視，部分權利受損，存在不確定因素[3]。二是合同管理隊伍不規(guī)范。合同管理的專業(yè)性和技術性都較強，對進行合同管理的人才綜合素質要求較高，必要情況下，應當配備專業(yè)的法務人員。但目前企業(yè)的合同管理人員與崗位要求匹配度不高，且合同管理人員的任職資格尚未十分明確，如知識體系、業(yè)務能力、技能經驗等，導致合同管理的人員組成存在一定隨意性，降低了合同管理的質量。三是后續(xù)的培訓體系未跟上。提升合同管理隊伍綜合能力的途徑有兩種：日常工作中積累經驗和專業(yè)培訓體系提升技能，前者在日常工作中就可滿足，后者則需要企業(yè)提供，由于合同管理不規(guī)范、重視度不高等因素，導致企業(yè)對員工能力的提升也沒有明確的規(guī)劃，進一步限制了企業(yè)合同管理水平。

3.企業(yè)合同管理方法工具問題

企業(yè)合同管理方法工具也要隨著企業(yè)業(yè)務職能的擴充以及現(xiàn)代技術的進步而更新，但目前企業(yè)的合同管理辦法還較為傳統(tǒng)。一是合同管理方法落后。當前大多數企業(yè)的合同管理仍以紙質文件為主，人工進行管理，且合同的履行和控制監(jiān)督力度不足，無法及時發(fā)現(xiàn)問題并解決，制約了合同管理發(fā)揮的作用。二是現(xiàn)代信息化技術應用不到位。合同管理的法律政策等正在不斷完善，為了全面管理合同，信息化技術應用是多數企業(yè)選擇的方法，即能夠規(guī)范合同程序步驟，也能夠及時、準確傳遞合同信息，但是目前企業(yè)在合同管理上的信息化應用大多體現(xiàn)在合同最終金額結算方面，在過程化管理方面的信息化應用并不明顯，導致合同管理無法形成全過程閉環(huán)管理，不能及時迅速定位相關責任人員。

4.企業(yè)合同管理監(jiān)督缺失

企業(yè)合同管理中，除了既有的基本程序、流程管理以外，還需要對合同相關的風險進行監(jiān)督管控，但目前該方面工作并不到位。一是對風險認知不足，缺少應有的風險預案。在企業(yè)合同管理中，其風險體現(xiàn)主要表現(xiàn)為合同設立的目標、合同管理評估以及評估結果應用等方案，引起風險發(fā)生的外界因素主要包括經濟環(huán)境的變化、企業(yè)商業(yè)經營模式的變化以及領導層引導的變化等，由于缺少專業(yè)法務人員導致企業(yè)整體風險管理意識不強，風險預警機制和風險應對機制建設不完善，尤其是合同風險的精準識別和評估，致使后續(xù)如果發(fā)生重大合同風險，企業(yè)無法第一時間應對，導致出現(xiàn)較大經濟損失[4]。二是風險監(jiān)督體系健全，但有關合同管理風險的權責分配模糊化，這些工作被會直接歸納到合同相關工作人員身上，由于日常業(yè)務量龐大，無法做到面面俱到，導致監(jiān)督工作形同虛設。

四、企業(yè)合同管理改進

1.創(chuàng)建企業(yè)合同管理基礎氛圍

要想提升企業(yè)合同管理的質量，就必須培育企業(yè)內部基本的合同管理氛圍，提升全員合同管理意識，具體可從以下幾方面進行完善。第一，優(yōu)化企業(yè)合同管理決策過程。一般而言，企業(yè)的高層管理者對合同享有最終決策權，合同的確定和修改可放權到企業(yè)的中層管理者，能夠提升其工作能力，保證自身決策的科學性，因此企業(yè)必須根據自身實際的需求設置合理的組織結構，提高合同管理程序的科學性和運作效率，設置跨部門的合作小組，促進部門間的溝通協(xié)調，使得合同內容能夠精準落實到各部門，而不會出現(xiàn)推諉責任行為。第二，加大建設企業(yè)個性文化。尤其是制度文化，完善的制度能夠奠定企業(yè)經營管理的理論基礎，使得企業(yè)運行更具標準化、規(guī)范化，樹立優(yōu)良的企業(yè)形象，將合同管理內容融合進去，側面增強企業(yè)員工的向心力和凝聚力，推動企業(yè)合同管理基礎氛圍養(yǎng)成。

2.完善企業(yè)合同管理培訓系統(tǒng)

高效的合同管理運轉，不僅取決于相關人員的素質，也離不開企業(yè)領導的支持和企業(yè)培訓系統(tǒng)的運轉，個人的經驗與二次學習的結合，是企業(yè)進一步提升合同管理質量的重要途徑。第一，培養(yǎng)企業(yè)合同管理專業(yè)人才。合同管理專業(yè)性極強，其相關工作人員必須對業(yè)務、法律以及專業(yè)技能都有所了解，企業(yè)從招聘環(huán)節(jié)入手，規(guī)范合同管理人員招聘標準，明確任職資格、工作經驗等；可從內部已有合同管理人員入手，充分發(fā)揮個人最大價值，提高合同管理實踐能力，訂立完善、系統(tǒng)的合同管理培訓體系，與三方咨詢公司合作，開發(fā)系統(tǒng)培訓課程，切實提升工作人員專業(yè)素質。第二，制定針對合同管理員工的個性考核制度。將工作成果與個人切身利益進行深度掛鉤，旨在提升相關人員的責任感，提升個人管理意識以及工作能動性，達到持續(xù)提高合同管理效率的目的[5]。

3.提高企業(yè)合同管理辦法可操作性

合同管理辦法是企業(yè)合同管理工作的指導性文件，企業(yè)必須結合自身實際制定合同管理細則，避免出現(xiàn)因為人員理解差異而導致合同管理不規(guī)范行為。第一，企業(yè)必須在充分明確自身條件的情況下，構建科學的合同管理規(guī)章制度，形成良好的工作規(guī)范。避免人員主觀行為，發(fā)揮制度的約束作用，從主要的合同管理負責人入手，包括明確權責、合同文檔管理等方面，明確的權責分配能夠提高合同管理的透明度，合同文檔的管理對企業(yè)總結經驗、開拓未來業(yè)務都有重要參考價值，因此企業(yè)應對合同管理中常見的問題進行總結歸納，擬定解決預案，當出現(xiàn)類似問題時，能夠有所參考，提高解決問題的時效性。第二，提高企業(yè)信息化建設水平。加大該方面的人力、物力以及財力的投入，提供智能化的辦公環(huán)境，增強合同管理辦法的科學性，結合企業(yè)實際需求，構建合同管理信息化系統(tǒng)，為合同相關需求者提供數據化、網絡化的需求，發(fā)揮現(xiàn)代互聯(lián)網技術的作用，提高合同審批的效率和安全性，同時也能夠促進不同部門的交流與溝通，及時更新合同信息，提供穩(wěn)定的技術保障。

4.強化企業(yè)監(jiān)督、評估管理

針對企業(yè)合同管理風險薄弱方面，企業(yè)必須在業(yè)務流程上加強風險防范工作。第一，精準識別合同管理中的風險點。系統(tǒng)梳理合同管理全過程中的風險，包括容易出現(xiàn)風險攻擊的崗位、環(huán)節(jié)等，引入風險控制矩陣法，以合同簽訂環(huán)節(jié)為例，在該環(huán)節(jié)中很容易遇到的風險包括合同評審的有效性、合同簽訂的合法性以及合同的蓋章環(huán)節(jié)，對于這些風險可分別進行描述，包括法律風險、財務風險以及稅務風險，其控制結果是希望能夠進行有效評審，保證合同內容符合法律條文規(guī)定，保證財務部門審核合同經濟效益時符合公司要求，相關的主管、總經理、股東大會等依據權限進行審批。通過使用風險矩陣法，能夠對合同管理的全過程風險進行梳理，更好地展開風險應對工作[6]。第二，發(fā)揮內部控制作用，加強合同管理全過程的監(jiān)管工作。一是合同訂立階段，包括合同調查、合同談判、合同文本擬定、合同審核以及合同簽署等工作，在各環(huán)節(jié)上都必須保證嚴肅性；二是合同履行階段，包括合同履行，這也是整個合同管理中最關鍵的環(huán)節(jié)，合同雙方必須秉持信用原則，在法律法規(guī)的要求下，履行各自業(yè)務。然后是合同結算，這是合同管理成果的集中表現(xiàn)，必須在合同約定的期限內給付和催收，如果不能履行義務，必須采取措施保證企業(yè)權益。合同登記方面，企業(yè)可利用OA系統(tǒng)，搭建統(tǒng)一的合同管理平臺，明確合同錄入、查看以及修改等操作的權限，同時做好留痕處理，確保責任認定，紙質文檔保存方面，需要統(tǒng)一保存，專人負責，建設存管檔案，確保合同保密工作；三是合同后評估階段，這是整個合同管理的總結環(huán)節(jié)，是年中或年底對合同履行情況的分析評估，形成員工培訓材料，以此為鑒，不斷提升后續(xù)的合同管理質量。第三，做好合同管理的監(jiān)督工作。合同管理的監(jiān)督并非階段性、短期性行為，而是在合同不同階段進行的長期動態(tài)工作，其監(jiān)督內容主要包括：合同管理制度是否落實、合同管理檔案是否建立、合同簽訂和履行情況、合同糾紛是否處理、合同管理人員是否經過教育培訓等，監(jiān)督方式主要包括日常監(jiān)督、專項監(jiān)督以及監(jiān)事會監(jiān)督，日常監(jiān)督主要針對各個崗位，包括崗位間的互動和牽制，以及財務部門的專職制約，專項監(jiān)督主要是為了實現(xiàn)合同管理的監(jiān)督目的，可通過設置內部審計部門完成，由企業(yè)領導層牽頭，各部門核心骨干參與，賦予其獨立、客觀的內部監(jiān)督職能，避免出現(xiàn)因為人情關系等出現(xiàn)虛假審計，也對各部門形成牽制，監(jiān)事會監(jiān)督是企業(yè)的專門監(jiān)督機構，主要針對企業(yè)的管理層，對企業(yè)的合同管理也會進行日常檢查，企業(yè)外聘法律、財會等專業(yè)的人員任監(jiān)事，使監(jiān)事會發(fā)揮真正有效的監(jiān)督作用。

五、結語

綜上所述，隨著全球競爭日益加劇，企業(yè)必須拓寬視野，將區(qū)域性發(fā)展轉換成全球性發(fā)展，這也是未來企業(yè)的生存之道。在這種市場環(huán)境下，現(xiàn)代化的管理制度對企業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代市場的適應能力提升十分重要，而合同作為企業(yè)間商業(yè)關系的締結體，其管理工作更是企業(yè)的重要研究課題。本文以企業(yè)的合同管理為主要研究方向，從企業(yè)的文化氛圍、管理隊伍、管理工具以及管理監(jiān)督等方面入手，借助內部控制的相關理論，對其中存在的問題進行簡單分析，同時提出了重塑企業(yè)文化、培養(yǎng)專業(yè)人才、加大信息化建設以及強化風險監(jiān)督管控四方面的優(yōu)化策略，但由于對相關文獻、理論學習的不到位，導致提出的優(yōu)化策略也較為淺顯，在未來會不斷深入研究，力求提出更具操作價值的優(yōu)化策略，幫助企業(yè)進一步規(guī)范合同管理，進而提升企業(yè)的盈利空間，規(guī)范其運營。