分析醫(yī)院查體健康檔案的管理現(xiàn)狀問題與完善措施

張蕾

煙臺(tái)市煙臺(tái)山醫(yī)院查體中心，山東煙臺(tái) 264000

隨著中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們越來越關(guān)注自己的健康和醫(yī)療保健，認(rèn)識(shí)到體檢的重要性且定期去醫(yī)院體檢。 隨著醫(yī)療保險(xiǎn)制度的不斷完善， 慢性病患者越來越多，醫(yī)生每一次的接診流程都需要詢問患者的病史和現(xiàn)狀，該過程浪費(fèi)了許多寶貴的醫(yī)療資源[1]。所以，如何提高患者治療的效率，更好地為患者服務(wù)，建立、改進(jìn)和利用醫(yī)院查體健康檔案是研究的重點(diǎn)。 醫(yī)院方面，做好健康檔案管理，旨在做好體檢人員健康檔案管理，隨著醫(yī)療保險(xiǎn)和新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度的不斷完善，越來越多的慢性病患者參加醫(yī)療保險(xiǎn)和新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度。如何完善健康檔案管理成為醫(yī)院面臨的重要問題。多數(shù)醫(yī)院目前都在醫(yī)院體檢科設(shè)立了健康檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)醫(yī)院體檢人員檔案的日常管理。但是管理相對寬松，程序非常不規(guī)范，借閱相對隨意。此外，醫(yī)院健康檔案管理由多個(gè)部門管理，沒有一套統(tǒng)一的科學(xué)管理體系和標(biāo)準(zhǔn)[2-3]。 檔案管理混亂無序， 給醫(yī)生和患者獲取檔案帶來困難，檔案管理人員的工作量也很大。如何規(guī)范醫(yī)院生活檔案管理已成為現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要內(nèi)容。

1 醫(yī)院查體健康檔案的管理現(xiàn)狀

1.1 管理人才缺乏

據(jù)深入調(diào)查顯示，我國很多醫(yī)院的體檢中心管理人員整體素質(zhì)有待提升，主要體現(xiàn)在兩方面，一方面是缺乏高質(zhì)量的人才，另一方面是現(xiàn)有人員專業(yè)水平有待提升，工作人員缺乏晉升渠道，缺乏自主學(xué)習(xí)意識(shí)等[4]。

1.2 健康檔案的應(yīng)用上缺乏有效性

在深入研究中發(fā)現(xiàn)，很多體檢人員往對于檔案管理缺乏重視程度，以致于針對健康檔案的內(nèi)容缺乏應(yīng)用意識(shí)， 并沒有讓健康檔案的根本作用未得到實(shí)質(zhì)性的使用。例如，工作人員工作態(tài)度不規(guī)范，對于材料歸檔工作缺乏積極性，導(dǎo)致檔案沒有按時(shí)歸檔。

1.3 管理體制缺乏遠(yuǎn)見

目前，很多醫(yī)院的健康管理檔案系統(tǒng)往往只能進(jìn)行一次性信息錄入， 無法增加或更新體檢人員的健康信息。同時(shí)，無法將疾病監(jiān)測和隨訪信息及時(shí)錄入，導(dǎo)致在管理上缺乏一定的弊端[5]。如在檔案管理系統(tǒng)中，很多信息只能反映體檢者在一定時(shí)間中的身體健康信息，缺乏實(shí)時(shí)性， 并不能對于當(dāng)前時(shí)間的健康狀況進(jìn)行反映，以致于健康檔案的使用價(jià)值受到影響。

1.4 管理體系缺乏標(biāo)準(zhǔn)化

盡管許多醫(yī)院的病歷管理系統(tǒng)已經(jīng)更新， 但是，目前仍然存在很多管理系統(tǒng)方面的問題，如檔案管理系統(tǒng)的設(shè)置上缺乏規(guī)范性，部分醫(yī)院并沒有使用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理， 甚至采用人工記錄的方式為主，不僅影響了工作效率， 而且存在潛在的人為因素的影響，影響信息的準(zhǔn)確性[6]。 此外，管理體系缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，以致于管理工作僅僅停留在表面，以信息收集、保存為主，忽視了檔案內(nèi)容的整理、分類、利用，無法充分發(fā)揮檔案管理工作的作用。

1.5 無法及時(shí)查閱體檢結(jié)果

目前， 我國大多數(shù)醫(yī)院都沒有實(shí)行一站式體檢服務(wù)，體檢人員在體檢后，無法及時(shí)詢問體檢結(jié)果，影響人們對健康檢查的熱情。

1.6 檔案管理的運(yùn)行與維護(hù)成本較高

現(xiàn)階段，健康檔案多、信息量大、管理難度大，造成醫(yī)院體檢中心在健康檔案管理中的運(yùn)行成本和維護(hù)成本高，信息的錄入量較大，導(dǎo)致管理困難[7]。

1.7 健康檔案缺乏共享性

檔案信息管理對于患者健康信息分析和疾病相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)具有重要的意義， 在保護(hù)患者隱私的同時(shí)，若可以實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息檔案分析，不僅可以充分發(fā)揮健康檔案的作用，而且有助于分析我國的整體國情。

2 醫(yī)院查體健康檔案的完善措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理質(zhì)量的重要影響因素，在人員管理中，通過系統(tǒng)性的入職培訓(xùn)，可以幫助管理人員提升自己的專業(yè)能力。醫(yī)院需要定期對相關(guān)工作人員進(jìn)行再教育，加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，可以組織相關(guān)的人員進(jìn)行外出的培訓(xùn)和相關(guān)的學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力[8]。此外，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，引入高效的管理理念，有針對性地進(jìn)行改進(jìn)和完善，為檔案管理工作的開展提供保障。 通過加強(qiáng)培訓(xùn)工作，與質(zhì)控員相配合，以保障檔案管理的整體質(zhì)量。 針對未按照規(guī)定管理的相關(guān)資料與檔案，需要及時(shí)進(jìn)行糾正、完善以及補(bǔ)充，以保障檔案的準(zhǔn)確性、完整性[9]。

2.2 強(qiáng)化健康檔案管理意識(shí)

從醫(yī)學(xué)角度來看，通過對患者病歷中包含的信息進(jìn)行綜合分析， 可以了解體檢人員身體狀況的變化趨勢，從而對患者實(shí)施針對性治療。實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)人群和重點(diǎn)疾病管理，為患者提供更完善的健康指導(dǎo)這對緩解醫(yī)患矛盾和激勵(lì)，提升醫(yī)院品牌形象具有積極意義。 從體檢者的角度來看，有效管理病歷是為了確保他們的健康。 利用健康檔案管理信息，體檢者可以大致了解自己的身體狀況， 這不僅可以減少不必要的體檢造成的經(jīng)濟(jì)損失；它還可以及時(shí)識(shí)別對人身安全的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)進(jìn)行有效治療[10-11]。此外，它還可以提高病歷健康檔案管理人員的意識(shí)和主動(dòng)性，有效提高病歷管理質(zhì)量，保護(hù)體檢者的健康。

2.3 完善健康檔案管理制度

醫(yī)院體檢中心應(yīng)首先完善現(xiàn)行健康檔案管理制度，可以聘請專業(yè)檔案管理部門到醫(yī)院檔案部門指導(dǎo)工作，通過分析檔案管理工作中存在的問題，完善健康檔案管理制度，制訂完善的操作流程，完善管理體系，以確保信息的安全性和完整性[12-13]。 嚴(yán)格遵循領(lǐng)導(dǎo)部門的管理制度，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，建立健全適合研究機(jī)構(gòu)管理的操作流程， 通過確定每個(gè)工作人員的工作內(nèi)容、責(zé)任等，來保障有責(zé)可循。 此外，可以完善人員管理，制定相應(yīng)的人員管理與考核標(biāo)準(zhǔn)，定期對醫(yī)院健康檔案管理進(jìn)行考核，確保病案管理效率。 充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，必須嚴(yán)格實(shí)施各種管理機(jī)制，有效提高管理水平，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部管理的不斷完善。 應(yīng)充分考慮醫(yī)院的實(shí)際情況，采取適當(dāng)?shù)膬?yōu)化管理機(jī)制，合理分工，明確收集、保存、歸檔、借閱等工作人員的具體責(zé)任[14-15]。

2.4 健全健康檔案管理體系

體檢人員到醫(yī)院進(jìn)行健康檢查時(shí)，工作人員應(yīng)系統(tǒng)地收集、分析和選擇體檢人員檔案；體檢報(bào)告和其他體檢信息必須同時(shí)嚴(yán)格處理。確保醫(yī)療記錄中所含信息的準(zhǔn)確性、完整性。 人員應(yīng)將更新后的信息與更新前的信息進(jìn)行比較， 并徹底分析體檢人員身體健康狀況的演變，以便為疾病的臨床診斷和治療提供基線參考。

2.5 實(shí)時(shí)更新健康檔案信息

當(dāng)患者因病來醫(yī)院治療時(shí)，門診部和醫(yī)院部門必須將患者的治療過程和疾病詳情納入患者的個(gè)人健康記錄，并根據(jù)患者的實(shí)際身體狀況和病歷及時(shí)更新患者的個(gè)人健康檔案[16]。 如果患者在治療過程中被轉(zhuǎn)移到另一家醫(yī)院接受治療，還需要在健康檔案中結(jié)合其他醫(yī)院的資料信息，包括患者的病歷、病情、手術(shù)和其他相關(guān)信息，為其他醫(yī)院的后續(xù)治療提供指導(dǎo)。此外，在患者的醫(yī)療咨詢、回訪和其他相關(guān)醫(yī)療活動(dòng)過程中遇到的健康問題必須及時(shí)記錄在患者健康記錄中。

2.6 加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入

加大醫(yī)院查體健康檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備， 推動(dòng)信息化建設(shè)與檔案管理相整合。 在查體健康檔案管理工作過程中，充分應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以有效提高管理效率， 簡化傳統(tǒng)的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，使查體健康檔案能夠充分發(fā)揮價(jià)值[17]。

2.7 增強(qiáng)健康檔案管理的高效性

想要有效發(fā)揮健康檔案的作用，需要設(shè)立專門的健康檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的健康檢查病案的高效有序管理。這是健康檢查中心為每個(gè)醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理室，引進(jìn)專業(yè)的健康信息管理系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，要求為健康診斷者建立完整的個(gè)人健康檔案[18]。 健康檔案管理者加強(qiáng)健康檔案管理效率，在工作過程中完善健康檔案，做好信息跟蹤和反饋，完成健康檔案系統(tǒng)化管理內(nèi)容，為健康檔案的有效使用做好保障。 健康檔案管理者要認(rèn)真分析健康檔案信息，根據(jù)體檢者的年齡、性別、職業(yè)等相關(guān)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，把握相關(guān)疾病與患者的年齡及行為關(guān)系， 把握部分疾病的潛在發(fā)病群體、疾病的早期易被忽視的癥狀、或者必須把握是否在某個(gè)地區(qū)存在敏感疾病。 通過分析健康檔案管理數(shù)據(jù)問題，幫助臨床進(jìn)一步了解該疾病的發(fā)病和發(fā)展規(guī)律。

3 討論

綜上所述，人們的身體健康情況已成為國和民眾關(guān)注的重要內(nèi)容。醫(yī)院體檢是評估人們健康狀況的重要方式， 健康檔案則作為體檢者身體狀況的重要表述方式。但是，由于受到諸多因素的影響，如管理人才缺乏、健康檔案的應(yīng)用上缺乏有效性、管理體制缺乏遠(yuǎn)見、管理體系缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、無法及時(shí)查閱體檢結(jié)果、檔案管理的運(yùn)行與維護(hù)成本較高、健康檔案缺乏共享性等因素，導(dǎo)致各大醫(yī)院在檔案管理上下階段仍存在很多不足之處，這就需要強(qiáng)化查體健康檔案的管理，通過加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)、強(qiáng)化健康檔案管理意識(shí)、完善健康檔案管理制度、健全健康檔案管理體系、實(shí)時(shí)更新健康檔案信息、加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入、增強(qiáng)健康檔案管理的高效性來加強(qiáng)病案管理，保證查體健康檔案的完整性、科學(xué)性與規(guī)范性，為疾病預(yù)防提供有效的指導(dǎo)與參考。